1. Documento Original
1.9. Configuración QuickScanPro ( EMC 2) para escáner Fujitsu fi-6310
La funcionalidad principal del módulo de gestión de documentos originales, está basada en la colaboración con el escáner Fujitsu fi-6310. Concretamente con el software para escanear que este hardware acompaña (QuickSscanPro). Básicamente se trata de escanear lotes de documentos, y mediante las capacidades OCR, y reconocimiento de códigos de barra de este software, asignar nombre individual a cada uno de los documentos escaneados, de forma que posteriormente al módulo de documentación original los pueda reconocer y asignar automáticamente.
Cuando adquiere el escáner, este viene acompañado del pertinente manual de usuario, en el cual se describe detalladamente su funcionamiento. Aunque esta información queda fuera del alcance de este manual, seguidamente pasamos a describir los pasos necesarios para configurar el escáner y usarlo en lo que a la relación con el módulo de gestión de documentos originales
Después de la instalación del escáner, controlador del escáner y la aplicación QuickScanPro hay que activar el programa (si no solo nos dejara abrirlo 30 veces).
En el primer paso debemos de elegir el modelo del escáner que vamos a utilizar con este programa.
En nuestro caso se trata del FUJITSU fi-6310, y la pantalla que nos aparece seria como la siguiente:
El programa tiene distintos modos de trabajo – escaneo normal, por lote, modo OCR y modo índice. Nos concentramos en el modo lote, ya que supone el sistema más eficiente para nuestros propósitos. Se utiliza para escanear documentos, y reconocer zonas del documento o códigos
de barras de los mismos. Proporciona la posibilidad de usar esa información reconocida automáticamente, para asignar nombre al documento según la configuración de nuestra preferencia.
Si queremos utilizar unos perfiles para escanear documentos del mismo formato siempre – el primer paso sería escanear una página para tenerla como muestra. Esta página se utilizara para seleccionar la zona que contiene la información que queremos reconocer con el programa. Estos datos se van a utilizar en la denominación de las páginas.
Se guarda la página de muestra.
En los siguientes se presentara el modo de escaneo basado en perfiles – para trabajos por volumen con documentos del mismo tipo (albaranes, facturas, documentos con números de serie), modo de trabajo llamado “Escaneo por lotes”.
Para una configuración más fácil el programa tiene algunos perfiles preinstalados que se pueden utilizar como base para la creación de un perfil nuevo.
Se renombra el perfil y después se eligen las opciones para guardar, edición y permiso de eliminación del perfil dentro de la pestaña General del perfil de escaneo. La opción más interesante es la (4) – la que nos deja la posibilidad de configurar el nombre de los documentos utilizando información reconocida con el programa.
En la pestaña digitalizar en la zona (1) podemos elegir si queremos utilizar opciones avanzadas para el escaneo, si son lotes grandes que nos salga un aviso para poder continuar el escaneo (el cargador tiene una carga limitada de hojas).
La zona (2) nos deja la posibilidad de escanear en doble cara (Habilitar Multistream), o detectar unos colores específicos y/o colores que nos interesa escanear – por ejemplo solo queremos escanear todo que es de color azul o la descomposición por CMYK del documento – en dos modos – por software o por hardware (la opción segunda y tercera de la zona); la configuración se activa después de la marcación.
En la opción (3) podemos configurar el modo de digitalización – simple, dúplex (doble cara) o solo reverso – estas opciones son las predeterminadas si no se elige el modo Multistream cual nos facilita la opción de elegir la secuencia de las paginas que se escanean. Otras opciones son la de elegir el modo de escaneo.
Opción (4) que puede ser color 24bits o gris de 16 o 256 niveles o blanco y negro, otra opción es la de elegir el tamaño de papel.
Opción (5) y la de la resolución (en Píxel Per Pulgada).
Opción (6). Si marcamos la opción (8) siempre se guardara el perfil al salir de la aplicación, si no en el próximo escaneo se cargara el perfil guardado por defecto. La configuración del escáner se detalla más abajo.
La opción (7) se detalla más abajo.
Otras dos opciones muy interesantes son la (9) y la (10) para acceder a una velocidad superior de escaneo.
La opción (10) si tenemos que escanear unas páginas que caben horizontal podemos aumentar con hasta 25% la velocidad, o si elegimos la opción (9) se hará un escaneo sin pausas – un aumento de hasta 35% en la velocidad del escaneo.
La configuración del escáner tiene varias pestañas cual nos permite elegir el fondo del papel, modo de escaneo, relieve de las imágenes escaneadas, filtrado del color, recorte del papel, niveles gama de los colores y también la posibilidad de elegir la área del escaneo o la posibilidad de dividir el documento, cambiarle el ángulo de leer y/o modificar el alimentador del escaneo. Para el ejemplo vamos a utilizar los valores por defecto del escáner.
En la pestaña “Formato de imagen y nomenclatura” en la zona de opciones (1) podemos elegir el modo que se usa para la denominación de los ficheros – manual – es la primera opción o automática – la que nos interesa, así que marcaremos la segunda.
En la zona (2) encontramos las opciones estándar para elegir la extensión de los ficheros, modo del color que se usa para escanear y el modo de compresión que lleva la extensión elegida. Si marcamos la opción (3) el fichero final tendrá la extensión conforme con la configuración nuestra.
La configuración del esquema de denominación de los ficheros (4) nos abre otra ventana donde podemos elegir los campos / expresiones que queremos incluir en el nombre final. Por ejemplo
si quiero que los ficheros tengan el nombre “albaranXXXXX”.pdf, donde el XXXXX es el resultado del OCR, entonces en la zona (2) elegimos PDF/A (*.PDF), marcamos el (3) y con la ayuda de zona (5) agregamos un “Texto Estático” con el valor “albarán” y “Texto OCR” y/o “Texto código de barras”.
Podemos adjuntar, si queremos, otras informaciones como fecha, número de hoja, expresión matemática y tantos textos estáticos cuantos nos faltan para denominar el fichero.
En la opción (6) se configura la zona del documento que queremos que sea reconocido, texto normal y corriente o código de barras. Al seleccionar se abre otra ventana que nos da la
posibilidad de cargar el fichero que hemos guardado al inicio de todo el proceso y elegir la zona que deseamos que sea procesado para extraer la información del documento (sc06.jpg).
En la pestaña “Lote” se pueden guardar unas opciones post-escaneo – borrar las imágenes después del escaneo, guardar todo el lote preguntando o no al usuario en una carpeta predeterminada y/o guardando anotaciones aun que el indexación no es completa.
Las pestañas “Exportar”, “Índice”, “OCR” son muy parecidas, cada una teniendo algo específico, motivo por cual vamos a presentar solo la pestaña “OCR” que es la más compleja de las tres. En la pestaña “Exportar” podemos guardar el fichero en formato con estilo .css o exportarlo a .xml en carpeta local o de red – tiene la posibilidad de construir un perfil para un uso más fácil del escáner. Por defecto tiene unos perfiles genéricos predeterminados.
La pestaña “Índice” nos da la posibilidad de ordenar los ficheros escaneados, marcando una de las 2 opciones “Tras la digitalización“ o “Antes de cerrarse el lote”, el perfil es guardable para multiuso. Los índices se pueden agregar eligiendo tras varios campos marcando la edición del perfil. Aquí es el lugar donde si queremos que el programa nos ponga un sello (escaneado antes) en alguna zona de los documentos lo podemos hacer si marcamos la casilla y utilizamos el botón “Configurar” – la configuración es idéntica con la de arriba.
Si marcamos la (1) se activara la zona (2) en cual se puede agregar, editar o eliminar configuraciones de OCR. Se nombra o renombra una configuración existente, podemos elegir la idioma en cual nos reconozca los caracteres o bien si queremos añadir algo al momento de escanear marcamos la casilla (3).
El modo de leer las imágenes o código de barras se configura en la pestaña “Procesamiento de imagen” cual es muy útil si tenemos un documento viejo o que contiene rallas o impuridades y debemos de procesar estas imágenes porque nos deja eliminar todas estas errores de lectura. Aquí es el lugar donde se pone el escáner en modo de detección de imágenes o códigos de barras. Se marca la opción (1) para agregar los filtros – en nuestro caso la detección de los códigos de barras o caracteres reconocidas con el OCR – filtro que es configurable pudiendo elegir la revisión de los tipos de códigos de barra, la dimensión del documento o bien el sello digital que queremos reconocer automáticamente.
Si tenemos el perfil guardado escanear un lote es sencillo, solo debemos de poner las hojas y el programa se encarga de guardar los documentos en la carpeta que hemos configurado. Si alguna hoja no se ve muy bien podemos el QuickScan Pro nos da la posibilidad de insertar en el documento escaneado la hoja que nos falta, abriendo antes el documento y reemplazar la hoja que nos falta.
Si hemos hecho bien todas las configuraciones debemos de tener algo parecido con lo del siguiente imagen: