1. Documento Original Qué es? Para qué sirve? Guardar documentos emitidos por nuestra empresa y firmados por el

1. Documento Original ... 4

1.1. ¿Qué es? ... 4

1.2. ¿Para qué sirve? ... 5

1.2.1. Guardar documentos emitidos por nuestra empresa y firmados por el cliente 5 1.2.2. Digitalizar documentos recibidos ... 5

1.2.3. Generar etiquetas para identificar documentos recibidos ... 6

1.2.4. Enviar documentación original por e-mail ... 6

1.2.5. Generar soportes con información de la documentación original ... 6

1.2.6. Enviar facturas en formato PDF por e-mail con la documentación original de los documentos de venta adjunta ... 6

1.3. ¿Cómo funciona? ... 6

1.3.1. Generación de etiquetas de Documentación Original para documentos recibidos 6 1.3.2. Gestión etiquetas DO ... 6 1.3.2.1. Emisión ... 7 1.3.2.2. Contenedor ... 8 1.3.2.3. Configuración ... 8 1.4. Formato de etiquetas ... 9 1.4.1. Formato DO_ETIQUETA_PARA_ESCANEADO_MULTIEMPRESA ... 9 1.4.2. Formato DO_ETIQUETA_PARA_ESCANEADO ... 9 1.4.3. Asociación automática ... 10 1.5. Configuración ... 10

1.5.1. Asociación desde la ruta de captura principal ... 10

1.5.2. Asociación desde la ruta de captura del apartado actual ... 10

1.5.3. Captura de documentos ... 11

1.6. Asociación manual ... 12

1.6.1. Asociar documento original ... 12

1.6.2. Asociación como documento original desde búsqueda de datos ... 14

1.6.3. Enviar por e-mail ... 14

1.6.4. Generación de soportes ... 16

1.6.5. Enviar facturas en formato PDF con documentación original adjunta ... 18

1.6.5.1. Generar e-facturas ... 18

1.6.5.1.1. Adjuntar documentación original en la e-factura ... 18

1.6.5.1.2. Adjuntar emisión de factura en pdf... 19

1.8. ¿Cómo activar el módulo? ... 20

1.9. Configuración QuickScanPro ( EMC 2) para escáner Fujitsu fi-6310 ... 21

1.10. Características del producto ... 34

1.11. Licencia de software ... 34 1.11.1. Condiciones Generales ... 34 1.11.2. Aviso ... 35 1.11.3. Garantía Limitada ... 36 1.12. Copyright ... 36 1.12.1. Aviso ... 36 1.12.2. Marcas Registradas ... 36

CAPÍTULO

1

1. Documento Original

1.1. ¿Qué es?

El archivo y conservación de los documentos, resulta una tediosa tarea para cualquier organización, pese a ello, es imprescindible disponer de los documentos necesarios en el mínimo tiempo posible.

Este módulo supone la solución más idónea para los usuarios de los distintos ERP,s de Programación Integral (Baseges, Distribución, Producción, Pimesoft, etc.). Además de la funcionalidad propia del almacén documental, se proporciona características que mediante colaboración con un escáner, es posible adjuntar automáticamente y de forma masiva, documentos escaneados a la información existente en la aplicación. (Por ejemplo, en una

empresa de transportes, sería posible escanear un bloque de carnets de conducir de todos los conductores, y automáticamente, sin intervención individual para cada documento, insertarlos en el sistema y además conectarlos automáticamente con su registro en la ficha de personal)

En colaboración con otros escáneres del mercado, podrá digitalizar para almacenar, documentos como por ejemplo una factura, con validez legal y fiscal.

Proporciona características, que permiten gestionar eficazmente elevado volumen de informaciones, minimizando el coste administrativo de la gestión del archivo, y disminuyendo los tiempos de búsqueda de la documentación. Este sistema permite garantizar la supervivencia de su empresa ante cualquier desastre. Dada su arquitectura, es posible guardar toda la documentación importante de su organización en su bolsillo (solamente tiene que realizar una copia de seguridad del archivo documental).

Este módulo, permite almacenar eficazmente cualquier tipo de información en formato binario tal como imágenes, video, documentos pdf, archivos office, etc.

1.2. ¿Para qué sirve?

1.2.1. Guardar documentos emitidos por nuestra empresa y firmados por el cliente

En los documentos emitidos por la empresa es posible representar mediante un código de barras el identificador del documento actual. Una vez tenemos el documento firmado por el cliente es posible escanear el documento, y utilizando este código de barras, generar un archivo con el nombre de la identificación del registro en la aplicación. El módulo de documentación original capturará el documento y lo asociará al registro correspondiente de forma automática.

Mediante capacidad OCR, también es posible reconocer regiones de otros tipos de documentos (por ejemplo un taco de albaranes hechos en la imprenta), y utilizar esos valores para conocer automáticamente el registro con el cual conectar, dentro del ERP de gestión.

1.2.2. Digitalizar documentos recibidos

En los documentos recibidos, en los cuales no se dispone de un código de barras con su identificación, es suficiente con escanear el documento y darle el nombre configurado, por ejemplo FacturaCompra.pdf. El módulo de documentación original asociará el documento con este nombre al registro actual.

1.2.3. Generar etiquetas para identificar documentos recibidos

En los documentos recibidos, en los cuales no se dispone de un código de barras con su identificación, se puede generar una etiqueta con un código de barras que lo identifique en la gestión una vez introducidos los datos del documento recibido para así pegar la etiqueta en el documento.

Una vez tenemos el documento con la etiqueta que lo identifica se puede generar un archivo con el nombre de la identificación del registro en la aplicación. El módulo de documentación original capturará el documento y lo asociará al registro correspondiente de forma automática.

1.2.4. Enviar documentación original por e-mail

Desde los documentos asociados se dispone de una opción que permite enviar el documento asociado seleccionado por e-mail.

1.2.5. Generar soportes con información de la documentación original

En el menú herramientas se dispone de una nueva opción que permite generar archivos comprimidos con la información original de los distintos apartados de la aplicación. Se muestra una vista previa de los documentos que serán incluidos y es posible seleccionar cuales incluir en el soporte.

1.2.6. Enviar facturas en formato PDF por e-mail con la documentación original de los documentos de venta adjunta

En el apartado de Generar e-facturas aparecen dos nuevas opciones, adjuntar documentación original y adjuntar la emisión de la efactura en pdf. Al generar e-facturas es posible crear tres archivos:

 Un archivo con de la e-factura.

 Un archivo con la impresión en pdf de la factura según el formato indicado.

 Un archivo comprimido con la información original de los documentos de la factura.

1.3. ¿Cómo funciona?

1.3.1. Generación de etiquetas de Documentación Original para documentos recibidos

Para aquellos documentos recibidos que no disponen de un código de barras con su identificación, se generará una etiqueta con un código de barras que lo identifique en la gestión. Antes de empezar a introducir los datos de los documentos recibidos en la gestión se deben establecer los criterios mediante los cuales la aplicación generará las etiquetas con los códigos de barras.

1.3.2. Gestión etiquetas DO

Se accede a la pantalla de Gestión de etiquetas de la Documentación Original desde el botón situado en la parte inferior de la pantalla principal siempre y cuando estemos en un aparatado en el que podamos guardar información.

En esta pantalla configuraremos el comportamiento de la impresión de las etiquetas según el apartado en el que se esté o de modo general.

1.3.2.1. Emisión

Se muestra la configuración del apartado actual. Se indica si la impresión de etiquetas será una vista preliminar por pantalla, si se emitirá directamente por la impresora, si se enviará al contenedor o si no se emitirá, y el número de copias que se realizaran de cada una de las etiquetas.

1.3.2.2. Contenedor

Desde aquí se podrán imprimir las etiquetas de aquellos documentos que se deseen de todos aquellos que se hayan enviado al contenedor para su posterior impresión.

Se puede elegir la impresora y se pueden cancelar las etiquetas de los documentos que se quieran eliminar del contenedor.

Al pulsar el botón de imprimir, se imprimirán todas las etiquetas de los documentos seleccionados a través de la impresora elegida.

1.3.2.3. Configuración

Si marcamos la opción “Establecer configuración particular Apartado-Usuario” se podrán seleccionar unas opciones específicas, distintas de las generales, para el apartado actual. Al activar dicha opción se podrá modificar la configuración de dicho apartado, cuyos valores serán inicialmente los de la configuración general.

Se puede cambiar el formato a ejecutar, la impresora por la cual se quiere imprimir, el comportamiento de la emisión, el número de copias por defecto y si se quieren emitir etiquetas también al modificar un registro.

Al pulsar “Guardar configuración” se almacenará dicha información. Esta modificación solamente será válida la próxima vez que se guarde un registro. En el resto de guardados se continuará con la configuración establecida hasta el momento.

Si el usuario dispone de privilegios de nivel 10 podrá establecer la actual configuración como general para todos los apartados.

1.4. Formato de etiquetas

Según la configuración escogida, las etiquetas se emitirán en un momento u otro. Independientemente de cuándo se emitan, tendrán un formato u otro que principalmente viene dado por si se dispone de una o varias empresas.

 Si se dispone de varias empresas

o Para que se pueda realizar la asociación automática de documentos recibidos en las diferentes empresas de las que se disponen, se debe escoger el formato de etiqueta DO_ETIQUETA_PARA_ESCANEADO_MULTIEMPRESA.lst. Formato que debe haber sido dado de alta en Otros formatos.

 Si se dispone solamente de una empresa

o Para que se pueda realizar la asociación automática de documentos recibidos en la única empresa de la que se dispone, se puede escoger el formato de etiqueta DO_ETIQUETA_PARA_ESCANEADO_MULTIEMPRESA.lst o el formato de etiqueta DO_ETIQUETA_PARA_ESCANEADO.lst. Dichos formato deben haber sido dados de alta en Otros formatos.

1.4.1. Formato DO_ETIQUETA_PARA_ESCANEADO_MULTIEMPRESA

Donde:

#E: indica la empresa. En este caso la empresa 99999998. #M: indica el apartado. En este caso 090.

#C: indica la clave del registro. En este caso 10-00000001.

Esta etiqueta seria la correspondiente al albarán de compra 10-00000001.

1.4.2. Formato DO_ETIQUETA_PARA_ESCANEADO

Donde:

#M: indica el apartado. En este caso 090.

Esta etiqueta seria la correspondiente al albarán de compra 10-00000001.

1.4.3. Asociación automática

Cuando se requiera asociar algún documento en una cantidad considerable de registros, la mejor forma de hacerlo es usando la asociación automática. Para realizarla se debe primero configurar.

Cuando se proceda a capturar los documentos originales, cada documento se asociará al registro correspondiente y sus observaciones serán “DocumentoOriginal”.

1.5. Configuración

En el apartado de documentos asociados haciendo clic en el botón de Configuración se muestra la pantalla para realizar la configuración de la captura de los documentos originales.

Se define una ruta de captura de documentos. Ésta será la ruta de captura principal. Partiendo de esta ruta base se propone la subcarpeta donde se buscarán los documentos a ser adjuntados de los distintos apartados. Esta subcarpeta se muestra en el dato ruta de captura del apartado actual.

Es posible asociar los documentos de distintas formas:  Asociación desde la ruta de captura principal

 Asociación desde la ruta de captura del apartado actual

1.5.1. Asociación desde la ruta de captura principal

Para capturar de forma automática los documentos recibidos identificados con una etiqueta, éstos deberán ser ubicados en la ruta de captura principal independientemente del formato de etiqueta.

1.5.2. Asociación desde la ruta de captura del apartado actual

Los documentos a asociar estarán ubicados en la ruta de captura del apartado actual. El nombre de dichos documentos dependerá del tipo de asociación que se realice.

o Para que la asociación se realice de forma automática el nombre de los documentos debe corresponderse con la identificación que usa la aplicación para cada uno de los registros, según el patrón que se propone en cada uno de los apartados.

 Asociación al registro actual

o Se asociará el documento existente en la carpeta indicada con el nombre del archivo configurado al registro actual.

1.5.3. Captura de documentos

Desde el panel de documentos asociados existe un botón “Capturar documentos originales” que permite ejecutar el proceso de captura para el apartado actual (ventas, presupuestos…) a través de la ruta de captura del apartado actual, para el resto de apartados a través de la ruta de captura principal.

Una vez se haya realizado la configuración se habilitará el botón “Capturar documentos originales”. Al hacer clic en el botón:

 Se asociarán automáticamente como documentos originales aquellos documentos que se encuentren en la ruta de captura del apartado actual cuyo nombre se corresponda con el patrón de archivo del apartado y siempre que exista un registro cuya clave sea el nombre del documento a asociar.

 Si en la ruta de captura del apartado actual existe un documento con el nombre de archivo especificado en la pantalla de “Configuración de Documentación Original” éste se asociará al registro actual siempre y cuando éste no tenga ya un documento original asociado. Éste documento se renombrará según el patrón de archivo y el registro actual.  Se asociarán automáticamente como documentos originales aquellos documentos que se encuentren en la ruta de captura principal cuyo nombre corresponda con los formatos definidos y siempre que exista un registro cuya clave sea el nombre del documento a asociar.

Al asociar desde la ruta de captura principal pueden existir conflictos entre diversos

documentos que se deban asociar a un mismo registro. Si esto ocurre se mostrará la siguiente pantalla.

Las diferentes opciones que existen para resolver los conflictos son:

 Sobre-escribir. Se sobre-escribirá el archivo asociado existente por el archivo a asociar.  Especificar otro nombre. Se asociará el archivo con otro nombre.

 Descartar y mantener ruta temporal. El archivo asociado se mantendrá y el que se quería asociar seguirá existiendo en la ruta de captura.

 Descartar y eliminar ruta temporal. El archivo asociado se mantendrá y el que se quería asociar se eliminará.

Para resolver las incidencias de captura se deberán seleccionar los registros que se quieren resolver y pulsar el botón “Procesar ahora”.

Desde esta pantalla también se pueden ver los archivos a asociar y los archivos existentes. Una vez resueltas las incidencias se mostrará la información de la captura.

1.6. Asociación manual

La asociación manual consiste en asociar un documento a un registro. De modo que se tiene que ir registro por registro asociando el documento que se desea.

Esta opción se usa cuando los documentos a asociar son pocos.

1.6.1. Asociar documento original

Para realizar esta asociación se debe estar en el registro al cual se quiere asociar el documento. Situados en el panel de documentos asociados, se pulsa el botón derecho del ratón y se selecciona la opción “Asociar documento original”.

Se selecciona el documento a asociar.

El documento escogido se asocia al registro actual renombrándose según la clave del registro y poniendo en sus observaciones “DocumentoOriginal”.

1.6.2. Asociación como documento original desde búsqueda de datos

Desde la pantalla de “Buscar datos” se pueden asociar documentos originales a cada uno de los registros obtenidos en la búsqueda.

Para asociar un documento original a un registro se debe arrastrar el documento y soltarlo encima del registro deseado.

1.6.3. Enviar por e-mail

En el panel de documentos asociados existe un botón que permitirá generar un e-mail incluyendo el documento original como asociado.

En el envío del e-mail se puede escoger como remitente entre las direcciones de correo electrónico del usuario de la aplicación, la de la empresa a la que pertenece o la última usada si ésta fuera diferente.

Entre los posibles destinatarios existen la dirección de correo electrónico del cliente o proveedor, según corresponda, y las direcciones de correo electrónico de sus contactos. Existe también la posibilidad de incluir una firma en el texto del mensaje.

1.6.4. Generación de soportes

A través del menú “Herramientas” > “Generación de soportes” se accede a la pantalla que permitirá generar los soportes.

Una vez cargada la pantalla, se seleccionará el apartado del cual se desean generar soportes y se indicarán los filtros que correspondan.

Se puede elegir la propiedad de los archivos asociados y el nombre de dicho archivo. Por defecto la propiedad será “DocumentoOriginal”.

Al hacer clic en el botón “Ejecutar” se realizará la búsqueda de los registros que tengan un documento original asociado y que cumplan con las condiciones establecidas para mostrar una pantalla con los resultados.

Marcando doble clic en alguno de los resultados, se mostrará el registro al que hace referencia si el botón de la parte superior indica “Mostrar registro” o se mostrará el documento asociado si dicho botón está pulsado e indica “Mostrar documento”.

Al pulsar el botón “Generar soporte” se generará en la ruta del soporte un archivo comprimido que contendrá la información relativa a los documentos originales seleccionados.

Si se marca la opción “Incluir índice de documentación” el archivo comprimido contendrá también un índice del contenido incluido en él.

1.6.5. Enviar facturas en formato PDF con documentación original adjunta

1.6.5.1. Generar e-facturas

En este apartado se añaden dos nuevas opciones:

1.6.5.1.1. Adjuntar documentación original en la e-factura

En la generación de e-facturas se ha añadido una nueva opción “Adjuntar Documentación Original” que se encuentra disponible una vez se han obtenido los resultados. Al generar e-facturas se creará un archivo comprimido para cada factura seleccionada, que contendrá los documentos originales de los documentos de venta existentes en cada factura.

1.6.5.1.2. Adjuntar emisión de factura en pdf

En el menú “Opciones relacionadas” es posible indicar otros parámetros de configuración utilizados al generar e-facturas. Si la opción “Adjuntar emisión de efactura en pdf” está marcada se creará para cada una de las facturas seleccionadas un archivo pdf con la impresión de la factura según el formato del cliente, si se ha seleccionado esa opción, o en su defecto, según el formato que se haya escogido en las “Opciones de configuración”.

1.6.5.2. Enviar e-facturas

Dese este apartado al realizar el envío se adjuntarán al e-mail, si existen, los siguientes archivos:  Archivo con la efactura

 Archivo comprimido con la información original de los documentos de venta de la factura.

Cuando la opción de documentación original está activada se permitirá realizar el envío de e-facturas no firmadas.

En cualquier momento se pueden archivar los Elementos enviados y los Elementos no firmados, aunque esto se puede configurar para que se haga automáticamente.

Desde el menú “Opciones relacionadas…” se puede acceder a las “Opciones de historial” para configurar el comportamiento de la gestión automática del historial, indicando si se quieren eliminar o archivar los documentos antiguos y especificando la antigüedad de éstos.

1.7. Requisitos del módulo

Utilizar alguno de los ERP,s de gestión de Programación Integral S.A..

Scanner compatible que utilicen controladores ISIS (Fujitsu, Konica Minolta), con capacidad para leer códigos de barras y generar los documentos con esa identificación, únicamente para asociar con identificación automática.

1.8. ¿Cómo activar el módulo?

Se supone que la aplicación y los usuarios ya han sido activados con anterioridad.

Se accede a la activación del programa a través del menú “Configuración > Activar/Desactivar aplicación y usuarios…”

Situado en la solapa “Activar/Desactivar Otros Módulos”, se tiene que situar en la solapa “Activar con servicio técnico”.

Se deberá marcar la opción “Acepto los términos del contrato” y pulsar el botón “Obtener secuencia activación aplicación”. Al pulsarlo aparecerá el código de la aplicación, número que será comunicado al técnico que esté activando el módulo.

El técnico comunicará el “código nuevo” y una vez introducido se pulsará el botón “Serializar aplicación ahora”. Si todo ha ido bien saldrá un mensaje “La activación de módulos se ha realizado con éxito”.

1.9. Configuración QuickScanPro ( EMC 2) para escáner Fujitsu fi-6310

La funcionalidad principal del módulo de gestión de documentos originales, está basada en la colaboración con el escáner Fujitsu fi-6310. Concretamente con el software para escanear que este hardware acompaña (QuickSscanPro). Básicamente se trata de escanear lotes de documentos, y mediante las capacidades OCR, y reconocimiento de códigos de barra de este software, asignar nombre individual a cada uno de los documentos escaneados, de forma que posteriormente al módulo de documentación original los pueda reconocer y asignar automáticamente.

Cuando adquiere el escáner, este viene acompañado del pertinente manual de usuario, en el cual se describe detalladamente su funcionamiento. Aunque esta información queda fuera del alcance de este manual, seguidamente pasamos a describir los pasos necesarios para configurar el escáner y usarlo en lo que a la relación con el módulo de gestión de documentos originales

Después de la instalación del escáner, controlador del escáner y la aplicación QuickScanPro hay que activar el programa (si no solo nos dejara abrirlo 30 veces).

En el primer paso debemos de elegir el modelo del escáner que vamos a utilizar con este programa.

En nuestro caso se trata del FUJITSU fi-6310, y la pantalla que nos aparece seria como la siguiente:

El programa tiene distintos modos de trabajo – escaneo normal, por lote, modo OCR y modo índice. Nos concentramos en el modo lote, ya que supone el sistema más eficiente para nuestros propósitos. Se utiliza para escanear documentos, y reconocer zonas del documento o códigos

de barras de los mismos. Proporciona la posibilidad de usar esa información reconocida automáticamente, para asignar nombre al documento según la configuración de nuestra preferencia.

Si queremos utilizar unos perfiles para escanear documentos del mismo formato siempre – el primer paso sería escanear una página para tenerla como muestra. Esta página se utilizara para seleccionar la zona que contiene la información que queremos reconocer con el programa. Estos datos se van a utilizar en la denominación de las páginas.

Se guarda la página de muestra.

En los siguientes se presentara el modo de escaneo basado en perfiles – para trabajos por volumen con documentos del mismo tipo (albaranes, facturas, documentos con números de serie), modo de trabajo llamado “Escaneo por lotes”.

Para una configuración más fácil el programa tiene algunos perfiles preinstalados que se pueden utilizar como base para la creación de un perfil nuevo.

Se renombra el perfil y después se eligen las opciones para guardar, edición y permiso de eliminación del perfil dentro de la pestaña General del perfil de escaneo. La opción más interesante es la (4) – la que nos deja la posibilidad de configurar el nombre de los documentos utilizando información reconocida con el programa.

En la pestaña digitalizar en la zona (1) podemos elegir si queremos utilizar opciones avanzadas para el escaneo, si son lotes grandes que nos salga un aviso para poder continuar el escaneo (el cargador tiene una carga limitada de hojas).

La zona (2) nos deja la posibilidad de escanear en doble cara (Habilitar Multistream), o detectar unos colores específicos y/o colores que nos interesa escanear – por ejemplo solo queremos escanear todo que es de color azul o la descomposición por CMYK del documento – en dos modos – por software o por hardware (la opción segunda y tercera de la zona); la configuración se activa después de la marcación.

En la opción (3) podemos configurar el modo de digitalización – simple, dúplex (doble cara) o solo reverso – estas opciones son las predeterminadas si no se elige el modo Multistream cual nos facilita la opción de elegir la secuencia de las paginas que se escanean. Otras opciones son la de elegir el modo de escaneo.

Opción (4) que puede ser color 24bits o gris de 16 o 256 niveles o blanco y negro, otra opción es la de elegir el tamaño de papel.

Opción (5) y la de la resolución (en Píxel Per Pulgada).

Opción (6). Si marcamos la opción (8) siempre se guardara el perfil al salir de la aplicación, si no en el próximo escaneo se cargara el perfil guardado por defecto. La configuración del escáner se detalla más abajo.

La opción (7) se detalla más abajo.

Otras dos opciones muy interesantes son la (9) y la (10) para acceder a una velocidad superior de escaneo.

La opción (10) si tenemos que escanear unas páginas que caben horizontal podemos aumentar con hasta 25% la velocidad, o si elegimos la opción (9) se hará un escaneo sin pausas – un aumento de hasta 35% en la velocidad del escaneo.

La configuración del escáner tiene varias pestañas cual nos permite elegir el fondo del papel, modo de escaneo, relieve de las imágenes escaneadas, filtrado del color, recorte del papel, niveles gama de los colores y también la posibilidad de elegir la área del escaneo o la posibilidad de dividir el documento, cambiarle el ángulo de leer y/o modificar el alimentador del escaneo. Para el ejemplo vamos a utilizar los valores por defecto del escáner.

En la pestaña “Formato de imagen y nomenclatura” en la zona de opciones (1) podemos elegir el modo que se usa para la denominación de los ficheros – manual – es la primera opción o automática – la que nos interesa, así que marcaremos la segunda.

En la zona (2) encontramos las opciones estándar para elegir la extensión de los ficheros, modo del color que se usa para escanear y el modo de compresión que lleva la extensión elegida. Si marcamos la opción (3) el fichero final tendrá la extensión conforme con la configuración nuestra.

La configuración del esquema de denominación de los ficheros (4) nos abre otra ventana donde podemos elegir los campos / expresiones que queremos incluir en el nombre final. Por ejemplo

si quiero que los ficheros tengan el nombre “albaranXXXXX”.pdf, donde el XXXXX es el resultado del OCR, entonces en la zona (2) elegimos PDF/A (*.PDF), marcamos el (3) y con la ayuda de zona (5) agregamos un “Texto Estático” con el valor “albarán” y “Texto OCR” y/o “Texto código de barras”.

Podemos adjuntar, si queremos, otras informaciones como fecha, número de hoja, expresión matemática y tantos textos estáticos cuantos nos faltan para denominar el fichero.

En la opción (6) se configura la zona del documento que queremos que sea reconocido, texto normal y corriente o código de barras. Al seleccionar se abre otra ventana que nos da la

posibilidad de cargar el fichero que hemos guardado al inicio de todo el proceso y elegir la zona que deseamos que sea procesado para extraer la información del documento (sc06.jpg).

En la pestaña “Lote” se pueden guardar unas opciones post-escaneo – borrar las imágenes después del escaneo, guardar todo el lote preguntando o no al usuario en una carpeta predeterminada y/o guardando anotaciones aun que el indexación no es completa.

Las pestañas “Exportar”, “Índice”, “OCR” son muy parecidas, cada una teniendo algo específico, motivo por cual vamos a presentar solo la pestaña “OCR” que es la más compleja de las tres. En la pestaña “Exportar” podemos guardar el fichero en formato con estilo .css o exportarlo a .xml en carpeta local o de red – tiene la posibilidad de construir un perfil para un uso más fácil del escáner. Por defecto tiene unos perfiles genéricos predeterminados.

La pestaña “Índice” nos da la posibilidad de ordenar los ficheros escaneados, marcando una de las 2 opciones “Tras la digitalización“ o “Antes de cerrarse el lote”, el perfil es guardable para multiuso. Los índices se pueden agregar eligiendo tras varios campos marcando la edición del perfil. Aquí es el lugar donde si queremos que el programa nos ponga un sello (escaneado antes) en alguna zona de los documentos lo podemos hacer si marcamos la casilla y utilizamos el botón “Configurar” – la configuración es idéntica con la de arriba.

Si marcamos la (1) se activara la zona (2) en cual se puede agregar, editar o eliminar configuraciones de OCR. Se nombra o renombra una configuración existente, podemos elegir la idioma en cual nos reconozca los caracteres o bien si queremos añadir algo al momento de escanear marcamos la casilla (3).

El modo de leer las imágenes o código de barras se configura en la pestaña “Procesamiento de imagen” cual es muy útil si tenemos un documento viejo o que contiene rallas o impuridades y debemos de procesar estas imágenes porque nos deja eliminar todas estas errores de lectura. Aquí es el lugar donde se pone el escáner en modo de detección de imágenes o códigos de barras. Se marca la opción (1) para agregar los filtros – en nuestro caso la detección de los códigos de barras o caracteres reconocidas con el OCR – filtro que es configurable pudiendo elegir la revisión de los tipos de códigos de barra, la dimensión del documento o bien el sello digital que queremos reconocer automáticamente.

Si tenemos el perfil guardado escanear un lote es sencillo, solo debemos de poner las hojas y el programa se encarga de guardar los documentos en la carpeta que hemos configurado. Si alguna hoja no se ve muy bien podemos el QuickScan Pro nos da la posibilidad de insertar en el documento escaneado la hoja que nos falta, abriendo antes el documento y reemplazar la hoja que nos falta.

Si hemos hecho bien todas las configuraciones debemos de tener algo parecido con lo del siguiente imagen:

1.10. Características del producto

 Identificación automática con código de barras.  Integración total con su aplicación de gestión.  Envío automático por e-mail.

 Facturas con albaranes firmados adjuntos.  Potente sistema de localización.

1.11. Licencia de software

1.11.1. Condiciones Generales

El módulo de Documentación Original, se suministra únicamente mediante la modalidad de Renting, debiendo pagar una cantidad en concepto de alta y una cuota anualizada de servicio que le da derecho a la utilización de dicho módulo.

La cuota anualizada que usted paga por cada módulo adicional, le da derecho a la utilización del mismo por un periodo de 12 meses a contar desde la fecha de factura de dicha cuota, así como a poder utilizar nuestro soporte telefónico a usuario final, debiendo en todos los casos realizar la llamada el cliente. El horario de funcionamiento de dicho teléfono será de 9:00 a 20:00, pero

podrá variar sin previo aviso, manteniéndose un servicio mínimo de siete horas diarias de lunes a viernes. Durante las fiestas nacionales y locales, así como un periodo máximo de 30 días de vacaciones al año, dicho servicio puede no prestarse. Igualmente dicha cuota de derecho a recibir todas las actualizaciones de producto que aparezcan durante esos 12 meses.

Terminado el plazo del contrato, el cliente podrá renovarlo por otro periodo de 12 meses, para lo cual será imprescindible el abono de la cuota correspondiente. Esta cuota no podrá variar más de lo que lo haga el Índice de Precios al Consumo, o el índice que se entienda como equivalente si éste desapareciese.

El cliente debe estar al corriente de pago y no tener deudas en mora (por cualquier concepto) con Programación Integral S.A. o sus distribuidores para poder disfrutar del producto y/o servicio.

Si no se produce renovación de un equipo, el cliente no podrá conectar desde el mismo a la aplicación destino. En todo caso no tendrá derecho a las posteriores actualizaciones del programa, ni al soporte telefónico antes descrito.

Indicar que para el uso del módulo adicional es imprescindible que la aplicación destino se encuentre operativa estando al corriente de sus correspondientes pagos de licencias y mantenimientos. Dado que la aplicación destino se constituye como un software aparte es responsabilidad del usuario mantenerlo en condiciones de operatividad, y en ningún caso será responsabilidad del módulo adicional la falta de conectividad por no tener operativa dicha aplicación destino.

Los módulos adicionales, se integran de forma inseparable con la aplicación de destino, por lo que no será posible la contratación del servicio de utilización de un módulo sin la contratación de dicho servicio para la aplicación de destino.

Si no está de acuerdo con los términos de esta licencia, devuelva este software de inmediato al lugar donde lo adquirió, a efectos de obtener el reembolso total del importe pagado, siempre que devuelva, en perfecto estado todas las cajas, manuales, CD, DVD... que componen este producto, en un plazo no superior a los treinta días de la fecha de factura.

La responsabilidad de Programación Integral S.A. con respecto a cualquier cláusula de este contrato, se limita a la cantidad correspondiente a una anualidad.

Programación Integral S.A., como propietaria de las presentes aplicaciones realizará cuantas reparaciones, modificaciones y mejoras, considere oportunas, sin que tenga que dar cuenta de ello a persona alguna.

Al instalar, copiar o de otra manera usar el software, acepta obligarse por los términos de este contrato de licencia, que le da derecho a utilización de dicho software, pero no a su explotación, venta, distribución, duplicación, o cualquier otra distinta a la de usuario final.

1.11.2. Aviso

Todos los datos aquí suministrados lo son de buena fe, y en ningún casoProgramación Integral S.A.se hace responsable de la fidelidad de los mismos. Si tiene alguna duda, lea atentamente el clausurado del contrato de cesión de software (licencia de software), así como las condiciones de garantía limitada.

Programación Integral S.A.de la veracidad de los mismos, por otro lado, los fabricantes del material incluido en estas bases de datos, hacen constar en su documentación que las características de los artículos pueden modificarse sin previo aviso y que en modo alguno tienen carácter contractual.

1.11.3. Garantía Limitada

Programación Integral S.A. garantiza todos los componentes del presente producto y de los programas que lo componen, por un plazo de noventa días desde su compra, y se compromete, durante este plazo a reponer los materiales dañados o a reponer el software subsanando sus defectos de fabricación o duplicación.

Queda prohibida la reproducción, duplicación, venta o alquiler de parte o la totalidad del contenido de la aplicación si la autorización expresa de los propietarios del Copyright.

La información presentada en esta documentación está sujeta a cambio sin previo aviso. Programación Integral, S.A. se reserva el derecho de modificar sin previo aviso la presente aplicación y todos los textos y documentación relacionada con dicha aplicación. Las pantallas presentadas en la documentación de ayuda son orientativas y puede que no reflejen exactamente la misma apariencia que la presentada en la pantalla del ordenador.

Programación Integral S.A. no se responsabiliza de ningún error que pudieran incluir los mensajes y/o textos del programa o la propia aplicación ni de los posibles daños o responsabilidades que pudieran producirse o derivarse de la instalación y utilización de dicha aplicación.

Queda totalmente prohibido descompilar, desensamblar o modificar los ficheros o archivos de la presente aplicación.

1.12. Copyright

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1.12.1. Aviso

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1.12.2. Marcas Registradas

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