35 CONFIGURAR SISTEMA

Dentro de esta opción, se pueden definir todos los parámetros del sistema, en cuanto a impresoras, punto de venta, políticas de cliente, etc. Y cuenta con siete fichas:

1. Generales

Empresa: Corresponde a la razón o denominación social de la empresa, ese nombre que se comparará con el que esta grabado en la llave del sistema o Sentinel. Se recomienda que aquí este el nombre fiscal de la empresa ya que este aparecerá en la primera línea del ticket (máximo 40 caracteres).

Complemento de nombre: Nombre comercial de la empresa. Se recomienda este espacio para tener el nombre o la forma como el público conoce a su empresa o comercio. El contenido de este espacio se imprimirá en el segundo renglón del ticket (máximo 40 caracteres), si no decide escribir nada no quedará en blanco el renglón en el ticket.

Domicilio: Domicilio de la empresa. Colonia: Colonia de la empresa.

Ciudad, Estado: Ciudad y estado de la empresa. Código postal: Código postal de la empresa.

R.F.C.: Registro Federal de Contribuyentes de la Empresa. Teléfono: Teléfonos de la empresa.

Días a guardar ordenes de compra: Usted define cuantos días quiere conservar sus ordenes de compra, las cuales se pueden generar con el sistema WinCaja en el menú Procesos especiales, generación de orden de compra.

Localización de la base de datos: Ruta o ubicación de la base de datos. Al cambiar el contenido de esta opción usted, podrá acceder a otra base de datos, si desea crear otra base de datos, se deberá hacer mediante el programa SOS.

Graba automáticamente al cambiar de registro: Al tener habilitada esta opción y estar trabajando en cualquier pantalla de catálogos, por ejemplo “productos y

servicios”, usted puede guardar los cambios que realice sin necesidad de presionar el botón de guardar, bastará tan solo con presionar cualquier botón de navegación de registros y el cambio que usted realice quedará grabado automáticamente.

Muestra el registro de la vista: Al tener habilitada esta opción y hacer cualquier consulta de las vistas de información, usted podrá consultar en la parte inferior de su pantalla el número de registros que tiene esa vista. Esto podrá afectar la velocidad con que las vistas son mostradas.

Tipo de sentinel: Aquí se define el tipo de sentinel que se tenga instalado, el programa buscará en modo automático el primer protocolo de comunicación que responda su sentinel.

Caja: Indica el número de caja en que se está trabajando. Es indispensable que cada caja o estación de trabajo tenga su propio número de caja. Se recomienda que si tiene varias sucursales, maneje un número de caja diferente y evite que estos se repitan. Por ejemplo: supongamos que tiene dos tiendas, una con tres cajas y la otra con 2; puede tener la caja 01,02,03 en la tienda 1 y la 11 y 12 en la tienda 2.

Asignar Caja: Con este botón podremos asignar la caja para la PC con la cual estamos trabajando, desde aquí podremos dar de alta nuevas cajas o eliminar cajas dadas de alta.

Almacén predeterminado: Al poder usar el sistema multi almacén podremos asignar el almacén predeterminado en el cual se van a afectar las existencia de manera automática. Si tiene varias sucursales es indispensable que cada tienda tenga su propio número de almacén. Por ejemplo: supongamos que tiene dos tiendas, puede tener el almacén 1 para la tienda 1 y el almacén 2 para la tienda 2.

2. Políticas de Cliente

Valor de eliminación de saldos: Es posible eliminar saldos pequeños de los clientes, ya que el control de los mismos puede resultar incosteable para su empresa, usted podrá eliminar los saldos hasta el valor que usted indique aquí.

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Valor para morosos: Se indica el saldo mínimo que debe tener un cliente y que en combinación con la opción siguiente (Días para morosos) determina si el cliente se hace merecedor a la clasificación de Cliente Moroso.

Días para morosos: Días que deben transcurrir después del vencimiento del documento y el plazo de gracia para considerarlo un cliente moroso.

Plazo para pagos: Número de días que se otorgan para cubrir los documentos de crédito sin causar intereses moratorios. Este valor puede ser especificado para cada cliente en el ABC de clientes. Si no se especifica el plazo para pagos en el cliente, WinCaja asumirá el valor que se encuentra en esta opción.

Plazo de gracia: Días adicionales al plazo para pagos en los cuales el cliente aún puede liquidar sus adeudos sin entrar a la categoría de cliente moroso y sin causar intereses moratorios.

Financiamiento a plazos: Al tener habilitada esta opción usted podrá vender a crédito y fijar los plazos de pagos y los días entre pagos en cada documento, esta opción se verá habilitada en punto de venta al finalizar una operación y pagar en cualquier forma de pago que sea a crédito.

Cliente que representa las ventas de mostrador: Al final del día usted podrá imprimir la factura de ventas de mostrador; esta opción la podrá encontrar en el sistema WinVenta, opción cortes, consolidación de ventas de mostrador. Deberá dar de alta un cliente que se llame Ventas de Mostrador, el código que usted indique deberá registrarlo aquí, para que automáticamente al efectuar la consolidación de ventas de mostrador se impriman los datos que registró en la carpeta de alta del cliente. Detecta clientes con saldo vencido o excedido: Esta opción le permite detectar clientes cuyo saldo ya está vencido o excedido, esto es reportado al momento de venderle a crédito al cliente. Si tiene habilitada la opción de “pregunta primero por el cliente”, entonces esta detección también se hará al momento de declarar la forma de pago de crédito.

Periodo para saldos: El dato que se registre (días), permite definir en la vista de información “Antigüedad de saldos de cliente” los periodos en días en que se clasificaran los saldos vencidos de sus clientes, según lo que usted ponga en esta opción así se verán los periodos en el reporte; por ejemplo de 0 a 5, de 6 a 10, de 11 a 15, etc.

Periodo de cobranza: El dato que aquí se registre (días), permite definir en la vista de información “Cobranza diaria o Semanal” él número de días en que se clasificaran los saldos por vencer y poder programar la cobranza en periodos de tiempo.

Interés en financiamiento a plazos: Se indica el porcentaje de interés que se aplicará a cada documento bajo el sistema de financiamiento a plazos.

Aplica el interés al primer pago: Al activar esta opción, usted podrá cargar el porcentaje de interés por financiamiento a plazos aún cuando la venta a crédito tenga un sólo plazo de pago.

Manejo de puntos por frecuencia de clientes: Al activar esta opción, se podrá llevar un registro de sus clientes por frecuencia, esto esta íntimamente relacionado con los artículos, ya que usted tendrá que asignarle a cada artículo un monto de compra y un número de puntos que se le otorgarán a un cliente que le compre el articulo, además usted podrá hacer sus liquidaciones de puntos por frecuencia en el sistema WinCaja en menú de procesos especiales, liquidación de puntos por frecuencia.

Validar R.F.C.: Al activar esta opción, usted se verá obligado a introducir correctamente el Registro Federal de Contribuyentes de cada uno de sus clientes que al momento de darlos de alta.

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3. Impresión de documentos

Impresión de facturas en varias paginas: Al tener habilitada esta opción, usted podrá imprimir en varias páginas una sola operación de venta, si es que el formato de su factura es de dimensiones limitadas y el número de partidas excede el rango permitido. Si habilita esta opción, es muy recomendable que tenga en el formato libre las variables de “página actual” y “total de páginas” al fin de tener la certeza en todas las páginas de que página tiene los totales. Los totales solo serán impresos en la última página, los espacios de totales de las páginas anteriores a la ultima serán rellenados con “X”.

Desglose de facturas: Usted podrá elegir entre imprimir, no imprimir o que le pregunte antes de mandar el documento a impresión tanto los descuentos, el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto especial sobre producción y servicios (IEPS). Si escoge desglosar el IEPS, automáticamente se desglosara el IVA.

Impresión de unidades en la factura

Imprime siempre en unidad de venta: Al tener habilitada esta opción usted verá que al momento de imprimir una factura, se imprimirán siempre las unidades de venta, aún cuando la venta se haya realizado en unidad de compra, por ejemplo si usted vendió una caja de aceites y la caja se compone de 12 piezas, en la factura se imprimirán 12 piezas y el precio unitario por pieza.

Imprime observaciones en el ticket: Al tener habilitada esta opción se imprimirá en el ticket de venta, la información que usted indique al finalizar cada operación de venta. Si tiene deshabitada esta opción no preguntará por las observaciones en punto de venta.

Imprime cliente en el ticket: Al tener habilitada esta opción se imprimirán los datos del cliente en el ticket de venta si previamente lo eligió en punto de venta con la tecla de función F6.

Totalizar en ticket Artículos / Unidades: Al tener habilitada estas opciones, usted

verá impreso en su ticket el número de artículos (partidas) y la suma de unidades que se vendieron en toda la operación de venta.

Imprime Código en ticket: Usted podrá elegir entre imprimir el código del artículo, el código de barras del artículo o ninguno, en el ticket de venta.

Tamaño del detalle en el ticket (normal o reducido): Si usted elige el tamaño normal el detalle de los artículos del ticket de venta se imprimirán como sigue:

NUEZ DE LA INDIA

21.00 X 10.00 PZA=210.00

Si elige el tamaño reducido, el detalle de los artículos del ticket de venta se imprimirán como sigue:

10 NUEZ DE LA INDIA 210.00

Número de renglones en blanco al final de una impresión en el ticket: Usted podrá elegir un número de renglones que la impresora de tickets tendrá que avanzar hasta cortar el ticket de la venta. Esta opción es importante para evitar que se corte el papel antes de tiempo si se tiene una impresora de tickets que realice esta función (autocutter).

Impresión de relación compra-venta-detallista:

(No imprime, formato corto o formato largo): Esta opción se refiere a la impresión de la relación compra-venta-detallista y está relacionado con los artículos, cuando se da de alta un artículo usted define las unidades en las que compra (cajas), las unidades en las que vende (piezas) y las unidades de detalle (paquetes). Así, por ejemplo usted puede comprar un articulo en caja, cada caja contener 12 piezas y cada pieza contener 10 paquetes,entonces la impresión del ticket de venta será como sigue en el formato corto:

GALLETAS SALADAS PREMIUM 1/10 4.00 X 10.00 PZA= 40.00 con el formato largo seria como sigue: GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT

4.00 X 10.00PZA= 40.00

Impresión de personal en el ticket (Cajero Vendedor): Usted podrá elegir entre imprimir en el ticket de venta el número del cajero y su nombre y/o el número de vendedor y su nombre o ninguno.

Desglose de ticket (Descuento, IEPS e IVA): Usted podrá elegir entre imprimir con descuento desglosado y/o IEPS desglosado y/o IVA desglosado o ninguno. Si escoge desglosar el IEPS, automáticamente se desglosará el IVA.

Formato de impresión de ticket: Usted podrá elegir entre imprimir el ticket al final de la venta, el ticket en línea, un formato especial de ticket, que le pregunte en que formato quiere imprimir o no imprimir.

Formato de cotizaciones: Usted podrá elegir entre imprimir entre formato ticket, formato ticket solo número, un formato especial de cotización, o no imprimir.

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Formato de factura: Usted podrá elegir entre un formato especial de factura, que le pregunte el tipo de formato o no imprimir.

Formato de movimiento de clientes: Usted podrá elegir entre un formato especial de movimiento de clientes, tipo ticket, tipo factura, que le pregunte el formato o no imprimir.

Formato de movimiento de almacén:Usted podrá elegir entre un formato especial de movimiento de almacén, tipo ticket, tipo factura, que le pregunte el formato o no imprimir.

4. Punto de Venta

Vender solo una vez lo cotizado: Usted puede generar una cotización de venta, al tener habilitada esta función; usted solo podrá vender dicha cotización una sola vez, en caso contrario, podrá llamar la cotización y poder convertirla a venta cuantas veces quiera, esto se hace en punto de venta con la tecla de función F9 (llama cotización).

Cambio de precio automático por cantidad: Con el sistema WinCaja, usted puede dar de alta un número de precios de venta ilimitado para cada artículo y poder asignarle a cada precio una cantidad en unidad de venta para llegar automáticamente a ese precio. Por ejemplo:

Precio valor cantidad automática

1 10.00 0

2 9.50 10

3 8.50 20

Lo cual quiere decir que por 1 pieza hasta nueve se dará el precio 1, de 10 hasta 19 el precio 2 y de 20 en adelante el precio 3. Entonces al habilitar esta opción automáticamente cambiará de precio según la cantidad.

Venta a precio $0.00: Con esta opción habilitada usted podrá vender un artículo a precio cero, esto es importante porque si usted decide tener en promoción un artículo en la compra de otro podrá descargarlo automáticamente del inventario.

Ventas a precio libre: Con esta opción habilitada usted podrá modificar en línea el precio de venta del artículo, hacia abajo o hacia arriba.

Modifica descuento general: Al tener habilitada esta opción usted podrá en punto de venta, asignar un descuento general a toda una venta.

Vende a unidad de compra: Con esta opción habilitada al momento de vender un artículo, se le preguntará en que unidad desea vender, si en unidad de compra o en unidad de venta. Por ejemplo:

Al dar de alta un artículo le asigna una unidad de compra CJA (caja) y una unidad de venta PZA (pieza) y los múltiplos de compra/venta son 1/24 es decir, una caja contiene veinticuatro piezas. Así, si usted decide vender en unidad de compra el sistema calculará automáticamente el precio de venta por la caja.

Cambio de folio de la factura: Con esta opción habilitada, podrá en cualquier momento en punto de venta, cambiarle el número de documento o contador de la factura que automáticamente registra el sistema. Esto es útil cuando 2 ó más cajas comparten el mismoconsecutivo de facturas previamente impresas.

Pregunta por el cliente en el ticket: Con esta opción habilitada usted podrá seleccionar un cliente por su código o número de cliente, nombre o denominación social, al terminar una venta en ticket automáticamente le preguntará por el cliente para la siguiente venta. Esta opción es útil cuando los clientes tienen asignados descuentos y niveles de precio ya que desde el principio se saben las políticas de trato a ese cliente.

Avisar cuando el precio de venta sea menor que el costo: Esta opción esta ligada a la opción de “Ventas a precio libre”, ya que como vimos que se puede cambiar el precio de venta hacia abajo, el sistema detectará cuando el precio de venta sea menor al costo, se generará un aviso y usted tendrá que decidir en venderlo o no venderlo a ese precio.

Modifica nivel de precio de venta: Con esta opción habilitada usted podrá cambiar el precio de venta de un articulo, es decir, podrá elegir en línea entre vender a precio 1, a precio 2 , a precio 3, etc.

Modifica descuentos de artículos: Al igual que la opción de descuento general, usted podrá asignarle un descuento en línea a cada articulo en venta.

Preguntar cantidad en punto de venta: Al tener deshabitada esta opción no se le preguntará por cantidad de artículo a vender, esta opción es muy útil cuando se cuenta con lector de códigos (scaner) de barras fijo, lo cual permite agilizar la venta, ya que cada lectura del scaner sea un artículo.

Modifica IVA en punto de venta: Con esta opción habilitada usted podrá modificar el Impuesto al Valor Agregado a cada artículo en línea sólo para esa venta. Lo cual no quiere decir que al artículo automáticamente se le modifique. Esta opción es útil en las franjas fronterizas.

Cambio de almacén en punto de venta: El sistema al ser multi almacén, usted podrá contar con “n” número de almacenes y poder afectar en punto de venta a través de una venta el almacén que usted elija.

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Nivel de precio de venta: Usted deberá indicar el precio con el cual operará esta terminal (caja). Como se vio anteriormente se pueden tener “n” número de precios para cada artículo. Cuando el cliente tiene un nivel precio establecido o hay cambios de precios automáticos, estos últimos tienen prioridad.

Vende (Ticket o Factura): Usted deberá indicar que tipo de recibo dará en esta terminal (caja) puede elegir sólo ticket, sólo factura o ambos, si es lo último, en punto de venta deberá indicar si desea hacer un ticket o una factura.

Cobra en Moneda (Nacional/Extranjera): Usted deberá indicar en que moneda cobrará en esta terminal (caja), puede elegir sólo moneda nacional, sólo moneda extranjera o ambas, si es lo último, en punto de venta deberá indicar si desea cobrar en moneda nacional o moneda extranjera.

Maneja detallista: Esta opción esta relacionada con la opción “imprime relación compra-venta-detallista” de la forma Impresión de documentos y con la opción “imprime código en ticket” de la misma forma ya que para que se imprima el precio sugerido a detallista, es indispensable que se elija imprimir ya sea el código del articulo o el código de barras.

Precio sugerido a detallista

(no imprime precio-unidad de detallista-unidad de venta-unidad de compra): Como vimos anteriormente, podemos asignarle a cada articulo una unidad de compra, una unidad de venta, y una unidad de detalle, de igual forma podremos asignarle un porcentaje de margen para precio sugerido al detallista, de tal manera que al vender el producto en nuestro ticket de venta le indicaremos a que precio sugerido deberá, el detallista, vender el producto que nos compra.

Veamos el siguiente ejemplo:

Articulo precio de venta % de margen para precio sugerido GALLETAS SALADAS PREMIUM 4.00 8.00%

Así las siguientes opciones:

Sugiere a precio de la estación: Al elegir esta opción el calculo de precio sugerido al detallista se hará sobre el precio base de la estación (caja). Con la opción de unidad de detallista, el detalle del ticket de venta sería así:

01GALSALGP P.Sug.: 0.43PQT

GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT 4.00 X 10.00 PZA=40.00

Sugiere a precio de la venta: Al elegir esta opción el calculo de precio sugerido al detallista se hará sobre el precio de la venta. Con la opción de unidad de venta, el detalle del ticket de venta seria así:

01GALSALGP P.Sug.: 4.32 PZA

GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT 4.00 X 10.00 PZA=40.00

Sugiere a precio de la estación: Al elegir esta opción el calculo de precio sugerido al detallista se hará sobre la base al precio de la estación (caja). Con la opción de unidad de compra, el detalle del ticket de venta seria así:

01GALSALGP P.Sug.: 51.84 CJA

GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT 4.00 X 10.00 PZA=40.00

Muestra importes en incrementos o retiros de caja: Al habilitar esta opción usted no