SINTESIS GERENCIAL
INTRODUCCION
CONCLUSIONES
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS
Cabe destacar de la idea anterior que en su contenido la síntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretación, es decir debe hacerse minuciosamente y con una buena carga de precisión para lograr su cometido.
La introducción del informe proporciona a las autoridades de la universidad, datos importantes relativos a la universidad, los que brindan
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una base apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje que comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Motivo del examen, objetivos y alcance, Antecedentes y base legal de la universidad y Comunicación de hallazgos de auditoría.
La conclusión es el juicio del auditor basado en la observación formulada como resultado del examen practicado. En caso necesario, la conclusión debe precisar la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores de la universidad en el ejercicio de sus funciones. Cuando la responsabilidad identificada sea de carácter penal, el auditor revela los hechos detectados en términos de presunción de indicios razonables de comisión de delito; debiendo obtener el asesoramiento legal que corresponda.
Las observaciones están constituidas por las deficiencias o incumplimiento a la normativa legal y otras normas reglamentarias identificadas durante el examen que, en determinados casos requerirán la adopción de correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y, en otros, generarán responsabilidades específicas que se derivan de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución
El informe refleja solamente los comentarios sobre observaciones significativas, los asuntos de menor importancia son comunicados por el auditor mediante un memorando para que la universidad adopte las medidas que considere pertinente.
Base conceptual moderna
En consideración a las nuevas teorías surgidas en materia de conceptualización y evaluación de control interno, la Auditoría Interna de la _____(nombre de la entidad)______________., adopta la metodología de trabajo basada en los desarrollos alcanzados por la Comisión
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Treadway más conocida como Modelo de Control Interno COSO6 y en las teorías actuales de evaluación y administración de riesgos.
El Control Interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones; Confiabilidad de la información financiera; y,
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
La primera categoría se orienta a los objetivos básicos de negocios de una entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos. La segunda se relaciona con la preparación de estados financieros publicados, confiables, incluyendo estados financieros intermedios y datos financieros seleccionados derivados de tales estados, tales como ganancias realizadas, informadas públicamente. La tercera se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad. Tales categorías distintas pero interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para satisfacer necesidades separadas.
Los sistemas de control interno operan a niveles diferentes de efectividad. El Control Interno puede juzgarse efectivo en cada una de las tres categorías, respectivamente, si el consejo de directores y la administración tienen seguridad razonable sobre que:
Comprenden la extensión en la cual se están consiguiendo los objetivos de las operaciones de la entidad;
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Control Interno Estructura Conceptual Integrada, ECOE EDICIONES, Segunda Edición: Santa Fe de Bogotá, 2000.
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Los estados financieros publicados se están preparando confiablemente; y,
Se está cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables
Puesto que el control interno es un proceso, su efectividad es un estado o condición del mismo en uno o más puntos a través del tiempo.” 7
Componentes del Control Interno
El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso de administración.
Aunque los componentes se aplican a todas las entidades, las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlos de forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, no obstante lo cual una compañía pequeña puede tener un control efectivo. Los componentes son:
Ambiente de Control Valoración de Riesgos Actividades de Control Información y comunicación Monitoreo Ambiente de Control
El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y
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Control Interno Estructura Conceptual Integrada, ECOE EDICIONES, Segunda Edición: Santa Fe de Bogotá, marzo 1999
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estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación de la administración; la manera como la administración asigna autoridad y responsabiliza, y como organiza y desarrolla a su gente; y la atención y dirección proporcionada por el consejo de Administración.
El Ambiente de Control de la cooperativa se sustenta en los siguientes factores:
Integridad y valores éticos
El Consejo de Administración (directorio) y la Gerencia, promueven el punto de vista de que un comportamiento ético es un buen negocio. Y que la conducta ética y la integridad administrativa son la esencia de la cultura corporativa de la institución. Sus definiciones, aplicaciones, responsabilidades y sanciones, se encuentran establecidas en el Código de ética y Normas de Conducta de la entidad.
El Consejo de Administración (directorio), revisará el Código de Ética, por lo menos una vez cada dos años, su contenido será difundido entre los miembros de la cooperativa por lo menos una vez al año, en un taller de capacitación interna, y será entregado a todos los directivos, administradores y empleados nuevos que se integren a la entidad.
Las evaluaciones del desempeño, así como las evaluaciones del Sistema de Control Interno que realice la Administración, considerarán como aspecto indispensable a evaluar el conocimiento del Código de Ética por parte de todos los colaboradores y las faltas e incumplimientos detectados, serán sancionados con todo rigor.
26 LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Concepto. Toda organización pretende alcanzar objetivos.
Para Evelin López (2003)8 en “Los Objetivos Organizacionales”, el
objetivo es una posición preconcebida que se desea alcanzar de una manera consciente y deliberada. Son los fines hacia los cuales se dirige el comportamiento de la organización.
“Es una medida de eficiencia del proceso de conversión de
recursos, el objetivo forma parte intrínseca de la organización”.
Sobre el contenido del párrafo anterior, se nota que existe una importante relación de carácter teórico entre el Control interno y el Logro de Objetivos Organizacionales, ya que el logro de los objetivos es un indicador de eficacia y éste debe ser perseguido celosamente por cada uno de los empleados, a quienes la empresa induzca la necesidad de sentirse, no solo como colaboradores, sino como dueños de la misma.
Funciones de los objetivos organizacionales
1. Presentación de una situación futura: se establecen objetivos que sirven como una guía para la etapa de ejecución de las acciones. 2. Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las actividades de una
empresa.
3. Sirven como estándares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la organización.
4. Unidad de medida: para verificar la eficiencia y comparar la productividad de la organización.
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La estructura de los objetivos establece la base de relación entre la organización y su Medio ambiente. Es preferible establecer varios objetivos para satisfacer la totalidad de necesidades de la empresa.
Los objetivos no son estáticos, pues están en continua evolución, modificando la relación de la empresa con su medio ambiente. Por ello, es necesario revisar continuamente la estructura de los objetivos frente a las alteraciones del medio ambiente y de la organización.
Sobre el concepto emitido por Evelin López, cabe mencionar que la empresa es un “ser vivo”, que se está renovando constantemente, y que necesita crecer a la par que crecen sus necesidades, en un ambiente tan competitivo como es el actual, es muy importante que los objetivos se vayan revisando y reformulando constantemente.
Características de los objetivos
Los objetivos deben reunir alguna de estas características:
a) Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro.
b) Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles par aprovechar las condiciones del entorno.
c) Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento.
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e) Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí, es decir no deben contradecirse. f) Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se
constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.
Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organización.
Deben elaborarse con la participación del personal de la empresa (administración por objetivos).
Establecimiento de objetivos
Implica seguir una metodología lógica que contemple algunos aspectos importantes para que los objetivos reúnan algunas de las características señaladas.
Para establecer objetivos se debe tener en cuenta:
• Escala de prioridades para definir objetivos: es necesario establecer escalas de prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimiento de acuerdo a su importancia o urgencia. • Identificación de estándares: es necesario establecer estándares
de medida que permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qué tiempo y si es posible, a que costo. Los estándares constituirán medidas de control para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen cumpliéndose, y si es necesario modificarlos o no.
29 Tipos de objetivos
De acuerdo con la naturaleza de la organización podemos identificar objetivos con o sin ánimo de lucro.
Según el alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o largo plazo, el táctico o mediano plazo, y el operacional o corto plazo
Largo Plazo: están basados en las especificaciones de los objetivos, son
notablemente más especulativos para los años distantes que para el futuro inmediato. Los objetivos de largo plazo son llamados también los objetivos estratégicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en un periodo de 5 años y mínimo tres años. Los objetivos estratégicos sirven para definir el futuro del negocio.
Sobre los objetivos generales de una empresa:
• Consolidación del patrimonio.
• Mejoramiento de la tecnología de punta. • Crecimiento sostenido.
• Reducción de la cartera en mora.
• Integración con los socios y la sociedad • Capacitación y mejoramiento del personal
• Claridad en los conceptos de cuales son las áreas que componen la empresa.
• Una solución integral que habrá así el camino hacia la excelencia. • La fácil accesibilidad en la compra del producto
Mediano plazo: son los objetivos tácticos de la empresa y se basan en
función al objetivo general de la organización. También son llamados los objetivos tácticos ya que son los objetivos formales de la empresa y se fijan por áreas para ayudar a ésta a lograr su propósito.
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Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo
menor a un año, también son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa. Así, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer un plan para cumplir con cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan maestro que deberá ser revisado en términos de lógica, consistencia y practicabilidad.
Importancia de los objetivos organizacionales
Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los demás miembros de la organización importantes parámetros para la acción en áreas como:
• Guía para la toma de decisiones: una parte importante en la responsabilidad de los gerentes es tomar decisiones que influyen en la operación diaria y en la existencia de la organización y del personal de la misma. Una vez que los gerentes formulan los objetivos organizacionales, saben en qué dirección deben apuntar. Su responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones que lleven a la empresa hacia el logro de sus objetivos.
• Guía para la eficiencia de la organización: dado que la ineficiencia se convierte en un costoso desperdicio del esfuerzo humano y de los recursos, los gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la organización cuando sea posible. La eficiencia se define en términos de la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa invierte para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, antes de que pueda mejorar la eficiencia de una empresa, los gerentes deben lograr una clara comprensión de los objetivos organizacionales. Sólo entonces los gerentes podrán utilizar los
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recursos limitados a su disposición tan eficientemente como les es posible.
• Guía para la coherencia de una organización: el personal de una organización necesita una orientación relacionada con su trabajo. Si los objetivos de la empresa se usan como actividad productiva, la toma de decisiones de calidad y la planeación efectiva.
• Guía para la evaluación de desempeño: el desempeño de todo el personal de una empresa debe ser evaluado para medir la productividad individual y determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los objetivos organizacionales son los parámetros o criterios que deben utilizar como base de estas evaluaciones. Los individuos que aportan más al cumplimiento de los objetivos organizacionales deben ser considerados como los miembros más productivos de ella. Las recomendaciones específicas para aumentar la productividad deben incluir sugerencias sobre lo que los individuos pueden hacer para contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de sus objetivos.
Establecimiento de objetivos organizacionales
A los gerentes de hoy se les pide comúnmente fijar objetivos para sí mismos, para sus departamentos y para sus empleados. Los 3 pasos principales que un gerente debe seguir para desarrollar una serie de objetivos de la organización se presentan a continuación:
1. Determinar la existencia de cualquier tendencia del entorno que pueda significativamente influir en la operación de la organización. 2. Realizar una serie de objetivos para la empresa como un todo. 3. Realizar una jerarquía de objetivos de la organización.
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Estos 3 pasos están interrelacionados y por lo general requieren información de diferentes personas, niveles y secciones operativas de la empresa.
Vale añadir, como comentario final, respecto a los objetivos, que los mismos se formulan dentro de la planificación estratégica de las organizaciones, una práctica fundamental, para mejorarlos indicadores de logro, vendría dada, por el hecho de que cada área empresarial formule sus propios objetivos y así aporte al desarrollo global.