Capítulo III Situación Actual de la Empresa “Comercial Linpro”
3.3 Control Administrativo de Inventarios de la Empresa Comercial Linpro 53-
El manejo del inventario en la empresa “Comercial Linpro” es muy deficiente, desde la adquisición, registro, almacenamiento y finalmente el despacho después de la venta. Esto ocasiona que el control por parte de los encargados del área administrativa sea muy complicado y casi nulo. Al no tener un registro de inventario, donde de forma clara y precisa podamos saber el tipo de materiales y la cantidad con los que la empresa cuenta, el hacer un control comparando lo que tenemos en existencia con lo que tenemos registrados se vuelve imposible. Además de incluir en este control las facturas de venta para así asegurarnos de que la mercadería no se encuentra en bodega porque realmente se concretó la venta y no por un motivo ajeno a este. Es
54 así que el único control que se tiene es el físico, revisando los que se tiene en el momento, ver así lo que nos falta y poder elaborar los pedidos.
3.4 Almacenamiento de los Inventarios
Las instalaciones de “Comercial Linpro” se encuentra dividida en dos grandes áreas, la primera es la parte del local, donde se realiza la atención al cliente que llega a diario, además de realizar las ventas se exhiben productos y se almacena una cantidad pequeña del stock total. La segunda área importante es la bodega, si hablamos de inventario, es aquí donde debemos poner mayor atención, ya que el alrededor del 75% del total de la mercadería se encuentra almacenado en esta zona.
Local
Las dimensiones del local son de 90 m2, dentro del mismo existe una división de los productos de acuerdo a su clasificación, uso o marca. En esta parte existen las siguientes subdivisiones:
a- Tubería (agua potable, desagüe, ventilación, gas, instalaciones eléctricas y cortinas). b- Accesorios y repuestos para griferías, sanitarios y lavabos (marca Edesa y FV). c- Mangueras (metálicas y plásticas para diversos tipos de uso).
d- Material Eléctrico (cables, focos, pilas y linternas).
e- Accesorios polimex para agua potable (desde ½” hasta 4”).
f- Chapas (para puerta principal, dormitorio y baño en diversas marcas). g- Herramientas (playos, alicates, tarrajas, niveles, flexómetros entre otros). h- Candados y cerraduras para cajones metálicos y de madera.
i- Artículos de Limpieza (escobas, trapeadores, palas, fundas de basura, esponjas, viruta en varias medidas y franelas).
55 k- Tornillos, remaches, tachuelas, clavos de acero, cáncamos en varios tipos y soportes.
l- Válvulas y reguladores para agua y gas. m- Brocas para vidrio, hierro y concreto.
n- Pinturas (látex, esmalte para interior y exterior, en diferentes marcas). o- Productos de limpieza, impermeabilización y aditivos.
El almacenamiento y exhibición de los productos se realiza de cuatro formas diferentes, todo depende del tipo de producto, su tamaño y forma de empaque.
1- Para aquellos productos que tienen una rotación baja, debido a sus características específicas, se utiliza vitrinas de vidrio que se encuentran ubicadas en la parte principal del local.
2- Para aquellos productos con empaques tipo blíster se utilizan paneles de madera con canales, los mismos que cumplen dos funciones, tanto exhibición como almacenamiento. 3- Para los productos más grandes pero apilables como pinturas, aditivos entre otros se
utilizan muebles metálicos con divisiones de madera.
4- Para productos pequeños sin empaques tipo blíster se utiliza muebles de madera con divisiones los cuales sirven para almacenar por ejemplo: accesorios polimex, de cobre, termofusión entre otros.
Bodega
Las dimensiones de la bodega son de 250 m2, área donde se colocan productos de acuerdo a su clasificación, uso o marca. En esta parte existen las siguientes subdivisiones: a- Sanitarios, lavabos y urinarios.
b- Accesorios de hierro galvanizado para instalaciones de agua potable. c- Tapas de inodoro y para tanque en diferentes colores.
56 d- Válvulas (check, de compuerta, para bomba y plásticas de media vuelta en varias medidas). e- Rejillas (plásticas, metálicas, cuadradas y redondas de 2” a 6”).
f- Poleas y accesorios para puertas y ventanas.
g- Griferías para lavabos, cocina y duchas (marca FV y Edesa). h- Sifón, desagüe y accesorios (para lavamanos, cocinas y tinas). i- Clavos de madera (½” a 6”).
j- Tornillos, pernos, bisagras y picaportes. k- Material eléctrico
l- Lavaplatos en varias marcas y medidas.
m- Herramientas eléctricas (amoladoras, taladros, sierras, lijadoras entre otras). n- Mangueras (para gas, agua y aire).
o- Herramienta manual (martillos, serruchos, combos, puntas, cinceles entre otras). p- Accesorios para desagüe y ventilación.
El almacenamiento y exhibición de los productos se los realiza de cuatro formas diferentes, todo depende del tipo de producto, su tamaño y forma de empaque.
1- Para aquellos productos que vienen en empaques tipo blíster se utilizan paneles de madera con canales, los mismos que cumplen dos funciones, tanto exhibición como almacenamiento.
2- Para los productos más grandes como accesorios de desagüe y ventilación se utilizan muebles metálicos con divisiones de madera.
3- Para aquellos productos pequeños se utiliza muebles de madera con divisiones o envases plásticos por ejemplo pernos, tornillos bisagras entre otros.
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3.5 Adquisiciones
La adquisición de mercadería se la hace de cuatro formas diferentes y son las siguientes:
Adquisición a Vendedores
Los vendedores hacen visitas periódicas que pueden ser semanales o quincenales. El vendedor presenta su catálogo, los productos nuevos y ofertas. Una vez que se revisa, se procede hacer el pedido de acuerdo a las necesidades que se tiene en ese momento. La mercadería llega de 2 a 5 días laborales dependiendo de la empresa.
Adquisición Vía Telefónica
En muchas ocasiones el stock con el que “Comercial Linpro” cuenta no es suficiente para satisfacer la demanda de los clientes o no se cuenta con el material solicitado. Esperar la visita del vendedor y posteriormente el despacho implicaría la pérdida de la venta o la demora en la entrega, es en estos casos donde se llama directamente al área de ventas del proveedor y se realiza el pedido. Los cuales son específicos de acuerdo a la situación que se presenta.
Adquisición Vía Correo Electrónico
La tecnología en la actualidad se encuentra presente en los negocios, el prescindir de esta herramienta implicaría perder competitividad, además de malgastar recursos y proyectar una imagen de estancamiento ante los clientes y proveedores. Existen empresas que ya poseen catálogos electrónicos y aunque están empezando, hay ciertos pedidos que se los puede realizar vía correo electrónico.
Adquisición Directa
Existen pedidos o compras que necesitan una entrega inmediata, es en estos casos donde la adquisición se la realiza directamente en las instalaciones o bodegas de los proveedores, a
58 pesar de que los costos se elevan debido a la movilización, esta opción es algo que permite cumplir con los pedidos y satisfacer las necesidades de clientes muy exigentes.
3.6 Venta
Comercial Linpro tiene varias formas de realizar la venta a los diferentes tipos de clientes:
Venta Directa en Almacén
Esta forma de venta es la principal fuente de ingresos de la empresa, la que le da un flujo de caja diario y brinda estabilidad financiera a la empresa. Esta forma de venta se basa en la comercialización de productos al retail o detallismo, es decir al consumidor final. La ventaja de este tipo de venta es que todos los pagos son en efectivo, lo que permite contar con liquidez ante cualquier situación.
Venta a Clientes Especiales
Actualmente “Comercial Linpro” trabaja con los departamentos de mantenimiento de empresas como “Pizza Hut Ecuador”, “Grupo Hanaska” y “EMSA”, además de dos fundaciones; “Techo Ecuador” y “Fundación Jesús de la Misericordia”. Con esta clase de clientes existen ciertas particularidades, los pedidos son recibidos vía correo electrónico o vía telefónica, en la cual se indica el material solicitado pero principalmente la fecha de entrega. Por ser clientes especiales y tener volúmenes de compra mensuales considerables reciben beneficios como entrega en obra, local o lugar más conveniente para el cliente, además de crédito que puede ser de 30 a 60 días dependiendo el cliente y el volumen de compra.
Venta a Constructores
En la actualidad esta forma de ventas representa el menor porcentaje en el total de ingresos, consiste en la venta a ingenieros, arquitectos o constructores para proyectos de construcción. Para esta clase de clientes y debido a que sus pedidos son muy específicos, en
59 algunos casos no se dispone con el material en bodega, se pide anticipos del 40 al 50% y el resto se les otorga un crédito de 15 a 30 días dependiendo el cliente y el volumen de compra.
3.7 Despacho
Una vez realizado el pedido por parte de los diferentes tipos de clientes y por cualquiera de las vías antes mencionadas, se procede a la constatación física de la existencia de la mercadería en bodega o en el local. Una vez confirmada la disponibilidad del stock necesario se procede a preparar el pedido, dependiendo del producto, se lo empaca en: cartones, bolsas plásticas o se lo entrega directamente sin ningún tipo de empaque, tratando de reutilizar los cartones y entregando las bolsas plásticas cuando realmente es necesario o solicitado por el cliente. Para entregas a realizar fuera del local se toman ciertas precauciones adicionales como: etiquetar los cartones con el destino de la mercadería, en el caso de entregas a “Pizza Hut Ecuador” también se específica el local. Además se protege y señala los artículos frágiles para que se le dé un manejo especial. Los productos inflamables llevan su respectiva señal y las protecciones del caso, ya que usualmente son despachadas a empresas que trabajan con alimentos.
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