UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA DE INGENIERÍA DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TESIS
TEMA
“MODELO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA LA OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS DE LA EMPRESA COMERCIAL LINPRO DE LA
CIUDAD DE QUITO”
AUTOR
ESTEBAN DAVID LINCANGO PROAÑO
DIRECTOR DE TESIS INGENIERO HAROLD MUÑOZ
QUITO-ECUADOR 2015
I
CERTIFICACIÓN
Certifico que bajo mi dirección la presente tesis ha sido realizada en su totalidad
por el señor ESTEBAN DAVID LINCANGO PROAÑO
__________________
Ing. Harold Muñoz
II
AUTORÍA
Del contenido de la presente tesis se responsabiliza el autor
_______________________________
ESTEBAN DAVID LINCANGO PROAÑO
III
DEDICATORIA
Por el apoyo y amor incondicional brindado todos los días de mi
IV
AGRADECIMIENTO
A mis hermanos, abuelos y en especial a mi padre por todo
V
PRESENTACIÓN SINTÉTICA DEL TRABAJO DE
INVESTIGACIÓN
Mantenerse en el mercado, lograr un crecimiento sostenido, proyectar una buena imagen y fortalecer una marca son los objetivos básicos de cualquier empresa comercial. Podemos afirmar con toda seguridad que el cambio es la única constante en la vida, por eso la importancia de adaptarse a las condiciones que nos presenta el entorno para conseguir un protagonismo. Un modelo de gestión con procesos, políticas y lineamientos claros será una herramienta clave para la optimización de recursos económicos, obteniendo así el mayor beneficio posible para la empresa.
Comercial Linpro es una empresa dedicada a la comercialización al por mayor y menor de materiales para la construcción con más de 20 años en el mercado, sin embargo y pese al crecimiento que ha obtenido durante todo este tiempo no deja de proyectarse al futuro. La propuesta realizada a través de este proyecto busca mejorar las falencias encontradas en el manejo del inventario, aspecto vital en la empresa.
El desarrollo de este proyecto se lo ha realizado en 5 capítulos.
CAPÍTULO I.- Planteamiento y descripción del problema de investigación, considerando la problemática actual y la necesidad de lograr implantar de un modelo de gestión para el manejo de inventarios, a fin de lograr optimizar los recursos económicos con los que cuenta la empresa.
VI
CAPÍTULO III.- Diagnóstico de la situación actual de la empresa en lo referente a la administración del inventario, basándonos en el contenido teórico expuesto en el capítulo anterior, además de los métodos y los procesos utilizados.
CAPÍTULO IV.- Parámetros bajo los cuales se va a manejar el inventario en la empresa, además de la información obtenida después de la toma física del inventario y de información relacionada al período anterior.
VII
TABLA DE ÍNDICE DE CONTENIDOS
PÁGINAS PRELIMINARES
VIII
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Capítulo I
Problema de Investigación...1
1.1 Enunciado del Problema………...1-2
1.2 Formulación del Problema………...3
1.3 Justificación e Importancia………...3-4
1.4 Objetivos………..4
1.4.1 Objetivo General………4
1.4.2 Objetivos Específicos……….4
1.5 Marco de Referencia………4
1.5.1 Marco Teórico……….4-9
1.5.2 Marco Conceptual……….9-13
1.6 Idea a Defender………..13
Capítulo II
Marco Teórico Referente a los Inventarios……….14
2.1 Introducción a la Administración de Inventarios………..14
2.1.1 Administración de Inventarios……….14
2.1.2 Importancia de la Administración de Inventarios………15
2.2 Inventarios………15-16
2.3 Importancia del Registro de los Inventarios………...16-17
2.4 Clases de Inventarios……….17
IX
2.9 Kárdex………...25
2.10 Errores Comunes en los Inventarios………...26-27
2.11 Rotación de Inventarios………..27-28
2.11.1 Importancia de la Rotación de Inventarios………28-29
2.11.2 Ventajas al Mantener Rotación de Inventarios………...29
2.12 Clasificación y Codificación de Materiales………...29-31
X
2.16.6 Ventajas de un Control de Inventarios………...47
2.16.7 Responsabilidad………..47
2.17 Riesgos de los Inventarios………...48
2.17.1 Riesgo en el Manejo de Inventarios………...49
Capítulo III
Situación Actual de la Empresa “Comercial Linpro”………....50
3.1 La Empresa “Comercial Linpro”………...50
3.1.1 Antecedentes……….50
3.1.2 Análisis FODA……….51
3.2 Registro de Inventarios de la Empresa “Comercial Linpro”……….52
3.2.1 Procesos………52
3.2.2 Técnicas………...52-53
3.2.3 Método………..53
3.2.4 Control………..53
3.3 Control Administrativo de Inventarios de la Empresa Comercial Linpro...53-54
3.4 Almacenamiento de los Inventarios……….54-56
3.5 Adquisiciones………...57-58
3.6 Venta………58-59
3.7 Despacho………...59
3.8 Flujograma de Adquisiciones Comercial Linpro...60
3.9 Flujograma de Ventas Comercial Linpro...61
3.10 Flujograma de Despacho Comercial Linpro...62
Capítulo IV
Inventario Comercial Linpro………..63
XI
4.1.1 Factores Tomados en Cuenta………63
4.1.1.1 Administrativo-Financiero………..63
4.1.1.2 Comercial………....63
4.2 Toma Física del Inventario de la Empresa………64
4.2.1 Determinación y Clasificación de los Productos………..64
4.3 Procesamiento de Información………..65
4.3.1 Clasificación de Productos en Grupos………..65
4.3.2 Costos, Cantidad y Frecuencia de Pedidos por Grupo……….78
4.3.3 Venta Anual………..91
4.3.4 Promedio de Tiempo de Entrega y Crédito de Proveedores……...92
4.3.5 Promedio de Consumo Diario………..93
4.3.6 Consumos Mensuales Mayores y Menores ……….94
4.3.7 Unidades Requeridas para Cubrir la Demanda ………...95
4.4 Determinación de Stock……….96
4.4.1 Determinación de Stock Máximo……….97
4.4.2 Determinación de Stock Mínimo………..98
4.4.3 Determinación de Stock de Seguridad……….99
4.5 Rotación de Inventario………..………...100
4.6 Establecimiento de Política de Precios………101
XII
4.7 Políticas de Almacenamiento………...105
4.7.1 Materiales Rígidos Lineales (tubos y perfiles varios usos)…….105-106
4.7.2 Materiales Rígidos no Lineales (cajas, recipientes cilíndricos y piezas
diversas)………...106-107
4.8 Políticas de Merchandising………...………...107
4.8.1 Arquitectura Interior...………..………..108-109
4.8.2 El Surtido...…….………..109-110
4.8.3 El Mobiliario...………...110
4.8.4 El Producto...………...110-112
4.9Codificación...…..………...113
4.9.1 Codificación Alfanumérica...………...113
4.9.2 Código de Barras...………...113
Capítulo V
Diseño del Modelo de Gestión de Inventarios………...114
5.1 Importancia de la Administración de la Empresa………114
5.2 Introducción……….114-115
5.3 Manejo y Control del Inventario……….115
5.3.1 Sección Bodega...……….115
5.4 Modelo de Gestión de Inventarios...116
5.4.1 Adquisiciones...………...116
5.4.1.1 Proceso de Adquisiciones Propuesto……….116-119
5.4.1.2 Flujograma de Adquisiciones………120
XIII
5.4.2.1 Proceso de Ingreso a Bodega Propuesto………130-131
5.4.2.2 Flujograma de Ingreso a Bodega Propuesto………..132
5.4.2.3 Documentos a Utilizarse e Instructivo de Llenado……133-138
5.4.3 Ventas……….138
5.4.3.1 Proceso de Ventas Propuesto……….139-140
5.4.3.2 Flujograma de Ventas Propuesto…...………141
5.4.3.3 Documentos a Utilizarse e Instructivo de Llenado……142-144
5.4.4 Devolución de Mercaderías………....144
5.4.4.1 Proceso de Devolución de Mercaderías Propuesto……145-146
5.4.4.2 Flujograma de Devolución de Mercaderías Propuesto...147
5.4.4.3 Documentos a Utilizarse e Instructivo de Llenado……148-150
5.4.5 Pago a Proveedores...151
5.4.5.1 Proceso de Pago a Proveedores Propuesto……….151-153
5.4.5.2 Flujograma de Pago a Proveedores Propuesto...……..154
5.4.5.3 Documentos a Utilizarse e Instructivo de Llenado……155-156
5.4.6 Devolución en Compras...156-157
5.4.6.1 Proceso de Devolución en Compras Propuesto...….157-158
5.4.6.2 Flujograma de Devolución en Compras Propuesto...……..159
5.4.6.3 Documentos a Utilizarse e Instructivo de Llenado……160-162
CONCLUSIONES
………163-164
RECOMENDACIONES
...………..165-166
ANEXOS
………...167-169
XIV
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 2.1- Ejemplo de Kárdex………...26
Gráfico 3.1- Adquisiciones Comercial Linpro...………...60
Gráfico 3.2- Ventas Comercial Linpro ……….………...61
Gráfico 3.3- Despacho Comercial Linpro ………...62
Gráfico 5.1- Proceso de Adquisiciones Propuesto...………...120
Gráfico 5.2- Orden de Requerimiento………...121
Gráfico 5.3- Hoja de Pedido para Cotización………124
Gráfico 5.4- Orden de Pedido Aprobado………...127
Gráfico 5.5- Proceso de Ingreso a Bodega Propuesto………...132
Gráfico 5.6- Informe de Responsabilidad………..133
Gráfico 5.7- Informe de Disponibilidad………136
Gráfico 5.8- Proceso de Ventas Propuesto...……….141
Gráfico 5.9- Hoja de Pedido para Venta en Almacén………...142
Gráfico 5.10-Proceso de Devolución de Mercaderías Propuesto.……….147
Gráfico 5.11- Reingreso a Bodega………....148
Gráfico 5.12-Proceso de Pago a Proveedores Propuesto………...154
Gráfico 5.13- Cheque...……….155
Gráfico 5.14- Retención...………...155
Gráfico 5.15-Proceso de Devolución en Compras Propuesto..……….159
Gráfico 5.16- Orden de Devolución..………160
XV
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 2.1- Datos para Ejemplificación……….24
Cuadro 2.2- Aplicación Método Promedio Ponderado………...25
Cuadro 2.3- Fórmula para Cálculo de Índice de Rotación de Inventarios………..28
Cuadro 2.4- Ventajas de la Rotación de Inventarios………...29
Cuadro 2.5- Métodos de Codificación………...30-31
Cuadro 2.6- Fórmula para Cálculo de Stock Máximo………32
Cuadro 2.7- Fórmula para Cálculo de Consumo Diario………..33
Cuadro 2.8- Fórmula para Cálculo de Costo de Almacenaje………..37
Cuadro 2.9- Fórmula para Cálculo de Costo del Espacio………....39
Cuadro 2.10- Datos para Obtener Costos………....39
Cuadro 2.11- Fórmula para Cálculo de Costos de Administración……….40
Cuadro 2.12- Fórmula para Cálculo de Costos de Conservación………41
Cuadro 2.13- Fórmula para Cálculo de Costos Totales………...41
Cuadro 2.14- Fórmula para Cálculo de Cantidad de Pedido………...41
Cuadro 2.15- Fórmula para Cálculo de Número Promedia de Pedidos por
Período……….42
Cuadro 2.16- Fórmula para Cálculo de Tiempo entre Pedidos………...42
Cuadro 2.17- Fórmula para Cálculo de Punto de Nuevo Pedidos………...42
Cuadro 2.18- Ventajas del Control………..47
Cuadro 2.19- Riesgos de los Inventarios………...48
Cuadro 3.1- FODA Comercial Linpro………...51
Cuadro 4.1- Formato Utilizado para el Procesamiento de la Toma Física del
Inventario………...64
XVI
Cuadro 4.3- Descripción General Grupo #1………66
Cuadro 4.4- Descripción General Grupo #2………66
Cuadro 4.5- Descripción General Grupo #3………67
Cuadro 4.6- Descripción General Grupo #4………67
Cuadro 4.7- Descripción General Grupo #5………68
Cuadro 4.8- Descripción General Grupo #6………68
Cuadro 4.9- Descripción General Grupo #7………69
Cuadro 4.10- Descripción General Grupo #8………..69
Cuadro 4.11- Descripción General Grupo #9………..70
Cuadro 4.12- Descripción General Grupo #10………70
Cuadro 4.13- Descripción General Grupo #11………71
Cuadro 4.14- Descripción General Grupo #12………71
Cuadro 4.15- Descripción General Grupo #13………72
Cuadro 4.16- Descripción General Grupo #14………72
Cuadro 4.17- Descripción General Grupo #15………73
Cuadro 4.18- Descripción General Grupo #16………73
Cuadro 4.19- Descripción General Grupo #17………74
Cuadro 4.20- Descripción General Grupo #18………74
Cuadro 4.21- Descripción General Grupo #19………75
Cuadro 4.22- Descripción General Grupo #20………75
Cuadro 4.23- Descripción General Grupo #21………76
Cuadro 4.24- Descripción General Grupo #22………76
Cuadro 4.25- Descripción General Grupo #23………77
Cuadro 4.26- Descripción General Grupo #24………77
XVII
Cuadro 4.28- Costos y Pedidos por Grupo #2.………79
Cuadro 4.29- Costos y Pedidos por Grupo #3.………80
Cuadro 4.30- Costos y Pedidos por Grupo #4.………80
Cuadro 4.31- Costos y Pedidos por Grupo #5.………81
Cuadro 4.32- Costos y Pedidos por Grupo #6.………81
Cuadro 4.33- Costos y Pedidos por Grupo #7.………....82
Cuadro 4.34- Costos y Pedidos por Grupo #8.………82
Cuadro 4.35- Costos y Pedidos por Grupo #9.………83
Cuadro 4.36- Costos y Pedidos por Grupo #10.………..83
Cuadro 4.37- Costos y Pedidos por Grupo #11………...84
Cuadro 4.38- Costos y Pedidos por Grupo #12………...84
Cuadro 4.39- Costos y Pedidos por Grupo #13………...85
Cuadro 4.40- Costos y Pedidos por Grupo #14………...85
Cuadro 4.41- Costos y Pedidos por Grupo #15………...86
Cuadro 4.42- Costos y Pedidos por Grupo #16………...86
Cuadro 4.43- Costos y Pedidos por Grupo #17………...87
Cuadro 4.44- Costos y Pedidos por Grupo #18………...87
Cuadro 4.45- Costos y Pedidos por Grupo #19………...88
Cuadro 4.46- Costos y Pedidos por Grupo #20………...88
Cuadro 4.47- Costos y Pedidos por Grupo #21………...89
Cuadro 4.48- Costos y Pedidos por Grupo #22………...89
Cuadro 4.49- Costos y Pedidos por Grupo #23………...90
Cuadro 4.50- Costos y Pedidos por Grupo #24………...90
XVIII
Cuadro 4.52- Promedio de Tiempo de Entrega y Crédito por Parte de los
Proveedores en Valores Reales y Operativos………..92
Cuadro 4.53- Promedio de Consumo Diario en Unidades y Dólares………..93
Cuadro 4.54- Consumos, Mensuales Mayores y Menores en Unidades y
Dólares...94
Cuadro 4.55- Unidades Requeridas para Cubrir la Demanda Durante el Tiempo de
Aprovisionamiento………..95
Cuadro 4.56- Stock Máximo por Grupos………....97
Cuadro 4.57- Stock Mínimo por Grupos……….98
Cuadro 4.58- Stock de Seguridad por Grupos……….99
1
CAPITULO I PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1
Enunciado del Problema
Nos encontramos en un mundo protagonizado por la competitividad, donde las empresas deben fortalecerse, mejorar y realizar cambios para mantener un adecuado funcionamiento, que les permita continuar en el mercado. Los tiempos han cambiado, la administración y la forma de manejar los negocios también lo han hecho, lo que era actual hace cinco años ya no lo es y mucho menos lo de hace veinte.
Tiempo atrás las opciones en el mercado no eran muchas, en ciertos sectores inclusive existían monopolios. El acceso a la información era muy limitada y al parecer el cliente no era tan exigente como lo es en la actualidad, esto generaba que las empresas tengan el control, el único interés entonces era el de atraer compradores, brindar el servicio, realizar la venta y obtener una ganancia. La fidelización y satisfacción del cliente no era una de las prioridades de las empresas.
2 El sector de la construcción en nuestro país ha presentado un crecimiento muy significativo en los últimos años, esto ha generado que todo el mercado que gira a su alrededor se dinamice y exista una gran competencia. El desarrollo que han presentado las pequeñas, medianas y grandes empresas dedicadas a la comercialización de materiales de construcción ha obligado a las mismas a realizar cambios a cada una de ella para mantener competitividad.
La optimización de los recursos económicos y el manejo adecuado del inventario se ha vuelto clave en las empresas comercializadoras, contar con un stock adecuado, que no implique altos costos de almacenamiento, pero que a su vez sea el suficiente para atender a la demanda del consumidor brindará ventaja sobre el resto, ya que se podrán utilizar los recursos de manera eficiente en la adquisición de una variedad más amplia de productos y en las cantidades adecuadas para así lograr niveles de rotación satisfactorios.
El tiempo que he permanecido al interior de la empresa me ha dado la posibilidad de detectar las falencias que presenta la administración del inventario. Los conocimientos adquiridos en mi formación profesional me permiten plantear que un manejo adecuado del mismo permitirá optimizar recursos económicos, llevando un registro de los movimientos del inventario podremos realizar la adquisición de productos correctos, en cantidades adecuadas y en el tiempo oportuno. Logrando así el funcionamiento óptimo que además nos brinde las condiciones para un control, detección de errores y toma de decisiones.
3
1.2
Formulación del Problema
1- ¿Los directivos tienen conciencia de la necesidad y la importancia que brinda un modelo de gestión de inventarios para la empresa “Comercial Linpro” de la ciudad de Quito? a. ¿Se puede optimizar los recursos a través de un modelo de gestión?
b. ¿Cómo se pueden mejorar la variedad y cantidad de productos que se ofrecen a los clientes?
c. ¿Es necesario la identificación y delimitación de procesos dentro la empresa?
d. ¿Qué impacto tendría dentro de la empresa la inclusión de políticas para el manejo del inventario?
1.3
Justificación e Importancia
4 Universidad Tecnológica Equinoccial me da la confianza y las aptitudes necesarias para emprender esta tarea y hacer un aporte significativo a la institución de la que formo parte.
1.4
Objetivos
1.4.1
Objetivo General
Diseñar un Modelo de Gestión de Inventarios para la Optimización de Recursos Económicos, maximización de rentabilidad, disminución de costos y gastos para la Empresa “Comercial Linpro” de la ciudad de Quito para de esta forma lograr un crecimiento sostenido de
la empresa.
1.4.2
Objetivo Específico
- Diagnosticar la situación actual de la empresa Comercial Linpro. - Determinar el Marco Teórico referente a los inventarios.
- Realizar la toma física del inventario para la empresa “Comercial Linpro”. - Diseñar un modelo de gestión de inventarios.
- Establecer las políticas para el área comercial, referente al manejo de inventarios. - Optimizar los recursos económicos de la empresa “Comercial Linpro”.
-
Diseñar los procesos de compra, venta, ingreso a bodega y devolución de mercaderías.1.5
Marco de Referencia
1.5.1
Marco Teórico
5 han cambiado, la única forma de permanecer en el mercado es logrando la preferencia de los consumidores.
“La economía del consumidor tradicionalmente opera en la hipótesis de que éstos buscan la mayor utilidad o satisfacción que puedan comprar. Las preferencias del consumidor involucra la clasificación de los bienes y servicios de acuerdo a la cantidad de beneficios que se puedan pagar” (Cox, 2012).
6 Una empresa comercial que piensa que el inventario es un asunto independiente y secundario, está destinado a desaparecer en el corto o mediano plazo. Mientras que las que han logrado un crecimiento, pueden llegar a estancarse o disminuir el ritmo del mismo. El problema que se enfrenta todo comerciante es la incertidumbre del futuro, como saber la cantidad que nos pedirán nuestros clientes, por eso que las empresas mantienen un inventario que les permita llegar a satisfacer las necesidades de los mismos.
“Básicamente los inventarios son una protección de la organización para variabilidades de la demanda futura, el problema que tienen gran parte de las organizaciones es que no tienen adecuados modelos de inventario, lo que les produce exceso o faltantes en cierto tipo de líneas” (Pérez, Inventarios: Un Asunto Prioritario, 2012).
En la actualidad la clave del éxito es la optimización de recursos, comprar una cantidad excesiva de productos significa grandes espacios de almacenamiento, rotación lenta de inventario, poca variedad de productos, mientras que una cantidad insuficiente puede dañar nuestra imagen ante los clientes, no permitirnos concretar negocios y así afectar los ingresos de la empresa. Un inventario funciona para establecer políticas de rotación:
7 se acabó porque antes se valorizaba el inventario, ahora no; tiene que ser un manejo racional porque el dólar baja y lo almacenado pierde valor” (Suárez, 2012).
Por eso es que los modelos que actualmente se manejan:
“Son los que ayudan a lograr una buena administración de los inventarios y una buena relación eficiente de ellos con la administración financiera. Ayudan a las empresas a tener conocimiento de qué es lo que se tiene, dónde, cuánto y así saber cómo está tanto activos fijos como en mercancía para poder registrar contablemente sus estados financieros” (Carrillo, 2012).
“Hay que conjugar los tres objetivos de inventarios; mínima inversión, que referencia a la parte financiera porque se trata de un recurso inactivo y suavizar su impacto; la máxima atención a los clientes, porque cada vez hay más competencias en un sector que comercializa productos no diferenciados, entonces si el cliente no encuentra lo que necesita se va al otro y todo porque no tiene una adecuación de productos; por último, está la máxima utilización de los recursos, ya que el problema de las organizaciones es que tienen un enfoque amplio hacia el tema de costos y se piensa que los otros objetivos no interesan. Si eso fuera cierto el manejo de inventarios sería un problema trivial que consistiría en no tenerlos, en venderlo todo sin almacenar; hay que conjugar las tres cosas y lograr un equilibrio” (Pérez, Inventarios: Un Asunto Prioritario, 2012).
8 Internacional Industrial Uniforme (CIIU). La CIIU es la clasificación internacional y homogénea de todas las actividades económicas, generando así la posibilidad de comparar resultados a nivel internacional” (Maldonado, La Actvidad Ferretera: Algunas Cifras, 2012).
Si tomamos como referencia esta clasificación encontraremos que, en primer lugar se incluye la G466 de venta al por mayor de artículos de ferreterías y cerraduras: martillos, sierras, destornilladores, cajas fuertes y otras herramientas de mano, también forma parte la G471 de venta al por menor de gran variedad de productos entre los que no predominan los productos alimenticios, las bebidas o tabaco, como: actividades de prenda de vestir, muebles, aparatos, artículos de ferretería, cosméticos, artículos de joyería y bisutería.
“Dentro de estas dos actividades se clasifican a las empresas ferreteras. De acuerdo a la información del año 2013 presentada por la Superintendencia de Compañías, existen 770 empresas que se dedican a las actividades previamente mencionadas. A su vez estas empresas generan empleo para 12.541 personas en base a la siguiente composición: En base a esta distribución, se destaca la gran importancia que tienen los administrativos, que son el rubro más grande dentro de estas actividades, debido a su estructura comercial. A su vez, en menor proporción se encuentran quienes forman parte de la producción, ya que el peso comercial es mayor que la manufactura en el sector. Por su parte, los directivos con 1.019, es decir el 8,1% del total de trabajadores. Esta configuración es un reflejo de la actividad, en la que la administración del negocio es el rubro de mayor importancia, a diferencia de otras líneas de actividad” (Maldonado, La Actividad Ferretera: Algunas Cifras, 2013).
9 tanto en las grandes empresas como en las PYMES. Es así como los ingresos operacionales de los grandes crecieron en un 20,09% entre 2012 y 2013 en tanto que los de las PYMES lo hicieron en 26,01%. Entre estos dos grupos de empresas, las ventas se ubicaron en los 1.632,71 millones de dólares en el año 2013. Estas cifras permiten determinar la importancia y peso de esta actividad dentro de la economía ecuatoriana, pero sobre todo el dinamismo que ha presentado. Es así como el incremento del consumo y de actividades relacionadas como la construcción, tienen una incidencia directa en el desempeño del sector” (Maldonado, La Actividad Ferretera: Algunas Cifras, 2013).
1.5.2
Marco Conceptual
a- Modelo de Gestión
Es un marco de referencia para el manejo de una institución. El mismo que contiene lineamientos claros para su aplicación en las diferentes entidades que pueden ser públicas o privadas para lograr así un funcionamiento estandarizado, que permita un óptimo uso de sus recursos.
b- Inventario
El inventario son todos los bienes, mercancías o artículos que una empresa compra para su posterior venta.
c- Cuenta Inventarios
Es una cuenta del activo corriente que representa el valor de las mercancías de una empresa.
d- Rotación de Inventarios
10
e- Stock Máximo
Es la cantidad mayor o máxima que se puede mantener en existencia de un determinado artículo o producto.
f- Stock Mínimo
Es la cantidad menor o mínima que se puede mantener en existencias de un determinado artículo o producto, para evitar que los pedidos de los clientes no puedan ser satisfechos.
g- Plazo de aprovisionamiento (o plazo de entrega):
Es el tiempo que demora un proveedor en entregar un pedido, o se podría decir que es el tiempo que toma desde la emisión de un pedido hasta la recepción física de los materiales requeridos.
h- Herramientas Manuales
Son aquellos utensilios de mano, fabricados con materiales tales como acero, madera, plástico entre otros. Los mismos que son utilizados para facilitar el trabajo en tareas de construcción o reparación. Utilizan únicamente la fuerza motriz humana para su funcionamiento.
i- Herramientas Manuales Eléctricas
Son aquellos utensilios de mano, fabricados con materiales tales como acero, madera, plástico entre otros. Los mismos que son utilizados para facilitar el trabajo en tareas de construcción o reparación. Utilizan energía eléctrica para su funcionamiento.
j- Materiales para Instalaciones de Agua Potable
11
j.1- Tubería Roscable de PVC
Este es un sistema para instalaciones de agua potable fría, conocida popularmente como un material “plástico” de fácil roscado y no corrosiva.
j.2- Tubería Roscable Polipropileno
Este es un sistema para instalaciones de agua potable caliente, conocida popularmente como un material “plástico” de fácil roscado y no corrosiva.
j.3- Tubería Pegable PVC
Este es un sistema para instalaciones de agua potable fría, conocida popularmente como un material “plástico” que únicamente necesita pega para la unión de las piezas y
no corrosiva.
j.4- Tubería Termofusión
Este es un sistema para instalaciones de agua potable fría o caliente, donde la unión de piezas se realiza mediante el proceso de termofusión. Que básicamente es calentar las dos piezas para su posterior fusión.
j.5- Tubería de Cobre
Este es un sistema para instalaciones de agua potable fría o caliente, donde se unen sus piezas a través de un proceso de suelda con varillas de plata.
j.6- Tubería Pe-al-Pe
12
k- Materiales para Instalaciones de Gas
Son aquellos materiales que se utilizan para realizar instalaciones nuevas o reparaciones de viviendas, locales comerciales, restaurantes, etc. Dentro de esta línea existen diferentes sistemas como:
k.1- Tubería de Cobre
Este es un sistema para instalaciones de gas, donde se unen sus piezas a través de un proceso de suelda con varillas de plata.
k.2- Tubería Pe-al-Pe
Este es un sistema para instalaciones de gas. Es una tubería metálica flexible recubierta de una capa plástica que únicamente necesita de un roscado muy simple para unir las piezas.
k.3- Válvulas y Reguladores
Son dispositivos mecánicos que sirven para regular y controlar el flujo de gas que pasa de un lugar a otro.
l- Material Eléctrico
Materiales utilizados en la construcción arquitectónica, mismos que son utilizados para baja y media tensión.
l.1- Materiales de Conducción
En esta división del material eléctrico se encuentran mangueras lisas y corrugadas, tubería conduit metálica y plástica.
l.2- Materiales de Instalación
13
m- Pinturas Arquitectónicas
m.1-Pinturas Látex
Son aquellas pinturas que para su mezcla se utiliza únicamente agua, producto que puede ser utilizada para interiores como exteriores en paredes y tumbados especialmente.
m.2- Pinturas Esmalte
Son aquellas pinturas que para su mezcla se utiliza thiner laca, producto que puede ser utilizada para metales, madera y varios tipos de superficies.
n- Pernos
Son piezas metálicas generalmente hechas de hierro o acero, que en un extremo tienen cabeza redonda o plana por donde ingresa la tuerca para ajustar. Su calibre puede ser en milímetros o en pulgadas.
o- Tornillos
Son piezas metálicas generalmente hechas de hierro o acero, que en un extremo tiene una punta la cual mediante una fuerza de torsión ingresa a una superficie para fijar una pieza con otra.
p- Griferías
Conocidas popularmente como “mezcladoras” o llaves, son productos que se utilizan para controlar el flujo de agua fría o caliente en lavabos, duchas o lavaplatos.
1.6 Idea a Defender
14
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO REFERENTE A LOS
INVENTARIOS
2.1 Introducción a la Administración de Inventarios
Existe un objetivo en la administración de inventarios, optimizar los recursos con los que cuenta la empresa. Logrando que la inversión en la compra de mercaderías sea la adecuada, la necesaria para que la demanda de nuestros clientes sea satisfecha y que el no contar con ciertos materiales no sea una razón por la que se pueda dañar nuestra imagen.
Dentro de las empresas existe el temor de que el tener niveles bajos de stock puede ocasionar inconvenientes en cumplir con los pedidos recibidos. Pero el tener un nivel alto de inventario implica una gran inversión, grandes espacios para el almacenamiento, rotación baja entre otros factores que terminan convirtiéndose en costos.
Hay que tener en cuenta que la administración de inventarios no se puede manejar como una ciencia exacta. Es decir que cada empresa tiene factores y circunstancias muy particulares, esto obliga a que las decisiones sean basadas en el movimiento específico del negocio. Es entonces donde entra la capacidad del gerente o administrador en tomar la decisión de:
1- Realizar pequeños pedidos pero frecuentemente. 2- Realizar grandes pedidos con una menor frecuencia.
2.1.1 Administración de Inventarios
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2.1.2 Importancia de la Administración de Inventarios
a- Mantener cantidades adecuadas de cada producto, nos va a brindar la oportunidad de dar un mejor servicio a los clientes. La escasez o la cantidad inadecuada de los productos, tienen como resultado el incumplimiento de los pedidos e insatisfacción de los clientes. Dejando así un espacio para que la competencia se lleve el negocio, si esto se vuelve una constante.
b- El no contar con un control y manejo eficiente de las existencias, no permite que las empresas se desarrollen óptimamente, ya que no le dan el mejor uso a sus recursos. Si no se cuenta con los productos necesarios no se logra la venta, que es el objetivo principal de cualquier empresa comercial. La venta es, “en el fondo, el proceso de convertir dinero en dinero y, si tiene éxito, significa el incremento éste para quienes arriesgaron los recursos iniciales” (García Colin, 2007)
c- El mantener un inventario representa un costo que puede ser desde el 10 al 25%. Dentro de este costo podemos encontrar intereses sobre el capital invertido, equipo de almacenaje, espacio sobre bodegas, etc. El correcto manejo y rotación del inventario se vuelven esenciales para que este costo sea el menor posible.
2.2 Inventarios
“En términos generales, la palabra inventario se emplea para designar la relación o lista de bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha de orden y claridad” (García Colín, 2007).
16 Decimos que para una empresa industrial, son todos aquellos bienes utilizados en la producción de artículos terminados para la venta, como materias primas, producción en proceso, artículos terminados, material para empaque, reparaciones, etc. Mientras menores sean los costos mayores serán las posibilidades de alcanzar los objetivos de la empresa.
2.3 Importancia del Registro de los Inventarios
El tener un registro de inventarios es sumamente importante, ya que nos brinda un orden administrativo como operativo, que nos da la posibilidad de llevar un control de las mercaderías, así como de los recursos económicos que invertimos en ellas. Entonces el saber exactamente lo que tenemos nos ayuda a:
a- Controlar internamente el manejo y el cuidado que le estamos dando al inventario. b- No duplicar pedidos.
c- No pedir más mercadería de la realmente necesaria.
d- No incurrir en problemas de almacenamiento por cantidades excesivas. e- No incumplir con nuestros clientes por falta de mercadería.
f- Quedarnos con mercadería obsoleta. g- Perder mercadería con fecha de caducidad.
h- Tener estadísticas sobre la rotación del inventario.
i- Contar con información que nos permita hacer proyecciones de compras futuras. j- Detectar productos que estén dando baja rentabilidad.
k- Detectar movimientos no autorizados del inventario.
17 seguramente disminuirá la posibilidad de tomar decisiones equivocadas que pongan en riesgo la estabilidad de la empresa.
2.4 Clases de Inventarios
Inventarios de Fluctuación
Esta clase de inventarios existe o nace cuando no se puede predecir exactamente la cantidad y el ritmo de las ventas en un período determinado. Si en una semana vendemos 50 unidades y a la siguiente aumenta la venta a 300 unidades, surge la necesidad de implementar esta clase de inventario. Pero no aparece únicamente como una posible solución para la dificultad de predecir las ventas, sino también cuando tenemos proveedores o productos los cuales su tiempo de entrega es muy heterogéneo. Es decir se puede demorar una semana como dos o inclusive tres.
“Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o stock de seguridad, nombres usuales para los inventarios de fluctuación” (W. Plossl, 1991).
“Los inventarios de fluctuación, llamados stocks de estabilización pueden incluirse en el plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. (W. Plossl, 1991)”.
Inventarios de Anticipación
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Inventarios de Tamaño de Lote
Usualmente es poco práctico e imposible comprar mercadería exactamente en la cantidad que se venderá o necesitará en ese momento. “Por lo tanto los artículos se consiguen en cantidades mayores a las que necesiten en el momento; el inventario resultante es el inventario de tamaño de lote” (W. Plossl, 1991).
Inventarios de Transportación
Son los que aparecen cuando existen mercaderías que deben movilizarse de un lugar a otro. “Mientras el inventario se encuentre en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes: existe exclusivamente por el tiempo de transporte. (W. Plossl, 1991)”.
Inventario de Protección (o Especulativo)
Las empresas que utilizan materias primas como: petróleo, carbón, cemento o comercializan productos como: lana, granos o productos animales, que tienen como característica su variación constante en el precio, pueden tener ahorros significativos con la compra de grandes cantidades cuando el precio del bien en el mercado baje. A los productos o materias que se compran bajo estas condiciones se las denomina inventario de protección o especulativo. La compra de una cantidad adicional a un menor precio， reducirá los costos y nos brindará la oportunidad de estar preparado ante cualquier alza de precios en el mercado.
2.5 Importancia de Mantener Inventarios
Es de suma importancia mantener inventarios en una empresa comercial， ya que el
momento en que el producto está en lugar indicado，en el tiempo justo y en cantidades
19
Razón Operativa
La actividad principal de una empresa comercial es la compra de mercadería para su posterior venta，bien sea al por mayor o menor。Por esta razón es indispensable contar con productos en cantidades adecuadas, para así poder abastecer las solicitudes y pedidos de los clientes。 Entonces es claro que el inventario se convierte en la principal fuente de abastecimiento y el eje principal de la actividad comercial.
Razón Preventiva
Es muy difícil determinar o calcular con exactitud la cantidad de material necesaria para cubrir la demanda de los clientes。Podemos contar con estadísticas o datos históricos de las
ventas，las mismas que nos brindaran una guía para realizar las adquisiciones。Pero debemos tomar las precauciones necesarias ya que el mercado presenta variables de diversos tipos que pueden ocasionar desabastecimiento，ocasionando pérdidas económicas así como daños en la
imagen。Por estas razones siempre será importante contar un stock que nos brinde un respaldo y
nos ayude a prevenir variables en el mercado。
Razón Especulativa
20
2.6 Desventajas de Mantener Inventarios
Capacidad de Almacenaje
A pesar de que las empresas cuenten con grandes espacios para almacenaje del inventario, la capacidad nunca será ilimitada. Ya que el almacenar una cantidad excesiva de un solo productos posiblemente limite la variedad o inclusive puede generar desabastecimiento.
Capital Inmovilizado
El realizar compras en cantidades excesivas de mercadería, sin una preventa o proyección de ventas reales puede ocasionar que el plazo de crédito de los proveedores no sea suficiente para lograr reunir el dinero y cancelar la deuda. Esto tendrá como consecuencia la necesidad de utilizar recursos de la empresa, que posiblemente eran un respaldo o los cuales estaban destinados para otra actividad. Teniendo una baja rotación del inventario y un capital “inmovilizado” en las bodegas.
Obsolescencia
o Caducidad
El mercado así como la tecnología están en constante evolución, cambio y mejoramiento, un producto que hoy es novedoso y útil, en poco tiempo puede llegar a ser reemplazado por otro de mejores características y algunas ocasiones a menor precio. Si no se lo vende rápido puede volverse obsoleto y convertirse en pérdida para la empresa.
21
Costos de Mantenimiento
Hay productos o materias primas que necesitan un mantenimiento especial para su preservación. Por ejemplo: refrigeración o calefacción, esto representa un costo, pero va aumentando a medida que el tiempo va pasando, reduciendo las ganancias o generando pérdidas.
Seguridad y Vigilancia
El cuidado de los recursos tiene un costo en personal especial para la seguridad y vigilancia, los cuales permanecen al cuidado de maquinaria, productos, mercaderías, materias primas etc. mientras están no hayan sido vendidas.
2.7 Métodos de Valoración de Inventarios
Durante el período contable existen variaciones en los precios de compra de las mercancías, debido al alza de precios en el mercado o ya que se adquieren a diferentes proveedores. Esto genera que se presenten dificultades en determinar “el costo de mercancías vendidas y el costo de mercancías disponibles al terminar el período” (Guajardo Cantú, 1991). Existen varios métodos para la valoración de inventarios como:
Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
En este método suponemos que las primeras mercancías que compramos son las primeras mercancías que vendemos. Es decir que al final del período las mercancías en existencia serán valoradas al precio actual o al último precio de compra.
Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
22 comprados”. (Guajardo Cantú, 1991) Es decir que al final del período las mercancías en existencia serán valoradas al precio de compra o al más antiguo.
Nota: No es permitido según las NIIF.
Promedio Ponderado
De acuerdo con este método las mercancías que quedan o no se han vendido al final del período serán valoradas al costo promedio por unidad. El costo promedio por unidad será igual al costo total de las mercancías compradas dividido para el número de unidades total.
2.8 Métodos para la Fijación del Costo
Para poder hablar de los diferentes métodos que existen, debemos mencionar que las empresas y las personas que están a cargo de ellas, constantemente deben enfrentarse a la toma de decisiones respecto a los niveles de inventarios, las cuales se verán reflejadas en los diferentes costos que se pueden presentar. Los cuales podemos clasificar en tres categorías:
Costos de Mantener
“
Éstos incluyen todos los gastos en que una empresa incurre y que corresponden a la inversión, guarda y manejo que se tiene de los inventarios. Es un costo variable que se expresa en porcentajes (García Colin, Contabilidad de Costos, 2008). Los cuales fluctúan entre 10 y 25% del valor de los inventarios. Los cuales comprenden los siguientes elementos.a- Costos del Capital Invertido
23
b- Costos de obsolescencia
Este costo se determina con cifras históricas, de la parte de la inversión inventarios que no ha sido vendida.
c- Seguros
Todo negocio tiene un nivel riesgo que puede ser mayor o menor de acuerdo a la actividad propia, pero que siempre estará presente. Esto nos lleva a tener en cuenta el costo que representa asegurar la mercadería, el mismo que se añade al costo de mantener inventarios.
d- Almacenaje
Existe la posibilidad de que los locales de almacenaje se encuentren en dos situaciones:
Rentados
“Los inventarios absorben la parte proporcional de la renta que les corresponde de acuerdo con la superficie que ocupen” (García Colin, Contabilidad de Costos,
2008).
Propios
“Absorben, dentro de su costo de almacenaje, la parte proporcional de la depreciación del local, de acuerdo también con la superficie que ocupen” (García Colin, Contabilidad de Costos, 2008).
Costos de Ordenar
Son aquellos gastos necesarios que se incurre el momento de realizar las órdenes de compra.
24 b- Preparación de las requisiciones de compra.
c- Recepción de los materiales.
d- Análisis e inspección de los materiales recibidos. e- Costeo de la orden de compra.
f- Pago de las facturas correspondientes.
g- Registro del control de inventarios, compras, almacén, costos, contabilidad, etc.
Costos de Carecer
“En el caso de los productos terminados, carecer de existencias puede significar pérdidas de ventas para la empresa y, por lo tanto, de la utilidad adicional que se habría realizado si se hubiesen vendido en el momento de la demanda. En consecuencia, un cliente cuyo pedido no se satisface puede en el futuro reducir su demanda con la consiguiente mala reputación de la empresa” (García Colin, Contabilidad de Costos, 2008).
Aplicación Métodos
Una vez que obtenemos los costos de obtener, ordenar y carecer debemos agregar al costo unitario de compra de cada artículo. Esto obtendremos de acuerdo a la forma de valoración que utilicemos y que veremos su aplicación a continuación:
Cuadro 2.1
Datos para Ejemplificación
CANTIDAD COSTO UNITARIO VALOR TOTAL
INVENTARIO INICIAL 20 $ 20.000,00 $ 400.000,00
COMPRAS 60 $ 30.000,00
$ 1.800.000,00
CANTIDAD TOTAL 80
$ 2.200.000,00
VENTAS PERIODO 70
INVENTARIO FINAL 10
25
Cuadro 2.2
Aplicación Método Promedio Ponderado
Elaborado por: Esteban Lincango Fecha Elaboración: 11 de Abril del 2014
PEPS
Valor del Inventario Final 10u*$30000 =$300000
El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.
UEPS
Valor del Inventario Final 10u*$20000 =$200000
El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía comprada.
2.9 Kárdex
Son herramientas administrativas que nos permiten llevar un registro individual de cada producto de la empresa, controlar las transacciones que se han realizado y poder detectar cualquier tipo de anomalías.
𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 =
2200000
80 = 27500
Costo por Artículo=$27500
Valor del Inventario Final 10u*$27500 =$275000
26
Gráfico 2.1
Ejemplo de Kárdex
(Educaconta, 2011)
Consultado:
1 de octubre de 2014
2.10 Errores Comunes en los Inventarios
Excesos en las Compras
27
Ineficiencia Administrativa
En muchas ocasiones la coordinación al interior de las empresas presenta falencias, se ve una falta de comunicación total en el procesamiento de pedidos. En ocasiones el área comercial se compromete con clientes en cantidades y productos con los que ya no cuenta. Dejando un espacio amplio para que la competencia logre satisfacer las necesidades de los clientes.
Tiempo de Entrega en Compras
En nuestro país la logística no ha logrado aún el desarrollo que las empresas y los consumidores necesitan, podemos ver valiosos ejemplos en otros países, donde incluso cuenta con entregas denominadas “just in time”. Este tipo de sistema logístico garantiza la entrega de materias primas o productos justo a tiempo para su uso o venta. En algunas ocasiones no se toma las previsiones y las medidas para cumplir en tiempo y en cantidades con los clientes, ya que se pasa por alto el manejo logístico de los proveedores.
Tiempo de Entrega en Ventas
La falta de organización y de coordinación entre la parte comercial y los encargados de la logística ocasionan serios problemas con la entrega de pedidos, los vendedores en su afán de cumplir con objetivos muchas veces realizan ofrecimientos que el personal encargado del transporte muy difícilmente puede hacer realidad. Esto genera que la imagen de la empresa ante el cliente genere dudas y su confianza se vea afectada.
2.11 Rotación de Inventarios
“El índice de rotación representa el número de renovaciones de las existencias medias
28
Bajo índice: Cuando nos encontramos frente a un bajo índice de rotación podemos tener en cuenta que esa cifra podría ser reflejo de iliquidez, abastecimiento de grandes cantidades así, ventas en niveles muy bajos como también puede tratarse de un producto cuya venta sea estacionaria.
Alto índice: Un índice alto refleja una circulación importante del inventario, así como recuperación constante del capital invertido.
Cuadro 2.3
Fórmula para Cálculo de Índice de Rotación de Inventarios
(Suarez, 2012)
Costo Producto Vendido: El número de unidades vendidas en un período, las cuales pueden estar expresadas en número de unidades físicas o unidades monetarias siempre tomando en cuenta el precio de costo.
Inventario: el número promedio de unidades vendidas en el año expresadas en unidades físicas o unidades monetarias.
2.11.1 Importancia de la Rotación de Inventarios
La rotación de inventarios es sumamente importante, ya que al mantener materiales almacenados durante largos períodos los costos se elevan, existe poca liquidez en la empresa, no se recupera la inversión, no se obtienen ganancias y se presentan un sin número de inconvenientes para el funcionamiento óptimo de las empresas.
Con un conocimiento de los índices de rotación se presenta un panorama claro para las personas encargadas de la administración y gestión de los inventarios dentro de una institución.
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑇𝑒𝑟𝑚𝑖𝑛𝑎𝑑𝑜 =𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜 𝑉𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑜 (𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠)
29 Estas cifras reducen el margen de error en la toma de decisiones, las mismas que pueden ser claves para el apuntalamiento de las fortalezas y el trabajo en las debilidades.
2.11.2 Ventajas al Mantener Rotación de Inventarios
Cuadro 2.4
Ventajas de la Rotación de Inventarios
VENTAJAS
a- Mantener precios competitivos respecto a los competidores. b- Operación del negocio con crédito de los proveedores. c- Alta recuperación de la inversión.
d- Niveles altos de liquidez.
e- Bajos costos de almacenamiento. f- Amplia variedad de productos.
Elaborado por: Esteban Lincango Fecha Elaboración: 11 de Abril del 2014
2.12 Clasificación y Codificación de Materiales
Para realizar la codificación dentro de una empresa existen varios sistemas, los cuales nos presentan una serie de características particulares. Cuando pensamos en un sistema de clasificación con códigos deben tener en cuenta que existen tres formas de estructurar los mismos:
30
Cuadro 2.5
Métodos de Codificación
Ventajas Desventajas Conclusión
Alfabéticos - Gran posibilidad teórica de una
codificación alfabética.
- Resulta más difícil determinar y ordenar los objetos.
- Difícil de comprobar e intuitivo.
La codificación alfabética es absolutamente inadecuada para el tratamiento
automático de la información.
Numéricos - Se utiliza los números del 0 al 9.
- Los códigos numéricos son inmediatamente comprensibles.
- Pueden ser tratados con agilidad.
- Menor potencialidad teórica.
Es absolutamente adecuada para la optimización de información.
Mixtos - Potencialidad teórica superior a la de la codificación numérica. -Mayor elasticidad del código.
- Su estructuración puede resultar un poco más compleja.
Puede ampliarse añadiendo nuevas letras, lo que contribuye a engrandecer su expresividad.
31 del código y cada uno de los elementos clasificados. Conviene también señalar que la codificación es una técnica que permite analizar mejor la clasificación” (Parra Guerrero, 2005).
2.12.1 Características de un Código
De acuerdo a su estructura: “el reagrupamiento se realiza de acuerdo a la calidad intrínseca de
los diferentes elementos” (Parra Guerrero, 2005).
De acuerdo a su función: “el reagrupamiento se realiza en función del conjunto del que van a
formar parte los elementos a clasificar” (Parra Guerrero, 2005).
De acuerdo a la localización: “la formación de las clases se basa en el lugar donde se encuentra
cada elemento” (Parra Guerrero, 2005).
Mixta: “la clasificación mixta es aquella en la que unos elementos siguen el criterio estructural y
otros funcional o locacional” (Parra Guerrero, 2005).
2.12.2 Estructura de un Código
Antes de empezar por el diseño de un sistema de codificación o de un código es importante tener en cuenta dos condiciones importantes:
a- Los sistemas numéricos son los únicos que realmente pueden llegar a satisfacer todas las necesidades.
b- Debemos evitar los sistemas numéricos progresivos, ya que estos no nos permiten una subdivisión.
Codificación por Escalones
32 de manejo, elasticidad y brevedad de código, presenta algunos inconvenientes como la dificultad de análisis y la escasa expresividad del código” (Parra Guerrero, 2005).
Codificación por el Método Decimal
“Consiste en que cada una de las cifras va del 0 al 9 identifica una sola clase; por lo tanto, todo el conjunto de elementos a clasificar ha de dividirse en diez grupos, que podemos llamar fundamentales. Cada una de estas clases fundamentales puede después subdividirse en otras diez clases secundarias, numeradas también del 0 al 9, y así sucesivamente” (Parra Guerrero, 2005).
2.13 Determinación de Stocks
“El stock, en cambio, es la cantidad de mercancías depositadas, o las existencias de un determinado producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas” (Suarez, 2012).
2.13.1 Determinación de Stock Máximo
El stock máximo es el nivel superior que la cantidad existencias de un determinado producto no puede sobrepasar, ya que el momento que esto ocurre se empieza a presentar problemas en el almacenaje, la manipulación, entre otros. Todo este tiene consecuencias directas en la rentabilidad ya que los costos se elevan. Dañando así cualquier tipo de planificación.
Cuadro 2.6
Fórmula para Cálculo de Stock Máximo
(Vértice, 2008)
33
2.13.2 Determinación de Stock Mínimo Requerido
El stock mínimo es el nivel inferior que la cantidad de existencias de un determinado producto no puede sobrepasar, ya que el momento en que esto ocurre se presentan problemas con los clientes ya que no se logra satisfacer su demanda. Todo esto tiene consecuencia directa a nuestra rentabilidad e imagen, ya que no se concretan las ventas y no se cumple con los clientes.
Cálculo de Consumo Diario
“Consumo total del período, dividido entre el número de días que componga ese período.
Si demandamos 100000 unidades al año y suponiendo que la empresa trabaja 250 días laborales” (Párraga García, Carreño Sandoval, Nieto Salinas, López Yepes, & Madrid Garre, 2004).
Cuadro 2.7
Fórmula para Cálculo de Consumo Diario
(Párraga García, Carreño Sandoval, Nieto Salinas, López Yepes, & Madrid Garre, 2004)
Cálculo Stock Mínimo
“Consumo diario por el número de días que transcurren desde que se solicita la mercancía, hasta que nos llega al almacén.
Stock Mínimo=10 días * 400 unidades día=4000 unidades
Siendo el consumo diario de 400 unidades, para asegurar el consumo durante los 10 días necesitaremos 400 u.* 10 d.= 4000 unidades, este es el volumen o stock necesario para asegurar la producción o venta durante los 10 días que transcurren desde que se solicita la mercancía,
𝐶𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝐷𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜 =100000
34 hasta que nos llega al almacén” (Párraga García, Carreño Sandoval, Nieto Salinas, López Yepes, & Madrid Garre, 2004).
2.13.3 Determinación de Stock de Seguridad
El stock de seguridad o de protección de algún producto, lo conforman las existencias adicionales que tiene la empresa disponible sobre el nivel normal que se mantiene para satisfacer los pedidos de los clientes, el mismo que es utilizado para atender las posibles variaciones en la demanda, de la escasez o demora que se pueden presentar en los pedidos.
“El stock de seguridad está destinado a paliar las fluctuaciones de la demanda cuando ésta es aleatoria, o a paliar las fluctuaciones de duración del plazo de reposición o entrega.
Será necesario el stock de seguridad en los siguientes casos: a- Demanda aleatoria y plazo de entrega conocido.
b- Demanda conocida y plazo de entrega aleatorio.
c- Demanda y plazo de entrega aleatorios” (Parra Guerrero, 2005).
“El cálculo se efectúa teniendo en cuenta el mayor consumo de un año, más el 20 por 100 del mismo multiplicado por los días calculados de plazo de entrega y dividido por los días del mes.
Ejemplo:
Consumo total del año: 59.8000 unidades
Consumo mayor del año en un mes: 5.300 unidades. Plazo de entrega, trámites, etc.: 40 días” (Lamata, 2008).
Stock de Seguridad= (5300+20/100*5300) 40/30 Stock de Seguridad=8459 unidades
35 Porcentaje del Consumo Anual= 14,14%
Nota: Datos para ejemplificar.
2.14 Del Almacenamiento
2.14.1 Almacenamiento de Objetos
Materiales Rígidos Lineales (perfiles, barras y tubos)
Se deberá almacenar en estructuras metálicas con divisiones intermedias tanto verticales como horizontales, ya que el diámetro de cada artículo es diferente. Además esa estructura debe ir sobre pavimento liso, firme y resistente capaz de soportar el peso de los artículos almacenados y brindar la estabilidad necesaria para su manipulación.
- Se recomienda una altura de apilamiento de 6m que tenga un fácil acceso con elementos mecánicos.
- Se debe evitar la circulación del personal sobre los materiales especialmente a zonas altas. - Perfiles y planchas metálicas de pesos y tamaños considerables deben procurar ser apiladas en estanterías que cuenten con rodillos para un manejo más fácil.
- Es importante proteger los extremos de los perfiles y distanciarlos de zonas de paso cuando se los almacene horizontalmente.
Materiales Rígidos no Lineales (cajas, recipientes cilíndricos y piezas diversas)
Cajas
36 El apilamiento ideal debería realizarse en estanterías, para aprovechar el espacio de la bodega o el almacén, además de brindar una mayor seguridad. Teniendo en cuenta siempre las siguientes observaciones:
- Procurar almacenar los elementos más pesados en la parte inferior. - Asegurar las estanterías a elementos estructurales rígidos como paredes.
- Existen accidentes frecuentes con las estanterías por falta de medidas de precaución.
Recipientes Cilíndricos
Para el almacenamiento de recipientes cilíndricos se debe procurar no apilar uno sobre otro, para su protección y preservación será importante utilizar pallets.
Piezas Diversas
Cuando almacenamos piezas de tamaño pequeño, colocarlos en recipientes como cartones, canastas, gavetas etc. que en lo posible sean apilables o se las pueda colocar en estanterías de maneras que optimicen su espacio y brinden al personal la facilidad de despacho.
Almacenamiento con Pallets
Son estructuras de materiales tales como madera, plástico o metal sobre las cuales se almacenan los productos, tienen la particularidad que por su forma se puede utilizar maquinaria como montacargas para su manipulación.
El principal riesgo son los daños que pueden producirse en los pallets, que pueden ocasionar accidentes el momento de ser manipulados.
Medidas Preventivas
-
La altura máxima de cara será 1,5m.-
Su carga máxima conjunta será de 700kg37
-
Desechar los pallets en mal estado.2.15 Costos y Pedidos
2.15.1 Costos
Costos de Almacenaje
“El costo de almacenaje es lo que cuesta mantener los artículos en el almacén. El coste de almacenaje (CA) se suele medir por unidades físicas de artículos” (Suarez, 2012).
Cuadro 2.8
Fórmula para Cálculo de Costo de Almacenaje
(Suarez, 2012)
“A esto habría que sumar el coste de almacenar el stock de seguridad. Este coste se calcula multiplicando el coste unitario por el stock de seguridad” (Suarez, 2012).
(Suarez, 2012)
“El porcentaje que representa el coste de almacenamiento respecto al valor del stock medio se llama tasa de posesión o mantenimiento del stock.
No obstante el coste de almacenaje engloba numerosos gastos que es importante conocer:
𝐶𝐴 = 𝐶𝑎𝑄
2
Ca= Costo de cada unidad
𝑄
2 = Stock Medio
Q= Cantidad que se pide en cada pedido.
𝐶𝐴 = (𝐶𝑎𝑄
38 - Costes relacionados con el local. Dentro de éstos, se pueden considerar por separado o conjuntamente, el coste del suelo y el edificio, y el de las instalaciones.
- La maquinaria y elementos de la manipulación. - La mano de obra.
- El mantenimiento.
- Administración en general y de la logística en particular. - Seguros e impuestos.
- Costes generales.
- Costes por tenencia de stocks. - Otros gastos” (Suarez, 2012).
Costo del Espacio
Cuando hablamos de este costo lo primero que hay que decidir es si estamos dispuestos a construir instalaciones propias o si tomamos la opción de alquilar.
Alquiler: “Será una cantidad fija por unidad de tiempo (normalmente, al mes) y por unidad de superficie (normalmente, por metro cuadrado). Su importe variará sustancialmente dependiendo de la situación geográfica, comunicaciones, servicios…” (Suarez, 2012).
Amortización: “Cuando el almacén se tiene en propiedad, contablemente se destina una
cantidad anual a recuperar los fondos que se hayan invertido en la adquisición. Es decir, el coste que se tiene en cuenta no es el valor total de la construcción del local, sino una amortización, es decir, que cada año consideramos únicamente una parte del coste total” (Suarez, 2012).
Financiación: “Este coste refleja el rendimiento que se obtendría con las inversiones realizadas
39
Reparaciones y Mantenimiento: “Son los costes relacionados con el edificio, hay que
contemplar los de las reparaciones y el mantenimiento del local” (Suarez, 2012).
“Así, por ejemplo, si llamamos Cm2 al coste anual por metro cuadrado y a la relación kg/m2 y R al número de semanas que permanece el stock, y considerando que cada año tiene 52 semanas, tendremos que el coste semanal al espacio por kilogramo será:” (Suarez, 2012).
Cuadro 2.9
Fórmula para Cálculo de Costo del Espacio
(Suarez, 2012)
Cuadro 2.10
Datos para Obtener Costos
Costo de Administración
“Son aquellos que tienen relación con el trámite necesario para la adquisición de los bienes u objetos que se compran, es decir los gastos efectuados por la acción de adquirir los
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑒 𝑑𝑒𝑙 𝐸𝑠𝑝𝑎𝑐𝑖𝑜 =𝐶𝑚2 ∗ 𝑆 ∗ 𝑅
52
D= Demanda Anual
L= Tiempo Guía = 1 semana = 1/52 de año
i= Tasa de Transferencia
K= Costo de Pedido
C= Costo de Compra
