Entre los objetivos empresariales de la Empresa Eléctrica está el fortalecimiento del Sistema de Control Interno con vista a la prevención de delitos e indisciplinas en las entidades, planificar la dirección, control y evaluación de su gestión y de esa forma obtener como resultado la efectividad de los sistemas implementados en cada organización perteneciente a l Sistema Empresarial de la Unión Eléctrica.
Teniendo en cuenta lo dispuesto en la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República (CGR), la empresa mantiene un sistemas de control interno conforme a sus características, competencia y atribuciones institucionales además establece y actualiza, en el marco de su competencia, las normas y otras disposiciones requeridas al efecto, con el fin de planificar la dirección, control y evaluación de su gestión y de esa forma obtener como resultado la efectividad de los sistemas implementados en cada organización perteneciente al sistema empresarial de la Empresa Eléctrica, es por ello que se crea y actualiza de forma regular el Manual de Control Interno (MCI) teniendo en cuenta las experiencias de su implementación. El Manual de Control Interno de la Empresa Eléctrica, ha sido elaborado en línea armónica y consecuente con el Reglamento de la Ley 107/09 de la Contraloría General de la República (CGR), la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República, así como los objetivos establecidos por la máxima dirección de la Unión
29 Eléctrica y otras partes interesadas. El mismo se sustenta básicamente en el Sistema de Gestión Empresarial, a partir de la existencia de los Manuales de procedimientos, las instrucciones y demás regulaciones, donde se plantean los aspectos fundamentales para la realización de esta actividad y los nuevos cambios ocurridos.
1.2.1 Objetivos generales del Sistema de Control Interno para el correcto funcionamiento de las Empresas Eléctricas
La Empresa Eléctrica como institución cuenta con los siguientes objetivos generales para el funcionamiento del Control Interno en todas las entidades subordinadas a ella:
1. Implementar un sistema de control que garantice el cumplimiento de los objetivos y metas y la satisfacción de los clientes y trabajadores.
2. Crear un modelo que permita evaluar la efectividad del Sistema de Control a partir del cumplimiento de las normas y regulaciones internas y externas vigentes.
3. Desarrollar un ambiente de control que garantice la consecución de los objetivos trazados.
4. Implantar una definición común de Control Interno que responde a las necesidades, estructura administrativa y el grado de complejidad de las entidades de la Unión Eléctrica.
5. Facilitar la creación de un modelo que permita evaluar el Sistema de Control Interno de forma razonable a partir del cumplimiento de todas las normas y regulaciones.
6. Crear una cultura de control que abarque a todos los trabajadores de la entidad a través de la realización de cursos y seminarios entre otras acciones.
7. Describir de forma documentada el Sistema de Control Interno y las disposiciones generales de la dirección para obtener una seguridad razonable sobre la protección a los activos, pasivos, ingresos y gastos.
30 interno a partir de las modificaciones realizadas.
9. Salvaguardar los recursos materiales y financieros propiedad de la organización que han sido asignados para el cumplimiento del objeto social a través de la determinación de la responsabilidad individual.
10. Garantizar la exactitud y veracidad de las operaciones, y de la información producida por la entidad a partir de los hechos económicos ocurridos.
Con la implementación de cada uno de los objetivos fundamentales del Manual de Control Interno, de acuerdo a lo que establece la Resolución 60/11 de la C.G.R, se garantiza un adecuado control y supervisión bajo los principios básicos del control interno, los cuales son:
a. Legalidad: Los órganos, organismos, organizaciones y entidades dictan normas legales y procedimientos en correspondencia con lo establecido en la legislación vigente, para el diseño, armonización e implementación de los Sistemas de Control Interno en el cumplimiento de la función rectora interna del sistema, para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones. b. Objetividad: Fundamentar con un criterio profesional a partir de comparar
lo realizado de forma cuantitativa y cualitativa, con parámetros y normas establecidas.
c. Probidad administrativa: Promover con honradez la correcta y transparente administración del patrimonio público y en consecuencia exigir, cuando corresponda, las responsabilidades ante cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidades o acto ilícito.
d. División de funciones: Garantizar que los procesos, actividades y operaciones sean controlados y supervisados de manera que no pongan en riesgo su ejecución, contrapartida y limiten su revisión.
e. Fijación de responsabilidad: Establecer las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, que prevean las funciones y responsabilidades de cada área, expresando el cómo hay que hacer y quién debe hacerlo, así como la consecuente responsabilidad de cada uno de los integrantes de la organización, estableciendo en forma obligatoria
31 que se deje evidencia documental, de quién y cuándo efectúa cada una de las operaciones en los documentos y registros.
f. Cargo y descargo: Fijación de las responsabilidades y facilita la aplicación de la responsabilidad sobre el control y registro de las operaciones de un recurso, transacción, hecho económico o administrativo, debe quedar c l a r a m e n t e definida en la forma establecida. Debe entenderse como el máximo control de lo que entra y sale; cualquier operación registrada en una cuenta contraria a su naturaleza, la entrega de recursos (descargo) debe tener una contrapartida o recepción (cargo) y cuando esta operación se formaliza documentalmente la persona que recibe firma el documento asumiendo la custodia de lo recibido.
g. Autocontrol: Autoevaluar su gestión de manera permanente; y cuando proceda, elaborar un plan para corregir las fallas e insuficiencias, adoptar las medidas administrativas que correspondan y dar seguimiento al mismo en el órgano colegiado de dirección, comunicar sus resultados al nivel superior y rendir cuenta a los trabajadores.
Limitaciones del Sistema de Control Interno.
El Sistema de Control Interno está relacionado con el concepto de seguridad razonable, al reconocer la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos, actividades y operaciones, originados por errores en interpretaciones de normas legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre personas y al evaluar la relación costo – beneficio.
El Sistema de Control Interno diseñado en la empresa tiene las siguientes características generales:
a. Integral: Considera la totalidad de los procesos, actividades y operaciones con un enfoque sistémico y participativo de todos los trabajadores.
b. Flexible: Responde a sus características y condiciones propias, permitiendo su adecuación, armonización y actualización periódica. En entidades que cuenten con reducido personal, establecimientos y unidades de base, debe ser sencillo, previendo que la máxima autoridad o alguien designado por él, se
32 responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.
c. Razonable: Diseñado para lograr los objetivos del Sistema de Control Interno con seguridad razonable y satisfacer, con la calidad requerida, sus necesidades.
El diseño del Control Interno en el Sistema Empresarial de la Empresa Eléctrica se lleva a cabo para garantizar la integración de todos los principios básicos vinculados, aplicados a todas las actividades, el mismo tiene como principal objetivo la aplicación eficiente de las políticas, reglamentos y procedimientos elaborados con el propósito de asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.
Los principios del Control Interno incluyen aspectos tales como los que se relacionan a continuación:
Estructura organizativa – Cada entidad crea un organigrama funcional donde
quede plasmada la estructura organizativa y los niveles de autoridad y responsabilidad de cada área.
Establecimiento de líneas de responsabilidad – Cada trabajador
incluyendo cuadros y dirigentes conocen sus funciones, que exista un documento en el cual se establezcan las atribuciones del personal, evitando de esta forma el uso de atribuciones indebidas.
Actualización de los Manuales de procedimientos – Las diferentes áreas
cuentan con todos los Manuales de procedimientos y regulaciones necesarias para el cumplimiento eficiente de sus funciones.
Sistema de modelos y registros para evidenciar las operaciones de la entidad – Se cumpla con el sistema de modelos establecidos para cada
temática que conjuntamente con los procedimientos garanticen la realización de las acciones o hechos económicos.
Plan de supervisión – Se cuenta con un plan de supervisiones, que tienen
que ser llevadas a cabo por las distintas áreas y donde se definen los objetivos de control.
Personal adecuado a las funciones de control a ejecutar – Se cuenta
33 el seguimiento sistemático del cumplimiento de los principales objetivos de trabajo de la organización.
1.3 El Control Interno en el Subsistema de Activos Fijos Tangibles de la