El control del proceso consiste en definir qué se debe controlar para conseguir los objetivos del cada proceso, en definitiva, determinar los objetivos de control, si no tenemos definidos cuales serán estos objetivos y que puntos de control vamos a establecer en el proceso, no podremos monitorearlo y verificar si está dentro de los resultados esperados o es necesario analizar algún punto del proceso.
De acuerdo con James Evans y William Lindsay (2008), mencionan que “el control es la actividad que asegura la conformidad con los requerimientos y permite emprender una acción correctiva cuando sea necesario para resolver problemas y mantener un desempeño estable”80 por otro lado también
mencionan que eliminar las causas que generan variaciones y el mantenimiento de un desempeño consistente son la esencia del control.
Por otro lado, al tener un control del proceso, nos permitirá realizar comparaciones de resultados. En muchas empresas emplean métodos estadísticos de control de variaciones, para determinar cuándo es necesario realizar una acción o cuando simplemente no se debe hacer nada, para los autores citados consideran que las compañías han adoptado un enfoque utilizado en el ejército denominado “revisión después de la acción”, esta revisión consiste en realizar cuatro preguntas, las cuales describimos a continuación ¿Qué se supone que sucedería?, ¿Qué sucedió en realidad?, ¿Por qué hay una diferencia?, ¿Qué podemos aprender?, estas preguntas como vemos igual nos será de gran ayuda cuando tengamos el control de un proceso y si en caso algún punto está fuera de los límites establecidos.
a. Puntos de Control
Podemos entender por puntos de control en aquellas actividades importantes del proceso donde es necesario realizar una medición, es decir son puntos críticos. Por lo general se suelen ubicar a lo largo de dicho proceso es decir empezando por los inputs, pasando por el proceso mismo y por último en los outputs, de tal forma que en caso se presente un error en el proceso se tenga identificado en alguna de estas etapas, para plantear una acción correctiva.
Cuando hablamos de establecer controles sobre una actividad esta tiene dos partes, primero el monitoreo, y segundo la acción sobre el proceso. Presentándose las siguientes situaciones: a) Si el monitoreo no muestra variaciones, toda acción es innecesaria, b) solo debemos actuar sobre un proceso si los resultados muestran desviaciones estándar.
b. Gráficos o Diagramas de Control
Siguiendo a James Evans y William Lindsay (2008), mencionan que un diagrama de control es “un diagrama de corrida al que se agregan dos líneas horizontales, llamadas límites de control: el límite de control superior (LCS) y el límite de control inferior (LCI)”81 en este sentido cada resultado
representa un punto dentro de estos límites, en caso este fuera de los limites podemos hablar de una variación fuera de los límites, caso contrario entenderíamos que el proceso está controlado. Asimismo, dichos límites de control facilitan la interpretación de los patrones en un diagrama de control y la obtención de conclusiones sobre el estado del proceso.
Es importante mencionar que esta herramienta solo puede ser utilizada cuando tenemos que controlar eventos repetitivos y el proceso sea estable.
Figura N° 13 Estructura de un diagrama de control
Fuente: Evans James R., Lindsay William M., Administración y
c. Las Tres Mu y Los Desperdicios
El siguiente apartado tiene sus cimientos en el sistema de producción Toyota o más conocido como TPS (Toyota Production System), el cual se enfoca en dos puntos fundamentales el primero, en la calidad del producto desde que es procesado y el segundo la producción de solo lo necesario cuando se necesita, es decir un sistema de control de producción más eficiente, de calidad y más rápido a la altura de la exigencia de sus clientes.
Las 3 mu, derivan de la cultura japonesa, que como sabemos están muy orientados a la mejora continua:
a) MURI: De acuerdo con Luis Socconini (2016) “significa sobrecarga, ocurre cuando a las personas o a las maquinas se les exige que produzcan más allá de sus límites naturales o de sus capacidades”82, esto podría surgir a raíz
de una mala planificación o distribución del trabajo, de igual modo que los procesos no sean flexibles.
b) MURA: Siguiendo al mismo autor, indica que esto significa “variabilidad”83 de acuerdo a la interpretación que podemos
darle es el resultado de una serie de componentes como material, maquinas, métodos y mano de obra. Por consiguiente, es todo aquello que genera un desequilibrio en el trabajo, como interrupciones en el proceso, irregularidades y procesos no estandarizados.
82 SOCCONINI Luis; “Certificación Lean Six Sigma – Yelow Belt para la excelencia en los negocios”,
2ª Ed., México: Alfaomega Grupo Editor S.A., Imp. 2016. p. 13.
83 SOCCONINI Luis; “Certificación Lean Six Sigma – Yelow Belt para la excelencia en los negocios”,
c) MUDA: Significa “desperdicio”84, y podemos decir que es
todo aquello que consume recursos desproporcionados que no generan valor para el proceso ni el cliente, de acuerdo con el mismo autor, identificamos 10 mudas, de las cuales según la bibliografía revisada 7 de ellos fueron identificados por “Taichi Ohno” , creador del Toyota Production System.
Como hemos visto existen ciertas mudas o desperdicios que debemos tener en cuenta al analizar un proceso, de las cuales si son eliminadas o controladas podemos mejorar un proceso:
a) Sobreproducción: Se puede interpretar como el hecho de producir más de lo que se requiere o es solicitado por un cliente.
b) Sobreinventario: Podemos que decir que es el exceso de stocks, que generan mayores costos de almacenaje y se pueden volver obsoletos.
c) Productos defectuosos: Corresponden a los productos que no cumplen con los estándares y no están aptos para la venta.
d) Movimientos: Son aquellos movimientos que generan retrasos, como búsquedas de herramientas cuando podrían estar a la mano, y otros movimientos que generan pérdida de tiempo.
e) Procesamientos: Exceso de procesos que generan retrasos y no generan valor.
f) Espera: Es el periodo que se tendría que esperar para iniciar una actividad, un término común es decir que “el proceso está en almacén”.
g) Transporte: Representa el transportar materiales a un almacén temporal.
h) Energía: Desperdicio de energía o recursos empleados para realizar una actividad.
i) Talento sin acción: No utilizar en su totalidad el potencial de las personas para generar mejoras o realizar mejor su trabajo.
j) Contaminación: Corresponde a la contaminación del medioambiente con productos que probablemente podrían ser reutilizados en algún proceso.
2.4.7. LA MEJORA DEL PROCESO Y LA PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD
Cuando nos referimos a la mejora del proceso, debemos asociarlo a la capacidad para identificar problemas de manera eficaz, desarrollar soluciones adecuadas e implementarlas, en búsqueda de mejores prácticas para minimizar los desperdicios y optimizar la utilización de los recursos en cada proceso, de igual forma la planificación de la calidad, no es algo que debe tomarse a la ligera ya que es fundamental que los planes de mejora y de calidad estén descritos y todos en la organización estén involucrados y conozcan al respecto, así como la correcta delimitación de responsabilidades.