II. Misión.- Brindar productos y servicios en términos de calidad y oportunidad, a
través de la programación, ejecución y control de los procesos de administración de bienes y de existencias de bodegas, en cumplimiento de las normas legales vigentes.
III. Atribuciones y Responsabilidades.- Se enuncian a continuación:
a. Dimensionar las necesidades de recursos y suministros (maquinaria, existencias, equipos, tecnologías y personal) de acuerdo al POA de EMASEO EP, en coordinación con los procesos institucionales y la GPIT; b. Controlar que la gestión de la adquisición de bienes, servicios y
construcción de obras, manejo de bienes institucionales, provisión de servicios generales y administración de vehículos, estén alineados a las necesidades institucionales;
c. Asegurar que la gestión de los servicios generales de mantenimiento (limpieza, jardines, planta eléctrica, sistemas eléctrico, telefónico, agua potable, edificios, alcantarillado y baterías sanitarias) y de seguridad se cumplan de acuerdo a los parámetros establecidos;
d. Supervisar que los planes de cobertura de seguros de los activos de EMASEO EP y pólizas de fidelidad para el personal caucionado, estén de acuerdo a los requerimientos de la Empresa y que su ejecución sea oportuna;
e. Supervisar el oportuno abastecimiento de combustibles para las flotas de vehículos pesada y liviana;
Página 56 de 87 f. Vigilar el cumplimiento de planes de mantenimiento preventivo de las
instalaciones de la empresa, edificios, talleres;
g. Controlar que los vehículos de la flota liviana y pesada mantengan actualizados sus papeles de propiedad;
h. Supervisar que la administración del Centro de Operaciones de La Forestal estén alineados a los políticas de los procesos institucionales; i. Controlar la debida aplicación de los procedimientos de la gestión
administrativa, en función a los sistemas de gestión organizacional (Empresarial, Ambiental y de Información);
j. Establecer acciones para el cumplimiento de las metas estratégicas y operativas e indicadores, que permitan determinar la productividad y la generación periódica de reportes.
k. Las demás que le sean asignadas por el Gerente Administrativo Financiero.
IV. Estructura Básica.- El Proceso de Gestión Administrativa tiene una estructura
abierta conformada por equipos de trabajo para gestionar los siguientes procesos:
Adquisiciones; Gestión de Bienes; y Servicios Generales.
DE LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES
I. Responsable: Líder de Adquisiciones.
II. Misión.- Vigilar y ejecutar los procesos de compra institucional de bienes,
servicios, en términos de calidad y oportunidad.
III. Atribuciones y Responsabilidades.- Se enuncian a continuación:
a. Establecer y aplicar los procedimientos en función a los sistemas de gestión organizacional (empresarial - información) que dirige la GPIT: Adquisición de bienes y servicios para la flota vehicular;
b. Consolidar los requerimientos de adquisición de bienes y prestación de servicios para la flota vehicular, de acuerdo a las necesidades efectuadas y aprobadas por los distintos procesos institucionales de EMASEO EP;
Página 57 de 87 c. Realizar la provisión de suministros, materiales, bienes y prestación de servicios, en coordinación con los procesos institucionales de EMASEO EP; d. Publicar los procesos ejecutados bajo el régimen de ínfima cuantía en la
página del SERCOP;
e. Analizar y proponer acciones para el mejoramiento del desempeño, orientados a alcanzar estándares de calidad;
f. Ejecutar acciones para el cumplimiento de las metas estratégicas y operativas e indicadores, que permitan determinar la productividad y la generación periódica de reportes;
g. Emitir informes requeridos por el Coordinador (a) Administrativo (a); h. Las demás que sean asignadas por el Coordinador (a) Administrativo(a);
IV. Productos.- Para evidenciar el cumplimiento de las Atribuciones y
Responsabilidades se deberá cumplir al menos con los siguientes productos: a. Procedimientos para la adquisición de bienes y prestación de servicios
institucionales;
b. Plan de adquisiciones de bienes y prestación de servicios institucionales; c. Informe de evaluación de cumplimiento de planes de adquisiciones; d. Procesos de mejoramiento continuo;
e. Indicadores de Gestión a través del Sistema de Gestión de Información Empresarial que dirige la GPIT;
f. Informes que solicite el Coordinador (a) Administrativo (a). DE LA GESTIÓN DE BIENES
I. Responsable.- Líder de Gestión Bienes
II. Misión.- Velar y asegurar la correcta y oportuna provisión y existencia de los
recursos (suministros y materiales) bienes y existencias de bodegas (muebles e inmuebles, equipos de oficina, entre otros) de la institución.
III. Atribuciones y Responsabilidades.- Se enuncian a continuación:
a. Establecer y aplicar los procedimientos en función a los sistemas de gestión organizacional (empresarial - información) que dirige la GPIT: Administración de los bienes institucionales de EMASEO EP;
Página 58 de 87 b. Recibir de acuerdo con las especificaciones requeridas y distribuir oportunamente los recursos (existencias, suministros y materiales) y bienes (muebles e inmuebles, equipos de oficina, entre otros) de acuerdo a los requerimientos efectuados y aprobados por los distintos procesos institucionales de EMASEO EP;
c. Mantener actualizado el inventario y emitir un reporte de existencias y bienes de larga duración consolidado, en coordinación con la Unidad Financiera;
d. Efectuar constataciones físicas aleatorias durante el ejercicio fiscal, considerando métodos y procedimientos;
e. Efectuar y supervisar las constataciones físicas periódicas de inventario en coordinación con la Unidad Financiera;
f. Establecer e implementar un plan de mantenimiento de bienes (muebles e inmuebles, equipos de oficina, vehículos livianos);
g. Analizar y proponer acciones para el mejoramiento del desempeño, orientados a alcanzar estándares de calidad;
h. Ejecutar acciones para el cumplimiento de las metas estratégicas y operativas e indicadores, que permitan determinar la productividad y la generación periódica de reportes;
i. Emitir informes requeridos por el Coordinador (a)Administrativo (a);
j. Las demás que sean asignadas por el Coordinador (a) Administrativo (a);
IV. Productos.- Para evidenciar el cumplimiento de las Atribuciones y
Responsabilidades se deberá cumplir al menos con los siguientes productos: a. Procedimiento para la administración de los bienes institucionales de
EMASEO EP;
b. Inventario de bienes (muebles e inmuebles, equipos de oficina, entre otros);
c. Plan de mantenimiento de bienes (muebles, inmuebles y equipos de oficina);
d. Informe del mantenimiento de bienes (muebles, inmuebles y equipos de oficina);
e. Informes de consumo de existencias por unidad administrativa a nivel de proceso;
Página 59 de 87 g. Indicadores de Gestión a través del Sistema de Gestión de Información
Empresarial que dirige la GPIT;
h. Informes que solicite el Coordinador (a) Administrativo (a). DE LA GESTIÓN DE SERVICIOS GENERALES
I. Responsable.- Líder de Servicios Generales
II. Misión.- Gestionar la provisión de servicios generales (seguridad, transporte
del personal, servicios básicos (agua, luz, teléfono), limpieza, instalaciones y áreas verdes, entre otros) en términos de calidad y oportunidad para el cumplimiento de sus actividades y administrar la gestión vehicular, transporte de personal y la provisión de recursos de hidrocarburos (combustible y lubricantes) para la flota vehicular.
III. Atribuciones y Responsabilidades.- Se enuncian a continuación:
a. Consolidar los requerimientos de servicios generales (seguridad, transporte del personal, servicios básicos (agua, luz, teléfono), limpieza, instalaciones y áreas verdes, entre otros), en coordinación con los procesos institucionales de EMASEO EP;
b. Realizar la revisión de servicios generales (seguridad, transporte del personal, servicios básicos (agua, luz, teléfono), limpieza, instalaciones y áreas verdes, entre otros), en coordinación con los procesos institucionales de EMASEO EP;
c. Establecer e implementar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los servicios generales (seguridad, transporte del personal, servicios básicos (agua, luz, teléfono), limpieza, instalaciones y áreas verdes, entre otros);
d. Administrar los planes de cobertura de seguros de ramos generales de seguros institucionales, bienes, vehículos y fidelidad para el personal caucionado de EMASEO EP.
e. Administrar la flota liviana de conformidad a las disposiciones legales vigentes;
f. Control de la provisión de combustible y lubricantes para la flota vehicular liviana y pesada;
g. Controlar los procesos de revisión y matriculación vehicular de la flota liviana y pesada, en coordinación con la GME y GO;
h. Ejecutar acciones para el cumplimiento de las metas estratégicas y operativas e indicadores, que permitan determinar la productividad y la generación periódica de reportes;
Página 60 de 87 i. Emitir informes requeridos por el Coordinador (a) Administrativo (a);
j. Las demás que sean asignadas por el Coordinador (a) Administrativo (a);
IV. Productos.- Para evidenciar el cumplimiento de las Atribuciones y
Responsabilidades se deberá cumplir al menos con los siguientes productos: a. Procedimiento para la Administración de servicios generales (seguridad,
transporte del personal, servicios básicos (agua, luz, teléfono), limpieza, instalaciones y áreas verdes, entre otros).
b. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo (seguridad, limpieza, instalaciones y áreas verdes, entre otros) de la Empresa;
c. Informe del mantenimiento preventivo y correctivo (seguridad, limpieza, instalaciones y áreas verdes, entre otros) de la Empresa;
d. Procedimiento para la administración de la flota liviana, de conformidad a las disposiciones legales vigentes;
e. Procedimiento para la revisión y matriculación vehicular de la flota liviana y pesada en coordinación con la GME Y GO:
f. Gestión y seguimiento de reclamos en ramos generales de seguros institucionales, bienes, vehículos y fidelidad.
g. Indicadores de Gestión a través del Sistema de Gestión de Información Empresarial que dirige la GPIT;
h. Procedimiento para la administración de los recursos de hidrocarburos (combustibles) de la flota liviana y pesada,
i. Informes que solicite el Coordinador (a) Administrativo (a).
Artículo 40. DE LA COORDINACIÓN FINANCIERA