PO, Rev: El sistema asigna el número de la orden de compra automáticamente una vez grabe el documento.
1. PO Type: Seleccione del listado de valores la opción Standard Purchase Order. 2. Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botón que aparece a la
derecha del campo.
El sistema presenta la subpantalla Suppliers: Esta pantalla le permite reducir la búsqueda.
Si conoce el nombre exacto del proveedor, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #2.
3. Ingrese el nombre completo del proveedor.
Utilice el signo por ciento (%) para ver toda la lista de proveedores. Si desea
acortar la lista utilice el signo % antes y después de los valores que va a ingresar. Ej. %comp%
4. Una vez haya ingresado lo valores, presione el botón
El sistema presenta todos los nombres de los proveedores que cumplen con los
valores ingresados.
2 Detenga el cursor en el proveedor deseado y oprima
3 Site: Seleccione la sucursal de su proveedor
4 Contact: Escoja la persona de contacto de su proveedor, en caso de que se haya
ingresado en el maestro de proveedores.
5 Ship To: Indique el departamento o área a donde el proveedor deberá enviar la
mercancía. Esta dirección aparecerá en la Orden de Compra
9. Bill To: Esta representa la dirección a la cual su proveedor deberá enviar
estado de la orden de compra. El documento comienza con un estado
Incomplete.
Total: Usted puede ver el total de la orden de compra. El sistema actualiza automáticamente este campo según va ingresando las líneas de la misma.
Esta información aparece en las consultas y le permitirá identificar fácilmente la misma sin tener que abrir el documento.
Si va a ingresar varias órdenes de compra en este momento, ir a tarea #11. Si no, ir a tarea #15.
1 Vaya al menú Tools y seleccione Preferences.
El sistema le permite ingresar en esta pantalla información repetitiva.
2 Ingrese la información que es repetitiva para todas las líneas de la orden.
Algunos valores que puede ingresar son:
− NeedBy: Fecha en que se requiere la mercancía o servicio − Destination: Deberá seleccionar Expense para uso o cargo a un
departamento o dependencia.
− Requestor: Seleccione el nombre de la persona que solicitó la compra.
− Location: Departamento al que pertenece el solicitante o donde desea cargar la
compra.
Nota: Una vez asignados, estos campos pueden ser cambiados en el documento.
El sistema presenta el siguiente mensaje en la parte inferior de su pantalla.
2 Cierre
la pantalla Purchase Orders Preferences para comenzar a ingresar las líneas de
la orden.
1 Detenga el cursor en la primera línea de la pestaña Lines.
2 Type: Seleccione el tipo de línea presionando el botón
17. Detenga el cursor en el tipo de línea y oprima
Si va a adquirir un artículo que se compra frecuentemente o del almacén, ir a tarea #18. Si no, ir a tarea #23.
3 Item: Si el artículo que va a adquirir ha sido previamente definido, seleccione el
Nota: Para ver la lista completa de artículos, oprima las teclas ,
en su teclado.
Si quiere reducir la lista, solo ingrese un valor en el campo Find y utilice %.
19. Presione el botón
El sistema presenta todos los artículos de los proveedores que cumplen con el
valor ingresado.
20. Detenga el cursor en el artículo deseado y oprima
Si no seleccionó un artículo en el campo Item, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #24.
2 Category: Si va a ingresar un artículo no definido o un servicio, deberá
seleccionar la Categoría y SubCategoría correspondiente al material o servicio que desea adquirir.
Nota: Para ver la lista completa de categorías oprima las teclas ,
22. Detenga el cursor en la categoría deseada y oprima
Description: De haber seleccionado un valor en el campo Item, la descripción
aparecerá automáticamente. De lo contrario, ingrese la descripción completa de su artículo o servicio. Esta información aparecerá en la orden de compra.
23. UOM: Si seleccionó un artículo previamente definido, la unidad de medida
básica aparecerá automáticamente.
Puede utilizar ésta o seleccionar alguna unidad autorizada para dicho artículo.
2 Quantity: Ingrese la cantidad de los artículos o servicio a ordenar de acuerdo a la
unidad de medida.
3 Price: Incluya el precio unitario del artículo o servicio de acuerdo a la unidad de
medida.
26. Promised: Incluya la fecha en que el proveedor prometió la mercancía.
El sistema utiliza esta fecha para identificar aquellas órdenes de compra que no
han llegado y poder dar seguimiento.
27. Oprima el botón
ShipTo: El sistema presenta automáticamente la dirección de envío ingresado en
la cabecera del documento. Si esta línea va a contar con múltiples entregas a diferentes localizaciones, registre una línea para cada ShipTo y especifique la cantidad (Quantity) de cada entrega. Recuerde que la suma de todas las líneas debe dar igual al total de artículos solicitados (Purchase Order Line).
28. Oprima el botón
Si ingresó varias líneas en la pestaña Shipments deberá detener el cursor en
cada una y presionar este botón para ingresar la información contable.
4 Requestor: Seleccione el nombre de la persona que ordena.
5 DeliverTo: Incluya el departamento o área que solicitó la mercancía.
6 Mueva la barra hacia la derecha según señala le flecha hasta que encuentre el
campo PO Charge Account.
para ingresar
la cuenta contable a donde va a cargar la compra.
− Fund: Seleccione el fondo correspondiente. Este contiene cinco (5) dígitos − Department: Escoja el departamento. Este contiene tres (3) dígitos
− SubDepartment: Incluya el subdepartamento, si aplica. Este contiene tres (3) dígitos.
− Object Code: Incluya el objeto de gasto correspondiente. Este contiene cuatro (4) dígitos
− Function: Escoja la función. Este contiene tres (3) dígitos
− Project: Si la compra corresponde a un proyecto, seleccione el mismo. Este contiene 12 dígitos
− Fiscal Year: Complete cero (00)
1 Detenga el cursor en la categoría deseada y oprima
2 Guarde la información ingresada
que aparece en la parte superior derecha hasta volver a
la pantalla Purchase Order.
PO, Rev: El sistema presenta el número de la orden de compra. Este comienza con el número cuatro (4).
Si desea incluir más líneas a la orden de compra, ir a tarea #15. Si no, ir a tarea #37.
1 Una vez revisada la orden de compra presione el botón
Submit for Approval: El sistema automáticamente marca (�) este campo para someter la orden de compra para aprobación.
Nota: Si usted tiene autoridad para aprobar, el sistema realiza el proceso. De lo contrario, automáticamente lo somete al siguiente usuario autorizado dentro de la Jerarquía de Aprobación.
1 EMail: Este campo aparece marcado �. Haga clic para desmarcar este campo.
40. Presione el botón
El sistema presenta un mensaje indicando que el proceso de control presupuestario completó exitoso o no.
El documento automáticamente desaparece de la pantalla Purchase Order. Fin de la actividad.