Entrar a Oracle
Acceso Oracle
De no tener instalado
“Java Initiator” o“ActiveX”, se activan en
la pantalla varios componentes para la instalación del mismo. Una vez instalado,
se activará “JInitiator Security Warning”.
Si usted no tiene privilegios para instalar,.
1 Comuníquese con apoyo técnico para las instalaciones
necesarias.
Se desplegará la pantalla de la aplicación “Oracle”.
Las siguientes pantallas nos indicarán que se está accediendo a “Oracle”.
Luego de que el Sistema “Oracle” haya cargado,
BAJO NINGÚN CONCEPTO SE PODRÁN CERRAR las
siguientes pantallas:
“Oracle Applications Home Page” “Oracle Applications 11i”
“Oracle Applications –
Producción” ú Oracle Applications – VIS
Nota: Obviar esta instrucción
podría ocasionar que se pierda toda la informaci ón del récordque está trabajando.
Maximice la pantalla.
Esbienimportante maximizarla pantalla, ya que esto te permitir á ver en la parte inferiorla siguiente información:
Como por ejemplo, si hubo errores o algún “warning” o
sise guardó la información del solicitante.
En el documento titulado “
QuickReference”, que se incluye al final
de este capítulo, podrá aprender algunos comandos que le facilitarán el uso de la aplicación.
Continúe trabajando en su aplicación. Se desplegarán las formas que correspondan a su aplicación.
Oprima botón de “OK”
Si desea finalizar, ira tarea . Si no, ira tarea
Salir del Sistema
32. Seleccione “Logout”.
Fin de la actividad.
Acceso Oracle
Acceso Oracle
Quick Reference Guide
Crear y Actualizar Proveedores
1 Acceda “Oracle eBusiness Suite”
2 Seleccione “Public Sector Payables Manager”
• Muévase con el “scrool bar” hasta encontrar la palabra “Suppliers” Verificar Proveedores creados
Antes de añadir un Proveedor se debe verificar que no exista
1 Seleccione en “Suppliers” “Inquiry”
2 Ingrese el nombre del Proveedor en el campo “Supplier Name”. Utilice letras
mayúsculas solamente.
3 Presione el botón De no aparecer el Proveedor deseado presione el botón
Escriba el signo de porciento para llamar la lista completa
Reduzca la búsqueda al escribir parte del nombre del Proveedor que conozca
entre signos de porciento
6. Presione el botón
Si desea verificar la información de un Proveedor, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea
#8.
7. Seleccione el Proveedor y presione el botón Se despliega la pantalla “Find
Suppliers” con la información del Proveedor seleccionado.
Verifique si es el Proveedor deseado
Una vez verifique que el Proveedor a añadir no existe proceda a crearlo
2 Muévase a la pantalla “Navigator”
En la pantalla “Navigator”
cambie al modo de entrada de datos
Cierre la pantalla
“Find Suppliers”
• Cierre la pantalla
“Suppliers”
Entrar Proveedores
Seleccione “Suppliers” “Entry” con doble clic
También puede entrar al modo de búsqueda al presionar “F11”
Observe la línea al final de la pantalla donde le indica como salir del modo de búsqueda con “F4”
9. Ingrese el nombre del Proveedor en el campo “Supplier Name”. Utilice letras
mayúsculas solamente.
Si el Proveedor tiene un nombre alterno, ir a tarea #10. Si no, ir a tarea #11.
2 Ingrese el nombre alterno en el campo “Alternate Name”.
11. Verifique el seguro social.
El próximo campo a completar es “Taxpayer ID”. El mismo está compuesto de 9
números. Si es un individuo, ir a tarea #12. Si no, ir a tarea #13.
3 Ingrese el número de seguro social individual en el campo “Taxpayer ID”. Ir a
tarea #17.
13. Verifique el seguro social.
Si es una corporación o sociedad, ir a tarea #14. Si no, ir a tarea #15.
4 Ingrese el número de seguro social patronal en el campo “Taxpayer ID”. Ir a tarea
#17.
15. Verifique el seguro social.
Si es un extranjero, ir a tarea #16. Si no, ir a tarea #17.
5 Ingrese el número de visa.
Tip: Sólo hay once (11) caracteres disponibles para entrar el número de identificación ingresado.
Ir a tarea #18.
17. Verifique la información para completar este campo ya que todas las
opciones fueron presentadas.
El “Supplier Number” es asignado automáticamente por el sistema una vez se cree un Proveedor nuevo.
2 Seleccione la pestaña “Classification”.
para determinarel tipo de Proveedor.
20. Seleccione el tipo de Proveedor correspondiente y presione el botón
Si en el campo Supplier Type selecciono Employee, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #22.
21. Indique el nombre completo de empleado de la lista de valores en el
campo “Employee Name”.
De esta manera se asocia el empleado con el Proveedor para el ingreso de Informes de Gastos.
2 Seleccione la pestaña “Payment” para ingresar información relacionada al
método de pagos.
El sistema trae automáticamente el valor del campo “Terms”
1 Seleccione de la lista de valores
el término de pago a ser utilizado.
24. Presione el botón
El campo “Payment Priority” es opcional, el sistema trae automáticamente el valor 99.
25. Asígnele a su Proveedor una prioridad de pago.
Si desea hacer retención a un Proveedor, ir a tarea #26. Si no, ir a tarea #30.
1 Seleccione la pestaña “Withholding Tax”.
2 Marque el encasillado “Allow Withholding Tax”.
3 Seleccione la lista de valores
Se despliega la siguiente forma:
29. Seleccione el grupo de retención que corresponda al Proveedor a crearse y presione el botón.
30. Grabe su récord presionando el icono (Save) de su barra de herramientas o presionando “Ctrl + S” en su teclado.
Luego de grabar el récord, el sistema le proveerá el número de Proveedor, en el encasillado “Supplier Number”.
Para que se pueda utilizar un Proveedor en cada Recinto debe tener su “Site”
correspondiente. Las siguientes instrucciones le indican los pasos.
Si desea se pueda utilizar un Proveedor para su recinto, ir a tarea #31. Si no, ir a tarea #51.
31. Presione el botón Le aparecerá en la siguiente forma, la cual le permite registrar la información de la dirección
o localidad del Proveedor.
32. En el campo “Site Name” ingrese un nombre que identifique el tipo de dirección del
Proveedor: puede ser direcciones para “ordenes”, “pagos”, “municipio”. El propósito es poder definir bien el “site” que se esta creando.
En caso de que el Proveedor tenga más de una localidad esto nos facilitará identificar la misma.
1 Seleccione la lista de valores
34. Seleccione la lista de valores
del campo “Country”.
35. Seleccione el país y presione el botón
36. Ingrese la dirección del Proveedor en el campo.
37. Ingrese la Ciudad en el campo “City”.
39. Ingrese el Código Postal en el campo “Postal Code”.
La pestaña “General” se utiliza para ingresar datos generales del Proveedor.
40. Seleccione el encasillado “Pay” si la dirección de su Proveedor será utilizada para enviar pagos.
Si la dirección será utilizada para enviar ordenes de compras, ir a tarea #41. Si no, ir a tarea #43.
41. Seleccione el encasillado “Purchasing”.
1 Seleccione el método de notificación al Proveedor en el campo de “Supplier
Notification Method”.
2 Seleccione la pestaña “Contacts”.
La misma se utiliza para indicar la(s) persona(s) contacto del Proveedor.
3 Complete la información requerida, tal como: apellido, nombre, título,
departamento, número de teléfono, número de fax, correo electrónico, entre otros.
4 Seleccione la pantalla ¨Purchasing¨.
5 Seleccione el ¨Ship to Location¨ y el ¨Bill to Location¨ para este Proveedor.
(Save) de su barra de herramientas o presionando Ctrl + S en su teclado.
Si desea añadir un nuevo Proveedor, ir a tarea #48. Si no, ir a tarea #49.
48. Cierre el “Site” del Proveedor que esta trabajando y presione el icono
de su barra de herramientas.
49. Verifique si hay casos para desactivar.
Desactivar un Proveedor
Si desea escribir la fecha de desactivación, ir a tarea #50. Si no, ir a tarea #51.
1 Complete el campo “Inactive On”.
2 Grabe su transacción y salga de la aplicación Al salir se despliega “Navigator”
3 Seleccione la próxima tarea a trabajar.
Fin de la actividad.
Crear y Actualizar Proveedores
Crear y Actualizar Proveedores
Consolidar Proveedores
Identificar Proveedores Duplicados
Aunque el sistema no le permite entrar nombres de proveedores duplicados, usted puede inadvertidamente, definir el mismo Proveedor utilizando dos nombres
diferentes con diferentes EIN. Por ejemplo, podría entrar ABZ Corporation y ABZ Corp., o puede entrar la información de un contratista por su nombre y por el nombre de su compañía. También podría crear proveedores duplicados si usted importa los proveedores de otro sistema de cuentas por pagar. Si usted quiere saber si existe proveedores duplicados realice los siguientes pasos:
1 Seleccione la ventana de Suppliers Inquiry.
2 Realice una búsqueda utilizando los campos disponibles en la pantalla Find
Cuando registre una factura, verifique el listado de valores de los campos del Proveedor y la información registrada para verificar que el Proveedor existe antes de registrar un nuevo Proveedor.
Genere los siguientes informes periódicamente para revisar sus proveedores e identificar proveedores duplicados:
− Suppliers Report. Listado detallado de la información del Proveedor. Este informe provee una selección múltiple de criterios y un listado de los proveedores en orden alfabético.
− Supplier Audit Report. Listado de proveedores activos cuyos nombres son iguales a un número de caracteres especificados por usted. El informe presenta todos los sites de cada posible Proveedor duplicado.
Si desea eliminar Proveedores duplicados, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #1. Consolidar Proveedores
Supplier Merge es una utilidad que usted puede utilizar para el mantenimiento de los registros de proveedores. Puede utilizarla para unir proveedores duplicados en un solo Proveedor consolidado; unir las transacciones dentro del mismo Proveedor de un site a otro diferente; puede escoger unir todas transacciones de un Proveedor a un nuevo proveedor, entre otros. A continuación se presentan los pasos a seguir:
1 Vaya a la pantalla Supplier Merge.
2 En la ventana Supplier Merge, seleccione cuales facturas serán transferidas al
nuevo Proveedor y site: All, Unpaid, or None.
5. Si usted desea transferir toda la información de las órdenes de compra al nuevo
Proveedor,
seleccione PO .
3 En el área From Supplier entre el nombre del Proveedor y el site del cual usted
desea transferir la información.
4 En el área To Supplier entre el nombre y el site al cual usted desea transferir la
información.
8. Si usted está uniendo sites de un mismo Proveedor, entonces entre el nombre
del mismo Proveedor para ambas áreas en From Supplier y To Supplier.
• Si usted desea que el merge cree automáticamente un site existente del
antiguo Proveedor para el nuevo Proveedor, junto con la información transferida del site, seleccione Copy Site. Si usted hace este paso, no tendrá que entrar un site en el campo To Supplier Site.
9. Presione el botón
El sistema somete un “Request” concurrente para correr el proceso de
Consolidación de Proveedores.
corrida del proceso de consolidación.
6 Revise el Informe después de que el pedido complete. El sistema asignara una
Consolidar (Merge) Proveedores
Cotizaciones
Objetivos de la Sección
Al final de esta sección, usted podrá: • • •
Introducción
Oracle Purchasing provee las herramientas necesarias mejorar los procesos de Solicitud de Cotización:
Convertir una requisición en Solicitud de Cotización o RFQ evitando la duplicidad
de entrada de datos.
Crear grupos de proveedores especialistas en cierto tipo de bienes o servicios.
Convertir la Solicitud de Precio en Cotización para cada uno de los proveedores
que hayan contestado, evitando la duplicidad de entrada de datos.
Mantenimiento de Cotizaciones vigentes en el sistema que puede ser consultado
por los compradores sin necesidad de hacer referencia al archivo físico del proveedor.
Registro de adjudicación a través del sistema en donde se guarda un historial de la
razón de adjudicación.
1 En la pantalla Find Requisition Lines ingrese los criterios de búsqueda deseados para que aparezcan todas las líneas de requisiciones disponibles para crear su Solicitud de Cotización (Request for Quotation).
2 Buyer: El sistema presenta su nombre como Comprador.
3 Requester: Si quiere ver sólo las requisiciones que pertenecen a un solicitante en
específico, seleccione el nombre aquí.
4 Preparer: Si quiere ver sólo las requisiciones que usted ha preparado, seleccione
su nombre aquí.
5 5. Presione el botón para comenzar a buscar las requisiciones.
6 Haga clic � en el cuadro provisto al lado izquierdo de la línea de la requisición
que desea convertir en RFQ según aparece en la ilustración anterior.
El sistema presenta todas las líneas de las requisiciones que cumplen con los criterios ingresados en la ventana anterior.
El sistema cambia la línea de color azul. Note que usted puede combinar líneas de diferentes requisiciones en un mismo RFQ.
Si desea incluir más líneas de requisiciones, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #7.
1 Document Type: Seleccione el valor RFQ.
8. Grouping: Seleccione una de las siguientes opciones:
Default: Escoja este valor si desea combinar las líneas de las requisiciones de un
mismo artículo en una sola línea del RFQ.
Requisition: Seleccione este valor si desea crear una línea por cada línea de las
requisiciones aunque sea para el mismo artículo.
2 Oprima el botón
Espere unos segundos. El sistema, automáticamente genera el RFQ y lo lleva a la pantalla de Request for Quotation.
Number: Este es el número de RFQ que le asigna el sistema de manera secuencial. Anote el número de RFQ para futuras referencias.
Type: Aquí el sistema nos indica que tipo de RFQ estamos utilizando. Aparece por defecto Standard RFQ.
Created: Fecha de creación de este documento.
Ship to: Aparece la dirección de entrega de la mercancía. Esta dirección aparecerá en el
documento de RFQ.
Bill to: Aparece la dirección para el envió de las facturas. Esta dirección aparecerá en el documento de RFQ.
Status: El sistema le asigna un estado In Process para el RFQ.
Due Date: Fecha hasta cuando los proveedores Proveedores tienen para contestar (enviar) la
solicitud de cotización.
Reply Via: Le indica al proveedor el método que deberá utilizar para contestar el RFQ.
1 Seleccione entre: Mail, Telephone, Fax, o Email. Description: Opcionalmente,
puede ingresar una descripción corta para el RFQ
2 Quote Approval Required: Haga clic en este campo para forzar la aprobación de
cualquier cotización relacionada a este RFQ antes de utilizarse en una orden de compra.
13. Haga clic en el cuadro que aparece al lado derechos de Currency según
señala la flecha en la ilustración anterior.
El sistema abre la ventana anterior para incluir información sobre las subastas.
3 RFQ Tipo: Seleccione el tipo de RFQ.
4 Hora de Cierre: Ingrese la hora de cierre de la subasta
5 Hora de Apertura: Incluya la hora de apertura de la subasta.
6 Localización: Ingrese la localización de la subasta.
18. Presione el botón
para volver a la pantalla principal.
7 Oprima el botón
Close Date: Fecha de vencimiento de este RFQ. Esta fecha debe ser igual o mayor que la fecha ingresada en el campo “Due Date”.
para indicar los proveedores a quien desea enviar el
Si desea incluir los proveedores manualmente, ir a tarea #20. Si no, ir a tarea #24.
1 Supplier: Seleccione el Proveedor a quien desea enviar el RFQ.
2 Site: Indique la Sucursal del Proveedor a donde desea enviar el RFQ.
3 Contact: Seleccione la persona de contacto del proveedor.
23. Vaya a la próxima línea.
Si desea incluir más proveedores, ir a tarea #20. Si no, ir a tarea #29.
24. Oprima
para seleccionar las listas de proveedores.
4 Haga clic (�) al lado de la lista o listas de proveedores que desea incluir
El sistema le presenta el mensaje anterior indicando que sus proveedores han sido copiados al RFQ.
27. Presione el botón
El sistema, automáticamente, incluye los proveedores de la lista(s).
2 Include in Next RFQ Printing: Si no desea incluir algún proveedor en el RFQ, solo
29. Al finalizar la selección de proveedores grabe la transacción. Vuelva a la pantalla AutoCreate to RFQs presionando la que aparece en la parte superior derecha de su pantalla.
31. Status: Utilice el campo para controlar el estado de su RFQ. − In Process – Estado inicial cuando crea el RFQ. − Active – Utilice este estado cuando el RFQ está
completado y está listo para enviarlo al proveedor. Sólo los RFQs activos pueden ser impresos. − Printed – El estado asignado al RFQ cuando ha impreso, al menos, una copia de este. Deberá cambiar el estado a Active si desea reimprimir el RFQ.
− Closed – Seleccione este estado para cerrar el RFQ cuando todos los proveedores han respondido o cuando no desea que respondan mas. Cuando cierra un RFQ, Purchasing elimina todas las notificaciones de seguimiento asociadas a esta.
el documento. Fin de la actividad.
Crear una Solicitud de Cotización
Crear una Solicitud de Cotización
Imprimir un RFQ
Reports→ Run1 Presione el botón
3. Parameters: Haga clic en este campo.
1 En la pantalla Parameters complete la siguiente información: − Report Type:
con estado Active − Changad: Sólo los RFQ que han recibido cambios − New: Sólo los RFQ nuevos
5. Buyer Name, Employee Number: Si desea imprimir los RFQ para un
comprador, seleccione el nombre del mismo.
RFQ Numbers From: Oracle Purchasing le permite generar un grupo de documentos de RFQ a la vez. En este campo indique el primer número de RFQ que desea imprimir.
2 To: Ingrese el número de RFQ hasta donde desea imprimir.
3 Test: Especifique si va a generar una prueba o no del documento.
4 Sort By: Puede indicar si desea que el sistema genere las formas ordenadas por
número de RFQ o por comprador.
5 Presione el botón
6 Presione el botón
11. Presione el botón para refrescar la pantalla hasta que el Status cambie a Completed.
12. Presione el botón
El sistema genera un documento por cada proveedor asignado. 13. Presione el botón
Name: El sistema presenta la impresora que usted tiene atada por defecto. En caso de que desee imprimir en otra, sólo seleccione de la lista de valores.
Pages from: El sistema automáticamente reconoce la cantidad de copias que tiene su documento.
1 Presione el botón
2 Envíe el documento a los proveedores.
Fin de la actividad.
Imprimir un RFQ
Copiar Cotizaciones desde un RFQ
1 Number: Detenga el cursor en este campo y presione para buscar el RFQ.
2. Find RFQs: Ingrese un el número de RFQ. Usted puede utilizar el signo de porciento (%) antes y/o después para ingresar los últimos dígitos del número de RFQ.
3. Presione el botón
El sistema presenta los documentos que cumplen con el valor ingresado. Detenga el cursor en el RFQ deseado.
5. Una vez tenga su RFQ en pantalla, vaya al menú Tools en la parte superior de la pantalla y escoja Copy Document.
El sistema presenta la subpantalla Copy Document
6. Action: Seleccione entre las opciones el valor Entire RFQ para copiar todo
el RFQ en la Cotización.
para escoger el nombre del proveedor que envió su cotización.
El sistema presenta los nombres de los proveedores que fueron asignados al RFQ.
1 Detenga el cursor en el nombre del proveedor.
2 Presione
3 Copy Attachments: Haga clic � en este campo si desea copiar los anejos del
RFQ a la Cotización.
4 Oprima el botón
El sistema nos presenta el siguiente mensaje indicando el número de la cotización:
5 Presione el botón
6 Espere unos segundos. El sistema presenta en pantalla la cotización copiada.
Este determina que se puede hacer con la cotización:
− Bid Quotation: Este tipo de cotización solo puede ser utilizada si no hay precios y la orden de compra no tiene que estar atada a la cotización y el RFQ. Esta no aparece en el catálogo.
− Standard Quotation: Puede ser utilizada para compras poco frecuentes en donde el precio es requerido. − Catalog Quotation: Utilice este tipo para artículos ordenados frecuentemente y la orden de compra tiene que estar atado a la cotización y RFQ.
1 Description: Incluya una descripción para su cotización.
2 Supplier Quote: Ingrese el número de cotización asignado por el proveedor.
3 Effectivity: Opcionalmente, ingrese el rango de fechas en que el proveedor va a
honrar estos precios.
18. Detenga el cursor en la primera línea de la Cotización y presione para
ingresar los precios ofrecidos por el Proveedor.
Num: El sistema le asigna un número a la línea.
19. Quantity: El sistema presenta la cantidad solicitada. Si el proveedor ofrece
un precio por otra cantidad que no sea la del RFQ, cambie la misma.
Si el proveedor le ofrece varias alternativas de precio por volumen, ir a tarea #19.
Si no, ir a tarea #22.
4 Price: Coloque el precio del artículo.
5 Discount (%): Si el precio ingresado fue menor que el sugerido en el RFQ, el
sistema presenta el porciento de descuento en esta columna.
22. Grabe
la transacción.
Si la cotización se compone de más líneas, ir a tarea #18. Si no, ir a tarea #24.
1 Status: Cambie el estado a Active.
25. Grabe la transacción.
2 Cierre
Si recibió más cotizaciones para el mismo RFQ, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #27.
27. Grabe
la transacción Fin de la actividad.
Copiar Cotizaciones desde un RFQ
Copiar Cotizaciones desde un RFQ
RFQ’s and Quotations Quote Analysis
1 RFQ: Presione el botón
2. Request for Quotation: Detenga el cursor en el número de la Solicitud de Precio (“RFQ”).
3. Presione el botón
Se despliega la forma Analyze Quotations. El sistema presenta todas las cotizaciones
recibidas agrupadas por proveedor.
Revise la información de cada cotización en pantalla.
5. Seleccione la cotización o línea de cotizaciones.
Si desea aprobar (adjudicar) una cotización completa, ir a tarea #6. Si no, ir a
tarea #15.
2 Para adjudicar una cotización completa detenga el cursor en cualquier línea de la
misma y
3 Type: Presione el botón
4 Approval Types: Detenga el cursor en el valor All Orders para aprobar la
cotización para utilizarse en todos los tipos de órdenes de compra.
5 Presione el botón
10. Reason: Presione el botón
para seleccionar la razón.
Effective: Si así lo desea, puede colocar una fecha de efectividad.
Comments: En este campo puede registrar un comentario relacionado a la aprobación.
El sistema presenta el mensaje anterior indicando que la cotización ha sido aprobada.
1 Oprima el botón
14. Anote el número de la cotización junto al número de la requisición. Ir a tarea #19.
2 Type: Seleccione All Orders.
3 Reason: Seleccione la razón para adjudicar a este proveedor.
4 Comments: En este campo puede ingresar un comentario relacionado a la
aprobación.
5 Effective: Si desea coloque una fecha de efectividad para la adjudicación.
6 Grabe
Fin de la actividad.
Analizar y Aprobar Cotizaciones
Orden de Compra
Capítulo 7
Orden de Compra
Objetivos de la Sección
Al final de esta sección, usted podrá: • • •
Introducción
Oracle Purchasing provee las herramientas necesarias para mejorar los procesos de Órdenes de Compras de la siguiente manera: − El sistema mantiene un historial de compras el cual le ayuda a los compradores a realizar compras futuras de artículos similares. − Las órdenes serán asociadas a la cantidad recibida y
facturada manteniendo control de la cantidad ordenada.
− Si tiene control presupuestario, el sistema mantiene un balance de
obligaciones por el total de órdenes abiertas que esperan a ser recibidas y facturadas. Esta acción separa el presupuesto evitando que el mismo sea utilizado para otro propósito. − La información de compras está disponible en todo momento si necesidad de tener
que buscar el archivo físico del proveedor.
− Informes comparativos de compras realizadas para generar estadísticas. − Informes de órdenes abiertas para dar seguimiento a las mismas y realizar
conciliaciones mensuales. − Mantenimiento de una tabla única de proveedores que es compartido por los módulos de Compras y Cuentas a Pagar
Asignar una Requisición a un Comprador
El sistema nos permite asignar las requisiciones de compra a los compradores. Además, podrá revisar el volumen de trabajo.
Puede ingresar criterios de búsqueda.
1 Presione el botón
2 New Buyer: Seleccione el nombre del comprador a quien desea asignar las
líneas de las requisiciones.
3 Detenga el cursor en la línea de los documentos que desea asignar
4. Haga clic � en el cuadro al lado de la línea del mismo.
El sistema presenta la línea marcada en azul según la ilustración anterior.
4 Al finalizar, guarde
El sistema presenta las líneas de requisiciones aprobadas y no asignadas a compradores.
la transacción.
Asignar una Requisición a un Comprador
Crear una Orden de Compra desde Líneas de Requisiciones
Oracle Purchasing permite crear una orden de compra desde una o varias líneas de requisiciones. El comprador podrá convertir toda la requisición o algunas líneas de la misma. Además podrá combinar más de una requisición en la misma orden de compra para conseguir mejores precios.
1. Requisition: Si desea convertir una requisición en específico en una orden de compra, coloque el número en este campo.
Buyer: El sistema presenta su nombre como comprador.
2 Requester: Si desea trabajar las requisiciones de un solicitante en específico,
seleccione el nombre.
3 Preparer: Si desea trabajar las requisiciones de un preparador en específico,
seleccione el nombre en este campo.
4 Presionar el botón
5 Haga clic � en el cuadro que queda al lado de la línea o líneas de las
El sistema identifica las líneas de las requisiciones marcadas con el color azul según la ilustración anterior.
1 Document Type: Seleccione el valor Standard PO
2 Grouping: Seleccione una de las opciones: − Default: Para cuando hay más de una
línea de las requisiciones de un mismo artículo o servicio estas sean combinadas en una línea de la orden de compra.
− Requisition: Para mantener separadas las líneas convertidas de las requisiciones en la orden de compra.
1 Presione el botón
2 Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botón
que aparece a la
derecha del campo.
Si conoce el nombre exacto del proveedor, ir a tarea #11. Si no, ir a tarea #10. 11. Ingrese el nombre completo del proveedor.
Utilice el signo porciento (%) para ver toda la lista de proveedores. Si desea acortar la lista utilice el signo % antes y después de los valores que va a ingresar. Ej. %comp%
2 Una vez haya ingresado lo valores, presione el botón
3 Haga clic en cualquiera de las líneas de la orden de compra para que encienda el
botón.
El sistema presenta el mensaje anterior.
1 Presione el botón
16. Presione el botón
El sistema presenta todas las cotizaciones aprobadas del proveedor para ese artículo.
Automáticamente, el sistema le asigna el precio de la cotización.
18. Presione el botón
para revisar los términos y condiciones.
botón .
19. Payment Terms: Seleccione el término de pago. 20. Oprima el botón
1 Complete cualquier otra información.
2 Cierre las pantallas presionando
que aparece en la parte superior derecha hasta volver a
la pantalla Purchase Orders.
24. Reserve: Marque � este campo para reservar los fondos.
Submit for Approval: El sistema automáticamente marca (�) este campo para someter la orden de compra para aprobación.
Nota: Si usted tiene autoridad para aprobar, el sistema realiza el proceso. De lo contrario, automáticamente lo somete al siguiente usuario autorizado dentro de la Jerarquía de Aprobación.
25. Presione el botón
El sistema presenta un mensaje indicando que el proceso de control presupuestario completó exitoso o no.
26. Presione el botón Fin de la actividad.
Crear una Orden de Compra desde Líneas de Requisiciones
Crear una Orden de Compra Manualmente
PO, Rev: El sistema asigna el número de la orden de compra automáticamente una vez grabe el documento.
1. PO Type: Seleccione del listado de valores la opción Standard Purchase Order. 2. Supplier: Seleccione el nombre de Proveedor presionando el botón que aparece a la
derecha del campo.
El sistema presenta la subpantalla Suppliers: Esta pantalla le permite reducir la búsqueda.
Si conoce el nombre exacto del proveedor, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #2.
3. Ingrese el nombre completo del proveedor.
Utilice el signo por ciento (%) para ver toda la lista de proveedores. Si desea
acortar la lista utilice el signo % antes y después de los valores que va a ingresar. Ej. %comp%
4. Una vez haya ingresado lo valores, presione el botón
El sistema presenta todos los nombres de los proveedores que cumplen con los
valores ingresados.
2 Detenga el cursor en el proveedor deseado y oprima
3 Site: Seleccione la sucursal de su proveedor
4 Contact: Escoja la persona de contacto de su proveedor, en caso de que se haya
ingresado en el maestro de proveedores.
5 Ship To: Indique el departamento o área a donde el proveedor deberá enviar la
mercancía. Esta dirección aparecerá en la Orden de Compra
9. Bill To: Esta representa la dirección a la cual su proveedor deberá enviar
estado de la orden de compra. El documento comienza con un estado
Incomplete.
Total: Usted puede ver el total de la orden de compra. El sistema actualiza automáticamente este campo según va ingresando las líneas de la misma.
Esta información aparece en las consultas y le permitirá identificar fácilmente la misma sin tener que abrir el documento.
Si va a ingresar varias órdenes de compra en este momento, ir a tarea #11. Si no, ir a tarea #15.
1 Vaya al menú Tools y seleccione Preferences.
El sistema le permite ingresar en esta pantalla información repetitiva.
2 Ingrese la información que es repetitiva para todas las líneas de la orden.
Algunos valores que puede ingresar son:
− NeedBy: Fecha en que se requiere la mercancía o servicio − Destination: Deberá seleccionar Expense para uso o cargo a un
departamento o dependencia.
− Requestor: Seleccione el nombre de la persona que solicitó la compra.
− Location: Departamento al que pertenece el solicitante o donde desea cargar la
compra.
Nota: Una vez asignados, estos campos pueden ser cambiados en el documento.
El sistema presenta el siguiente mensaje en la parte inferior de su pantalla.
2 Cierre
la pantalla Purchase Orders Preferences para comenzar a ingresar las líneas de
la orden.
1 Detenga el cursor en la primera línea de la pestaña Lines.
2 Type: Seleccione el tipo de línea presionando el botón
17. Detenga el cursor en el tipo de línea y oprima
Si va a adquirir un artículo que se compra frecuentemente o del almacén, ir a tarea #18. Si no, ir a tarea #23.
3 Item: Si el artículo que va a adquirir ha sido previamente definido, seleccione el
Nota: Para ver la lista completa de artículos, oprima las teclas ,
en su teclado.
Si quiere reducir la lista, solo ingrese un valor en el campo Find y utilice %.
19. Presione el botón
El sistema presenta todos los artículos de los proveedores que cumplen con el
valor ingresado.
20. Detenga el cursor en el artículo deseado y oprima
Si no seleccionó un artículo en el campo Item, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #24.
2 Category: Si va a ingresar un artículo no definido o un servicio, deberá
seleccionar la Categoría y SubCategoría correspondiente al material o servicio que desea adquirir.
Nota: Para ver la lista completa de categorías oprima las teclas ,
22. Detenga el cursor en la categoría deseada y oprima
Description: De haber seleccionado un valor en el campo Item, la descripción
aparecerá automáticamente. De lo contrario, ingrese la descripción completa de su artículo o servicio. Esta información aparecerá en la orden de compra.
23. UOM: Si seleccionó un artículo previamente definido, la unidad de medida
básica aparecerá automáticamente.
Puede utilizar ésta o seleccionar alguna unidad autorizada para dicho artículo.
2 Quantity: Ingrese la cantidad de los artículos o servicio a ordenar de acuerdo a la
unidad de medida.
3 Price: Incluya el precio unitario del artículo o servicio de acuerdo a la unidad de
medida.
26. Promised: Incluya la fecha en que el proveedor prometió la mercancía.
El sistema utiliza esta fecha para identificar aquellas órdenes de compra que no
han llegado y poder dar seguimiento.
27. Oprima el botón
ShipTo: El sistema presenta automáticamente la dirección de envío ingresado en
la cabecera del documento. Si esta línea va a contar con múltiples entregas a diferentes localizaciones, registre una línea para cada ShipTo y especifique la cantidad (Quantity) de cada entrega. Recuerde que la suma de todas las líneas debe dar igual al total de artículos solicitados (Purchase Order Line).
28. Oprima el botón
Si ingresó varias líneas en la pestaña Shipments deberá detener el cursor en
cada una y presionar este botón para ingresar la información contable.
4 Requestor: Seleccione el nombre de la persona que ordena.
5 DeliverTo: Incluya el departamento o área que solicitó la mercancía.
6 Mueva la barra hacia la derecha según señala le flecha hasta que encuentre el
campo PO Charge Account.
para ingresar
la cuenta contable a donde va a cargar la compra.
− Fund: Seleccione el fondo correspondiente. Este contiene cinco (5) dígitos − Department: Escoja el departamento. Este contiene tres (3) dígitos
− SubDepartment: Incluya el subdepartamento, si aplica. Este contiene tres (3) dígitos.
− Object Code: Incluya el objeto de gasto correspondiente. Este contiene cuatro (4) dígitos
− Function: Escoja la función. Este contiene tres (3) dígitos
− Project: Si la compra corresponde a un proyecto, seleccione el mismo. Este contiene 12 dígitos
− Fiscal Year: Complete cero (00)
1 Detenga el cursor en la categoría deseada y oprima
2 Guarde la información ingresada
que aparece en la parte superior derecha hasta volver a
la pantalla Purchase Order.
PO, Rev: El sistema presenta el número de la orden de compra. Este comienza con el número cuatro (4).
Si desea incluir más líneas a la orden de compra, ir a tarea #15. Si no, ir a tarea #37.
1 Una vez revisada la orden de compra presione el botón
Submit for Approval: El sistema automáticamente marca (�) este campo para someter la orden de compra para aprobación.
Nota: Si usted tiene autoridad para aprobar, el sistema realiza el proceso. De lo contrario, automáticamente lo somete al siguiente usuario autorizado dentro de la Jerarquía de Aprobación.
1 EMail: Este campo aparece marcado �. Haga clic para desmarcar este campo.
40. Presione el botón
El sistema presenta un mensaje indicando que el proceso de control presupuestario completó exitoso o no.
El documento automáticamente desaparece de la pantalla Purchase Order. Fin de la actividad.
