7.1 Revisión del funcionamiento del Órgano de Auditoría
Documentos IOPC/APR17/7/1 e IOPC/APR17/7/1/1 92AC SA
DOCUMENTO IOPC/APR17/7/1, PRESENTADO POR EL PRESIDENTE DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA 7.1.1 El Sr. Jerry Rysanek, Presidente del Órgano de Auditoría, presentó la Revisión del funcionamiento
de este órgano (véase el documento IOPC/APR17/7/1) y recordó que, además del informe anual del Órgano de Auditoría presentado a los órganos rectores en las sesiones ordinarias, la Asamblea del Fondo de 1992 y la Asamblea del Fondo Complementario debían revisar cada tres años el funcionamiento y mandato del Órgano de Auditoría basándose en el informe de evaluación de su Presidente.
7.1.2 El Sr. Rysanek explicó que el anterior Auditor externo, la Oficina Nacional de Auditoría (NAO) del Reino Unido, había formulado algunas recomendaciones relativas a la gobernanza de los Fondos en el Informe presentado a los órganos rectores en su sesión de octubre de 2016. Añadió que, en dicha ocasión, los órganos rectores habían pedido que la revisión trienal por el Órgano de Auditoría, que incluiría la respuesta a las recomendaciones de la NAO, se les presentase en la sesión de abril de 2017.
7.1.3 Al presentar la revisión del funcionamiento del Órgano de Auditoría, el Sr. Rysanek se refirió al mandato y programa de trabajo del Órgano de Auditoría y abordó todas las cuestiones suscitadas por la NAO. Señaló que los miembros del Órgano de Auditoría no tenían ninguna gran preocupación acerca del ámbito del mandato, ni de su concordancia con las mejores prácticas actuales aplicables a las organizaciones intergubernamentales, ni de su capacidad para cumplir las diversas responsabilidades, incluidas las que los órganos rectores le asignaran en virtud de la sección 5 g) del mandato.
7.1.4 El Sr. Rysanek recordó que el Órgano de Auditoría estaba compuesto por seis personas propuestas por los Estados Miembros del Fondo de 1992, con un mandato de tres años renovable una vez, y una persona en calidad de “experto externo” con conocimientos y experiencia en cuestiones de finanzas y auditoría, propuesta por el Presidente de la Asamblea del Fondo de 1992, con un mandato de tres años renovable dos veces. Recordó además que la composición actual del Órgano de Auditoría no había cambiado desde 2002, salvo durante el periodo de octubre de 2001 a octubre de 2014, y que reflejaba el deseo expresado por los órganos rectores al establecer el Órgano de Auditoría de contar con un amplio abanico de experiencia, conocimientos y distribución geográfica.
7.1.5 Con respecto a las aptitudes exigidas de los miembros del Órgano de Auditoría, el Sr. Rysanek recordó que esta cuestión se había debatido en las sesiones de octubre de 2013 de los órganos
rectores sobre la base de un documento del Órgano de Auditoría (véase el documento
IOPC/OCT13/6/2) en el que se describían las aptitudes requeridas para su funcionamiento eficaz y con vistas a facilitar una orientación a los Estados Miembros cuando presentasen candidaturas para la elección de los miembros del Órgano de Auditoría. El Sr. Rysanek señaló que, en general, los miembros del Órgano de Auditoría tenían un buen conocimiento de las actividades del Fondo gracias a su vasta experiencia, que les permitía enfocar desde una perspectiva más amplia los riesgos que enfrenta la organización y aportar su contribución según lo requieren los órganos rectores. Añadió que los miembros del Órgano de Auditoría consideraban que habían podido cumplir el contenido de su mandato gracias a las distintas aptitudes a su disposición y con la contribución y el apoyo del “experto externo”, cuya función seguía siendo esencial para el funcionamiento satisfactorio del Órgano de Auditoría.
7.1.6 Los órganos rectores tomaron nota, sin embargo, de que los miembros del Órgano de Auditoría habían indicado en su revisión de autoevaluación, que se beneficiarían de un proceso de introducción estructurado la primera vez que fuesen elegidos al Órgano de Auditoría y posteriormente de actualizaciones periódicas sobre temas pertinentes de carácter financiero. También habían indicado que se beneficiarían de la participación periódica en las sesiones de octubre de los órganos rectores para mantenerse al corriente de su labor y como un medio para conocer mejor los diversos retos complejos a que hacen frente los Fondos, mejorando de esta manera el funcionamiento del Órgano de Auditoría.
7.1.7 El Sr. Rysanek señaló que la NAO había recomendado una reestructuración de la composición del Órgano de Auditoría con el fin de que los conocimientos de sus miembros respondieran mucho mejor a las necesidades de su mandato básico. La NAO había sugerido también la posibilidad de anunciar externamente la búsqueda de candidatos al Órgano de Auditoría y había recomendado la revisión de la remuneración de los miembros del Órgano de Auditoría con el fin de reducir el riesgo de que se pusiera en duda la independencia de sus miembros. El Sr. Rysanek informó de que el Órgano de Auditoría cumplía los requisitos de las mejores prácticas de que “al menos uno de sus miembros” contase con experiencia reciente y relevante en materia financiera, dado que el “experto externo” actual tenía mucha experiencia en asuntos contables y de auditoría, y además era un miembro elegido. El Sr. Rysanek indicó igualmente que los demás miembros tenían diversas trayectorias profesionales, en particular en el sector marítimo, lo que les permitía aportar su experiencia en asuntos de interés para el contexto de funcionamiento de los Fondos.
7.1.8 El Sr. Rysanek señaló que los órganos rectores considerasen si se debería reducir la dotación de seis miembros elegidos, lo cual, lógicamente, supondría un ahorro. No obstante, indicó al respecto que en opinión del actual Órgano de Auditoría existe un equilibro óptimo entre su mandato y la dotación actual de seis miembros elegidos y un experto externo. Señaló también que escapaba al ámbito del informe considerar si los órganos rectores se beneficiarían de la designación de miembros contratados externamente con un nivel reducido de remuneración. Asimismo declaró que correspondería a los órganos rectores decidir si seguía siendo de provecho permitir que el Órgano de Auditoría mantuviese la amplitud de la experiencia, los conocimientos y la representación geográfica, y la capacidad para realizar tareas y actividades ajenas a su mandato básico cuando así lo solicitasen los órganos rectores.
7.1.9 Por último, el Sr. Rysanek informó de que la revisión de autoevaluación había indicado que el Órgano de Auditoría había trabajado eficazmente con el Director y la Secretaría; y le complacía señalar que había mantenido una relación constructiva con la NAO, durante todo el periodo en que esta ejerció sus funciones. El Sr. Rysanek aprovechó la oportunidad para dar las gracias al OAI, que, tras la decisión del Reino Unido de salir de la Unión Europea (brexit), había demostrado la celeridad de los sistemas de gestión de los Fondos para responder a riesgos emergentes.
7.1.10 Para concluir, el Sr. Rysanek dijo que complacía al Órgano de Auditoría presentar el informe trienal para ayudar a los órganos rectores a examinar el funcionamiento y la eficacia de los arreglos
actuales con respecto al Órgano de Auditoría y que confiaba en que estos informes proporcionasen un registro claro de su actuación y eficacia.
DOCUMENTO IOPC/APR17/7/1/1, PRESENTADO POR EL PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA DEL FONDO DE 1992
Revisión de las recomendaciones del Auditor externo sobre el Órgano de Auditoría
7.1.11 El Presidente del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 recordó que en las sesiones de octubre de 2016 había propuesto presentar un documento en las sesiones de abril de 2017 para facilitar los debates y el examen de las recomendaciones de la NAO sobre el Órgano de Auditoría.
7.1.12 El Presidente del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 presentó el documento
IOPC/APR17/7/1/1 y explicó que había revisado las recomendaciones de la NAO a la Asamblea con respecto al Órgano de Auditoría, prestando particular atención al carácter y estructura de los FIDAC y a la composición y el mandato del Órgano de Auditoría común del Fondo de 1992 y del Fondo Complementario. En su análisis, había tenido en cuenta también los informes pertinentes del Órgano de Auditoría elegido en octubre de 2014, así como la revisión trienal del Órgano de Auditoría que se presenta a las sesiones de abril de 2017 de los órganos rectores (véase el documento IOPC/APR17/7/1). Además, había mantenido consultas con el Presidente de la Asamblea del Fondo Complementario, el Director, el Presidente del Órgano de Auditoría y sus miembros, y el “experto externo”, y conocía bien la labor del Órgano de Auditoría por haber asistido a sus reuniones desde 2011 en calidad de observador. Asimismo había tenido en cuenta las observaciones presentadas por los Estados Miembros con respecto a esta cuestión.
7.1.13 Basándose en esas fuentes de información, el Presidente del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 concluyó que el Órgano de Auditoría realizaba una importante contribución a la labor de los FIDAC y desempeñaba una función esencial en la gobernanza de los Fondos. Señaló que el Órgano de Auditoría era digno de encomio por cumplir su mandato a un nivel muy elevado, como habían reconocido los órganos rectores y la NAO a lo largo de los años. Indicó además que el Órgano de Auditoría de los FIDAC llevaba a cabo una función especial en calidad de custodio de la buena gobernanza de los FIDAC y de valioso asesor del Director, la Secretaría y los órganos rectores, siempre que se requería. Recordó también que el Órgano de Auditoría había presentado anualmente un informe completo de su funcionamiento y la eficacia de sus disposiciones en las sesiones de octubre de los órganos rectores, y que estos siempre se habían mostrado satisfechos del desempeño del Órgano de Auditoría.
7.1.14 El Presidente del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 indicó que tras haber examinado las recomendaciones de la NAO sobre el Órgano de Auditoría, proponía que la Asamblea del Fondo de 1992 considerase las tres opciones siguientes con respecto a las dimensiones del Órgano de Auditoría: i) mantener la composición actual del Órgano de Auditoría en siete miembros (6+1); ii) reducir el número de miembros a seis (5+1); iii) reducir el número de miembros a cinco (4 +1). 7.1.15 Además, el Presidente del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 propuso mantener los
honorarios de los miembros del Órgano de Auditoría y del “experto externo”, en el entendimiento de que la Asamblea del Fondo de 1992 podría volver a examinar los honorarios de este último cuando nombrase al sucesor del actual “experto externo”, y mantener el proceso de contratación de los miembros del Órgano de Auditoría, teniendo en cuenta que, al seleccionar a los candidatos, los Estados Miembros se asegurarán de que posean las aptitudes y conocimientos especializados requeridos para lograr una composición equilibrada del Órgano de Auditoría.
7.1.16 Los órganos rectores tomaron nota de que el Presidente del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 había preparado una versión revisada de la composición y el mandato del Órgano de Auditoría común del Fondo de 1992 y el Fondo Complementario en la que se recogen las propuestas descritas en los párrafos anteriores.
Debate
7.1.17 Un gran número de delegaciones manifestaron su satisfacción con el Órgano de Auditoría y agradecieron a sus miembros la ardua labor realizada. Asimismo encomiaron a los miembros del Órgano de Auditoría por cumplir su mandato a tan alto nivel. Subrayaron el valor que el Órgano de Auditoría añadía a la gobernanza de los FIDAC e hicieron hincapié también en su carácter singular. Todas las delegaciones estaban satisfechas con las dimensiones actuales del Órgano de Auditoría (6+1), su mandato y sus honorarios, en el entendimiento de que los honorarios del próximo “experto externo” podrían volverse a examinar al nombrar al sucesor del actual “experto externo”. Todas las delegaciones coincidieron en que no era necesario cambiar la composición y se refirieron, en particular, a la importancia de mantener una distribución geográfica amplia.
7.1.18 Algunas delegaciones hicieron referencia al proceso de introducción de los nuevos miembros del Órgano de Auditoría y solicitaron más pormenores sobre el modo en que la participación periódica de sus miembros en las sesiones de octubre funcionaría en la práctica y cómo se autorizaría, dadas las posibles repercusiones que ello tendría en su presupuesto. El Sr. Rysanek explicó que en estos momentos en el Reglamento interior no había disposición alguna sobre quién debería autorizar una mayor frecuencia en la asistencia de los miembros del Órgano de Auditoría en las sesiones de octubre. El Presidente del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 propuso, y el Sr. Rysanek estuvo de acuerdo con él, que la necesidad de que los miembros del Órgano de Auditoría participaran periódicamente en las sesiones de octubre para familiarizarse con la labor de los Fondos, dependería en gran medida de la composición del próximo Órgano de Auditoría. Asimismo añadió que correspondería al próximo Órgano de Auditoría examinar la forma de incluir esta nueva disposición en su Reglamento interior.
Decisión del Consejo Administrativo del Fondo de 1992
7.1.19 El Consejo Administrativo del Fondo de 1992 decidió mantener la composición actual del Órgano de Auditoría en siete miembros (6+1).
7.1.20 Asimismo decidió mantener los honorarios de los miembros del Órgano de Auditoría y del “experto externo” en su nivel actual en el entendimiento de que la Asamblea del Fondo de 1992 podría volver a examinar los honorarios del “experto externo” al nombrar al sucesor del titular actual.
7.1.21 Decidió además mantener el proceso de contratación de los miembros del Órgano de Auditoría. 7.1.22 Se decidió también que no era necesario enmendar la composición y mandato actuales del Órgano
de Auditoría común del Fondo de 1992 y el Fondo Complementario.
Asamblea del Fondo Complementario
7.1.23 La Asamblea del Fondo Complementario tomó nota de la información facilitada por el Presidente del Órgano de Auditoría y el Presidente del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 y de las decisiones del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 con respecto a esta cuestión.
Nominación de candidatos para el nuevo Órgano de Auditoría
7.1.24 El Director informó a los órganos rectores de que se invitaría a los Estados Miembros a designar candidatos para el nuevo Órgano de Auditoría que se elegiría en octubre de 2017 y de que en mayo publicaría una circular para invitar a los Estados Miembros del Fondo de 1992 a que presentaran candidaturas a más tardar el 31 de julio de 2017.
7.1.25 Tanto el Presidente del Consejo Administrativo del Fondo de 1992 como el Director alentaron que se presentara la candidatura de mujeres. El Director señaló también que en las sesiones de octubre de 2017 de los órganos rectores se presentaría para su examen un documento que
contendría información sobre el procedimiento para la elección de miembros del Órgano de Auditoría y que incluiría el currículum vitae de todos los candidatos propuestos.
7.2 Cuestiones de la Secretaría
Documento IOPC/APR17/7/2 92AC
7.2.1 El Consejo Administrativo del Fondo de 1992 tomó nota de la información que figura en el documento IOPC/APR17/7/2 en relación con una propuesta del Director de aumentar el nivel de las aportaciones adicionales voluntarias del personal al Fondo de Previsión del personal del 5 % al 23,7 % de la remuneración pensionable de los miembros del personal, con efecto al 1 de mayo de 2017.
7.2.2 Se tomó nota de que el nivel de aportaciones adicionales voluntarias del personal ascendería a un monto igual al total de las aportaciones mensuales realizadas al Fondo de Previsión por el funcionario y la organización (7,9 % + 15,8 %). Se tomó nota también de que la propuesta no tendría ninguna repercusión en las aportaciones del Fondo de 1992 al Fondo de Previsión del personal.
Decisión del Consejo Administrativo del Fondo de 1992
7.2.3 El Consejo Administrativo del Fondo de 1992 decidió autorizar un incremento del nivel de aportaciones adicionales voluntarias del personal al Fondo de Previsión del personal del 5 % al 23,7% de la remuneración pensionable de los miembros del personal.
7.2.4 El Consejo Administrativo del Fondo de 1992 decidió enmendar la regla VIII.5 del Reglamento del Personal con efecto al 1 de mayo de 2017.