Una vez concluido el registro de los declarantes y los trabajadores, prestadores de servicios, pensionistas y modalidades formativas, podemos dar inicio a la segunda etapa del procedimiento de llenado de la planilla electrónica. Se trata de las declaracio- nes mensuales de los ingresos del personal declarado. Para ello, debemos retornar a la página principal del mencionado PDT, debiendo seleccionar en el menú principal la opción “Declaraciones/0601 DD JJ Planilla Electrónica”.
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Una vez que hemos seleccionado dicha opción, se abrirá una nueva ventana rela- cionada con las declaraciones mensuales del PDT Planilla Electrónica, tal y como se muestra en la siguiente foto:
a) Conceptos a ser declarados
En el presente apartado desarrollaremos un paso previo que deberán cumplir todos los declarantes antes de iniciar el registro de los ingresos mensuales del personal declarado, se trata de la opción “Mantenimiento de conceptos”. Este paso es necesario, pues dependiendo de las opciones que se elijan se
determinarán los conceptos bajo los cuales el declarante registrará los ingresos del trabajador. Asimismo, hay que tener en cuenta que cada uno de estos con- ceptos preestablecidos por el MTPE y la Sunat se encuentran automáticamente afectos a determinados tributos y contribuciones laborales. La información so- bre la afectación de cada uno de estos conceptos la encontramos en la Tabla 22 del Anexo 2 de la Resolución Ministerial Nº 250-2007-TR; información que actualmente se encuentra disponible en la página web de la Sunat, siguiendo este link: <http://www2.sunat.gob.pe/pdt/pdt/Modulos/independientes/p601/ Anexo2version1.4_240709.xls>.
De esta manera, para ingresar a la opción "Mantenimiento de conceptos", el declarante deberá dirigirse a la página principal de declaración e ingresar al menú "Declaraciones" debiendo elegir la opción "Mantenimiento de concep- tos", tal y como se muestra a continuación:
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Una vez seleccionada dicha opción el declarante deberá seleccionar su núme- ro de RUC y luego elegir una a una las categorías de conceptos que nos ofrece la planilla electrónica, entre estas tenemos:
- Ingresos
- Ingresos: asignaciones - Ingresos: bonificaciones
- Ingresos: gratificaciones/aguinaldos - Ingresos: indemnizaciones
- Aportaciones del trabajador pensionista - Descuentos del trabajador
- Aportaciones de cargo del empleador - Conceptos varios
- Otros conceptos
- Régimen laboral público
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De esta manera, cada vez que se elija una categoría se desplegarán todos los conceptos que contiene, debiendo el declarante marcar los conceptos que empleará a efectos de la declaración de los ingresos de los declarados.
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De otro lado, se ofrece la categoría “Otros conceptos” en la que el declarante podrá determinar conceptos que no se encuentren expresamente señalados, en este caso el declarante deberá nombrar el nuevo concepto y afectarlo a los tributos laborales correspondientes.
De esta manera, por ejemplo, antes de que se aprobara la nueva versión del PDT Planilla Electrónica quienes pagaron las gratificaciones de julio del año 2009 tuvieron que crear nuevos conceptos relacionados con la bonificación extraordinaria y la gratificación inafecta.
Así, en este caso los declarantes debieron seguir los siguientes pasos: i. Marcar y renombrar el rubro “Otros Conceptos 1”, con la denominación
“Bonificación Extraordinaria Ley 29351”.
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ii. Presionar la casilla “Afectación”, la que habilita una ventana en la que el declarante debe precisar el tipo de tributo o tributos a los que se encuentra afecto el concepto creado, en el caso de la bonificación extraordinaria Ley 29351 se debió precisar que solo se encontraba afecta a rentas de quinta categoría.
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b) Declaraciones mensuales
Una vez seleccionados los conceptos a ser declarados, el declarante podrá iniciar el procedimiento de declaración mensual de ingresos del personal declarado. Para ello debe dirigirse al menú “Declaraciones” y elegir la opción “Nueva”.
Al presionar dicha opción se habilitará una nueva ventana en la que se desplie- gan tres pestañas referidas a la identificación de la declaración, detalle de la declaración y determinación de la deuda.
De esta manera, la pestaña referida a la identificación de la declaración debe ser llenada de manera inmediata por el declarante, debiendo seleccionar su número de RUC, el periodo tributario, teléfono (no es obligatorio el llenado) y precisar si se trata de una declaración rectificatoria o sustitutoria.
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Luego de ello, deberá elegirse la siguiente pestaña referida al detalle de la declaración, en la cual se registra quizás la información más importante de la declaración ya que se expresan los ingresos de cada una de las personas regis- tradas, habilitándose así sendas subpestañas que se dividen con relación al tipo de personal declarado del que se trate.
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A efectos de un mejor entendimiento, analizaremos la declaración de cada tipo de personal de manera independiente.
i. Trabajadores
Como se vio en la foto anterior, por defecto el sistema primero señala a quienes han sido registrados dentro del rubro de trabajadores, incluido el personal que genera rentas de cuarta/quinta y los practicantes del Senati. Sin embargo, en esta parte solo nos referiremos a la declaración de los trabaja- dores.
1. Jornada laboral
Se deberá elegir al trabajador registrado con el Código 19, referido a los trabajadores calificados como ejecutivos, y luego marcar la casilla “Jorna- da Laboral”, para así dar inicio a la declaración.
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Una vez seleccionada dicha casilla, el sistema automáticamente habilitará una nueva ventana en la que se deberán llenar los datos referidos al esta- blecimiento, días efectivamente laborados, días subsidiados, no laborados y no subsidiados y horas trabajadas.
- Establecimiento
Una vez seleccionada esta opción, el sistema habilitará una ventana en la que se requerirá información referente a la sede en la que el trabajador presta servicios. Las opciones por marcar que se presentan son obtenidas de los datos del o los domicilios del empleador o de las empresas a las que destaca personal.
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Esta opción resulta de suma importancia para las empresas que son con- sideradas como tercerizadoras de servicios, puesto que de acuerdo al Re- glamento de la Ley que regula los servicios de tercerización, aprobado por Decreto Supremo Nº 006-2008-TR, se consideran inscritas en el Registro Nacional de Empresas Tercerizadoras quienes durante el periodo declara- do cumplen con registrar el desplazamiento de su personal en la planilla electrónica. Con el llenado de esta sección se considerará cumplida tal obligación.
- Días
En esta sección se requerirá información referida a los días efectivamente laborados, subsidiados, y no laborados y no subsidiados.
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Sobre el particular, debemos precisar que también se consideran como días efectivamente laborados a los días feriados, los días de descanso
semanal obligatorio y los días en que el trabajador no tenga que asistir al centro de labores porque no tiene la obligación de hacerlo.
De otro lado, en cuanto a los días subsidiados, para su llenado, el decla- rante deberá dar doble clic sobre la casilla celeste correspondiente, caso en el que se habilitará una nueva ventana en la que se le solicitará información referida al tipo de días subsidiados. Esta información en realidad se encuentra relacionada con el tipo de subsidio del que se trate, ya sea subsidio por incapacidad temporal para el trabajo o subsi- dio por maternidad.
Una vez seleccionada dicha opción, el sistema solicitará información re- ferida al número de certificado de incapacidad temporal para el trabajo, la fecha de inicio y fin indicada en el CITT, y el número de días subsi- diados en el mes. Los días subsidiados del CITT son automáticamente calculados.
Respecto de los días no laborados y no subsidiados, para el llenado de estos datos deberá dar doble clic sobre la casilla celeste correspondiente, habilitándose así una nueva ventana en la que deberá presionar “Nuevo”. Una vez presionada dicha opción se abrirá un nuevo interfaz en el que se le solicitará especifique el tipo de días no laborados del que se trate, esta información se encuentra referida a si se trata de un supuesto de suspen- sión perfecta o imperfecta de labores, así como un detalle de las causas que pueden ocasionar tal situación.
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Adicionalmente, se solicita información referida al inicio y fin del periodo de suspensión, el total de días no laborados y no subsidiados es automáti- camente calculado por el sistema.
- Horas trabajadas
Sobre el llenado de este rubro debemos precisar que, de acuerdo con lo dispuesto por la Resolución Ministerial Nº 020-2008-TR, en lo que res- pecta a las boletas de pago entregadas por los empleadores que utilizan la planilla electrónica se señala que el número de horas laboradas que se registre en la boleta deberá reflejar de manera exacta el contenido del registro de control de asistencia. Teniendo en cuenta que el aplicativo per- mite la generación de boletas de pago, es menester que en este rubro se registre específicamente lo que marque el registro de control de asistencia correspondiente.
De otro lado, en el caso de los trabajadores no sujetos a la jornada máxi- ma, este registro será meramente informativo debiendo multiplicarse el número de días efectivos de trabajo por el número de horas que laboren diariamente los trabajadores comunes de la empresa.
Asimismo, el empleador que llene este registro debe tener en cuenta que no todo lo que se registra como sobretiempo amerita el pago de horas ex- tras, puesto que estas deben ser autorizadas tanto por el empleador como por el trabajador.
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2. Ingresos, tributos y descuentos
Finalizado el llenado de la sección correspondiente a la jornada laboral, el declarante deberá seleccionar la opción “Ingresos, Tributos y Concep- tos”, en la que deberá declarar los ingresos, descuentos del trabajador, así como los aportes y tributos de cargo del empleador.
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Una vez presionada dicha opción se habilitará una ventana en la que se requerirá información relativa a ingresos, tributos y conceptos. Dicha ventana contiene once campos referidos a los ingresos, descuentos y apor- taciones del empleador y del trabajador.
Para ingresar a cada uno de estos campos el declarante deberá dirigir el cursor sobre el campo celeste correspondiente, lo que habilitará la apa- rición de otra ventana en la que se detallan los conceptos que elegimos en la sección “Mantenimiento de Conceptos”. En esta línea, por ejemplo, si elegimos ingresar en el campo referido a los ingresos se habilitará la siguiente ventana.
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Nótese que existen dos columnas para la declaración, una referida al de- vengado y otra al pagado. Esta precisión es importante puesto que muchos de los tributos que gravan las remuneraciones se calculan tomando como base el criterio de lo devengado, definido como el momento en que se adquirió el derecho al pago. Si bien el sistema automáticamente duplica el monto introducido en la casilla de lo devengado a lo pagado, ello no quiere decir que los montos declarados en cada una de las columnas no puedan diferir.
De esta manera, por ejemplo, en el caso de un empleador que el mes anterior hubiera pagado solo S/. 45 por concepto de asignación familiar a su trabajador; en el mes en que cancele la deuda deberá consignar dentro de la columna de lo devengado el monto exacto de la asignación familiar y en la columna de lo pagado un monto equiva- lente a la asignación familiar más los S/. 10 adeudados, tal y como se muestra en la siguiente foto:
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En el caso de los descuentos, debemos precisar que existen aquellos que sí disminuyen la base imponible tales como las inasistencias y las tardan- zas. Es por ello que en caso de que el empleador declare trabajadores que hayan tenido inasistencias que generen el descuento respectivo, este deberá señalar en la sección “Ingresos”, en la casilla referida a la remune- ración básica, el monto total de la remuneración, ya que el descuento por inasistencias se registrará en el rubro correspondiente.
Así, en caso de que existieran descuentos que disminuyan la base imponi- ble, como las inasistencias antes mencionadas, el sistema automáticamen- te restará los montos declarados como ingreso y descuento, calculando el aporte al Seguro Social de Salud (EsSalud), por ejemplo, tomando como base imponible el resultado de la resta, tal y como se muestra a continua- ción:
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Sobre el aporte a EsSalud, debemos tener en cuenta que el sistema no calculará un monto de aporte menor a S/. 49,50, en atención a que la base mínima de aporte al Seguro Social de Salud es la remuneración mínima vital.
De otro lado, y al igual que con el EsSalud, el sistema automáticamente calcula el monto del aporte al Sistema Nacional de Pensiones, el que sí es calculado tomando en cuenta lo efectivamente percibido por el trabajador.
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Sobre esta última foto, debemos precisar que el empleador deberá llenar manualmente el monto de la retención por concepto de rentas de quinta categoría que genere el trabajador, en atención al estimado realizado. Terminado el registro de todos los datos, y que el aplicativo calcule el
monto de los aportes, toda la información registrada se encontrará en el campo correspondiente, tal y como consta a continuación:
Finalmente, es menester mencionarles que para acceder a un mayor de- talle sobre cada uno de los conceptos que habilita la planilla electrónica se recomienda ingresar a la opción “Ayuda” presionando la tecla F1. Dicha opción contiene la descripción que maneja el PDT respecto de cada uno de los conceptos que pueden ser empleados en la declaración de ingresos.
ii. Personal en régimen de cuarta-quinta
En el caso del personal perteneciente al llamado régimen especial de cuarta quinta, no se habilitará la opción “Jornada de Trabajo”, debiendo solo proce- der al llenado de los ingresos del prestador de servicios en la casilla referida a ingresos, tributos y descuentos.
La no habilitación de la casilla “Jornada de Trabajo” se debe a que estos pres- tadores de servicios no son trabajadores, por lo que no resulta de relevancia los datos sobre el establecimiento, días laborados u horas trabajadas de estos prestadores de servicios independientes.
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Una vez elegida dicha opción, el sistema abrirá el mismo cuadro de ingre- sos, tributos y conceptos que en el caso de los trabajadores. Sin embargo, en este caso solo se habilitará la opción referida a los ingresos de cuarta-quinta, ubicada en la categoría de conceptos varios.
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Asimismo, se habilitará en la categoría de aportes del trabajador la casilla referida a rentas de quinta categoría - retenciones, la cual deberá ser llenada por el empleador.
iii. Practicantes del Senati
En el caso de los practicantes del Senati, sí se encuentra habilitada la op- ción “Jornada Laboral”, que, a pesar de que no se trata de trabajadores, sí responde a un orden práctico, ya que estos también mantienen una jornada máxima de trabajo y, de ser el caso, debe contratarse a su favor el Seguro Complementario por Trabajo de Riesgo, opción que solo puede ser habili- tada al momento de declarar el establecimiento en el que el practicante del Senati presta servicios.
1. Jornada laboral
En este rubro se solicitarán los mismos datos que en el caso de los traba- jadores, es decir, establecimiento, días efectivamente laborados y horas trabajadas.
Respecto del establecimiento, como ya mencionamos, el llenado es im- portante para determinar si se debe o no contratar el SCTR a favor del practicante. Asimismo, resulta lógico que se permita ingresar los datos referentes a los días laborados, puesto que al ser el practicante del Senati un afiliado regular del Seguro Social de Salud, debería poder declararse los días en que este se encuentre subsidiado.
Respecto de las horas trabajadas, como ya mencionamos, nos parece justa la inclusión puesto que también se encuentran sujetos a una jornada de trabajo máxima, además de que existe obligación de llevar el registro y control de asistencia respecto de estos prestadores de servicios.
2. Ingresos tributos y descuentos
En lo que atañe a este campo de llenado, solo se habilitará la Casilla 0120 referida a la subvención económica mensual que el practicante del Senati percibe. Dicha casilla la encontramos dentro de la categoría de ingresos.
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Asimismo, tomando como base dicho ingreso, el sistema automáticamente calcula el monto de las aportaciones al Sistema Nacional de Pensiones y al EsSalud.
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Finalmente, los datos ingresados y las contribuciones calculadas aparecerán en cada uno de los rubros del cuadro “Ingresos, tributos y conceptos”, tal y como consta en la siguiente foto, para finalizar el llenado se deberá presio- nar la opción “Aceptar”.
iv. Pensionistas
Para la declaración de los pensionistas se habilita solo una opción denominada “Detalle”, la cual deberemos elegir con el fin de declarar los ingresos que per- ciben estos trabajadores.
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Una vez marcada dicha opción se abrirá la ventana de ingresos, tributos y descuentos, sin embargo, en este caso se presentan algunas particularidades, habilitándose así solo las categorías referidas a los ingresos: gratificaciones/ aguinaldos y conceptos varios.
En el caso de las gratificaciones, las casillas habilitadas son las siguientes, las que sí pueden ser percibidas por el pensionista:
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En el caso de la categoría "Conceptos varios" se habilitan dos casillas, la 0912 y la 0921, ambas referidas a pensiones de jubilación o cesantía, montepío o invalidez; sin embargo, la segunda casilla solo deberá ser empleada en el caso de que existan pensiones por liquidar, y siempre en el mes en que se efectúe efectivamente el pago.
También se habilita la categoría “Descuentos al trabajador”, habilitándose las casillas correspondientes a adelanto, descuento autorizado por mandato judi- cial y otros descuentos que deducen o no la base imponible.
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En vista de que los pensionistas son considerados como asegurados regulares del Seguro Social de Salud, también deberán aportar a EsSalud, debiendo la en- tidad que paga la pensión deducir y retener el 4% del monto total de la pensión que perciba el pensionista, dicho monto será automáticamente calculado por el sistema.
v. Personal que percibe rentas de cuarta categoría
En el caso de la declaración del personal que registra rentas de cuarta categoría, el sistema no muestra automáticamente los datos del trabajador que percibe tales rentas, debiendo el declarante seleccionar la opción “Nuevo”. Caso en el que se generará una nueva ventana, en la que deberá elegir al prestador de servicios respectivo, ubicándolo de acuerdo con el tipo y número de docu- mento de identidad con el que lo hemos registrado, apareciendo los datos de identificación restantes de manera automática.
Resulta de singular importancia la elección del tipo y número de documento de identidad, puesto que los prestadores de servicios de cuarta categoría pue- den ser registrados solo con su número de RUC.
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Luego de identificado el declarado, se deberá marcar la opción “Nuevo” lo que generará una nueva ventana en la que se nos solicitará ingresar los datos del comprobante de pago girado por el prestador de servicios, que incluye la serie y el número, la fecha de emisión, la fecha de pago y el monto pagado.
Una vez ingresado el monto, el sistema automáticamente nos generará una Alerta señalando que los recibos por honorarios que no excedan de S/. 1 500,00 no se encuentran sujetos a retención, por lo que nos consultará si procede o no la retención. Cabe precisar que esta alerta solo aparecerá en los casos en que