LLENADO DE LA PLANILLA
ELECTRÓNICA
1
guía
OPERATIVA
SOLUCIONES1
guía
OPERATIVA
LLENADO DE LA PLANILLA
ELECTRÓNICA
INTRODUCCIÓN ... 5
1. Aspectos generales ... 5
a) Definición ... 5
b) Ámbito de aplicación (sujetos obligados) ... 6
c) Contenido ... 6
d) Obligaciones que reemplaza ... 7
e) Cierre del libro de planillas (planillas físicas) ... 8
f) La planilla electrónica y la inspección laboral ... 10
g) Cuadro de versiones de la planilla electrónica y necesida-des a las que respondieron ... 12
2. El registro ... 16
a) El registro de los declarantes ... 16
b) El registro de los declarados ... 23
c) Verificación y corrección de datos ... 56
d) Registro de exoneraciones y convenios de estabilidad... 63
3. Declaraciones ... 65
a) Conceptos a ser declarados ... 67
b) Declaraciones mensuales ... 71
c) Determinación de la deuda... 101
d) Validación y corrección de datos ... 102
4. Importación de archivos ... 104
5. Reportes ... 107
a) Reportes de declarantes ... 107
b) Reportes de los declarados ... 108
c) Reportes de las declaraciones (incluye boletas de pago) .... 108
6. Rectificación de la declaración ... 110 7. Anexo ... 112 LLENADO DE LA PLANILLA ELECTRÓNICA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DERECHOS RESERVADOS D.LEG. Nº 822 PRIMERA EDICIÓN DICIEMBRE 2009 3,330 Ejemplares
© César Munayco Roggero
© Gaceta Jurídica S.A.
HECHO EL DEPÓSITO LEGAL EN LA BIBLIOTECA NACIONAL DEL PERÚ
2009-15180
LEY Nº 26905 / D.S. Nº 017-98-ED ISBN: 978-612-4038-54-9 REGISTRO DE PROYECTO EDITORIAL
31501220900909
DIAGRAMACIÓN DE CARÁTULA
Martha Hidalgo Rivero
DIAGRAMACIÓN DE INTERIORES
Wilfredo Gallardo Calle
ANGAMOS OESTE 526 - MIRAFLORES
LIMA 18 - PERÚ
CENTRAL TELEFÓNICA
✆ 710-8900
www.solucioneslaborales.com.pe
GACETA JURÍDICA S.A.
Imprenta Editorial El Búho E.I.R.L. San Alberto 201 - Surquillo
Lima 34 - Perú PARA JEFES DE RECURSOS HUMANOS, ASESORES LEGALES, ADMINISTRADORES Y GERENTES
SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN
SUMARIO
INTRODUCCIÓN
La presente guía operativa busca instruir al suscriptor en el llenado del PDT-0601 (planilla electrónica), de manera que pueda ser muy útil en el día a día de las empresas, pues muchas veces, su llenado es encargado al área contable de las organizaciones, quienes precisan tener mayores alcances sobre la normativa laboral para realizarlo. De esta manera, no solo pretendemos que el usuario aprenda a emplear la planilla electrónica, sino que entienda cómo funciona para evitar las contingencias tributarias o laborales que acarrearía un mal llenado.Con este fin, hemos estructurado la información tomando en cuenta cada uno de los pasos a seguir, partiendo de la etapa en que se registra al declarante y a los trabajadores, y finalizando con la declaración mensual de cada uno de los sujetos de-clarados.
Para ello, y como paso previo ineludible, iniciaremos la presente guía analizando los aspectos generales de la planilla electrónica, tomando en cuenta su ámbito de apli-cación, las obligaciones que ha concentrado y, sobre todo, los cambios que ha sufrido durante estos casi dos años de vigencia.
Asimismo, no podemos olvidar la importancia que ha significado este PDT en la labor de fiscalización del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, por lo que también dedicaremos un apartado especial a este tema.
1. ASPECTOS
GENERALES
a) Definición
La planilla electrónica(1) es el documento presentado mensualmente a través
del Programa de Declaración Telemática, PDT planilla electrónica, Formulario Virtual Nº 0601(2), programa informático desarrollado por la Superintendencia
Nacional de Administración Tributaria (en adelante Sunat) que permite regis-trar la información de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personas bajo modalidades formativas, personal de terceros y derechohabien-tes de los trabajadores.
Como se puede observar, de los sujetos declarados a través de este PDT no son propiamente trabajadores ni tienen vínculo laboral con la empresa declarante;
(1) El documento denominado planilla electrónica fue aprobado por Decreto Supremo Nº 018-2007-TR.
(2) PDT aprobado por Resolución de Superintendencia Nº 204-2007-SUNAT.
no obstante, para comprender y justificar dicha carga debemos entender que la Planilla Electrónica constituye un medio de mejora de los métodos de fisca-lización y, también, tiene como objetivos la simplificación administrativa y la concentración de trámites.
b) Ámbito de aplicación (sujetos obligados)
La obligación de llevar la planilla electrónica se encuentra restringida a quienes cumplan con alguna de las siguientes condiciones:
- Cuenten con más de tres (3) trabajadores.
- Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios y/o personal de terceros. - Cuenten con uno (1) o más trabajadores o pensionistas que sean asegurados
obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones.
- Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categoría.
- Tengan a su cargo uno (1) o más artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley Nº 28131.
- Hubieran contratado los servicios de una entidad prestadora de salud - EPS u otorguen servicios propios de salud, conforme a lo dispuesto en la Ley Nº 26790, normas reglamentarias y complementarias.
- Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud - EsSalud un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
- Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria.
- Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios - modalidad formativa. Por otro lado, no se encuentran obligados a llevar planilla electrónica:
- Quienes emplean a trabajadores del hogar.
- Los empleadores de trabajadores de construcción civil eventuales.
- Quienes contraten exclusivamente prestadores de servicios de cuarta cate-goría, cuando no tengan calidad de agentes de retención.
No obstante, quienes no se encuentren obligados a llevar la planilla electrónica podrán optar por emplearla, en cuyo caso deberán continuar usándola para dichos efectos. Los supuestos de obligatoriedad podrán ser ampliados por la Sunat, mediante resolución de superintendencia.
c) Contenido
En general, la información que debe contener la planilla electrónica se encuen-tra regulada por la Resolución Ministerial Nº 250-2007-TR y la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007-SUNAT. Ambas normas coinciden en dividir la información a ser declarada en:
- Datos del empleador - declarante.
- Datos de trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios - cuarta catego-ría, prestadores de servicios - modalidades formativas y personal de terceros. - Información mensual de los sujetos declarados.
El contenido de cada una de estas secciones será analizado a cabalidad en lo sucesivo de la presente guía.
d) Obligaciones que reemplaza
El PDT-0601 Planilla Electrónica, desde su creación, ha obedecido a un reque-rimiento de simplificación de trámites administrativos, logrando progresiva-mente concentrar una serie de obligaciones que antes tenían que ser cumplidas de manera separada, ya sea ante el MTPE o ante la Sunat.
En el caso de las obligaciones a cumplirse ante el MTPE, el PDT Planilla Elec-trónica ha concentrado las siguientes obligaciones:
- La obligación de presentar los libros de planillas y hojas sueltas para su aprobación por parte del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, que solamente subsiste para quienes no se encuentran obligados a emplear la planilla electrónica.
- La obligación de inscripción de los beneficiarios de las modalidades forma-tivas mediante un libro especial y la autorización de este por el MTPE se considera cumplida con la presentación de la planilla electrónica.
- La obligación de inscripción ante la Autoridad Administrativa de Trabajo de las entidades empleadoras que desarrollan actividades de alto riesgo se considera cumplida por quienes declaren en la planilla electrónica los esta-blecimientos en los que desarrollan actividades de riesgo.
- La obligación de presentar la información de las planillas de pago de remu-neraciones de trabajadores percibidas en el mes de junio de cada año, ha sido sustituida por aplicación del envío mensual de la planilla electrónica. - La obligación de inscripción en el Registro Nacional de Empresas
Terce-rizadoras, que se considera cumplida al registrar el desplazamiento de su personal a empresas principales en la planilla electrónica.
De otro lado, también aúna las siguientes obligaciones a ser cumplidas ante la Sunat:
- El empleo y presentación del PDT Remuneraciones, Formulario Virtual Nº 0600.
- PDT Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo, Formulario Virtual Nº 0610.
e) Cierre del libro de planillas (planillas físicas)
El empleo de la planilla electrónica trajo como consecuencia natural el desuso de los libros de planillas (planillas físicas). Debido a ello, el Decreto Supremo Nº 018-2007-TR precisó que los empleadores obligados a llevar la planilla electrónica debieron cerrar las planillas físicas mediante comunicación a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando copia de la última hoja uti-lizada e indicando que el cierre se produce por el inicio del uso de la planilla electrónica; es decir, siguiendo el trámite regular signado como Procedimiento Nº 35 del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) del MTPE. Posteriormente, mediante Resolución Ministerial Nº 020-2008-TR se estableció
que el cierre de planillas físicas se debía efectuar a partir del mes de enero del 2009, observando el cronograma que aprobase el Sector Trabajo y Promoción del Empleo.
Es así que en marzo del mismo año, mediante Resolución Ministerial Nº 061-2009-TR, se aprobó el precitado cronograma aunque, en estricto, más que un cronograma, estipuló las fechas límite para el cerrado de las planillas físicas, las que eran determinadas teniendo en cuenta el último digito del número de RUC de los empleadores(3).
Cronograma de vencimiento de cierre de las planillas llevadas de acuerdo al Decreto Supremo Nº 001-98-TR
Último dígito del RUC Fecha de vencimiento
0 1 de abril de 2009 1 8 de abril de 2009 2 15 de abril de 2009 3 22 de abril de 2009 4 29 de abril de 2009 5 6 de mayo de 2009 6 13 de mayo de 2009 7 20 de mayo de 2009 8 27 de mayo de 2009 9 3 de junio de 2009
A efectos del trámite, los empleadores debían presentar una solicitud ante la Dirección Regional de Trabajo y Promoción del Empleo o zona de trabajo del lugar donde fue autorizado el libro de planillas o las hojas sueltas, cumpliendo los requisitos antes indicados.
(3) Resulta de singular importancia esta mención, debido a la confusión que generó en los empleadores pues creían que se trataba de
fechas exactas en las que debían realizar dicho trámite, este problema hizo que el Ministerio de Trabajo publicara en su página web un comunicado oficial precisando que se trataba de fechas límite de cierre.
SUMILLA : Solicito cierre de planillas de pago por el inicio de llevado de la planilla electrónica DIRECCIÓN DE REGISTROS GENERALES DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCIÓN DEL EMPLEO DE LIMA Y CALLAO
Gaceta Jurídica S.A. con RUC Nº 20268135571, con domicilio en ……… Nº……….., distrito de ……….. debidamente representada por …...……….., identificado con DNI Nº ………., me presento y solicito:
Que, de conformidad con el Decreto Supremo Nº 001-98-TR, modificado por el Decreto Supremo Nº 017-2001-TR, comunico que hemos concluido con el uso de libros (u hojas sueltas) de Planillas de Pago Nº ………. de (tipo de planilla: obreros, empleados, u otros) siendo la última hoja utilizada la Nº ………..
La presente comunicación se realiza dentro del marco de lo dispuesto por el Decreto Supremo Nº 018-2007-TR, por el inicio del llevado de la planilla electrónica.
OTROSÍ DECIMOS: Adjuntamos copia de la última autorización y copia de la última hoja empleada.
Lima, ………de …………. de 200…
……….. SELLO Y FIRMA
Como ha de notar el lector, a la fecha el cronograma de vencimiento para el cierre de planillas de remuneraciones ya concluyó, por lo que cabría pregun-tarse qué sucederá con quienes no lograron cerrar sus libros u hojas sueltas hasta dicho plazo. Sobre el particular, consideramos que aún podrán intentar el cierre mediante el Procedimiento Nº 35 del TUPA del MTPE de manera extemporánea; sin embargo, de ser fiscalizados antes de realizar el trámite po-drían ser sancionados por el Ministerio por la comisión de una infracción leve tipificada en el numeral 23.3 del artículo 23 del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, aprobado por Decreto Supremo Nº 019-2006-TR, que señala que califica como infracción leve:
“El incumplimiento de las obligaciones sobre planillas de pago o registro que las sustituya, o registro de trabajadores y prestadores de servicios, siem-pre que no esté tipificado como infracción grave”.
Por ende, dicha infracción sería sancionable de acuerdo con el siguiente cuadro:
Gravedad de infracción Base de cálculo Número de trabajadores 1-10 11-20 21-50 51-80 81-110 111-140 140 a más Leve 1 a 5 UIT 5-10% 11-15% 16-20% 21-40% 41-50% 51-80% 81-100%
f) La planilla electrónica y la inspección laboral
Como mencionamos, la planilla electrónica no solo obedeció a la necesidad de simplificar trámites administrativos sino que también buscó ayudar en la labor de fiscalización del MTPE. En este sentido, cumplió con la premisa de que a mayor simplificación administrativa mayor fiscalización, siendo una paradoja sobresaliente en lo que atañe al poder de policía del Estado.
A finales de 2008 el MTPE inició un programa de fiscalización ambicioso de-nominado Plan RETO, o Registro de Trabajadores Obligatorio, el cual, como política de aleatoriedad en la fiscalización, parte de una base cierta, constituida por las declaraciones de los empleadores a través de la planilla electrónica, por lo que resulta de gran utilidad la inclusión en esta de información referida a los prestadores de servicios 4ª categoría.
i. El Plan RETO
El Plan RETO o Registro de Trabajadores Obligatorio 2008-2011, tal y como mencionamos, es un programa de fiscalización que inició el MTPE en di-ciembre de 2008 con la finalidad de incorporar en la planilla a trabajadores asalariados privados no registrados, así como verificar el cumplimiento por parte del empleador del aporte a la seguridad social.
En este marco se emitió la Directiva Nacional Nº 08-2008-MTPE/2/11,4 la cual señala los criterios a tener en cuenta para la adecuada formalización de trabajadores en la planilla electrónica. De esta manera, con el uso de la planilla electrónica y su presentación mensual se pudo tener una base sólida sobre la cual partir al momento de establecer y realizar las inspecciones laborales, tal y como veremos a continuación.
Hasta octubre del 2009, de acuerdo con declaraciones de la ministra de Trabajo, Manuela García Cochagne, 15 396 trabajadores fueron inclui-dos a las planillas de las empresas, siendo el objetivo de este plan llegar a los 300 000 trabajadores.
ii. Lineamiento Nº 001-2009-MTPE/2/11.4
En el marco del Plan RETO se dictó el Lineamiento Nº 001-2009-MTPE/2/11.4 que establece los criterios comunes al momento de fiscalizar los centros de labores con información de planillas electrónicas, con relación a los locado-res de servicios.
En dicho documento se estableció una serie de disposiciones relativas a la forma en que debe realizarse el operativo de fiscalización, cuyos criterios abarcan desde la manera en que se determinarán los sujetos a ser inspec-cionados y como en que deberán ser incluidos en la planilla electrónica, así como criterios de aplicación del principio de primacía de la realidad. De esta manera, señala que la Dirección Nacional de Inspección del Trabajo
remitirá oportunamente, cada mes, a las direcciones regionales de Trabajo y Promoción del Empleo o dependencias que hagan su veces, tomando como base la información de planillas electrónicas remitida por la Sunat, la rela-ción de empresas aleatoriamente seleccionadas que cuenten con locadores de servicios que giran recibos por honorarios de manera periódica a dichos centros de labores. También, datos de identidad de los locadores de servi-cios a efectos de que puedan ser identificados al momento de realizar las visitas inspectivas correspondientes.
Asimismo, se debe tener en cuenta que las actuaciones inspectivas tendrán un plazo de duración de treinta días hábiles y deberán iniciarse de manera obligatoria la última semana de cada mes, con el fin de poder requerir, de ser el caso, la incorporación de cualquier trabajador en la planilla electróni-ca durante el mes siguiente, una vez finalizado el plazo máximo de venci-miento de la presentación del PDT-0601 de acuerdo con el último dígito del RUC del empleador.
Ya en el ínterin de la actuación inspectiva, el inspector deberá recorrer las instalaciones de la empresa verificando si se encuentran los locadores de servicios referidos por la Dirección Nacional, así como cualquier personal de la empresa que se encuentre dentro de sus instalaciones y no esté inscrito en la planilla electrónica.
Una vez determinada la existencia de la relación laboral se deberá emi-tir la medida de requerimiento respectiva, debiendo tenerse en cuenta el vencimiento del plazo de presentación del PDT-0601 Planilla Electrónica y exigiéndose el cumplimiento a partir del día siguiente de vencido dicho plazo.
De esta manera, notamos la gran influencia que ha logrado la planilla elec-trónica en el desenvolvimiento de la inspección laboral, no solo sirviendo como base para determinar a los sujetos fiscalizados y la oportunidad de la
inspección, sino también para el procedimiento de inspección y la determi-nación del momento a partir del cual se puede exigir el cumplimiento de la medida de requerimiento.
g) Cuadro de versiones de la planilla electrónica y necesidades a las que respondieron(4)
La planilla electrónica, a lo largo de su vida útil, ha venido sufriendo una serie de variaciones que, no solo han obedecido a la corrección de ciertas deficien-cias del sistema o a la concreción de datos; sino también a cambios normativos que se han venido suscitando a lo largo de toda su vigencia.
Dentro de los principales encontramos a la Ley Nº 29351, que determina la inafectación temporal de las gratificaciones legales, así como la creación del con-trato administrativo de servicios - CAS mediante Decreto Legislativo Nº 1057. De esta manera, a la fecha han sido aprobadas cinco versiones de la planilla
electrónica, cuyos principales cambios y circunstancias detallaremos a conti-nuación.
i. PDT Planilla Electrónica versión 1.1
Con la Resolución de Superintendencia Nº 204-2007-SUNAT se aprobó el PDT Planilla Electrónica - Formulario Virtual Nº 0601 versión 1.0, que antes de entrar en aplicación fue modificada mediante Resolución de Superinten-dencia Nº 005-2008-SUNAT, con la aprobación de la versión 1.1.
Esta nueva versión tuvo una serie de actualizaciones, tanto el 5 de marzo de 2008 como el 4 de abril del mismo año, que lograron solucionar algunos problemas relacionados con su aplicación, de la siguiente manera:
- Siempre se solicitaba la fecha de nacimiento en el caso de los prestadores de servicios - cuarta categoría; sin embargo, se permitió, solo para estos casos, su identificación con el número de RUC.
- Al momento de la emisión de las boletas de pago se invertían los datos de día y mes de la fecha de ingreso y reingreso de trabajadores, problema que se solucionó con la actualización.
- Se consignó mayor información con respecto a temas como la jornada laboral, el establecimiento, los días efectivamente laborados, las horas trabajadas, etc.
- Se cambió el concepto “Póliza de Seguro” por el de “Prima de Seguro AFP (Código 0606)”.
- Se resolvieron las inconsistencias generadas al momento de imprimir el Reporte “Resumen de envío - Planilla Electrónica”, puesto que pese
(4) Para la elaboración de la presente sección hemos empleado como fuente de información el blog de Agustina Castillo Gamarra,
a ingresar y enviar información sobre “Prestadores de Servicios - Cuarta Categoría” figuraba como si no existiera ninguno de los declarados.
ii. PDT Planilla Electrónica versión 1.2
La versión 1.2 del PDT Planilla Electrónica fue aprobada por Resolución de Superintendencia Nº 125-2008-SUNAT, la que debió emplearse a partir del 1 de agosto de 2008, y también debió ser empleada incluso por quienes se encontraban omisos a la presentación del PDT por los periodos tributarios de enero a junio de 2008, o deseaban rectificar la información correspon-diente a tales periodos.
Esta versión introdujo novedades importantes, así como ajustes a la aplica-ción misma del mencionado PDT:
- Días efectivamente laborados: respecto a este tema se precisó que se
consideraban como tales los días efectivamente trabajados durante el pe-riodo, así como los días feriados y los días de descanso semanal obliga-torio, así como los días en que el trabajador no labore porque no tiene la obligación de hacerlo.
- Horas trabajadas ordinarias: en este caso se consignará el número de
horas trabajadas en el periodo declarado y que correspondan a la jornada ordinaria de trabajo. Asimismo, se precisa que el aplicativo validará que las fracciones de hora no excedan de los 59 minutos.
- Registro de los descuentos por inasistencias: al parecer, con la versión
1.1 se presentó un problema con relación al registro de descuentos del trabajador, puesto que el sistema solo los calculaba a efectos del neto a pagar y no los deducía de la base imponible de los tributos. Con la nueva versión del PDT Planilla Electrónica se precisó que, en lo que atañe a in-asistencias y tardanzas, el aplicativo descontará dichos montos de la base imponible de los tributos que la Sunat recauda, por ende, en el concepto “Remuneración Básica” se deberá registrar el íntegro de la remuneración pactada con el trabajador.
- Asegura tu Pensión: la Sunat celebró un convenio de cooperación
interins-titucional con la Oficina de Normalización Previsional (ONP), en virtud del cual se le encargó la recaudación de las primas del seguro “Asegura tu Pensión”, que busca asegurar la continuidad de los aportes previsionales del trabajador por un año mientras se encuentre sin empleo, siempre que el despido se produzca por causas no imputables a él.
- Opción “Sin régimen pensionario”: con esta versión se agrega la opción
de declarar trabajadores sin régimen pensionario, para los trabajadores de la microempresa regulados por el Decreto Supremo Nº 007-2008-TR –TUO de la Ley Mype–.
- Centro de formación profesional: se agrega la opción para registrar el
centro de formación profesional de los prestadores de servicios - modali-dad formativa, precisando si se trata de un centro educativo, universimodali-dad, instituto u otros.
- Se realizan cambios en las estructuras de importación “Estructura 5 - Datos del trabajador”, “Estructura 7 - Datos del prestador de servicios - Cuarta ca-tegoría”, “Estructura 14 - Datos de la jornada laboral por trabajador”, y se agregó la “Estructura 23 - Datos de los establecimientos para el prestador de servicios modalidad formativa”.
- Finalmente, el cambio más importante fue la inclusión de conceptos refe-ridos al contrato administrativo de servicios, para que no solo se introduje-ran nuevos ingresos y tributos sino también nuevas opciones relacionadas con el tipo de trabajador y el tipo de contrato. Dicho régimen será tratado más adelante con mayor profundidad.
iii. PDT Planilla Electrónica versión 1.3
La versión 1.3 del PDT Planilla Electrónica fue aprobada por la Resolución de Superintendencia Nº 056-2009-SUNAT, la que debió ser empleada a partir del 1 de marzo de 2009. Esta versión también pudo ser utilizada por quienes se encontraban omisos a la presentación del PDT Planilla Electróni-ca por los periodos tributarios de enero de 2008 a enero de 2009 o hubieran deseado rectificar la información correspondiente a dichos periodos. Con esta versión se realizaron cambios importantes relacionados con el
De-creto Legislativo Nº 1057, que regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios. En ese sentido, se consideró que la contribución a EsSalud por estos trabajadores tiene una base máxima equivalente al 30% de la UIT; asimismo, se tomó en cuenta que la obligación de pago al Ré-gimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud operó a partir del 1 de enero de 2009.
iv. PDT Planilla Electrónica versión 1.4
La última versión del PDT Planilla Electrónica fue aprobada por la Resolu-ción de Superintendencia Nº 159-2009-SUNAT, la cual debió ser empleada a partir del 1 de agosto de 2009, y que también podrá ser utilizada por quienes se encuentren omisos de la presentación del precitado PDT por los periodos de enero de 2008 a junio de 2009, o deseen rectificar dicha infor-mación.
Con esta nueva versión se introdujeron cambios importantes relacionados con la Ley Nº 29351, del 1 de mayo de 2009, norma que determina la inafectación de las gratificaciones legales entregadas en julio y diciembre de los años 2009 y 2010.
En este sentido, los cambios suscitados fueron los siguientes:
- Se crean nuevos conceptos relacionados con las gratificaciones inafectas, precisándose que se trata de gratificaciones legales o aguinaldos relacio-nados con la Ley Nº 29351.
- Se crean conceptos relacionados con la bonificación extraordinaria a ser entregada a los trabajadores, que equivale a lo que hubiera correspondido al empleador aportar a EsSalud.
De otro lado, se crea el concepto “Remuneración por días con relación laboral en el periodo de un CAS”, el que deberá ser empleado por aquellas entidades públicas que tengan una persona cuya relación laboral ha con-cluido y en el mismo periodo tributario son contratados bajo la modalidad de CAS.
Versión del PDT
Planilla Electrónica Cambios principales
Versión 1.0 Primera versión del PDT Planilla Electrónica fue sustituida por la
ver-sión 1.1 antes de que entrara en vigencia su aplicación.
Versión 1.1
Recibió sendas actualizaciones a efectos de la optimización de la apli-cación, puesto que aún presentaba serias deficiencias relacionadas con los reportes y conceptos a ser declarados.
Versión 1.2
Los cambios principales fueron que se incluyó el concepto “Asegura tu Pensión” y se inició la entrada en vigencia del Régimen Especial CAS.
Versión 1.3
Se optimizó la declaración de los conceptos relacionados al Régimen Especial CAS, precisándose la base máxima de aporte al EsSalud y la entrada en vigencia del cumplimiento de dichos aportes.
Versión 1.4
Principalmente los cambios obedecieron a la optimización en la de-claración de los conceptos relacionados con la Ley Nº 29351, que dispone la inafectación de las gratificaciones legales y la entrega de la bonificación extraordinaria.
2. EL
REGISTRO
a) El registro de los declarantes
i. Información del empleador - declarante
A efectos del inicio del llenado de la planilla electrónica, el primer paso a seguir es el registro del “declarante”. Sobre el particular, el Decreto Supremo Nº 018-2007-TR define al empleador como toda persona natural, empresa unipersonal, persona jurídica, sociedad irregular o de hecho, cooperativa de trabajadores, institución privada, entidad del Sector Público nacional, o cualquier ente colectivo que remuneren a cambio de un servicio prestado bajo relación de subordinación.
Adicionalmente, se consideran como tales a quienes(5):
- Paguen pensiones de jubilación, cesantía, invalidez, sobrevivencia u otra pensión, cualquiera fuere el régimen legal al cual se encuentre sujeto. - Contraten a un prestador de servicios.
- Contraten a un prestador de servicios bajo modalidad formativa laboral. - Realicen aportaciones de salud, por las personas incorporadas como
ase-gurados regulares al Régimen Contributivo de la Seguridad Social en sa-lud, por mandato de una ley especial.
- Reciben por destaque o desplazamiento los servicios del personal de ter-ceros.
En este sentido, todos quienes se encuentren dentro de algunos de los su-puestos mencionados deberán llenar el registro de declarantes.
De esta manera, a efectos del registro, el usuario del PDT Planilla Electró-nica deberá ingresar a la opción “Registro” que se encuentra en la esquina izquierda superior, se habilitará un menú debiendo seleccionarse la opción “Declarantes” y presionar el recuadro “Nuevo”. Dicha acción habilitará una ventana como la que le mostraremos a continuación:
(5) Se encuentran exceptuados quienes contraten trabajadores del hogar y quienes contraten trabajadores de construcción civil
even-tuales, tal y como señalamos en el primer apartado al tratar el ámbito de aplicación de la obligación del llevado del PDT Planilla Electrónica.
FOTO 1
Una vez abierta esta ventana se le solicitará los datos referidos a su número de registro único de contribuyentes y su razón social o nombre. Asimismo, como puede observarse se le solicitará información referida a:
- Si es una micro o pequeña empresa, para lo cual se le solicitará su número
de acogimiento. La denominación de esta opción se encuentra desfasada, pues actualmente en vista de la entrada en vigencia del Registro Nacional de Micro y Pequeñas Empresas –Remype– a dicho código se le denomina “Código de Inscripción Remype”, en todo caso esa es la información que deberá registrar aquí.
- Si es Administración Pública, sobre dicha opción debemos mencionar
que de acuerdo con la función “Ayuda” del PDT Planilla Electrónica se entiende por “entidad” o “entidades” de la Administración Pública a: 1. El Poder Ejecutivo, incluyendo ministerios y organismos públicos
des-centralizados” ; 2. el Poder Legislativo; 3. el Poder Judicial; 4. los gobier-nos regionales; 5. los gobiergobier-nos locales; 6. los organismos a los que la Constitución Política del Perú y las leyes confieren autonomía; 7. las de-más entidades y organismos, proyectos y programas del Estado, cuyas acti-vidades se realizan en virtud de potestades administrativas y, por lo tanto, se consideran sujetas a las normas comunes de Derecho Público.
- El régimen laboral del personal que registrará como declarados en la pla-nilla. Sobre el particular, se habilitan tres opciones “Privado”, “Público” o “Privado/Público”.
- Si destaca o desplaza personal a otros empleadores, en cuyo caso se ha-bilitará la pestaña “Empleadores a quienes destaco o desplazo personal”. - Si es una empresa de intermediación laboral, en cuyo caso automáticamente
el recuadro precedentemente mencionado se deshabilita señalándose auto-máticamente que se trata de una empresa que destaca o desplaza personal. - Si terceros empleadores le destacan personal, en cuyo caso se habilitará
la pestaña “Empleadores que me destacan o desplazan personal”.
- Si se trata de una agencia de empleos, válidamente considerada como tal al amparo del Decreto Supremo Nº 005-2003-TR e inscrita en el Registro Nacional de Agencias Privadas de Empleo.
- Si se encuentra obligado o no a aportar al Senati, del marcado afirmativo de esta casilla dependerá el registro de una persona bajo el régimen de “Practicante Senati”.
- Por último, encontramos la casilla referida a si la empresa tiene
trabaja-dores con régimen pensionario. Recordemos que dicha opción podrá ser
válidamente empleada por los trabajadores de las microempresas, y por los contratados por servicios no personales que hayan decidido volunta-riamente adecuarse al régimen especial de contratación administrativa de servicios.
Una vez completada dicha pestaña con la información solicitada, podrá dirigirse a la pestaña “Domicilio Fiscal y Establecimientos Anexos”, al in-gresar a dicha ventana deberá presionar la opción “Nuevo” y se le soli-citará información referida a la denominación, el código y tipo de esta-blecimiento, tal y como se muestra en la siguiente foto. Esta información deberá coincidir con la registrada en la ficha RUC del declarante.
FOTO 3
Así también, se le requerirá que precise si se trata de un centro de riesgo, ello a fin de que se detallen las tasas del Seguro Complementario de Tra-bajo de Riesgo que rige a cada uno de los centros de traTra-bajo, las que serán empleadas por el sistema para establecer la contribución que deberá reali-zar por dicho seguro. Recuerde que en caso de que hubiera contratado el SCTR con una empresa privada no deberá llenar dicha tasa.
Sin embargo, es necesario registrar el centro como uno de riesgo, puesto que mediante Resolución Ministerial Nº 074-2008-TR se estableció que la obligación de inscripción ante la Autoridad Administrativa de Trabajo de las entidades empleadoras que realizan labores de alto riesgo se conside-ra cumplida por aquellos empleadores que declaren esa condición en la planilla electrónica.
FOTO 4
ii. Información de terceros
Como hemos mencionado, existen dos pestañas del PDT que se activan si se señala que se trata de una empresa de intermediación laboral, que destaca o desplaza personal o que recibe personal destacado o desplazado a su centro de labores.
Vale la pena precisar que se considera como personal de terceros a todo “tra-bajador o prestador de servicios que sea destacado o desplazado para prestar servicios en los centros de trabajo, establecimientos, unidades productivas u organización laboral de otro empleador, independientemente del hecho de que ambos mantengan un vínculo jurídico”.
Es decir, se trata de un supuesto de amplio espectro, por ejemplo, una situa-ción que comúnmente ocurre en los casos de las empresas de marketing que ofrecen servicios de publicidad directa a consumidores que habitualmente visitan centros comerciales. Así en estos casos el espectro que ocurre es el siguiente:
La empresa A contrata con la empresa de marketing directo B para que ofrez-ca muestras del producto de A en una tienda comercial C. En este sentido, la empresa A deberá registrar a B como empresa que le destaca personal; B deberá registrar a A y C como empresas a las que destaca personal, y final-mente C registrará a B como empresa que le destaca personal, pese a que entre ambas no existe vínculo jurídico alguno.
Ahora bien, debemos precisar que de acuerdo con el artículo 9 del Decreto Supremo Nº 006-2008-TR, norma que aprueba el Reglamento de la Ley de Servicios de Tercerización; se consideran inscritas en el Registro Nacional de Empresas Tercerizadoras las empresas que, durante el periodo declarado, cumplan con registrar el destaque o desplazamiento de su personal a em-presas principales en la planilla electrónica, por lo que un primer paso para cumplir con dicho requisito será registrar a las empresas a las que destaca o desplaza personal.
Respecto a los “Empleadores a quienes destaco o desplazo personal” los datos que se requieren son básicos y se encuentran referidos al número de RUC de las empresas principales o usuarias, la actividad a la que se dedican y la sede a la que van a ser destacados los trabajadores. Se deberá indicar también, si se trata de un centro de riesgo, pues de serlo deberá contratarse el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo a favor del trabajador. En este caso, al igual que con el registro de los establecimientos del declarante, la información de la denominación, código y tipo de establecimiento deberá coincidir con la información de la ficha RUC.
FOTO 6
Respecto del registro de los “Empleadores que me destacan o despla-zan personal”, debemos ingresar a dicha pestaña y marcar la opción “Nuevo”, en este caso el sistema nos solicitará la información referida al número de RUC y tipo de actividad a la que se dedica la empresa que le destaca personal.
Recuerde que, en caso de que los trabajadores destacados a su empresa se encuentren en un centro de trabajo de alto riesgo y el empleador no les hubiera contratado el SCTR correspondiente, la empresa deberá asumir la contratación de este, para luego registrar como personal de terceros con el fin de cumplir con la contratación del seguro.
FOTO 7
b) El registro de los declarados
Una vez finalizado el registro de los datos del declarante, el usuario de la planilla electrónica deberá proceder a registrar a sus trabajadores, prestadores de servicios, beneficiarios de modalidades formativas y pensionistas; así como a los practicantes del Senati, los trabajadores con contrato administrativo de servicios y personal de terceros.
Para ello, el usuario deberá ingresar nuevamente a la opción “registro“ y dar clic en la opción “Trabajadores, Pensionistas, Modalidades Formativas y Pres-tadores de Servicios”, lo que originará que se abra una ventana como la que le mostramos a continuación:
Una vez ahí, el usuario deberá seleccionar al declarante con el fin de incluir a los trabajadores, prestadores de servicios u otros que pertenezcan a su planilla. Para ello, en la casilla denominada “Declarante”, el sistema le mostrará a todos los declarantes registrados.
Ya elegido el declarante, para iniciar el registro el usuario deberá presionar la opción “Nuevo”, lo que originará que se abra una nueva ventana que consta de cuatro pestañas: “Datos Personales”, “Categorías”, “Domicilio” y “Derechoha-bientes”.
En la primera pestaña se solicitan los datos de identificación comunes apli-cables a cualquiera de las categorías, ya sea que se trate de un trabajador, pensionista, prestador de servicios cuarta categoría, prestador de servicios de modalidad formativa laboral o personal de terceros.
En este sentido, tal y como se observa en la siguiente foto, usted deberá se-ñalar información referida al tipo y número de documento de iIdentificación, nacionalidad (opción que se activa solo si marcamos carné de extranjería o pasaporte como tipo de documento de identidad), nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, teléfono y correo electrónico(6).
Asimismo, debe tener en cuenta que para el caso de los prestadores de servi-cios - 4ª categoría se permitirá su identificación con el número de RUC, caso en el que no se requerirá la fecha de nacimiento, ni domicilio.
FOTO 9
Es importante mencionar que, en caso de que se elija como documento de identidad el DNI o el número de RUC, la pestaña referida al domicilio se desactivará automáticamente, ello debido a que la información requerida será extraída de la base de datos del Reniec, o de los registros de la Sunat sobre los registros únicos de contribuyentes.
De otro lado, en caso de que se señale algún documento de identidad distinto de alguno de los indicados en el párrafo anterior, la pestaña “Do-micilio” se activará, debiendo ingresarse la información que sea referente al tipo de vía, el nombre y número, la zona y el nombre, y la ubicación geográfica del domicilio del trabajador. Así también, podrá consignar en el campo referencial los datos necesarios para localizar el domicilio, tal y como figura en la siguiente foto:
FOTO 10
Una vez ingresados los datos personales se deberá ingresar a la pestaña “cate-gorías”, en la que deberá elegir la categoría a la que pertenece la persona que está siendo registrada. De esta manera, se deberá elegir la opción marcando la casilla correspondiente y precisar si el trabajador se encuentra afiliado a EsSa-lud + Vida – Seguro contra accidentes, y si tiene condición de domiciliado a efectos de la Ley del Impuesto a la Renta, tal y como se muestra en la siguiente foto:
FOTO 11
El llenado del “Detalle” lo desarrollaremos en los siguientes apartados, la ex-tensión y el número de datos requeridos dependerán de la categoría del perso-nal que presta servicios al empleador.
i. Trabajadores
Como mencionamos, a continuación desarrollaremos el registro del trabajador, para ello deberá marcar la opción “Trabajador” dentro de la pestaña “categorías” a la que ya hemos hecho mención, tal y como se muestra en la siguiente foto:
Una vez marcada dicha opción se habilitará la casilla “Detalle” a la que de-beremos ingresar abriéndose así un nuevo interfaz. Este interfaz se encuentra dividido en cuatro pestañas: “Datos principales”, “Datos complementarios”, “Periodos Laborales” y “Otros Empleadores”. Esta última pestaña solo se habilitará en caso de que se señale que el trabajador genera otras rentas de quinta categoría, tal y como señalaremos más adelante.
En la sección referida a los datos principales deberemos colocar información referida a:
- Tipo de trabajador
En esta parte deberá seleccionar el tipo de trabajador del que se trata, así la planilla electrónica te ofrece las siguientes opciones:
19 Ejecutivo 20 Obrero 21 Empleado 22 Trabajador portuario 23 Practicante Senati 27 Construcción civil
28 Piloto y copiloto de aviación comercial 29 Marítimo, fluvial o lacustre
30 Periodista
31 Trabajador de la industria de cuero 32 Mineros de mina de socavón 36 Pescador - Ley N° 28320 37 Minero de tajo abierto
38 Minero de industria minera metalúrgica 56 Artistas Ley del Artista
64 Agrario dependiente Ley N° 27360
65 Trabajador actividad acuícola - Ley Nº 27460 66 Pescador y procesador artesanal independiente 67 Régimen Especial D. Leg. N° 1057
70 Conductor de microempresa seguro regular 82 Funcionario público
83 Empleado de confianza
84 Servidor público - Directivo superior 85 Servidor público - Ejecutivo
86 Servidor público - Especialista 87 Servidor público - De apoyo
88 Personal de la Administración Pública sin relación de dependencia 98 Persona que genera ingresos de cuarta-quinta categoría
Como se puede ver, se incluye una calificación interna de los trabajadores, que en muchos casos obedece al tipo de labores que realizan en la empresa. Esta clasificación obedece, en otros casos, al régimen que mantienen los trabajadores, tales como portuarios, pescadores, mineros, entre otros. A la vez, podemos observar que se incluyen opciones relacionadas con personal que no tiene la categoría de trabajador, como los practicantes Senati o el per-sonal CAS. Estas opciones las trataremos más adelante al referirnos a otros tipos de personal, puesto que de la elección de alguno de ellos dependerá la información que nos solicitará la planilla electrónica.
- Nivel educativo
Se deberá elegir el nivel educativo del trabajador, por lo que se le deberá requerir dicha información, recordemos que de acuerdo con la Resolución Ministerial Nº 250-2007-TR, el llenado de este campo resultó obligatorio desde el periodo de enero de 2009. Esta situación deberá modificarse al 1 de enero de cada año.
- Ocupación
La planilla electrónica nos proporciona una base de datos conteniendo 4,748 ocupaciones que puede realizar el trabajador, por lo que podemos optar por una búsqueda de acuerdo con el código o con la descripción de este. Si bien se trata de una lista cerrada, en caso de que no se encuentre la ocupación específica dentro de este listado se deberá elegir la ocupación que de manera más amplia incluya las labores que realiza el trabajador o la que más se le aproxime.
Al igual que el nivel educativo, el llenado de esta casilla es obligatorio desde el periodo de enero de 2009, debiendo actualizarse dicha información al 1 de enero de cada año.
- Discapacidad
Se deberá especificar si se trata o no de un trabajador discapacitado. Recor-demos que esta información es importante puesto que quienes califiquen como empresas promocionales de personas con discapacidad accederán a
ciertos beneficios tributarios. Se califica como empresa promocional a aque-lla empresa constituida como persona natural o jurídica que cuente con no menos del 30% del total de trabajadores a personas con discapacidad, de los cuales el 80% deberá desarrollar actividades relacionadas directamente con el objeto social de la empresa, por lo que este medio de declaración podrá servir como un sistema eficiente de fiscalización del MTPE, encargado del registro de este tipo de empresas.
- Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo
Se habilita la casilla para declarar con quién se ha contratado el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo, recordemos que este tipo de seguro incluye dos coberturas, la de salud y la de invalidez y sepelio.
El primer tipo de cobertura podrá ser contratado con EsSalud o con una en-tidad prestadora de salud, por lo que se habilitan ambas opciones. De otro lado, la cobertura de invalidez y sepelio podrá ser contratada con la Oficina de Normalización Previsional o con alguna aseguradora privada, por lo que también se habilitan ambas opciones.
- Régimen pensionario
En esta casilla se solicitará información referida al tipo de régimen pensiona-rio al que pertenece el trabajador, presentándose las siguientes opciones: 02 DL 19990 - SNP - ONP, 03 DL 20530 - SNP, 09 Caja de Beneficios de
Seguridad Social del Pescador, 10 Caja de Pensiones Militar, 11 Caja de Pensiones Policial, 21 SPP Integra, 22 SPP Horizonte, 23 SPP Profuturo, 24 SPP Prima, 99 Sin Régimen pensionario.
La opción sin régimen pensionario solo se habilitará en caso de que se hu-biera marcado que el declarante tiene trabajadores sin régimen pensionario dentro de su planilla.
Una vez elegido el régimen pensionario se deberá precisar la información relacionada con la fecha de inscripción, el ingreso de este dato es opcional; de otro lado, en caso de que se hubiera elegido alguna administradora de fondos de pensiones se deberá precisar el número de Código Único de Iden-tificación del SPP - CUSPP.
Toda la información que hemos reseñado deberá ser llenada por el declaran-te, tal y como figura en la siguiente foto.
FOTO 13
Luego de guardados los datos, el declarante deberá dirigirse a la pestaña “Datos Complementarios”, en la que deberá registrar la siguiente informa-ción:
- Tipo de contrato de trabajador
En esta casilla la planilla nos solicitará información referida al tipo de contra-to que tiene el trabajador, mostrándonos las siguientes opciones:
01 Plazo indeterminado 02 Tiempo parcial
03 Inicio o incremento de actividad 04 Necesidades del mercado 05 Reconversión empresarial 06 Ocasional
07 Suplencia 08 De emergencia
09 Obra determinada o servicio específico 10 Intermitente
11 De temporada
13 Extranjero
14 Administrativo de servicios 99 Otros
Como podemos observar se deberá especificar el tipo de contrato que man-tiene el trabajador, ya sea que se trate de un tipo de contrato sujeto a moda-lidad, o un régimen especial de contratación como los contratos a tiempo parcial, de exportación no tradicional, de extranjeros. En el caso del contrato administrativo de servicios este solo se habilita cuando declaramos a un tra-bajador con CAS, como veremos más adelante.
- Jornada de trabajo
Se habilitan tres opciones; la primera de ellas es el régimen alternativo, acu-mulativo o atípico de jornada de trabajo y descanso, que es un régimen comúnmente utilizado en empresas mineras que, por ejemplo, mantienen regímenes de cuatro días de trabajo de doce horas con tres días de descanso continuos.
En cuanto a la segunda opción, se trata de la jornada de trabajo máxima, que deberá ser marcada en caso de que el trabajador se encuentre sujeto al número máximo de horas de trabajo posibles. Esta opción se debe a que existen trabajadores que no están sujetos a la jornada máxima tales como quienes no están sujetos a fiscalización inmediata, realizan labores intermi-tentes o son calificados como trabajadores de dirección o de confianza que se encuentren en alguna de las situaciones antes descritas.
La última opción se refiere al trabajo en horario nocturno, para lo cual de-bemos precisar que se considera como tal al trabajo que se realiza entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m. por lo que, en caso de que el trabajador realice su jornada de trabajo entre tales horas deberá ser considerado como tal. Los trabajadores que realicen labores en jornada nocturna no podrán percibir una remuneración menor a la remuneración mínima vital con una sobretasa del 35%; es decir, S/. 742,50.
- Situación especial
En esta parte el empleador declarante deberá indicar si el trabajador es cali-ficado como de dirección o de confianza, recordemos que de acuerdo con el Decreto Supremo Nº 001-96-TR, que aprueba el Reglamento de la Ley de Fomento al Empleo, al final del procedimiento de calificación de un tra-bajador como de dirección o de confianza, tal calidad deberá registrarse en el libro de planillas de pago de remuneraciones, obligación que con esta opción se traslada a la planilla electrónica.
- Sindicalizado
- Si el trabajador informó otras rentas de quinta categoría
Conforme a lo dispuesto por el artículo 44 de la Ley del Impuesto a la Renta, el trabajador que perciba rentas de quinta categoría de varias fuentes a la vez, debe informar a cada uno de sus empleadores, de manera que el em-pleador que pague la mayor renta deberá efectuar la retención del íntegro del impuesto.
De llenar esta casilla afirmativamente se habilitará la pestaña “Otros Emplea-dores”.
- Tiene rentas exoneradas a la Ley del Impuesto a la Renta
Se deberá indicar si los trabajadores mantienen rentas exoneradas a la Ley del Impuesto a la Renta; sin embargo, no es de mucha utilidad dicha opción, puesto que todos los trabajadores perciben ingresos exonerados, como la compensación por tiempo de servicios, por ejemplo.
- Prestaciones de salud
Como debe ser de su conocimiento, el empleador puede contratar con una entidad prestadora de salud o por servicios propios para que brinde presta-ciones de salud a sus trabajadores. En este sentido, dentro de esta casilla el empleador deberá señalar si al trabajador se le brindan los servicios de salud por medio de una EPS o por servicios propios, debiendo seleccionar la EPS contratada o si se trata de servicios propios, para ello la planilla electrónica habilita las siguientes opciones:
5 Mapfre Perú S.A. Entidad Prestadora de Salud; 2 Pacífico S.A. Entidad Prestadora de Salud; 1 PerSalud S.A. E.P.S.; 3 Rímac International S.A. E.P.S.; 4 Servicios Propios.
- Situación del trabajador o pensionista
En esta parte, el empleador deberá detallar la situación del trabajador en la empresa, es decir, si se encuentra activo o subsidiado, de baja, en suspen-sión perfecta o sin vínculo laboral con conceptos pendientes por liquidar. Cuando se marque la opción “Baja”, deberá señalarse la fecha de fin de la re-lación laboral en la pestaña “Periodos Laborales”. Así también, solo se podrá señalar a un trabajador como sin vínculo laboral con conceptos pendientes por liquidar, siempre que antes se le haya dado de baja.
Las opciones de marcado variarán dependiendo si se marcó o no si el traba-jador está afiliado a una EPS. Sin embargo, el contenido es el mismo.
- Periodicidad del ingreso
En esta opción se deberá precisar la periodicidad del ingreso, es decir, si se trata de un ingreso mensual, diario, semanal o por otros periodos.
- Tipo de pago
Se deberá precisar la forma de pago de las remuneraciones, en efectivo, depósito en cuenta u otros.
Toda la información requerida y precisada en los párrafos anteriores deberá ser registrada, tal y como se muestra en la siguiente foto:
FOTO 14
Finalizado el llenado de los datos complementarios, el empleador declaran-te deberá llenar los datos referidos a los periodos laborales, debiendo marcar la opción “Nuevo”. Una vez presionada se habilitará una nueva ventana en la que deberá ingresar la fecha de inicio y, de ser el caso, la fecha de fin. En caso de que se marque el fin de la relación laboral, se deberá especificar el motivo del fin de periodo, ofreciéndose las siguientes opciones:
01 Renuncia
02 Renuncia con incentivos 03 Despido o destitución 04 Cese colectivo 05 Jubilación
06 Invalidez absoluta permanente 07 Terminación de la obra o servicio 08 Mutuo disenso
FOTO 15
Finalmente, como ya mencionamos, la pestaña referida a “Otros Empleado-res” se activará en caso de que se hubiera señalado que el trabajador percibe otras rentas de quinta categoría. En este caso se deberá indicar el número de RUC y la razón social de la empresa.
ii. Pensionista
Se considera como pensionista a la persona que percibe pensión de jubila-ción, cesantía, invalidez y sobrevivencia u otra pensión, cualquiera fuera el régimen al cual se encuentre sujeto.
Se debe tener en cuenta que esta categoría solo será utilizada por quienes efectúen pago de pensiones, tales como la Oficina de Normalización Previ-sional, las Administradoras de Fondos de Pensiones, las aseguradoras, enti-dades públicas u otras. No debe emplearse esta opción para declarar a los trabajadores que también reciben una pensión, en dicho caso, se les deberá declarar simplemente como trabajadores.
En este sentido, para el registro deberá indicarse en la pestaña “Categorías” que se trata de un pensionista y presionar la casilla “Detalle”.
FOTO 17
Una vez presionada la casilla “Detalle”, se abrirá una nueva ventana soli-citando información referida a datos principales, datos complementarios y periodos laborales.
Dentro de la pestaña “Datos Principales” se le solicitará información sobre:
- Tipo de pensionista
En este caso se habilitan dos opciones, “Pensionista o Cesante” y “Pensio-nista - Ley Nº 28320”, esta última opción deberá ser llenada por quienes perciban alguna pensión de la Caja de Beneficios de Seguridad Social del Pescador.
- Régimen pensionario
En este caso se deberá precisar el régimen pensionario por el cual el traba-jador percibe su pensión. Las opciones son las mismas que en la opción “Régimen Pensionario” para el caso de los trabajadores, obviamente su-primiendo la opción “Sin Régimen Pensionario”.
- Fecha de inscripción
En esta casilla se deberá detallar la fecha a partir de la cual se le reconoce la condición de pensionista.
FOTO 18
Luego de llenar los datos principales, el declarante deberá ingresar a la pes-taña “Datos Complementarios”, en la que solo se le solicitará información referida a la situación del pensionista y el tipo de pago.
Sobre la situación del pensionista, debemos precisar que solo se permitirá la declaración de este en situación de activo o baja. La condición de “Activo” se marcará cuando se encuentre percibiendo pensión por la AFP, ONP, ase-guradora o entidad pública. Se declarará la situación como “Baja” cuando ya no se encuentre percibiendo pensión alguna, ya sea por extinción o sus-pensión del derecho a la sus-pensión.
FOTO 19
Finalmente, el declarante deberá dirigirse a la pestaña “Periodos laborales”, en la que se consignará la fecha desde la cual al pensionista le es reconocida esa condición. En “Fecha de cese” se consignará la fecha de suspensión o pérdida de la condición de pensionista, debido a ello se muestran dos opcio-nes “Fallecimiento” o “Suspensión de la Pensión”.
En los casos de suspensión, cuando el pensionista recupere dicha condición se ingresará a la opción “Nuevo” y se registrará la nueva fecha.
Un ejemplo claro de suspensión de derecho a la pensión se presenta cuando el pensionista de jubilación del Decreto Ley Nº 19990 ingresa nuevamente a laborar y el monto de su pensión sumado a la remuneración supera el 50% de 1 UIT.
iii. Personal en régimen de cuarta-quinta
De acuerdo con el inciso e) del artículo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta se consideran como rentas de quinta categoría los ingresos obtenidos por las personas que realicen su trabajo en forma independiente con contratos de prestación de servicios normados por la legislación civil, en el lugar y ho-rario designados por quien lo requiera, siendo el usuario del servicio quien proporciona los elementos de trabajo y asume los gastos que la prestación del servicio demande.
Si bien no se trata de un régimen de contratación, son personas que nor-malmente generarían rentas de cuarta categoría, puesto que se trata de una prestación de servicios independiente; pero que por disposición expresa de la ley y por las particularidades de la prestación del servicio, sus ingresos son considerados como rentas de quinta categoría. Por razones de facilidades en la aplicación, se les permite registrar como trabajadores, tal y como se muestra en la siguiente foto.
FOTO 21
Una vez que se ha señalado que se trata de un trabajador que genera ingre-sos de cuarta - quinta, el sistema automáticamente desactivará la mayoría de las opciones de llenado, habilitándose solo las referidas al nivel educativo, la ocupación y la calidad de trabajador con discapacidad del prestador de servicios.
FOTO 22
Adicionalmente, se habilitan las siguientes casillas en la pestaña referida a los datos complementarios:
- La jornada del prestador de servicios
Sobre la jornada, como mencionamos, el prestador de servicios que genera rentas de cuarta/quinta sí se encuentra sujeto a una jornada de trabajo, en atención a ello es que se habilita esta opción.
- La situación del prestador de servicios
Se deberá especificar si el trabajador se encuentra en una situación de acti-vo, baja u otra situación.
- Si percibe otras rentas de quinta categoría
Al igual que en el caso de los trabajadores, el prestador de servicios de cuar-ta/quinta deberá informar de la existencia de otras fuentes de ingresos de rentas de quinta categoría.
- Si percibe rentas de quinta categoría exoneradas - Situación especial
Esta opción, –a nuestro parecer– es poco útil, puesto que el prestador de servicios de cuarta quinta, en la medida en que solo es considerado como trabajador a efectos de la Ley del Impuesto a la Renta, no podría ser califica-do como trabajacalifica-dor de dirección o de confianza.
FOTO 23
Finalmente, se deberá ingresar a la pestaña “Periodos laborales”, en la que se deberá registrar la fecha de inicio de la relación contractual de prestación de servicios mantenida con el prestador de servicios de cuarta/quinta. Debido a esta calidad de independiente es que, si bien se habilita la opción de llenado de la fecha de fin, se desactiva la opción relacionada con el motivo del fin del periodo.
iv. Practicantes del Senati
Los practicantes del Senati, al igual que con los prestadores de servicios de cuarta/quinta, son considerados como trabajadores solo a efectos del aplica-tivo, en este sentido, en realidad se trata de modalidades formativas labora-les con regulación especial, excluidas del ámbito de aplicación del Decreto Supremo Nº 007-2005-TR, que aprueba el Reglamento de la Ley de Modali-dades Formativas Laborales.
FOTO 25
Ahora bien, incluir este tipo de beneficiarios como trabajadores se debe a que por ellos es preciso realizar los aportes a EsSalud y a algún régimen pensionario, y de ser el caso se deberá contratar a su favor el Seguro Com-plementario por Trabajo de Riesgo.
Luego de seleccionada la opción “Practicantes Senati”, solo quedan habilita-das las casillas referihabilita-das al régimen pensionario y al SCTR.
FOTO 26
En cuanto a los datos complementarios, solo se habilita la casilla referida a la situación del beneficiario, debiendo detallarse si se encuentra activo, de baja, sin vínculo laboral con conceptos pendientes por liquidar o en suspen-sión perfecta de labores.
Finalmente, se deberá llenar en la pestaña “Periodos laborales” las fechas de inicio y fin de la relación laboral, así como el motivo del fin del periodo. Esta última información nos parece excesiva puesto que, como ya mencionamos, no se trata de trabajadores con estabilidad laboral.
FOTO 28
v. Prestadores de servicios que reciben rentas de cuarta categoría
De acuerdo con el artículo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta se considera dentro de esta categoría a la persona natural que obtiene ingresos por el ejer-cicio individual de cualquier profesión, arte, ciencia u oficio. También están incluidos quienes desempeñan las funciones de síndico, gestor de negocios, director de empresas, mandatario, albacea y quienes realizan actividades si-milares. De otro lado, también se consideran como perceptores de rentas de cuarta categoría a los porteadores que realicen actividades dentro del marco de la Ley Nº 27607.
Una vez marcada dicha casilla en la pestaña “Categorías” se habilitará el llenado del número de RUC del sujeto declarado y la opción para señalar si se trata de un sujeto domiciliado o no domiciliado.
FOTO 29
De otro lado, para el caso de prestadores de servicios de cuarta categoría, en el llenado de la sección correspondiente a los datos personales cabe la po-sibilidad de señalar como documento de identificación el número de RUC, procediéndose luego al llenado del resto de datos, tal y como aparece en la siguiente foto:
En este caso, ya no será necesario registrar en la pestaña “Categorías” el tipo de prestador de servicios, pues esta aparece automáticamente señalada y sin posibi-lidad de modificación, incluyendo el número de RUC del prestador de servicios. Solo aparecen habilitadas las casillas relacionadas con la condición de domicilia-do y se aplica algún convenio para evitar la domicilia-doble imposición.
vi. Prestadores de servicios - modalidades formativas laborales
Como mencionamos en la primera parte de esta guía, con la norma que crea la planilla electrónica también se señala que la obligación de registro y lle-nado del libro especial de modalidades formativas laborales, reguladas por la Ley Nº 28518, se considera cumplida con la presentación de la planilla electrónica. Ello, debido a que la información de estos beneficiarios también debería de ser registrada a través de este medio de declaración y pago. Así, el empleador declarante al momento de contratar con un beneficiario
de modalidades formativas deberá proceder a su registro en la planilla elec-trónica, para lo cual, primero, deberá ingresar los datos de identificación y posteriormente marcar en la pestaña “Categorías” la opción "Prestador de servicio - modalidad formativa", habilitándose así la opción “Detalle”.
FOTO 31
Una vez marcada la opción “Detalle”, se abrirá una nueva ventana en la que solo se habilitarán las pestañas referidas a los datos principales y periodos. Una vez en la sección “Datos Principales”, el declarante deberá ingresar la
siguiente información:
- Seguro médico
Como recordamos, la Ley Nº 28518 establece como obligación de quienes contra-ten beneficiarios de modalidades formativas laborales la contratación de un seguro
de salud cuya cobertura mínima debe ser equivalente a 14 subvenciones mensua-les en caso de enfermedad, y 30 subvenciones mensuamensua-les en caso de accidente. Podrá ser contratado con EsSalud o con una compañía privada de seguros.
- Nivel educativo
Al igual que con los trabajadores, esta casilla requiere información relacio-nada con el grado de instrucción del beneficiario de la modalidad formativa. El llenado de este ítem fue obligatorio recién a partir de enero de 2009, debiendo actualizarse al primero de enero de cada año.
- Ocupación
Al igual que con los trabajadores se deberá elegir el tipo de ocupación que realiza el beneficiario en la empresa.
- Si es madre con responsabilidad familiar
El llenado de esta casilla solo es necesario para los beneficiarios bajo la mo-dalidad de capacitación laboral juvenil, ya que de acuerdo con lo señalado por la Ley de Modalidades Formativas Laborales - Ley Nº 28518, el límite de 20% del total de trabajadores de la empresa se puede incrementar en un 10% adicional, siempre que dicho porcentaje se encuentre compuesto por madres con responsabilidades familiares o personas con discapacidad.
- Trabajo en horario nocturno
Como mencionamos, se considera trabajo nocturno a la jornada de trabajo que se lleva a cabo entre las 10:00 p.m. y las 06:00 a.m. En el caso de las modalidades formativas laborales, para que los beneficiarios puedan prestar servicios en tales horarios, las empresas deberán obtener una autorización previa del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.
- Discapacidad
Como ya mencionamos, la indicación de esta calidad del beneficiario resul-ta imporresul-tante para las empresas que contraten beneficiarios bajo la modali-dad de capacitación laboral juvenil; sin embargo, también resulta aplicable para los trabajadores contratados bajo la modalidad de reinserción laboral, caso en el que la Ley Nº 28518 prevé que el límite máximo de beneficiarios puede ampliarse en un 10%, siempre que este se encuentre compuesto por personas con discapacidad.
- Tipo de centro de formación profesional
Se deberá indicar el tipo de centro de formación profesional en la que es-tudia el beneficiario. Recordemos que muchos de los convenios de moda-lidades formativas son contratos tripartitos celebrados entre la empresa, el beneficiario y el centro de formación profesional e involucran obligaciones a ser cumplidas por dichos centros.
De esta manera, encontramos opciones referidas a centro educativo, univer-sidad, instituto y otros.
FOTO 32
Luego de llenada la información requerida en la sección “Datos Principales” se deberá ingresar a la pestaña “Periodos”, en la que se deberá marcar la opción "Nuevo" abriéndose una nueva ventana en la que se solicitará que se precise el tipo de modalidad formativa y el inicio y fin de la relación con-tractual entre la empresa y el beneficiario.
vii. Personal de terceros
Las normas del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo disponen que para el caso de trabajadores destacados o desplazados a los centros de tra-bajo de empresas principales o usuarias que sean calificados como centros de trabajo de riesgo, la empresa contratante deberá verificar que todos los trabajadores cuenten con dicho seguro, de lo contrario tendrá que asumir la contratación de este.
Es debido a ello que la planilla electrónica permite declarar a personal de terceros, pero solo en los casos en que el empleador no hubiera contratado a favor de estos trabajadores el SCTR correspondiente. Recordemos que la planilla electrónica no solo constituye un medio de declaración y pago sino también un medio a través del cual el MTPE puede fiscalizar el cumplimien-to de determinadas obligaciones.
De tal modo, para el registro de este personal se deberá marcar en la pestaña “Categorías” la opción “Personal de terceros”, habilitándose la casilla “Detalle”.
FOTO 34
Una vez marcada la casilla “Detalle”, se abrirá una nueva ventana en la que solo se habilitará el rubro “Datos Principales”. Para el llenado de esta, se requerirá información referida a la entidad empleadora o empresa que destaca o desplaza personal, debiendo detallarse su número de RUC. Se llenará automáticamente la razón social, tomando como base los datos de las empresas que le destacan o desplazan personal registradas en los datos del declarante.
Así también, como el fin es certificar que se está contratando el SCTR a favor del personal de terceros, se habilita la casilla SCTR, debiendo precisarse la entidad con la que se contrata dicho seguro.
FOTO 35
viii. Personal con contratos administrativos de servicios
El Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios se encuen-tra regulado por el Decreto Legislativo Nº 1057, y su reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 075-2008-PCM, que fue creado como un avance en el reconocimiento de derechos laborales a quienes eran contratados bajo la modalidad de servicios no personales por las entidades públicas.
Este régimen goza de singularidades tales como la consideración de estos como asegurados regulares del Seguro Social de Salud y de los regímenes pensionarios, así como la existencia de derechos laborales reducidos. A pe-sar de ello, los ingresos que generan no son considerados como renta de quinta sino de cuarta categoría, por disposición expresa del Decreto Supre-mo Nº 075-2008-PCM.
Es así que el personal con CAS deberá ser registrado como trabajador a efec-tos de los aportes a EsSalud y a la ONP o AFP, y como prestador de servicios para el registro de los ingresos, tal y como mencionaremos más adelante. Respecto del ámbito de aplicación de la norma, son considerados como
personal con CAS quienes se encuentren en alguna de las siguientes situa-ciones:
