De acuerdo a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en su Art. 09 establece que “El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales
Esta definición es concordante con la expuesta por el Comité de Organizaciones participantes (COSO) que dice:
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El control interno es un proceso efectuado por la alta dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones,
- Fiabilidad de la información financiera,
- Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Por lo anteriormente expuesto se puede definir que el control interno: está conformado por un conjunto de procedimientos, normas y medidas establecidas por la Dirección de la entidad que interrelacionadas entre sí, ayuda a proporcionar una seguridad razonable y confiable de la información reflejada en los estados financieros, a salvaguardar los activos y eficiencia de las operaciones hacia el mejoramiento continuo. (Mantilla S.A, 2010, pág. 32)
El control es el que se encarga de evaluar el desarrollo de general de una empresa. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito.
Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados que habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. (Benitez, 2014, pág. 50)
f) La metodología
La modalidad de la investigación tiene un enfoque cuali-cuantitativo porque se basa en el análisis de los datos existentes y se emite criterios, análisis y juicios de valor que permitan llegar al conocimiento del problema y del tema que se estudia para llegar a plantear una propuesta fundamentada en los requerimiento empresariales y que mejore los procesos de la cadena de suministros.
28 Tipos de Investigación
Investigación de Campo
Se genera en un ambiente interno de la empresa, para lo cual se realiza una investigación para extraer la información relacionada con el control interno que se maneja actualmente.
Investigación Bibliográfica
Se ejecuta en la elaboración del marco teórico, argumentando los temas importantes sobre variables de investigación bajo fuentes bibliográficas, documentos y datos que existen en la propia empresa.
Métodos
Inductivo – deductivo
Aplicado en la revisión de documentos, donde se evaluara gestión de inventarios para a través del sistema de control interno brindar respuestas particulares y luego generalizadas.
Analítico – sintético
Aplicado en el análisis de la información referente a la solución del problema para luego sintetizarla en la propuesta.
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Este método permite que se analicen los hechos que se han dado años o tiempos anteriores y que se han convertido en historia con el fin de alcanzar calidad en los procesos de la cadena de suministros y lograr una solución al problema que se estudia.
g) Propuesta Tema
CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LOS PROCESOS DE LA CADENA DE SUMINISTRO DE LA MULTINACIONAL ONE THE BETTER BANANA C.O.
Ubicación
Provincia: Guayas Cantón: Guayas Parroquia: Tarqui
Dirección: Av. Juan Tanca Marengo Centro Comercial Disentro Of. 17 Teléfono: 042-922-210
Equipo técnico responsable Gerente
Contador
Personal de Bodega Tutor Investigador
Antecedentes de la propuesta
Actualmente y debido al crecimiento, evolución y desarrollo de las empresas en el país es necesario llevar un correcto control interno, este se asume de diferentes formas de acuerdo
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a la naturaleza del negocio, tomando en cuenta las fortalezas de la empresa y sus debilidades.
En los negocios de exportación de banano, es importante llevar un control del producto disponible para la venta en el tiempo exacto. A medida que las ventas crecen es necesario que existan controles adecuados tanto sobre su movimiento físico como sobre sus costos relacionados.
El control interno que posee la empresa es ineficiente, lo que ha ocasionado que la rentabilidad disminuya, para mejorarla se debería utilizar el mecanismo más eficiente, utilizando herramientas tecnológicas de control, monitoreando el cumplimiento de los objetivos a través de indicadores y evaluando el control interno con la utilización del método COSO.
Se conoce que en la MULTINACIONAL ONE THE BETTER BANANA C.O., la rentabilidad no es la esperada por parte de los administradores , no cuenta con un sistema o método de control en los procesos, en la comercialización del productos, dificultando la obtención de información rápida, oportuna y realde los inventarios de insumos, la calidad del producto ha disminuido, existe rechazo de la frutas por no cumplir con las normas de calidad, no existe un control interno de todos los procesos operacionales de la empresa, provocando pérdidas considerables, por esta razón es necesario aplicar un método para evaluar los procesos que nos permitirá identificar, analizar y administrar adecuadamente los riesgos que se posee en la empresa.
Justificación de la propuesta
Las empresas a nivel mundial se han ocupado continuamente de las actividades de movimiento y almacenamiento de los productos porque constituyen parte fundamental del control del sistema productivo y también del proceso de registro y control de la cadena de suministro para atender el aprovisionamiento de la organización.
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Para el desarrollo de la presente propuesta se fundamenta en la implementación de un sistema de control interno y su incidencia en la cadena de suministro a través de un análisis situacional que permitirá la ejecución de los objetivos, de esta manera mejorará la satisfacción del cliente y por ende la situación económica de la empresa originará una mejor rentabilidad, por la consecución de un mejor posicionamiento en el mercado.
Mediante el adecuado estudio la empresa estará en la capacidad de contar con un eficiente control, lo que permitirá innovar su servicio y mejorar la satisfacción del cliente
Objetivos
- Establecer políticas y procesos de control interno
- Diseñar indicadores para evaluar la rentabilidad
- Proponer el Sistema de Control Interno para mejorar la rentabilidad
Análisis de factibilidad Legal
El Marco integrado de control interno se maneja bajo los principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas (PCGA), en la actualidad desglosado en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Auditoria (NIA), enfocadas a la auditoria de Estados Financieros
Socio-Cultural
La propuesta resulta factible tomando en consideración que no atenta contra los intereses y valores empresariales de sus administradores, trabajadores ni clientes.
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La empresa cuenta con un nivel de tecnología óptimo, de esta manera se podría cubrir con el total de la capacidad para mantener el control interno esperado.
Organización
Existe el apoyo por parte de todo el personal que trabaja en la empresa los cuales están dispuestos a poner todo su empeño y predisposición para realizar los cambios necesarios para la buena marcha de la empresa y establecer un posicionamiento favorable ante la sociedad.
Económico
Es factible la propuesta, porque la inversión que representa la implementación de un sistema de control interno es muy beneficiosa para la empresa ya que mediante el mejoramiento del control existirá satisfacción del cliente. La recuperación de la inversión será con una mayor aceptación de los clientes y la disminución de los desperdicios de recursos.
Diseño del control interno
La administración evalúa si el control interno está diseñado para impedir o detectar errores de importancia y se enfoca sobre las afirmaciones relevantes relacionadas con todos los procesos relacionados con el giro del negocio, para determinar si son efectivos, operarán como se diseñaron y se verificara si todos los controles están en orden.
Eficacia operativa de los controles
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El objetivo de la pruebas es establecer si el control está operando según se diseñó y si la persona que realiza el proceso de control posee la experiencia y la capacidad necesarias para realizar el control de manera efectiva. Los resultados de la prueba, que también se deben documentar, forman la base para la afirmación de la administración al final de año fiscal referente a la eficacia operativa de los controles.
Envío del producto
El envío del producto es parte importante e integral del proceso para el cual se diseña el control interno.
Cualquier embarque para el envió del producto debe ser autorizado por medio de un documento de embarque debidamente aprobado y revisado de manera exhaustiva.
Políticas de abastecimiento del producto
1. La empresa deberá fomentar de forma transparente el proceso de abastecimiento.
2. Asegurar un suministro sostenible y seguro en la proporción, calidad y cantidad a precios beneficiosos.
3. Debe garantizar que se realizara mediante un proceso de licitación y cotización para generar un marco confiable.
4. Fomentar la integración y colaboración al interior de la compañía en los frentes de demanda, información y cooperación técnica.
5. El abastecimiento se deberá realizar mediante condiciones que garanticen el proceso mediante el costo, riesgo, impacto y oportunidad del mercado.
6. Promover la integración en el marco del crecimiento conjunto y colaborativo con proveedores estratégicos y/o destacados por su servicio.
34 Políticas de almacenamiento del producto
1. Cuando el producto llega a la empresa se procede a recibir y se la ubicara en el lugar asignado como bodega.
2. El producto será ubicada en un lugar donde no sufra deterioro o humedad.
3. Se debe realizar el respectivo ingreso del producto al sistema.
4. Se debe realizar la revisión constante del producto para prevenir daños.
5. Toda salida de mercadería deberá ser registrada en el sistema
A continuación el control de inventarios mediante modelo Coso con sus respectivas propuestas:
Ambiente de control
La base de una buena administración comienza con el desarrollo de un buen ambiente de control interno. El ambiente de control interno es afectado por las acciones de los empleados, esto es debido a que no siempre se reconoce, no se entiende, no se comunica y no es establecido adecuadamente por la gerencia, este radica en generar un ambiente de trabajo adecuado.
Factores del Ambiente de control y propuesta en cada factor Integridad y Valores Éticos:
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Es importante la existencia e implementación de código de conducta, código de ética, normas sobre las prácticas comerciales aceptables, normas sobre conflictos de interés y normas para dirigir todas las operaciones diarias,
Los administradores serán los encargados de identificar los requisitos necesarios al momento de seleccionar el personal y la capacitación y formación del talento humano donde se implementaran normas de desarrollo laboral.
Para lo cual se propone
- Se debe de realizar e implementar un código de ética para la empresa con la finalidad de promover la eficiencia laboral.
- Este será bien elaborado, para su entendimiento amplio y socializado a los trabajadores.
- Se referirá a conflictos e interese, pagos ilícitos y comportamientos dolosos en contra de la información de la empresa y en las operaciones.
.Estructura organizativa
Todas las empresas deben diseñar e implementar una estructura organizacional necesaria y adecuada, para permitir el flujo de información de las actividades administrativas y operacionales entre la gerencia, que permita determinar si están definidas adecuadamente las responsabilidades.
La empresa si cuenta con una estructura organizacional definida dentro de los parámetros citados, cuenta con un plan estratégico que se adapta a las condiciones cambiantes y se mantiene en el mercado.
36 Organigrama Estructural
Asignación de autoridad y responsabilidad JUNTA DE SOCIOS GERENTE DEPARTAMENTO DE VENTAS VENDEDOR DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CONTADOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS COTIZACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES BODEGA/DISTRIBUCION PERSONAL DE BODEGA
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Determinar la asignación de responsabilidad y la delegación de la autoridad, estas tienen que ser acorde con los objetivos y metas de la entidad, funciones operacionales, requerimientos regulatorios, e incluyendo la responsabilidad del sistema de información y las autorizaciones de cambios.
Para lo cual se propone:
- Que el gerente de a conocer las tareas, los cambios y dar a los trabajadores deberes y responsabilidades.
- Los empleados estarán autorizados de tomar las decisiones oportunas y necesarias
- Los empleados estarán obligados de informar a sus superiores todas las novedades que se puedan presentar.
Políticas y prácticas de recursos humanos
Los directivos están obligados a llevar una apropiada organización y gestión del talento humano de la empresa que debe incluir políticas que les permita determinar si el cargo, adiestramiento, promoción, compensación y despido de los empleados están acorde con dichas prácticas y política establecidas.
Para esto se propone:
- Planificar en el departamento de Recursos Humanos el reclutamiento, la selección y contratación.
- Generar buenas condiciones de trabajo que incluya capacitación constante al personal que labora en la empresa.
38 - Evaluar el desempeño del personal
- Incorporar personal idóneo y capaz
Rendición interna de cuentas y responsabilidades Elaboración de los informes sobre resultados.
Para esto se propone:
- Realizar los informes donde se detalle los objetivos y metas alcanzados.
Evaluación de riesgos
Riesgo es el impacto y la perspectiva de que una amenaza (o de una serie de eventos/ amenazas) puedan afectar de manera adversa la consecución de los objetivos.
La empresa debe medir los riegos que puedan afectar la capacidad de los objetivos planteados, proteger sus bienes, y mantener la estabilidad financiera.
Factores de evaluación de riesgo
- Establecimiento de objetivos globales: En base a un plan estratégico la empresa establece objetivos globales en base a su actividad, misión y visión organizacional, mediante el análisis FODA se identifican las condiciones y cumplimiento de los objetivos.
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- Relación y consistencia de la estrategia, los planes y presupuestos con los objetivos: Cada departamento tiene trazado un objetivo específico.
- Riesgos potenciales en la empresa: Los riesgos potenciales que ocasiones eventos que afectan las actividades diarias de la institución y que nos previsibles, para los cual la empresa elaborara un plan estratégico operativo y de esta manera analizar los riesgos y establecer los respectivos ambientes de control.
Factores externos
- Cambios en políticas procedimientos y normas
Factores internos
- Falta de revisión de la información
- Sistema de información de la empresa distorsionada
- Reestructuraciones internas
- Deficiencias en los procedimientos
Actividades de control
Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.
Se debe realizar:
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- Se debe efectuar el procedimiento para generar información oportuna de la empresa que permita administrar toda la información sobre los procesos y actividades
Indicadores de rendimiento
- Realizar indicadores de rendimiento para medir el desempeño de los trabajadores, indicadores de eficiencia, eficacia, economía.
Información y comunicación
Están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos e control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información.
Los trabajadores de la empresa deben de trabajar en equipo, sus actividades se relacionan con el trabajo de otros, deben comunicar información relevante a los mandos superiores.
Supervisión y seguimiento
Este componente implica evaluación y revisión oportuna y prudente, el control será de acuerdo a las condiciones específicas de la empresa.
En general, los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias. Para ello se tomaron en consideración los objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control.
Para lo cual se propone:
- Revisar si se han implementado controles recomendados por los auditores internos y externos (en las recomendaciones de auditorías realizadas); o por el contrario no se ha hecho nada o casi nada.
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- Deben efectuar comparaciones constantes de las cantidades registradas en el sistema de información contable con el físico de los activos.
- Implementar programas de capacitación a los trabajadores
Procedimiento del departamento de gerencia
El área de gerencia planifica e inspecciona las actividades de la empresa.
- Comunicar al Directorio las acciones tomadas así como elevar a su consideración el plan operativo y presupuesto anual de ingresos y egresos, informando los resultados de las evaluaciones periódicas.
- Elaborar políticas para la empresa
- Realizar controles en cada uno de los departamentos de la empresa
- Efectuar la revisión de los informes para la toma de decisiones
Procedimiento del departamento contable
- El departamento contable realizará la obtención de la información mediante los documentos de soportes obtenidos de las actividades realizadas para su respectivo análisis.
- Analizara detenidamente cada uno de los documentos obtenidos tomando en cuenta la repercusión económica para lo cual se requiere conocimientos técnicos.
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- Realizará los respectivos informes sobre la acumulación de la información registrada para la toma de decisiones.
Conclusiones
Los procesos de control interno son necesario en una organización porque nos permite tener un plan organizacional con la utilización de métodos, estrategias y procedimientos, que de manera confiable va a salvaguardar su información financiera.
Mediante este trabajo realizado en base al modelo coso en la que se deben alinear los objetivos de la entidad con cada departamento obteniendo un control adecuado y trabajo en equipo promoviendo la eficiencia en las operaciones, y así evitar fraudes y decisiones indebidas.
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