Delovanje e-poslovanja preko e-portala

E-poslovanje s kupci preko poslovnega portala podjetja je bilo zgrajeno z namenom poenotenega pristopa in odprtega poslovanja s partnerji na nivoju Talum in njegovih hčerinskih podjetij. Zahteve kupcev po različnih sistemih servisiranja s podatki se med seboj bistveno razlikujejo in so odvisne od poslovnih povezav s Talumom, obstoječih poti elektronskega komuniciranja in obstoječega informacijskega sistema. Prav slednje pa zahteva veliko dela za strokovne delavce, ki poskušajo uskladiti sistem na skupno platformo, zagotoviti kakovostne podatke in avtomatizirati postopke.

E-portal, ki ga imajo v Talumu danes omogoča (Skledar 2006, 6): • prenos podatkov;

• vpogled v podatke o naročilih, zalogah in odpremah skozi ves čas, glede na uporabnika;

• izpis in sortiranje podatkov po izbranih pogojih; • prenos dnevnih, tedenskih in mesečnih poročil.

Kot lahko vidimo, lahko kupci oziroma poslovni partnerji Taluma svoje poslovne aktivnosti s podjetjem na e-portalu le pregledajo in dobijo morebitne želene podatke, ki si jih lahko tudi izpišejo. Same poslovne aktivnosti, pa se v večini še vedno opravljajo peko telekomunikacijskih poti. Kar pomeni, da npr. naročilo opravimo tako, da se predhodno na e-portalu prepričamo o npr. zalogi, ceni in drugih podrobnostih, ki nas zanimajo o nekem proizvodu, naročilo pa opravimo npr. preko telefona, faxa ali pa preko e-pošte. Pravo e- poslovanje ima Talum zaenkrat samo še s podjetjem Hydro Aluminium. Prav to pravo e- poslovanje pa si podjetje želi doseči v prihodnosti in tudi trdno dela na tem področju.

Da ne bomo izgubljali preveč besed o tem kar podjetje želi, bomo v nadaljevanju predstaviti, kako poteka e-poslovanje preko e-portala v podjetju.

Vstop na e-portal Taluma je omogočen preko internetnega naslova http://portal.talum.si. Ob vpisu te internetne strani se nam odpre prva stran e-portala, kjer izbiramo med slovenskim, angleškim in nemškim jezikom. Razlog teh jezikov je predvsem v poslovnih partnerjih Taluma. Ko izberemo jezik predstavitve vstopimo na predstavitveno stran, ki je prikazana na spodnji sliki.

SLIKA 9: PREDSTAVITVENA STARAN E-PORTALA TALUMA

Vir:http://portal.talum.si.

Kot lahko vidimo je možen vstop v e-portal samo s pomočjo uporabniškega imena in gesla, kar pomeni, da imajo vpogled v interne podatke samo njihovi poslovni partnerji, pa še ti lahko gledajo samo podatke, ki se navezujejo na njihove poslovne aktivnosti s Talumom. Po tem, ko smo se prijavili v portal se v zgornjem levem kotu na portalu izpiše ime obiskovalca tako, da imajo v podjetju nadzor nad obiskovalci portala. Zgornji del portala sestavljajo naslednji zavihki: predstavitev, kontaktne osebe, naročila, zaloge, odpreme, poročila, osebne nastavitve in pomoč. Osrednji zavihki so namenjeni izpisom listin in vpogledu vanje, prva in zadnja dva pa so namenjeni uporabnikom za lažje delo in direkten kontakt v primeru morebitnih napak ali problemov.

Za lažje razumevanje delovanja e-portala podjetja smo v nadaljevanju dodali nekaj listin, ki pa so interni podatki podjetja in so namenjeni izključno za to diplomsko delo. Listine, ki jih bomo predstavili smo razdelili po kategorijah, ki smo jih posamično predstavili.

Preden pa gremo na predstavitve je nujno omeniti še, da so vpogledi v naročila, odpreme, zaloge, račune in poročila razdeljeni na dve skupini in sicer:

1. livarske zlitine in drogove (za podjetji Hydro Aluminium in Impol) ter na

2. rondelice (za Cebal, Fissler, Tubex, WMF, Nussbaum, Lageen, SA-SEB in Pechiney MMA) in izparilnike (Bosch Španija in Nemčija).

♦ NAROČILA

SLIKA 10: IZPIS ZAPRTIH NAROČIL PO KATEGORIJI POGLED PO NAROČILU V OBDOBJU 01.07 - 27.07 2006

Vir: www.portal.talum.si.

Zgornja slika nam kaže primer vseh zaprtih naročil od 01.07-27.07.2006 po pregledu po

naročilu. Po pritisku na zavihek naročila, se prikažejo naslednje skupine podatkov:

1. pregled po naročilu;

2. skupna naročila po proizvodu; 3. skupna naročila po naslovu dostave;

4

4.. skupna naročila po poštnem naslovu..

Preden pa želimo izpis posameznih skupin podatkov, moramo na levi strani vpisati

dogovorjen datum izročitve in status naročila:

• odprta: naročila, ki še niso realizirana ali so le delno realizirana; • zaprta: naročila, ki so v celoti realizirana;

• vsa: realizirana in nerealizirana naročila.

Naročila pa lahko gledamo tudi po številki kupčevega naročila in sicer tako, da v polje

številka kupčevega naročila vpišemo številko naročila, ki ga želimo videti in nato

pritisnemo gumb išči.

Ker imamo na zgornji sliki izpisana naročila po načinu pregled po naročilu, bomo pogledali podrobneje kakšen vpogled nam tak način izpisa prinaša. Naročila lahko pregledujete po zaporedni številki naročila, številki kupčevega naročila, datumu naročila, dogovorjenem datumu izročitve, naslovu dostave in poštnem naslovu.

Zaporedna številka naročila se določi v Talumu in pomeni tekočo številko za vsako

naslednje novo naročilo. Po pritisku na izbrano številko naročila se nam prikažejo

podrobnosti za izbrano naročilo. Prikazane podrobnosti vsebujejo podatke o številki

naročila, proizvodu, kupčevi številki naročila, IMS kodi (koda za proizvode definirana s strani Hydro Aluminium), dogovorjenem datumu izročitve, naročeni enoti (npr. kg – kilogram), naročeni količini, dostavljeni in neizdobavljeni količini ter o statusu naročila (novo naročilo pomeni, da naročilo še ni usklajeno in potrjeno s strani proizvodnje;

potrjeno naročilo pomeni, da je naročilo potrjeno s strani proizvodnje; prodaja iz zaloge

pomeni, da se realizacija naročila izvede iz obstoječe razpoložljive zaloge).

Številka kupčevega naročila pomeni zaporedno številko naročila, ki je ustvarjena pri

kupcu.

Datum naročila pomeni datum potrditve naročila s strani prodajalca.

Dogovorjen datum izročitve pomeni datum, ko je oziroma naj bi kupec proizvode prejel. Naslov dostave pomeni naslov kamor so proizvodi fizično dostavljeni.

Poštni naslov pomeni naslov kamor se pošiljajo računi in naslov končnega kupca, ki izvrši

plačilo.

Kot primer dodajamo še spodnjo sliko, kjer so naročila prikazana po naslovu dostave.

SLIKA 11: IZPIS ZAPRTIH NAROČIL PO KATEGORIJI SKUPNIH NAROČIL PO NASLOVU DOSTAVE V OBDOBJU 01.07-27.07.2006

Skupna naročila po naslovu dostave nam nudijo informacije o vseh naročilih za

posamezno dostavo v določenem obdobju. Razvrščena so po abecednem vrstnem redu dostave.

Za vsak naslov dostave se nam prikažejo podatki o dostavi, IMS kodi, enoti naročila (npr. kg – kilogram), naročeni količini, dostavljeni in neizdobavljeni količini.

Po pritisku na izbran naslov dostave se nam prikažejo podrobnosti za izbrano dostavo. Prikazane podrobnosti vsebujejo podatke o številkah naročil, proizvodu, kupčevih številkah naročil, IMS kodi, dogovorjenem datumu izročitve, naročeni enoti (npr. kg - kilogram), naročeni količini, dostavljeni in neizdobavljeni količini ter o statusu naročila. ♦ ZALOGE

SLIKA 12: IZPIS ZALOG PO IMS KODI

Vir: www.portal.talum.si.

Po pritisku zavihka zaloge se prikažejo naslednji podatki, ki nam nudijo naslednje podatke: − IMS koda: definirana je z IMS kodo za livarske zlitine in drogove s strani Hydro

Aluminium;

− proizvod: definiran je s kodo proizvoda s strani Taluma; − enota: kg – kilogram.

Zgornji podatki veljajo tako za livarske zlitine kot za drogove.

Ostali podatki pod zavihkom zaloge so ločeni glede na skupino proizvodov in sicer na livarske zlitine in drogove. Podatki za drogove vključujejo:

− premer: predstavlja različne premere drogov (178, 203, 228 ali 331);

− dolžina: predstavlja različne dolžine drogov (najkrajša dolžina 3500 mm in najdaljša dolžina 7200 mm);

− zaloga: skupna trenutna zaloga za posamezni proizvod (na dan in čas ažuriranja); − razporejena zaloga: že rezervirana zaloga preko naročil kupcev;

− nerealizirana naročila: pomeni razliko med razporejeno zalogo in trenutno zalogo; − neprodana zaloga: pomeni razliko med trenutno zalogo in razporejeno zalog. Podatki za livarske zlitine, ki so prikazane na zgornji sliki pa vsebujejo:

− opis proizvoda: predstavlja natančen opis posameznega proizvoda – livarske zlitine; − dimenzije: prikazuje dimenzije posameznega proizvoda – livarske zlitine;

− zaloga: skupna trenutna zaloga za posamezni proizvod (na dan in čas ažuriranja); − razporejena zaloga: predstavlja zalogo, ki je že rezervirana preko naročil kupcev; − neprodana zaloga: pomeni razpoložljivo zalogo, ki ni vezana na nobeno naročilo. Na levi strani se lahko izbere točno določeno skupino proizvodov ali samo točno določen proizvod (po IMS kodi), za katerega želimo podatke o zalogah. Omogočeno je tudi sortiranje in sicer pri drogovih po premeru ter pri livarskih zlitinah po opisu proizvoda. ♦ ODPREME

SLIKA 13: IZPIS ODPREM V OBDOBJU 01.07-27.07.2006

Po pritisku zavihka odpreme, se prikažejo naslednji podatki: − datum odpreme: datum, ko so bili proizvodi odpremljeni;

− dogovorjen datum izročitve: datum, ko je oziroma naj bi kupec prevzel proizvode; − kupčevo naročilo: številka kupčevega naročila;

− Talum naročilo: številka Talumovega potrjenega naročila;

− poštni naslov: poštni naslov je naslov kamor se pošiljajo računi in hkrati pomeni naslov končnega kupca, ki je odgovoren za izvršitev plačila;

− odpremnica: prikazujejo se zaporedne številke posameznih odpremnic;

− količine/EM: dostavljena količina in merska enota v kateri so bili proizvodi dostavljeni (npr. kg - kilogram);

− št. računa Talum: definirana je z zaporedno številko izstavljenega računa za dostavljene proizvode s strani Taluma;

− cena/valuta: cena v ustrezni valuti na tono, navedena na računu Taluma; − vrednost: skupna vrednost v ustrezni valuti, navedena na računu Talum-a;

− št. računa Hydro: zaporedna številka računa za vsak novo izdan račun v Talumu v imenu podjetja Hydro Aluminium;

− št. predračuna Hydro: zaporedna številka predračuna za vsak novo izdan predračun v Talumu v imenu podjetja Hydro Aluminium;

− cena končni kupec/valuta: cena za račun v ustrezni valuti na tono, navedena na računu Hydro Aluminium;

− vrednost končni kupec: skupna vrednost za plačilo v ustrezni valuti, navedena na računu Hydro Aluminium.

Na levi strani lahko izberemo točno določen datum odpreme ali pa izberemo določeno obdobje za katerega želimo videti podatke o odpremah. Odpreme lahko pregledujemo tudi po kupčevem naročilu in sicer v polje kupčevo naročilo vpišemo želeno številko kupčevega naročila. Ali pa iščemo odpreme po Hydro-vi številki računa in predračuna kjer v polje račun in predračun vpišemo želeno številko računa ali predračuna. Ko vpišemo želene podatke v ustrezna polja, pritisnemo gumb išči in izpišejo se nam želeni podatki. ♦ POROČILA

SLIKA 14: IZPIS VRSTE LISTIN ZA DROGOVE

SLIKA 15: IZPIS VRSTE LISTIN ZA LIVARSKE ZLITINE

Vir: www.portal.talum.si.

Po pritisku zavihka poročila si lahko izpišemo različne vrste poročil in dokumentov. Poročila so dnevna, tedenska in mesečna za odpreme. Na razpolago bodo v prihodnosti tudi tedenska poročila o naročilih in zalogah, mesečna poročila o zalogah, poročila o izpolnjevanju mesečnih kvot in mesečna poročila o prodaji. Poročila ne bodo dostopna vsem uporabnikom in za vse proizvode oblikovana pa bodo glede na kupčeve zahteve in želje.

Poročila so razdeljena na skupine povezane s proizvodi. Poročila so na razpolago za livarske zlitine in drogove. Poročila za drogove, ki so na sliki 14 so naslednja:

− invoice list: omogoča izpis dnevnih in tedenskih odprem vključno z št. računi; − monthly quota report: prikazuje izpolnjevanje mesečnih kvot za drogove;

− stock report: prikazuje status zaloge proizvodov v trenutku, ki je prikazan v polju last

modified;

− monthly stock data: prikazuje status zalog proizvodov konec meseca;

− Planned and delivered Al billets: prikazuje planirane in dejansko dostavljene količine drogov po kvotah, ločeno za elektrolizni aluminij in za pretapljanje.

Poročila za livarske zlitine, ki so prikazane na sliki 15 so naslednja:

− shipment list: omogoča izpis dnevnih in mesečnih odprem vključno z št. računov; − stock report: prikazuje status zaloge proizvodov v trenutku, ki je prikazan v polju last

modified;

− monthly stock data: prikazuje status zaloge proizvodov konec meseca;

− Customer orders by dispatch date: prikazuje planirane datume odpreme in dogovorjene datume dostave livarskih zlitin za izbrano prihodnje obdobje;

− Monthly delivered quantity: prikazuje dostavljene količine livarskih zlitin v izbranem obdobju glede na datum prevzema.

SLIKA 16: IZPIS POROČILA LIVARSKIH ZLITIN PO ODPREMI

Vir: www.portal.talum.si. ♦ RAČUNI

Posebnost pri vpogledu v poročila predstavlja druga skupina teh vpogledov t.j. rondelice in izparilniki. Ti namreč za razliko od prve skupine vpogledov t.j. livarskih zlitin in drogov vsebujejo še izpis računov.

SLIKA 17: IZPIS RONDELIC IN IZPARILNIKOV PO RAČUNU

Po pritisku zavihka računi, se prikažejo naslednji podatki:

− številka računa: zaporedna številka računa, ki ga je Talum izdal kupcu; − datum računa: datum, ko je bil račun izdan;

− znesek računa: skupna vrednost računa; − valuta: valuta v kateri je izdan račun;

− datum zapadlosti: datum, ko mora biti obveznost kupca za dostavljene proizvode

poravnana;

− datum plačila: dejanski datum poravnave obveznosti;

− znesek plačila: dejanski znesek plačila za dostavljene proizvode;

− neplačan znesek: vrednost, ki jo še kupec dolguje za že dostavljene proizvode; − status: status računa (plačan, neplačan, zapadel ali dobropis).

Na levi strani lahko izberemo točno določen datum računa ali pa izberemo določeno obdobje za katerega želimo videti podatke o računih. Račune lahko pregledujemo tudi glede na status računa.