9. -DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO. ESTRUCTURA JERÁRQUICA
ALCALDE
DPTO. DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO SECCIÓN DE BODEGA E INVENTARIO
OFICINA SECRETARIA
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO. DEPENDENCIA.
Este Dep artam ento d ep end e d irectam ente d e la Alcald ía y tiene a su cargo la Sección de Bodega e Inventario.
OBJETIVO.
Proveer en form a eficiente y eficaz los recu rsos m ateriales y contrataciones d e servicios qu e requ ieren las d istintas u nid ad es m u nicip ales p ara el op ortu no cumplimiento de sus funciones.
Llevar a efecto d e m anera op ortu na y transp arente tod os los p rocesos ad m inistrativos vincu lad os a licitaciones y com p ras m u nicip ales, veland o p or el estricto cumplimiento de la normativa vigente.
FUNCIONES.
9.1 Jefe Departamento de Adquisiciones:
a) Llevar a efecto el p roceso d e revisión, análisis y evalu ación d e tod as las licitaciones, p revio a la ad ju d icación, veland o esp ecialm ente p or el cu m p lim iento d e la norm ativa establecid a en la Ley N º 19.886, sobre compras públicas, y su Reglamento.
b) Establecer criterios d e d ecisión y evalu ación d e las p rop u estas técnicas y económicas buscando las mejores condiciones de compra para el municipio. c) Efectu ar u n segu im iento d e la tram itación ad m inistrativa interna d e tod as
las licitaciones y ad qu isiciones, veland o p orqu e los p rocesos se lleven a efecto resp etand o lo establecid o en la Ley d e Com p ras Pú blicas y su Reglam ento, así com o tam bién, en el Reglam ento Mu nicip al d e Ad qu isiciones y contratación d e su m inistro d e bienes y p restación d e servicios.
d) Controlar las ad qu isiciones d e bienes y servicios d el m u nicip io, p rocu rand o qu e se cu m p la efectivam ente con la recep ción y d esp acho d e la u nid ad d e bodega cuando corresponda.
e) Realizar licitaciones a través d el p ortal d e chile com p ra y elaborar las resoluciones de adjudicaciones licitadas.
f) Cu m p lir la fu nción d e ad m inistrad or d el sistem a chile com p ra, p ara lo cu al le corresp ond e su p ervisar y controlar los p erm isos d e com p rad ores y supervisores del sistema de compras públicas.
g) Particip ar en las com isiones d e análisis y ad ju d icaciones d e p rop u estas p ú blicas y p rivad as, p restand o ap oyo ad m inistrativo a las d em ás u nid ad es municipales.
MUNICIPALIDAD DE FRESIA UNIDAD DE CONTROL 9.2 Encargado de Adquisiciones:
a) Efectu ar el Proceso d e licitaciones y com p ras d e la Mu nicip alid ad , veland o p or la correcta ap licación d e la norm ativa existente sobre la m ateria, especialmente lo establecido en la Ley Nº 19.886, Ley de Compras Públicas y su Reglam ento, y el Reglam ento Mu nicip al sobre Ad qu isiciones y Contrataciones.
b) Efectu ar cotizaciones d e p recios y confeccionar cu ad ros com p arativos d e estos, incluyendo proveedores, costo unitario y otras materias de interés.
c) Adquirir los materiales, bienes y servicios que se requieren para el adecuado
cu m p lim iento d e las fu nciones m u nicip ales, u na vez com p letad o el p roceso de análisis y adjudicaciones respectivas.
d) Efectuar las contrataciones de Servicios de apoyo a la gestión que requiera el
m u nicip io, asesoránd ose p ara ello con la u nid ad qu e le corresp ond a la función de control.
e) Requ erir d el Dep artam ento corresp ond iente, las Bases Ad m inistrativas d e las licitaciones tanto p ú blicas com o p rivad as, ya sea qu e se trate d e obras o ad qu isición d e bienes y servicios, segú n los requ erim ientos d e las u nid ad es municipales.
f) Solicitar las Bases Técnicas y Bases Esp eciales, a las u nid ad es interesad as en efectuar un llamado a licitación y que tienen competencia sobre la materia. g) Prep arar y p rop orcionar tod a la d ocu m entación d e resp ald o qu e requ iera el
departamento de Finanzas para fines de efectuar el pago de proveedores. h) Mantener archivos d igitales y en sop orte p ap el, d e tod a la d ocu m entación
que diga relación con adquisiciones tramitadas por dicha unidad.
i) Procu rar qu e las d istintas u nid ad es m u nicip ales efectú en su s
requ erim ientos en form a anticip ad a a fin d e p lanificar y lograr u n p roceso d e compra eficiente.
j) Prep arar convenios d e Su m inistros qu e p erm itan abastecer, d e m anera op ortu na y exp ed ita, los requ erim ientos d e las d istintas u nid ad es municipales.
k) Rem itir en form a op ortu na las órd enes d e com p ra a las u nid ad es m u nicip ales qu e gu ard en d irecta relación con Proyectos d e Inversión qu e involucren recursos externos (PMU, y/o Gobiernos Regional entre otros)
l) Verificar la disponibilidad presupuestaria con el Departamento de Finanzas,
p reviam ente a la em isión d e la ord en d e Com p ra y/o ad ju d icación d e bienes y servicios.(Requ erir au torización d e ítem p resu p u estario y d isp onibilid ad de Saldos)
m)Elaborar resoluciones de adjudicaciones licitadas.
9.3 Secretaria del Departamento de Adjudicaciones:
a) Recibir las solicitu d es d e com p ra d e las d istintas u nid ad es m u nicip ales programando su atención oportuna a la urgencia de cada una de ellas.
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c) Confeccionar y realizar, cuando corresponda proyectos básicos de propuesta
pública según el reglamento de adquisiciones.
d) Realizar licitaciones a través del portal de chile compra.
e) Elaborar resoluciones de adjudicaciones licitadas.
f) Entregar factu ras y bienes d e consu m o ad qu irid os en bod ega m u nicip al p ara su recepción.
g) Resp ald ar con su corresp ond iente d ocu m entación las factu ras qu e lu ego deben pasar a presupuesto para ser canceladas.
h) Im p lem entar m ecanism os d e control d e las activid ad es d e los p rocesos licitatorios para optimizar se ejecución.
9.4 Sección de Bodega e Inventario. OBJETIVO.
Alm acenar y resgu ard ar los bienes ad qu irid os p or el m u nicip io necesario p ara su fu ncionam iento y ejecu ción d e p rogram as y p royectos financiad os con recu rsos m u nicip ales y externos. Ad em ás, m antener d ebid am ente inventariad os los bienes municipales.
FUNCIONES.
a) Ingresar físicamente los bienes adquiridos.
b) Confeccionar gu ía d e ingreso, conform e a cantid ad es ind icad as en factu ra o gu ías em itid as p or el p roveed or, estableciend o ad em ás el d estino d el producto y la firma del Encargado de Adquisiciones y de Bodega;
c) Remitir las Facturas a Encargado de adquisiciones;
d) Asignar código a los bienes adquiridos, de acuerdo a los previstos en listado
existente;
e) Registran en el sistem a com p u tacional los m ovim ientos d e ingreso y egreso de los bienes adquiridos;
f) Verificar qu e la salid a d e los bienes se haga con gu ía d e d esp acho, p revia firma de quien retira;
g) Girar d el sistem a com p u tacional, tanto el listad o d e los bienes existentes, inform e d e ingresos, listad o d e consu m o, recep ciones m ensu ales y listad o de movimiento por artículo.
h) Mantener al d ía registro d e inventario m anu al, con los sigu ientes d atos: cód igo d el artícu lo, d estino, tip o d e bien, cantid ad , nu m ero d e Ord en d e Com p ra, fecha, RUT d el p roveed or, nú m ero d e factu ra, fecha, Decreto d e Pago con su fecha.
i) Traspaso al sistema computacional del Registro de Inventario Manual.
j) Mantener actu alizad o en el sistem a com p u tacional el registro general d e bienes muebles e inmuebles.
k) Llevar registro planilla mural con especies inventariadas de cada oficina.
l) Certificar las bajas de bienes por perdida de vida útil.
m)Mantener registro de los bienes entregados a Bodega.
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10. D EPARTAMEN TO D E IN SPECCION GEN ERAL, REN TAS Y PATEN TES MUNICIPALES.
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