DESARROLLO DE HALLAZGOS

4.1 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA(Anexo 6)

Al realizar el análisis de la planificación estratégica se evidenció que la misma, en su mayoría, especifica hacia donde se orienta la empresa; sin embargo, se observa que la misión establecida por la compañía no contempla las metas de mercado, los clientes que desea, los productos y servicios que ofrece, los recursos y habilidades esenciales que desarrolla, el eje tecnológico que posee, el ámbito geográfico, el mercado en el que se desenvuelve, el compromiso de sobrevivir, crecer y obtener ganancias, la ventaja competitiva, los valores, las creencias y la filosofía que posee. Así mismo, los objetivos planteados por la organización son departamentales y de corto plazo, por lo que falta que detallen los objetivos globales y de largo plazo que les ayudará a cumplir con la visión.

Por otro lado, la planificación estratégica no ha sido difundida y dada a conocer al personal, debido a que la misma fue realizada sin que participen todas las personas que laboran en la empresa sino tan solo quienes se encuentran en el departamento administrativo; esto ha ocasionado que el trabajo no se oriente hacia el cumplimiento de los objetivos y la visión de la compañía.

4.2 PROCESOS Y CONTROLES (Anexo 7 y 8)

Una vez que se ha revisado los procesos que se llevan a cabo en la compañía se evidenció las siguientes debilidades de control:

Procesos Debilidades de control

Producción Existen muchos casos en que se tiene que comprar materia prima _{en último momento debido al gran volumen de ventas e} imprevistos de última hora.

La materia prima no se encuentra bien etiquetada, en muchos casos los nombres ya se han borrado por el paso del tiempo, lo que puede dar lugar a errores en la producción y por ende daños en el proceso productivo.

La ubicación de la materia prima no facilita su búsqueda y por ello se pasa bastante tiempo y en las preguntas de su lugar de ubicación entre los trabajadores.

La materia prima más peligrosa como los ácidos, permanece en lugares que están muy apartados y en contenedores muy grandes y la traslada una sola persona lo que dificulta la labor e incrementa el riesgo de accidentes de trabajo.

Hace falta una revisión periódica de que los trabajadores de la planta cuenten con el equipo necesario y en buen estado, de manera que con ello se pueda evitar accidentes de trabajo y cierta forma precautelar sus vidas.

En el cuarto de polvos que de por sí hay poca visibilidad no se cuenta con buena iluminación, el piso de la planta se encuentra muy deteriorado, lo que hace más difícil la movilización de la materia prima y los productos, así como puede dar lugar a tropiezos y caídas por parte de los trabajadores.

La infraestructura de la planta está ocupada en su totalidad, a tal punto que en algunas ocasiones se utilizan otras áreas como el comedor para almacenar materia prima.

Compras

El memorándum de solicitud de material enviado por la Jefa de Producción a la asistente de compras, se envía como documento o mail, en tanto que debe ser un documento físico impreso y que permita su archivo, de manera que pueda dejar constancia de la solicitud hecha.

Las cotizaciones de los proveedores son hechas vía telefónica, lo que no deja ningún respaldo del valor por el que se podría pagar en la compra, dando lugar a falta de palabra y pagos más costosos por las compras.

No existe una política establecida que determine claramente los parámetros que se deben tomar en cuenta para la selección de proveedores.

Existen muchos casos de compras hechas a última hora en los que por la premura de tiempo, no se cotiza sino que se compra al proveedor más cercano.

La persona que autoriza la compra del material es la misma que la solicita, lo cual implica un gran riesgo de fuga de material, adquisiciones indebidas.

Recepción de Materia Prima

No se revisa que la factura cuente con los datos correctos de la empresa, cuando esta llega debería verificarse que la factura esté en vigencia, es decir que cumpla con lo que dispone el Servicio de Rentas Internas, por lo que si esta tuviese errores podría afectar en la declaración de impuestos.

Se realiza la emisión de cheques post-fechados, lo cual no está acorde a la normativa de nuestro país

Despacho y entrega de

productos

No existe una revisión final por parte de la Jefa de Producción de que los productos que se despachan sean correctos al igual que las cantidades

Cobranzas

Si el cliente acude a cancelar directamente a la empresa, la asistente de contabilidad, es quien recauda el dinero, lo deposita, y además archiva los documentos del cobro y lo contabiliza.

Contabilidad

No se realiza el costeo de los productos es decir no se emite un Estado de Costos de Producción y Ventas, lo cual es una gran limitante y problema para la empresa, ya que no se conoce la utilidad y costo real en la venta de los productos.

No se realizan evaluaciones de desempeño a los empleados de esta área, por lo que no se conoce si verdaderamente las personas que realizan el trabajo cuentan con los conocimientos suficientes. No se realiza un seguimiento periódico o un procedimiento que determine el correcto funcionamiento del control interno existente en el área.

No se realizan revisiones periódicas específicas de que no existan faltantes de facturas emitidas y que todos los documentos emitidos obedezcan a la secuencia numérica debida y se hallen todos en su lugar.

Autoras: Shirley Enríquez y María Belén Rivadeneira

Las observaciones antes descritas se originaron debido al crecimiento acelerado de la compañía y a las circunstancias del mercado competitivo en el que la misma se desenvuelve; es así, que en un inicio se pudieron solucionar momentáneamente ciertos problemas pero en la actualidad, lo antes indicado ocasiona que existan errores, retardos o incumplimientos legales que afectan a la empresa de forma negativa e impiden el logro de los objetivos planteados.

4.3 ESTADOS FINANCIEROS (Anexo 3, 4, 9)

En primera instancia cabe mencionar que, para un análisis adecuado de los estados financieros, realizamos una reestructuración dentro del estado de situación analizado (del mes de septiembre del 2010), en la parte del patrimonio, ya que la empresa debido al sistema contable que posee, no incorpora la utilidad del ejercicio dentro del balance, por lo que el balance se presentaba sin cuadrar a pesar de que el sistema con ese dato

indicaba que existe el cuadre. Adicionalmente es importante tomar en cuenta que debido a que las cuentas del costo de ventas, no se encuentran clasificadas correctamente, debido a que ese costo solo toma en cuenta el costo de la mano de obra directa, algunos costos indirectos de fabricación, y mercaderías, dejando de lado la materia prima y otros costos que debieren incorporarse por su nivel de significancia, para los cálculos de indicadores relacionados con el costo de ventas hemos tomado el valor total de los egresos, ya que ese valor es el más aproximado al costo de ventas real. En base a lo mencionado y con la información contable y financiera proporcionada por la compañía se ha encontrado los siguientes resultados:

Las cuentas por cobrar representan el 32% del total de sus activos se debe realizar mejoras en la gestión de cobros y análisis periódicos de antigüedad de cartera, ya que el periodo promedio de cobro es mayor al de pago, siendo que por su liquidez y buen desempeño debería suceder lo contrario.

Los inventarios representan el 15.93%, la rotación total del inventario es de aproximadamente 42 días, tomando en cuenta el valor del inventario, el 11.04% corresponde a la materia prima, es por esto que se debería tomar en consideración lo mencionado, debido a que representa mucho tiempo en el que se incurre en gastos de almacenaje, seguros, entre otros, además de que resta espacio el mismo que ya es muy reducido para la capacidad de la planta, así también se debe realizar un análisis costo- beneficio de tener los materiales por tanto tiempo o establecer una mejor manera prever y comprar materia prima.

La cuenta provisión para incobrables se muestra duplicada en el balance general, la que se encuentra dentro de la cuenta depreciaciones acumuladas no debería constar. Las cuentas por pagar, según el análisis vertical, representan el 22.42%, el 12,44%, es decir más de la mitad de las cuentas, corresponden a comisiones, situación que tiene lugar debido a que la información de sus valores es entregada a contabilidad fuera de

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los plazos establecidos por la empresa, lo cual afecta directamente a la situación corriente de la empresa, ya que por dicha situación no son pagadas a tiempo.

La empresa se encuentra con un apalancamiento de un 1.31, siendo que las deudas a largo plazo ocupan un 22.73%, pero de esto el 9.81%, es decir casi la mitad de estas obligaciones constituyen deudas con proveedores con cheques posfechados, lo cual quebranta la naturaleza jurídica, y con esto se podría dar lugar a problemas legales. Es por esto que consideramos se debe cambiar esta forma de pago en la medida de lo posible, debido a que así también se evita posibles contingentes legales en el futuro, como el pago de una multa del 20% del valor total cuando las partes entran en conflicto, o cuando el cheque es protestado por insuficiencia de fondos el Art. 368 del Código Penal prevé una pena de hasta dos años de prisión con sanción.

Dado a que el giro del negocio es producir productos, la mayor concentración de su costo debería estar en su costos de producción y ventas, pero a diferencia de ello encontramos que los gastos administrativos, sobre todo los de remuneraciones son los más significativos. Del 85.33% de egresos de la empresa, los gastos administrativos constituyen un 53.34%, y de estos el 32.96% corresponden al pago de remuneraciones, en los cuales se encuentran como rubros más significativos los sueldos, comisiones, liquidación de haberes y movilización de vendedores, por lo que se deberían tomar en cuenta estos rubros, para realizar un análisis de cuál es la forma más conveniente de ahorrar estos valores sobre todo los de movilización podrían tener alternativas de economizarlos y los gastos de liquidación de haberes que podrían evitarse con una selección de personal eficaz, en tanto que con las comisiones se debe delimitar fechas de envío de información para su registro oportuno. Así también aquí los gastos de oficina ocupan un 11.23%, de lo cual se podría mencionar que sobrepasa el valor adecuado por la naturaleza misma de la empresa que es producción, aunque esto se debe también a la falta de un sistema de costeo de producción por lo que aquí constan costos servicios básicos, seguros, envases etc, correspondientes a Producción los mismos que deber ser reclasificados e incorporados al costo de los productos en cuanto

se realice el costeo de los productos, a pesar de esto existen costos que podrían disminuirse con la instauración de políticas adecuadas de ahorro y la instauración de controles como detalle de movilización, tiempo y firma de responsables en los lugares al que va para el caso de la movilización, reutilización en cuanto a los útiles de oficina, ahorro en los útiles de aseo, y una política específica para los envases, debido a que estos ocasionan una pérdida al no ser devueltos a la empresa y no incluirse en el costo del producto. Así también deberían reclasificarse y separarse las depreciaciones las maquinarias, y equipos de producción, etc. de las depreciaciones generales e incorporarse las mismas dentro de los costos indirectos de fabricación.

Existe una distorsión del costo de ventas debido a que no se encuentra bien costeado ya que tan solo contempla los rubros de mano de obra y CIF, por ende el valor registrado no es el real, lo cual limita la toma de decisiones basada en datos que sirven para el mejoramiento de la producción y situación de la empresa.

La utilidad representa un 9.35% de las ventas, lo cual es un muy buen margen para la empresa, en tanto que el beneficio neto por unidad monetaria de sus activos representan el 15% y su beneficio neto por unidad monetaria de su patrimonio corresponde al 34%, lo cual indica que existe un buen rendimiento con relación a los recursos que posee, su uso y el valor monetario de inversión de sus accionistas.

4.4 COSTO DE LOS CONTROLES QUE SE APLICAN EN LA EMPRESA (Anexo 10) Al momento de revisar los procesos que lleva a cabo la compañía y los controles que se aplican en cada uno de ellos, se ha evidenciado que la empresa no ha invertido mucho en los mismos, ya que son controles mínimos que por el giro del negocio, es necesario realizarlos. Por tal motivo, hemos verificado que existen los siguientes problemas: Dentro del costo de la mercadería aún se encuentran incorporados costos de productos terminados, materia prima caducada o inventario en existencia pero que por la falta de

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una correcta y periódica constatación de inventario, no se conoce ni se refleja en los balances.

El valor que la empresa paga por la utilización del servicio de telefonía celular es mayor que el de los servicios básicos, por lo que es necesario implementar un control eficaz para que el gasto no sea mayor al necesario.

Los intereses generados por los préstamos que adeuda la compañía, se encontraban registrados de forma incorrecta y duplicada, lo que afecta a la precisión de la información constante en los estados financieros.

Todas las falencias antes indicadas afectan a la información que se presenta en los estados financieros, a la vez, que en el correcto funcionamiento y desarrollo de la empresa, ya que son la herramienta fundamental para la toma de decisiones, y si no es precisa, se podría perjudicar a la compañía.

4.5 TIEMPOS DE PRODUCCIÓN (Anexo 11 y 12)

Luego de haber realizado el seguimiento completo al proceso productivo, hemos podido evidenciar que los tiempos de producción son aprovechados de la mejor manera, ya que al iniciar la elaboración del producto, ya se cuenta con los materiales listos para ser añadidos, adicionalmente, la Jefa de Producción es la responsable del control de que se agregue la materia prima adecuada y en su cantidad debida, de que el tiempo de agitación luego de añadido cada material sea cronometrado, y de que cuando se deja la mezcla para la agitación automática, los obreros no desperdicien su tiempo, sino que emprenden brevemente otra actividad como la limpieza de los tanques y envases, es decir no existen tiempos ociosos. Por esta razón afirmamos que el tiempo empleado en la elaboración de los productos es aprovechado con eficiencia y eficacia.

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Sin embargo, el proceso completo de producción que contribuye al cumplimiento del pedido de los clientes y los objetivos establecidos por la empresa, no cumple siempre con la fecha de entrega establecida y acordada con el cliente. Esto se debe, a que se aceptan pedidos urgentes y muchas veces no se cuenta con la materia prima necesaria para su elaboración, por lo que se realizan compras muchas veces sin cotizar con varios proveedores sino al proveedor más cercano, que podría dar los materiales a mayor costo o con particulares en sus productos.

Estos inconvenientes afectan directamente al desenvolvimiento normal de la empresa y al correcto desempeño de la misma, ya que se debe realizar las tareas en el tiempo adecuado y aplicando los procedimientos necesarios para que el resultado final sea óptimo, además es importante que se cumpla con lo pactado con el cliente puesto que está en tela de juicio, la reputación, el prestigio de la empresa, la decisión de ser comprador fijo y la confianza en la empresa misma.

4.6 ACTIVIDADES REPETITIVAS EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN (Anexo 13) Basadas en el flujograma del proceso productivo, podemos apreciar que existen algunas actividades que son repetitivas dentro de esta operación, sin embargo es evidente que no todas podrían automatizarse, debido a que necesitan precisión y cuidado, que tan solo los trabajadores pueden dar.

Actualmente, por el tamaño de la empresa, los productos se pueden realizar de forma parcialmente manual, por lo que las actividades repetitivas no afectan en el tiempo y costo de elaboración, pero en un futuro cuando la empresa necesite incrementar la producción, se requerirá automatizar más el proceso.

4.7 CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES (Anexo 14)

La calificación de proveedores en la empresa es de cierta manera subjetiva, ya que dos personas están encargadas de realizar esta actividad tomando en cuenta el crédito que

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ofrecen los proveedores, la calidad del producto y el cumplimiento del tiempo de entrega; pero lo antes mencionado no está incluido dentro de las políticas o procedimientos de la empresa y por otro lado, no son suficientes ya que es necesario tomar en cuenta otros aspectos para tomar la decisión que más beneficie a la compañía. Las dos personas deciden a que proveedor comprar debido a la experiencia que tienen en la actividad de producción, pero solo su criterio basado en los tres aspectos que analizan no contempla todos los puntos que se debe considerar y más aún, cuando los pedidos con los que se debe cumplir son urgentes y se debe comprar materia prima de forma inmediata, por lo que, en esos casos, la decisión no siempre es la que más beneficie a la compañía.

4.8 ESENCIALIDAD DE LAS ETAPAS EN LA PRODUCCIÓN (Anexo 15)

Las etapas del proceso productivo que se realiza en la empresa, desde que se busca el material, se pesa, lo que se agrega, el tiempo de mezcla, el lavado hasta el envasado; son esenciales para la correcta elaboración de los productos. Por lo que, en caso de que alguna de las actividades mencionadas falle, se analizó las posibles consecuencias y soluciones que se detallan a continuación:

ETAPA PROBLEMA SOLUCIÓN CUMPLIMIENTO

DE LA SOLUCIÓN