Desarrollo de la Propuesta Estructura Orgánico Funcional de la Asesoría Empresarial

CAPITULO IV. MARCO PROPOSITIVO

4.1. Tema

4.4.4. Desarrollo de la Propuesta Estructura Orgánico Funcional de la Asesoría Empresarial

Dentro de este capítulo encontraremos la consolidación misma de la propuesta, el cual está dividido en las siguientes partes:

86  Organigrama Estructural  Organigrama Funcional  División de niveles  Manual de Funciones  Descripción de puestos

Partiendo como primer punto del Organigrama Estructural y Funcional para la Asesoría Empresarial “El Administrador”; enunciaremos que un organigrama permite analizar la estructura de la empresa, cumpliendo un rol de información de datos generales acerca de la conformación departamental, área y competencia.

A partir de ello se generara la división de Niveles Jerárquicos, determinándose de esta manera la participación estructural operativa y de gestión de los distintos niveles como son: nivel directivo, nivel ejecutivo, nivel asesor, nivel auxiliar y el importante nivel operativo; guía mediante la cual se conocerá estructura, conformación, autoridad, dependencia y responsabilidad.

Documentos cuya relevancia y planificación ayudaran a la conformación de un Manual de Funciones, mismo que contendrá la descripción escrita de las actividades y tareas a realizar por parte de cada empleado.

Finalmente el desarrollo de la descripción de puestos nos ayudara a entender aspectos tales como el propósito por el cual fue creado cada uno de estos, un resumen de las funciones generales y específicas, además de los requerimientos de selección y capacitación que solicita cada cargo aspectos indispensables en el caso de la necesidad de incorporar personal nuevo; conociéndose también los departamentos, áreas o empleados con los cuales debe coordinar las funciones desempeñadas.

Cabe recalcar que el presente documento “Estructura Orgánico - Funcional” no es un documento rígido, sino que al contrario, deberá ser totalmente flexible, en conformidad con los nuevos cambios de aplicabilidad que demande el entorno.

ESTRUCTURA ORGANICO - FUNCIONAL

PARA LA ASESORIA EMPRESARIAL

“EL ADMINISTRADOR”

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ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL PARA LA ASESORIA

EMPRESARIAL

“EL ADMINISTRADOR”

Responsable de Proceso: Fecha: Aprobado por:

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LISTADO DE DISTRIBUCION

ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL

PARA LA ASESORIA EMPRESARIAL

“EL ADMINISTRADOR” PÁGINA 2 de 6 Copia N° Fecha Emisión Fecha

Recepción Recibido por Firma

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SECCIONES 1. OBJETIVO:

El objetivo del presente documento es conocer y dar a conocer las funciones, tareas, responsabilidades de cada cargo, a la gerente y empleados de la Asesoría.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica en las áreas que conforman la Asesoría Empresarial “El Administrador” , tanto al personal existente, como al personal futuro del cual la empresa según sus necesidades requiera, con el fin de conseguir un talento humano de calidad, que sea competitivo y con óptimo rendimiento productivo en la organización.

3. RESPONSABLE

ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL

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“EL ADMINISTRADOR”

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PROVEEDORES USUARIOS CLIENTES

Toda la Empresa Gerente Toda la Empresa

Jefes Directos

Jefe de Talento Humano

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4. DEFINICIONES

 Manual: Guía de uso de un sistema de clasificación u otro tipo de lenguaje documental, que proporciona instrucciones, procedimientos, criterios de aplicación.

 Eficacia: Es la extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzarán los resultados planificados.

 Eficiencia: Es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

 Desempeño: Desarrollo de las tareas y actividades de un empleado, en relación con los objetivos planteados por la organización.

 Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado.

 Competencias: Una dimensión de conductas abiertas y manifiestas, que le permiten a una persona rendir eficientemente.

 Puesto de trabajo: Es la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama.

 Descripción de puestos: La descripción de puestos es un documento que proporciona información acerca de las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. Las cualidades mínimas aceptables que debe poseer una persona con el fin de desarrollar un puesto específico se contienen en la especificación del puesto.

ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL

PARA LA ASESORIA EMPRESARIAL

“EL ADMINISTRADOR”

ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL

PARA LA ASESORIA EMPRESARIAL

“EL ADMINISTRADOR”

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5. INDICADORES DE GESTIÓN

Indicador Clasificación del Resultado Malo Bueno Sobresali

ente Período de medición Tiempo R = (< 1) R = 1 R = ( >1) Trimestral Volumen o Cantidad R = (< 1) R = 1 R = ( >1) Trimestral Costos R = (< 1) R = 1 R = ( >1) Trimestral Calidad R = (< 1) R = 1 R = ( >1) Trimestral Satisfacción R = (< 1) R = 1 R = ( >1) Trimestral

93 6. REGISTRO

Identificación Responsable

Archivo

Tiempo Medio de Soporte

Lugar y Responsable Organigrama Estructural Gerente y Jefes Departamentales 6 Meses Transitorios Impreso y digital Oficina: Gerencia. Archivador: 1 Responsable: Gerente y jefes de área. Organigrama Funcional. Gerente y Jefes Departamentales 6 Meses Transitorios Impreso y digital Oficina: Gerencia. Archivador: 1 Responsable: Gerente y jefes de área. División. Gerente y Jefes Departamentales 6 Meses Transitorios Impreso y digital Oficina: Gerencia. Archivador: 1 ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL

PARA LA ASESORIA EMPRESARIAL

“EL ADMINISTRADOR”

94 Responsable: Gerente y jefes de área. Manual de Funciones. Gerente y Jefes Departamentales 6 Meses Transitorios Impreso y digital Oficina: Gerencia. Archivador: 1 Responsable: Gerente y jefes de área. Descripción de puestos Gerente y Jefes Departamentales 6 Meses Transitorios Impreso y digital Oficina: Gerencia. Archivador: 1 Responsable: Gerente y jefes de área.

95 Actas de levantamiento de información y aprobación Gerente y Jefes Departamentales 6 Meses Transitorios Impreso Oficina: Gerencia. Archivador: 1 Responsable: Gerente y jefes de área.

ESTRUCTURA

ORGANICO - FUNCIONAL

DE LA ASESORÍA EMPRESARIAL

“EL ADMINISTRADOR”

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ACTA DE APROBACIÓN

“ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL DE LA ASESORÍA

EMPRESARIAL “EL ADMINISTRADOR”

El día Martes, 01 de Octubre del 2013, luego de la lectura de la propuesta del denominado tema: “Estructura Orgánico - Funcional de la Asesoría Empresarial “El Administrador”, de la Tesista: Lic. Viviana Paucar, titular de la CI. 060329053-7 y una vez consideradas las observaciones realizadas, en la ciudad de Riobamba la Lcda. Angélica Padilla B., Gerente de la Asesoría Empresarial “El Administrador”, levanta la siguiente Acta de Aprobación, considerando que el mismo cumple con los criterios de elaboración, acordes a las necesidades de la empresa

PARTICIPANTES QUE APROBARON LA PROPUESTA

Nombre y Apellido Cargo CI: Firma

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INTRODUCCION

La Estructura Orgánico - Funcional para la Asesoría Empresarial “El Administrador”, está diseñado para describir la conformación estructural de la organización, en sus diferentes niveles de responsabilidad, ámbito de acción y relaciones de dependencia, así como también para determinar las actividades que corresponde ejecutar a cada uno de los empleados de la empresa.

Este documento constituye una guía fundamental que regula el funcionamiento de la estructura organizacional. En tal virtud, no es ni debe ser considerado como un elemento rígido e invariable; por lo contrario, la naturaleza dinámica de la empresa en el cual se desenvuelve, obliga que este documento experimente, necesarias reformulaciones y ajustes.

El propósito fundamental de la Estructura Orgánico - Funcional es el de instruir a los miembros de la Asesoría sobre los aspectos antes mencionados, procurando eliminar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación o superposición de funciones, lentitud y complicaciones innecesarias dentro de la gestión de cada empleado.

Para ello el nivel Directivo y las jefaturas de área de la empresa deberán emprender en las acciones pertinentes, encaminadas a lograr el proceso de actualización constante del esquema Orgánico – Funcional, ya que las funciones asignadas se las debe considerar como enunciativas y

de orientación para el trabajo, más no como un limitante que reste las responsabilidades de cada nivel de gestión, lo cual demanda la labor de conjunto, el trabajo de equipo, la gestión multidisciplinaria en base a la interrelación y complementariedad de funciones dentro de cada área, consolidadas a través de la consecución de los objetivos propuestos y las correlaciones verticales o laterales de coordinación.

Con este documento básico, se aspira contribuir al fortalecimiento empresarial; a consolidar y perfeccionar permanentemente con el esfuerzo mancomunado de quienes conforman la empresa en pro de su propio beneficio.

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Organigrama Estructural de la asesoría empresarial “el administrador”

Directorio Gerente Secretaria Mensajero Auditoría Auditor 1 Auditor 2 Contabilidad Contador 1 Contador 2

Proyectos Marketing Legal

As. Proyectos As. Marketing _{As. Jurídico}

Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar de

Proyectos

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A

AsseessoorrííaaEEmmpprreessaarriiaall

“

“EEllAAddmmiinniissttrraaddoorr””

Nivel directivo y ejecutivo Nivel de coordinación

Nivel operativo Fuente: Asesoría Empresarial “El Administrador”

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Organigrama FUNCIONAL de la asesoría empresarial “el administrador”

Directorio: Orienta y

dirige la política

empresarial

Gerencia: Planifica, organiza, dirige y controla las actividades de gestión

Coordinación: Coordina las actividades operativas, guía al cliente entre los diferentes servicios

Auditoría: Observa, verifica y examina los diferentes registros de los clientes.

Contabilidad: Registra las transacciones contables

con documentos de

respaldo de los clientes.

Proyectos: Desarrollo de proyectos en las áreas de

producción, recursos

humanos y agroindustria

Marketing: Análisis del marketing mix, elaboración de propuestas estratégicas de ventas para los clientes.

Legal: Asesora y defiende en términos empresariales: laborales, mercantiles, civiles a los clientes.

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A

AsseessoorrííaaEEmmpprreessaarriiaall

“

“EEllAAddmmiinniissttrraaddoorr””

Fuente: Asesoría Empresarial “El Administrador”

102 División Corporativa de Niveles

Del Nivel Directivo.-

El nivel directivo representa el más alto grado de la estructura de la organización; Orientará y dirigirá la política de la asesoría, su relación de autoridad es directa respecto al nivel ejecutivo y sus decisiones se cumplen a través de este.

El Nivel Directivo estará conformado por el Gerente y los accionistas de la empresa.

Del Nivel Ejecutivo.-

Corresponde al Nivel Ejecutivo cumplir y hacer cumplir las políticas fijadas por el directorio; su relación de autoridad es directa sobre los niveles Auxiliar y Operativo

Estará conformado por: la Gerencia General

Bajo la dependencia directa de la Gerencia General se encuentran las áreas de Secretaría, Auditoría, Contabilidad, Proyectos, Marketing y Legal.

El Gerente General será elegido por el Directorio para un periodo de cuatro años y podrá ser reelegido indefinidamente

Es la máxima autoridad de la administración de la Asesoría Empresarial “El Administrador”

En caso de ausencia, impedimento o vacancia el Gerente podrá encargar su cargo a uno de sus colaboradores de confianza.

103 Del Nivel Asesor.-

El Nivel Asesor absuelve los requerimientos de consulta de los niveles Directivo, Ejecutivo y Operativo;

Su relación de Autoridad es directo con los niveles: Directivo y Ejecutivo e indirecta con los otros niveles.

Estará conformado por los siguientes organismos:

 Comisiones

 Comités

 Auditoría Interna

 Asesores de Administración Superior

Los Asesores de la Administración Superior y Auditoría Interna deberán ser especialistas en las áreas que se estimen necesarias y deberán ser nombrados por el Gerente General.

Del Nivel Auxiliar.-

El Nivel Auxiliar presentará asistencia en el funcionamiento de los otros niveles y estará representado por la unidad de Secretaría conocida también como la división de Coordinación.

104 Del Nivel Operativo.-

El Nivel Operativo estará encargado de ejecutar las políticas y los programas de las resoluciones tomadas por los niveles Directivo y Ejecutivo, tendientes a los objetivos organizacionales.

Estará conformado por las siguientes áreas:

 Auditoría

 Contabilidad

 Proyectos

 Marketing

 Legal

Cada una de las áreas descritas están conformadas por las unidades que constan en el organigrama estructural.

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Manual de Funciones Inventario y Denominación de Cargos

Nómina

INVENTARIO DE PERSONAL

001 Gerente Lcda. Angélica Padilla B.

002 Auditor 1 Roberto Sánchez

003 Auditor 2 Marlene Vizuete

004 Contador 1 Melva Villacrés

004.1 Auxiliar Contable 1 Paulina Montero

005 Contador 2 Javier Silva

005.1 Auxiliar Contable 2 Blanca Buñay

006 Asesor de proyectos Miguel Alvarado

006.1 Auxiliar de proyectos Alex Cabezas

007 Asesor de marketing Jonathan Márquez

008 Asesor Jurídico Aníbal Andrade

009 Secretaria Judith Narváez

009.1 Mensajero Luis Carrera

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106 001. Gerente

Son funciones y actividades del Gerente las siguientes:

1. Gestionar todas las actividades administrativas, financieras y operativas de la Asesoría Empresarial “El Administrador”.

2. Es el representante máximo en términos de desarrollo rentable con otras empresas del contexto socioeconómico.

3. Receptar y administrar los ingresos provenientes de los servicios prestados por la Asesoría.

4. Asignar y distribuir en la empresa a su cargo, todos los recursos eficientemente, a fin de alcanzar con objetividad el cumplimiento de los objetivos propuestos.

5. Estructurar plan de negocios de la empresa y retroalimentar cada 6 meses 6. Establecer alianzas estratégicas que conlleven a mejorar los niveles de

producción y rentabilidad.

7. Realizar la planificación anual de la empresa con los coordinadores de las demás áreas.

8. Analizar y proyectar a corto, mediano y largo plazo las actividades administrativas y financieras de la Asesoría.

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9. Reportar informes, de ingresos económicos, cumplimiento de planificaciones y resultados administrativos y financieros mensualmente a los representantes del Directorio.

10.Seleccionar al personal que estará directamente bajo su cargo o no, en función de las necesidades que se presenten.

11.Autoriza pagos y firma cheques para el pago a: proveedores, sueldos a empleados, planillas IESS y SRI, servicios básicos y otros.

Y todas las demás funciones que sean inherentes al cargo.

ELABORADO

REFORMADO

REVISADO POR: APROBADO POR:

FECHA: FECHA:

FECHA: V

108 002. Auditor 1

Son funciones y actividades del Auditor las siguientes:

1. Observar, examinar y verificar los registros patrimoniales de los clientes de la Asesoría.

2. Examinar las demostraciones y registros administrativos y demostraciones transaccionales

3. Revisar detalladamente estados financieros, así como también los registros que dan apoyo a tales documentos

4. Analizar lo relativo a los sistemas y procedimientos tanto contables como administrativos

5. Estudiar el manejo de cartera, así como su secuenciación y demostración. 6. Revisar el manejo de adquisiciones, así como también el detalle de

procesos en concursos de oferta.

7. Investigar procedimientos de contratación en obras (montos y ganadores). 8. Desarrollar informes indicando datos relevantes respecto a efectividad y

eficiencia en operaciones.

9. Seleccionar personal en caso de requerirlo para casos de auditoría en especialidades que requieran los clientes.

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Y todas las demás funciones que sean inherentes al cargo.

ELABORADO

REFORMADO

REVISADO POR: APROBADO POR:

FECHA: FECHA: FECHA:

110 003. Auditor 2

Son funciones y actividades del Auditor las siguientes:

1. Observar, examina y verifica los registros patrimoniales de los clientes de la Asesoría.

2. Examinar las demostraciones y registros administrativos y demostraciones transaccionales.

3. Revisar detalladamente estados financieros, así como también los registros que dan apoyo a tales documentos

4. Analizar lo relativo a los sistemas y procedimientos tanto contables como administrativos

5. Estudiar el manejo de cartera, así como su secuenciación y demostración. 6. Revisar el manejo de adquisiciones, así como también el detalle de

procesos en concursos de oferta.

7. Investigar procedimientos de contratación en obras (montos y ganadores). 8. Desarrollar informes indicando datos relevantes respecto a efectividad y

eficiencia en operaciones.

9. Seleccionar personal en caso de requerirlo para casos de auditoría en especialidades que requieran los clientes.

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Y todas las demás funciones que sean inherentes al cargo.

ELABORADO

REFORMADO

REVISADO POR: APROBADO POR:

FECHA: FECHA: FECHA:

112 004. Contador 1

Son funciones y actividades del Contador las siguientes:

1. Evaluar la situación contable, financiera y tributaria de los clientes de la empresa.

2. Entregar información veraz y oportuna acerca de las entidades de supervisión y control para que pueda ser utilizada por los clientes

3. Vigilar la situación tributaria de los clientes

4. Asesorar acerca de la utilización y actualización constante de paquetes contables a fin de cumplir un trabajo eficiente.

5. Controlar el manejo de Recursos Humanos como: ingreso y salida de personal, actas de finiquito, etc.

6. Asesorar al personal auxiliar del cliente para coordinar un trabajo eficiente. 7. Elaborar Estados de Situación financiera.

8. Informar acerca del manejo financiero, elaborando notas al pie en estados financieros para prevenir posibles riesgos financieros futuros.

9. Es responsable del manejo del personal a su cargo

10.Vigilar el manejo de nóminas así como también su afiliación y obligaciones con el IESS.

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11.Elaborar declaraciones SRI, roles de pago a empleados, generación de planillas del IESS u otros tipos de pagos concernientes a la Asesoría con sus respectivos comprobantes de egresos y cheques.

12.Elaborar los respectivos comprobantes con el detalle de ingresos recibidos por la prestación de servicios de la Asesoría proporcionados por la Gerente.

13.Realizar los Estados de Situación financiera de la Asesoría

Y todas las demás funciones que sean inherentes al cargo.

ELABORADO

REFORMADO

REVISADO POR: APROBADO POR:

FECHA: FECHA:

FECHA: X

114 004.1 Auxiliar 1

Son funciones y actividades del Auxiliar contable las siguientes:

1. Operativiza las resoluciones tomadas por parte del contador y el cliente 2. Registrar las operaciones de los clientes en los registros auxiliares y libros

contables con sus respectivos documentos de control, utilizando procedimientos manuales y/o computarizados.

3. Elaborar anexos tributarios para SRI

4. Desarrollar la declaración de impuestos de los clientes 5. Manejo del ingreso y egreso de caja.

6. Desarrollar presupuestos para las entidades contratantes.

7. Elaborar flujos de caja para un posterior análisis del manejo financiero de los clientes.

8. Elaborar roles de pago. 9. Generar planillas del IESS

10.Registrar todas las transacciones contables de la Asesoría y verificar que cuente con los documentos de respaldo.

11.Elaborar conciliaciones bancarias mensuales de los clientes y también de …Tu empresa al máximo nivel

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115

los movimientos económicos concernientes a la Asesoría.

Y todas las demás funciones que sean inherentes al cargo.

ELABORADO

REFORMADO

REVISADO POR: APROBADO POR:

FECHA: FECHA: FECHA:

116 005. Contador 2

Son funciones y actividades del Contador las siguientes:

1. Evaluar la situación contable, financiera y tributaria de los clientes de la empresa.

2. Entregar información veraz y oportuna acerca de las entidades de supervisión y control para que pueda ser utilizada por los clientes

3. Vigilar la situación tributaria de los clientes

4. Asesorar acerca de la utilización y actualización constante de paquetes contables a fin de cumplir un trabajo eficiente.

5. Controlar el manejo de Recursos Humanos como: ingreso y salida de personal, actas de finiquito, etc.

6. Asesorar al personal auxiliar del cliente para coordinar un trabajo eficiente. 7. Elaborar los Estados de situación financiera.

8. Informar acerca del manejo financiero, elaborando notas al pie en estados financieros para prevenir posibles riesgos financieros futuros.

9. Es responsable del manejo del personal a su cargo

10.Vigilar el manejo de nóminas así como también su afiliación y obligaciones con el IESS.

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Y todas las demás funciones que sean inherentes al cargo.

ELABORADO

REFORMADO

REVISADO POR: APROBADO POR:

FECHA: FECHA: FECHA:

118 005.1 Auxiliar 2

Son funciones y actividades del Auxiliar contable las siguientes:

1. Operativiza las resoluciones tomadas por parte del contador y el cliente 2. Registrar las operaciones de los clientes en los registros auxiliares y libros

contables con sus respectivos documentos de control, utilizando procedimientos manuales y/o computarizados.

3. Elaborar anexos tributarios para SRI

4. Desarrollar la declaración de impuestos de las entidades contratantes 5. Manejo del ingreso y egreso de caja.

6. Desarrollar presupuestos para las entidades contratantes.

7. Elaborar flujos de caja para un posterior análisis del manejo financiero del cliente.

8. Elaborar roles de pago. 9. Generar planillas del IESS

10.Elaborar conciliaciones bancarias mensuales de los clientes

Y todas las demás funciones que sean inherentes al cargo.

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119 ELABORADO

REFORMADO

REVISADO POR: APROBADO POR:

FECHA: FECHA: FECHA:

120 006. Asesor De Proyectos

Son funciones y actividades del Asesor de Proyectos las siguientes:

1. Asesorar y guiar al cliente en sus requerimientos, con la finalidad de conocer sus necesidades e ideas específicas

2. Desarrollar una pre-propuesta para asegurar la satisfacción plena del cliente, en términos de conocer todos sus requerimientos

3. Guiar acerca de posibles plataformas comerciales o de negocios mediante las cuales el cliente podría mejorar su rentabilidad

4. Desarrollar análisis de campo

5. Asesorar al cliente en términos de desarrollo productivo.

6. Asistir a capacitaciones para asegurar su desarrollo profesional y el de la empresa.

7. Estructurar procesos de procedimientos para procesos de adquisición, producción y bodega.

8. Desarrollar procedimientos para el manejo de recursos humanos en las empresas contratantes.

9. Elaborar plan de Negocios

10.Desarrollar análisis de ingeniería y reingeniería basado en términos de …Tu empresa al máximo nivel

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121 eficacia, eficiencia y productividad.

In document Estructura orgánica funcional y calidad del desempeño del talento humano de la asesoría empresarial El Administrador de la ciudad de Riobamba (página 96-178)