Descripción de objetivos y funciones departamento

Objetivos departamento Comunicación Interna Refriseis

1. Construir una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivación. 2. Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.

3. Romper departamentos estancados respecto a actividades aparentemente independientes, pero que hacen que se bloqueen entre sí.

4. Informar individualmente a los empleados.

5. Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa.

6. Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección general, y esto cualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la organización.

7. Promover una comunicación a todas las escalas. 8. Crear herramientas de comunicación internas.

9. Asegurar funcionamiento de los diferentes canales de comunicación. 10. Desarrollar plan de comunicación.

Funciones Departamento de Comunicación Interna:

Esta área de Comunicación Interna, tendrá la misión de implementar un plan de comunicación integral que permita construir una imagen coherente hacia los públicos, pero también influir a nivel gerencial para que la organización "haga lo que dice". No es imposible conseguirlo. Se trata de una tarea ardua y difícil que requiere principalmente de conciencia y compromiso gerencial.

Con un área de comunicación interna como apoyo fundamental para la gestión empresarial podemos incidir positivamente en el comportamiento de trabajadores y directivos, creando el ambiente adecuado para las buenas relaciones y por ende para que existan empleados motivados que se adhieren a

la filosofía de la organización, activando así el motor de la productividad y por ende la satisfacción de los públicos externos.

Asimismo, apoyarse de los efectos de un programa de comunicación interna trascienden con "efecto dominó" al exterior de las organizaciones y lo resumo en el siguiente gráfico:

Figura No.5. Programa de Comunicación Interna.

Figura toma de internet en: www.dircomsocial.com

El éxito un área de comunicación interna, está en lograr crear el lugar ideal para trabajar a través de implementación de estrategias de escucha activa (foros, encuestas, reuniones, etc.), que permitan conocer lo que piensa y siente el trabajador, pero también, influir en la alta gerencia para que la información relevante sea tomada en cuenta y se conviertan en acciones que permitan motivar al trabajador y que este se convierta en un verdadero "fan y comunicador de marca". En pocas palabras, lograr que exista una comunicación bi-direccional.19

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La última investigación realizada, en España, por INFORPRESS, CAPITAL HUMANO y IE (Instituto de Empresa), bajo el título: “El liderazgo en Comunicación Interna” (2002), concluye que el modelo de aplicación de la Comunicación Interna debe pasar por:

1. La correcta definición del modelo de Comunicación Interna:

- Participación de todos los elementos de la compañía. - Suma de escucha, información y emoción.

- Creación de departamentos de comunicación interna que actúen de facilitadores.

2. Destinar presupuestos que permitan:

1) Realizar auditorías.

2) Crear Planes estratégicos de Comunicación Interna. 3) Contratar Consultoras.

4) Formación para directivos y equipos que colaboren con comunicación.

5) Reforzar las estructuras internas tanto en equipo como en posiciones en el organigrama20.

La implicación de todo el equipo directivo entendiendo la Comunicación Interna como una herramienta de gestión y como un aspecto fundamental de las responsabilidades directivas:

Por los canales de comunicación interna circulan mensajes entre los miembros de la empresa o institución y a través de los canales de comunicación externa se comparten los mensajes entre los miembros de la organización y el entorno relevante de la misma. Ambas comunicaciones desempeñan funciones

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diferentes, pero son interdependientes, por lo que desde el área de Comunicación han de ser planificadas para que se apoyen mutuamente y dirigirse en un mismo sentido para contribuir a alcanzar los objetivos de la compañía, haciendo partícipe tanto a los públicos externos como internos ya que el fin último de todos y cada uno de los miembros de la organización debe ser compartir, entender y defender el “concepto de marca” de la empresa.

Para lograrlo, es imprescindible que exista un alto grado de eficiencia entre los profesionales que han de ponerlas en práctica:

1) – Es necesario un cambio de mentalidad. Pocos son los directivos y mandos intermedios que asumen la Comunicación Interna como parte de su responsabilidad.

2) – Hay que cuidar más las habilidades de comunicación de nuestros directivos. Hablar en público, saber escuchar y transmitir emociones, siguen siendo asignaturas pendientes.

3) – El modelo no funcionará sin un departamento de Comunicación Interna, que cuente con el suficiente apoyo para poder estructurar y gestionar todos los flujos y canales de comunicación interna.

4) – Potenciar la Intranet, como la herramienta que más se adapta a las actuales necesidades de Comunicación Interna.

5) – Crear un portal del empleado que contemple las tres características imprescindibles para consolidar un modelo de liderazgo y prevención de cambios fuertes: inmediatez, interactividad y un estilo coloquial.

4.2.1 Descripciones de puestos.

A pesar de la variedad organizativa con la que se afronta la implantación y desarrollo de la Comunicación Interna en las empresas, todo parece indicar que aunque el punto de partida ha de ser la implicación y apoyo de la más alta dirección de la empresa en el desarrollo correcto de una comunicación eficaz,

ésta debe ser dirigida por un responsable, o un equipo de personas especializadas, cuyo número se definirá en función del tamaño de la organización.

Departamento de Comunicación Interna

Puesto: Encargado de Comunicación Interna.

Habilidades

Ha de ser un profesional con capacidad de acción, preferiblemente experto en comunicación, competente en materia de recursos humanos y gestión. Con suficiencia para dirigir su actuación hacia objetivos a largo plazo. Persona de confianza, que conozca la empresa y sus valores

Tener como mínimo cinco años desempeñando cargos relacionados al área.

Funciones:

-Supervisión de procesos de comunicación interna. -Asegurar flujo de comunicación correcta.

-Establecer los canales adecuados de comunicación. -Implementar herramientas de comunicación.

-Servir de filtro entre las diferentes áreas dentro de la empresa.

-Asegurar el conocimiento de los empleados de las informaciones principales de la empresa.

-Asegurar cumplimiento de las herramientas de comunicación interna. -Encargado de realizar encuestas de clima laboral.

-Organizar y realizar eventos.

-Promover programas de reconocimiento, búsqueda de beneficios para los trabajadores y ayuda social.

Puesto: Analista de Comunicación Interna.

Habilidades

Ha de ser un profesional con capacidad gestionar personal y capacidad de comunicación.

Persona de confianza, que conozca la empresa y sus valores

Tener como mínimo cinco años desempeñando cargos relacionados al área.

Funciones:

-Seguimientos procesos de comunicación interna. -Revisión de flujo de comunicación correcta.

- Dar seguimiento al uso correcto de los canales adecuados de comunicación. -Contribuir con la implementación de las herramientas de comunicación.

-Asegurar el conocimiento de los empleados de las informaciones principales de la empresa.

-Asegurar cumplimiento de las herramientas de comunicación interna. -Levantar las informaciones para los planes de desarrollo del personal.