4.9.1 Capacidades del Receptor Principal
Describa las respectivas capacidades técnicas, de gestión y financieras de todos los RP de esta propuesta (tanto si continúan como si son nuevos) para gestionar y supervisar la ejecución del programa (o su parte proporcional) teniendo en cuenta los cambios propuestos en la escala y/o el campo de acción identificados en la sección 4.6.
¿Qué plan o planes existen para fortalecer la capacidad del Receptor o Receptores Principales para absorber estos cambios en su marco de gestión de la ejecución y garantizar un desempeño sólido? Describa también cualquier obstáculo que prevea para lograr un desempeño sólido y cómo se abordará. Indique las evaluaciones que hayan realizado los RP para el Fondo Mundial o para otros donantes (por ejemplo, desarrollo de la capacidad, requisitos de personal y de formación, etc.).
RP 1: MSPAS
Capacidades técnicas para gestionar y supervisar la ejecución del programa. Para gestionar y supervisar la ejecución de la Fase III de VIH, el Ministerio de Salud cuenta con normativas vigentes (ver anexos) y con dependencias técnicas en sus diferentes niveles, las cuales se enumeran a continuación y describen la función de su competencia en relación al proyecto:
a) Vice-ministerio de Hospitales: coordinará las acciones que se desarrollen e implementan dentro de las estructuras hospitalarias, a través de sus 4 unidades: 1) Coordinación y Supervisión; 2) Modernización de la red hospitalaria; 3) Coordinación Interinstitucional y 4) Fortalecimiento de la Red. Cuenta con un equipo de Asistencia técnica en las áreas de VIH y sida y Materno neonatal.
b) Consejo Técnico: apoyará la coordinación y revisión del desarrollo de la Fase III de VIH; propondrá recomendaciones al Despacho Ministerial para la puesta en marcha y ajuste que sean requeridos.
d) Unidad de Planificación Estratégica: monitoreará y evaluará el desarrollo de de Fase III de VIH; colaborará en la gestión de la cooperación técnica nacional e internacional, sobre la base de las necesidades y prioridades institucionales y sectoriales que se establezcan; participará en el seguimiento de proyectos de cooperación técnica y financiera para la consecución de recursos en apoyo al programa institucional de prevención, atención y control de VIH y sida.
e) Sistema de Información Gerencial: diseñará metodologías y participará en la detección de necesidades de información gerencial en los distintos niveles organizativos del Ministerio, para el proceso de toma de decisiones relacionadas con el control y eficiencia de los procesos y el impacto de las intervenciones de Fase III en la salud de la población.
f) Dirección General de Regulación, Vigilancia y Control de la Salud: será la responsable del desarrollo de normas técnicas para la vigilancia, control, supervisión y evaluación, efectuando en coordinación con la Dirección del Sistema Integral de Atención en Salud, el control de la calidad del cumplimiento de las normas en forma periódica.
g) Departamento de Regulación de los Programas de Atención a las Personas; a donde pertenece el Programa Nacional de ITS, VIH y sida donde se coordinan todas las acciones Fase III de VIH.
h) Dirección General del Sistema Integral de Atención en Salud (SIAS:) será la dependencia del Nivel Central del Ministerio de Salud, responsable de dirigir y conducir el proceso de organización y desarrollo de los servicios públicos de salud para la ejecución del proyecto. Lo hará a través de sus dos unidades: la USME y Asistencia técnica, apoyando a las Áreas de Salud en procesos de gestión, y provisión de servicios en general. Articulará funcionalmente los distintos establecimientos que
4 Descripción del Programa
conforman la red de los servicios públicos y privados ubicados en la jurisdicción de las Áreas y Distritos de Salud. Tendrá las funciones de supervisión, monitoreo y evaluación conjuntamente con el Programa Nacional de ITS, VIH y sida. También conducirá el proceso de programación local de los programas y servicios, y vigilará y supervisará la correcta aplicación de las normas técnicas y administrativas dictadas por las dependencias reguladoras del Ministerio de Salud para la prestación y gerencia de servicios de salud. Le corresponderá además evaluar la ejecución de la Fase III y su impacto en la salud de la población, siendo el vínculo de interrelación entre el Nivel Central y el Nivel Ejecutor del Ministerio de Salud. Deberá establecer los mecanismos de coordinación y de comunicación entre las demás dependencias del Nivel Central y el Nivel Ejecutor con el objeto de optimizar el trabajo de estas últimas.
Capacidades de gestión y financieras para la ejecución del programa. Para gestionar y llevar el manejo financiero de la ejecución de la Fase III de VIH, el Ministerio de Salud cuenta con normativas vigentes (ver anexos) y dependencias administrativas y financieras en sus diferentes niveles, las cuales se enumeran a continuación y describen la función de su competencia en relación al proyecto:
a) Gerencia General Administrativo-Financiera: es la dependencia del Nivel Central del Ministerio de Salud encargada de la administración general. Será la responsable de la implementación del sistema contable integrado y la aplicación de normas financieras, económicas y de gestión sobre las operaciones que realizan las distintas dependencias del Ministerio de Salud en la ejecución de la Fase III de VIH. Coordinará la preparación del proyecto de presupuesto general de ingresos y egresos del Estado en lo que corresponde al Ministerio de Salud y la concordancia con la programación de la ejecución de la Fase III de VIH. Garantizará un eficiente y transparente manejó de los recursos físicos, materiales y financieros asignados al Ministerio de Salud por parte del FM como RP. Todo esto lo hará a través de sus dependencias: 1) Departamento Financiero: velará por el cumplimiento de las políticas, normas, lineamientos financieros y presupuestarios que establezca la ley de la materia y otras normas aplicables; orientará, capacitará y brindará asistencia técnica a los equipos responsables de las unidades ejecutoras del Ministerio de Salud, para la ejecución de las funciones de la administración financiero contable. Registrará y controlará la ejecución presupuestaria y los aspectos financiero-contables de las operaciones de todas las dependencias del Ministerio de Salud en relación a la ejecución de Fase III de VIH.
b) Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento: formulará los procedimientos para la aplicación de la Ley de Compras y Contrataciones del Estado y su reglamento en la adquisición de suministros, equipos y servicios en la Fase III de VIH. Ejecutará los procesos administrativos para alcanzar mayor efectividad en el proceso de adquisiciones, compras directas, cotizaciones y licitaciones. Verificará el cumplimiento de la legislación gubernamental, políticas, criterios y normas técnicas en la calificación y registro de proveedores y estandarización de costos, equipos y tecnología, así como la actualización permanente de los mismos.
c) Departamento Administrativo: formulará y aplicará las normas técnicas y legales para la adquisición de suministros y el manejo de bodegas. Capacitará a los funcionarios y empleados en el desarrollo y aplicación de las bases de datos y programas seleccionados para el funcionamiento del sistema de información gerencial en Fase III de VIH.
Fortalecimiento de la capacidad del RP MSPAS para garantizar un desempeño sólido. Para el fortalecimiento para la ejecución del proyecto de Fase III de VIH del FM dentro del Ministerio de Salud será necesaria la creación de una Unidad encargada de la ejecución del programa, la cual deberá estar conformada por el siguiente recurso:
i. Gerente de Proyecto
ii. Coordinador administrativo financiero iii. Asistente Financiero
iv. Encargado de Adquisiciones v. Asistentes de Adquisiciones
vi. Coordinador de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación vii. Monitores
viii. Apoyo Secretarial ix. Coordinador Técnico
4 Descripción del Programa
Cuadro No. 1
Relación entre la Unidad Encargada de la Ejecución del Programa Y la estructura Ministerial
Además se fortalecerá cada uno de los departamentos que intervienen en la ejecución del programa con recursos humanos, insumos y equipo, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y las necesidades, siendo éstas las instancias que se encargan de gestión, monitoreo y evaluación.
RP 2: HIVOS
Capacidades técnicas para gestionar y supervisar la ejecución del programa. HIVOS es una organización no gubernamental con sus oficinas centrales en Holanda y con oficinas regionales en Costa Rica, Zimbabue, India e Indonesia y ha estado trabajando en cooperación para el desarrollo por más de 30 años en Guatemala y cuenta con una representación legal en el país. Para gestionar y supervisar la ejecución de la Fase III de VIH, HIVOS establecerá una Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) que estará a cargo de implementar Fase III de VIH. HIVOS cuenta con oficiales de programa, especialistas en VIH/sida, Género, Derechos Humanos y Tecnologías de información y comunicación en la oficina regional en Costa Rica, así como con la experiencia de la implementación de dos prop uestas del FM en Costa Rica y Bolivia respectivamente.
La UCP, contará con el respaldo y el apoyo de la oficina regional de HIVOS Centroamérica, y de la sede en Holanda, tanto en lo relacionado al apoyo técnico como administrativo del proyecto.
HIVOS, incluyendo sus oficinas regionales, está certificado según la norma ISO 9001 de calidad. Esto significa que sus procedimientos son documentados en un Manual del Sistema de Calidad que aborda sus procedimientos principales respecto a propuestas, aprobaciones, monitoreo y evaluación, gestión financiera y adquisiciones. El cumplimiento de HIVOS con sus procedimientos será verificado dos veces al año por PriceWaterhouseCoopers (el auditor externo de HIVOS) y Lloyd‟s Register Quality Assurance (el auditor-ISO de HIVOS).
Capacidades de gestión y financieras para la ejecución del programa. Para gestionar y llevar el manejo financiero de la ejecución de la Fase III de VIH, HIVOS establecerá una oficina con una Unidad Ejecutora del Proyecto. Dicha unidad estará a cargo de un Director internacional quien será asesorado por la representante de HIVOS en Guatemala y recibirá asistencia técnica desde la Oficina regional de HIVOS en San José. La Unidad contará con el personal suficiente y exclusivo para
4 Descripción del Programa
- Contará con personal dedicado a la ejecución técnica del programa (incluye prevención, atención y fortalecimiento de las capacidades de la sociedad civil) - Contará con un personal dedicado exclusivamente a la adquisición, la logística y el control de calidad de medicamentos, insumos, bienes y servicios. - Contará con un equipo que llevará a cabo el MyE continuo
- Contará con personal administrativo
La UCP contará con el respaldo y el apoyo de la oficina regional de HIVOS Centroamérica y de la sede en Holanda, tanto en lo relacionado al apoyo técnico como administrativo del proyecto. Basado en la experiencia de ser RP en Costa Rica y en Bolivia en conjunto con Ibis, HIVOS ha desarrollado manuales específicos con procedimientos para adquisiciones, administración de proyecto, monitoreo y evaluación y rendición de cuentas. Para Guatemala se elaborará un manual propio.
Además del monitoreo ordinario de la Fase III de VIH, HIVOS tiene un sistema de inspecciones financieras para evaluar la calidad de los sistemas de gestión financiera y de los controles y balances internos así como la calidad de la rendición interna y externa de cuentas.
Fortalecimiento de la capacidad del RP HIVOS para garantizar un desempeño sólido. Si bien HIVOS es una organización con estructuras y procesos bien establecidos, que además tiene muchos años de trabajar con organizaciones en Guatemala y ha tenido experiencia previa para funcionar como RP para el FM en otros países, las circunstancias son diferentes en cada país y así cambian las necesidades de fortalecimiento en su rol como RP. Por lo tanto, requerirá asistencia técnica para fortalecer sus capacidades para la implementación de la propuesta en discusión en las siguientes áreas:
a) Asistencia técnica para el sistema de Gestión de Adquisiciones y Suministros. Se prevé que HIVOS necesitará poner un énfasis particular en fortalecer su área de adquisiciones, no solamente porque es la primera vez que estará comprando medicamentos e insumos en Guatemala, sino también porque la Fase III exige una mayor coordinación interinstitucional de lo que ha requerido la propuesta en sus primeros dos fases, cuando había un solo RP, que funcionaba prácticamente paralelamente y sin mayor coordinación de las instituciones nacionales.
Específicamente se requiere asistencia técnica para la elaboración del Plan de GAS (definición de los mecanismos de compra, distribución y control de calidad, establecimiento de acuerdos y mecanismos de coordinación con el MSPAS para la planificación, adquisición y distribución de medicamentos de manera eficiente, definición del flujo de entrega de medicamentos de HIVOS al MSPAS y las responsabilidades sobre su uso, definición de necesidades de almacenamiento). Idealmente esta asistencia técnica, se deberá llevara a cabo anterior al inicio de la subvención.
b) Asistencia técnica para sistema de información gerencial. Si bien HIVOS tiene un sistema de administración que se usará a nivel macro para contabilizar y monitorear el proyecto del FM dentro de la organización (Relax), se prevé implementar un sistema de información gerencial para el proyecto (desarrollado por contrapartes en Cuba), que permite ingresar información financiera y técnica, además de información logística que producen los SR. El sistema es flexible y permite integrar las particularidades requeridas por la propuesta que se ejecutará. Se necesitará introducir el sistema con los subreceptores y se prestará asistencia técnica en línea continuo.
c) Asistencia técnica para establecer sistema de monitoreo y evaluación. El cambio de un RP a dos nuevos RP exige un restabl ecimiento del sistema de monitoreo y evaluación. Si bien cada RP responde por una parte de los indicadores de cobertura, y que muchos indicadores son incluidos en los instrumentos nacionales, todavía hay dificultades en el reporte de algunas ONG en los sistemas nacionales. Hará falta establecer los acuerdos institucionales necesarios para el manejo y reporte de información de manera oportuna. Asimismo se prevé que se necesitara asistencia técnica para la interpretación de la información. A nivel del monitoreo y particularmente la evaluación de la efectividad y calidad de las intervenciones hace falta hacer una reconceptualización de la importancia de los procesos y la generación de cambios sociales, más allá de las metas y números establecidos en el Anexo A.
Posibles obstáculos y su abordaje para un desempeño sólido de Fase III de VIH:
4 Descripción del Programa
2. El RP HIVOS deberá establecer una oficina con todo el recurso necesario para la ejecución y supervisión de la ejecución de Fa se III de VIH. Se abordará haciéndolo oportuna y coordinadamente previo al inicio de la subvención de Fase III.
La coordinación entre ambos RP se hará a través del Comité de Coordinación de RP, que estará compuesto por: a) representantes de las áreas financiera y administrativa de cada Receptor Principal; b) representante del MCP-G; c) representante del PNS y d) representante de los subreceptores y unidades ejecutoras. Esta instancia coordinadora tendrá como fin, garantizar el buen desempeño de la subvención en la RCC de de Fase III de VIH.
4.9.2 Información del subreceptor
(a) ¿Mantienen la mayoría de los subreceptores de la subvención próxima a expirar, sus funciones y responsabilidades en esta propuesta?
X Sí
Vaya a la sección 4.9.3 No,
responda a la pregunta (b) antes de completar la sección 4.9.3
(b) En caso negativo, explique por qué e indique los subreceptores nuevos que recibirán una parte importante del financiamiento de esta propuesta, o bien participarán en el financiamiento de los subsubreceptores:
(i) describa el proceso transparente mediante el cual se identificaron los subreceptores nuevos y los criterios que se aplicaron en el proceso de identificación.
(ii) resuma la experiencia anterior de estos subreceptores nuevos en materia de ejecución No aplica.
4.9.3 Capacidades del subreceptor
¿Qué planes existen para fortalecer la capacidad del subreceptor o los subreceptores principales para absorber la continuación de las responsabilidades y/o las responsabilidades ampliadas dentro de esta propuesta, y garantizar un desempeño sólido? Describa también cualquier obstáculo previsto para lograr dicho desempeño y cómo se abordará. Indique las evaluaciones de los RP actuales sobre las capacidades de los SR (por ejemplo, las necesidades de desarrollo de capacidades, los requisitos de personal y de formación, etc.).
Los planes para fortalecer la capacidad de los subreceptores para absorber la continuación de las responsabilidades y/o las responsabilidades ampliadas dentro de esta propuesta, y garantizar un desempeño sólido, son los siguientes:
RP 1: MSPAS.
a) Capacitación técnica y gerencial. Se dará capacitación en las áreas administrativa, financiera y de monitoreo y evaluación de los sub-receptores previo a la implementación del proyecto, pasantías y seguimiento in situ.
b) Contratación de RRHH. Serán específicos para la implementación del programa, de acuerdo a un diagnóstico de necesidades de cada uno de los subreceptores, equipo, insumos e infraestructura. Para los objetivos 1, 3 y 4 se contratarán en algunos casos recursos humanos con fondos del Ministerio de Salud para trabajar desde