La Procedimiento para Evaluar la Cadena de Suministro consiste básicamente de cuatro etapas o fases de aplicación, las cuales son: fase introductoria y de planeación, fase de diagnóstico, fase de detección de oportunidades, y fase de cierre y conclusiones. Cada una de las fases es descrita, en primera instancia por un objetivo de la fase en cuestión, y posteriormente es detallada por los elementos estructurales o pasos a desarrollar durante el transcurso de aplicación de la fase, así como por un conjunto de entregables y aceleradores que facilitan una rápida y efectiva aplicación del procedimiento. Los elementos estructurales o pasos, así como el conjunto de entregables, se citan como parte esencial del detalle de cada una las fases en la siguiente sección del presente capítulo. A su vez, los aceleradores se muestran en detalle como anexo al final del presente documento. En la Figura 24, la cual le muestra a continuación, es posible apreciar de forma gráfica los pasos de aplicación del Procedimiento para Evaluar la Cadena de Suministro Basado en el Modelo SCOR y en el Balanced Scorecard.
La fase introductoria del procedimiento constituye el primer paso para la aplicación de la misma. Durante el desarrollo de esta fase, se realizan actividades como el contacto inicial con el cliente, el proceso de venta o solicitud de apoyo para la aplicación del procedimiento, la aplicación y desarrollo de la entrevista ejecutiva, la planeación general del proyecto y la identificación y definición de roles dentro del proyecto de aplicación del procedimiento. Esta fase concluye con la realización de un documento de planeación del proyecto de aplicación del procedimiento, plan de proyecto, aplicación de la entrevista ejecutiva, elaboración del resumen ejecutivo y la presentación de éste último. Mediante la aplicación de la entrevista ejecutiva es posible identificar y entender el giro, naturaleza, metas, objetivos, estructura organizacional y métricas de la empresa u organización en la que se está aplicando el procedimiento. Es también durante el desarrollo de la fase introductoria cuando se puede realizar un breve y rápido análisis de fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas (herramienta desarrollada por Michael E. Porter también conocida como análisis FODA)
Durante la segunda etapa, que se conoce como fase de diagnóstico, se lleva a cabo un exhaustivo pero a la vez rápido y práctico análisis del estado de los procesos de administración de la cadena de suministro de la empresa. Se identifican aquellas categorías de proceso aplicables a la empresa en la que se está realizando la aplicación del procedimiento, dependiendo básicamente de si se trata de una empresa con fabricación para stock (make-to-stock), fabricación para orden de cliente (make-to-order), o fabricación para proyecto de ingeniería (engineer-to-order.) Una vez identificados las categorías de proceso aplicables para la organización, se procede a identificar la aplicabilidad y alineación de sus métricas y procesos de negocio con las mejores prácticas definidas en el Modelo SCOR. Se recorren cada uno de los elementos de proceso de planear, suministrar, fabricar, entregar y devolver. Como consecuencia de este proceso de verificación de los procesos de negocio de administración de la cadena de suministro contra las mejores prácticas y métricas descritas en el Modelo
SCOR, se va construyendo un listado de áreas de mejora o “gaps” o brechas (espacios o diferencias entre dos modelos, situaciones o escenarios.) El entregable más importante de esta fase lo constituye la aplicación y contestación del cuestionario para la identificación de oportunidades de mejora de procesos de cadena de suministro.
Figura 24.- Fases de aplicación del Procedimiento para Evaluar la Cadena de Suministro de las Empresas Basado en el Modelo SCOR y en el Balanced
Scorecard.
Una vez llevada a cabo la comparación entre la situación actual de la empresa y el Modelo SCOR de procesos de cadena de suministro, la cual se realizó con la aplicación del cuestionario para la identificación de oportunidades de mejora de procesos de cadena de suministro, se procede a trabajar con la identificación formal y documentación de las oportunidades de mejora detectadas durante la fase de diagnóstico. Lo anterior se realiza durante el desarrollo de la tercera fase de aplicación del procedimiento, que lleva por nombre fase de detección de oportunidades. Esta fase consiste del análisis de los cuestionarios aplicados y contestados, identificación de oportunidades de mejora, documentación y soporte de los cambios propuestos y establecimiento de prioridades de los mismos. Al final de la fase se culmina con el llenado total de la Hoja de Diagnóstico e Identificación de Oportunidades de Mejora de Procesos de Cadena de Suministro.
La última fase de aplicación del Procedimiento para Evaluar la Cadena de Suministro de las Empresas Basado en el Modelo SCOR y en el Balanced Scorecard consiste en la elaboración de la presentación de los resultados obtenidos durante el desarrollo del proyecto de aplicación del procedimiento. El entregable más importante de esta fase, y también de toda la aplicación, es la
Fase Introductoria y de Planeación Fase de Diagnóstico Fase de Detección De Oportunidades Fase de Cierre y Conclusiones
presentación de cierre y conclusiones finales. Una vez finalizada la elaboración de la presentación de los resultados, éstos se presentan a los dueños de los procesos de negocio de cadena de suministro, miembros del equipo de proyecto y patrocinador del proyecto de mejora de los procesos de cadena de suministro. Durante la presentación se explica el entendimiento que se tiene de la naturaleza del negocio en general, así como de sus procesos de cadena de suministro, objetivos, metas, y resultados esperados como consecuencia de la aplicación del procedimiento. Posteriormente se muestran los resultados obtenidos como resultado de la comparación entre los procesos de negocio actuales y aquellos descritos en el Modelo SCOR, junto con las métricas, sistemas y herramientas consideradas como mejores prácticas. Después de ser presentados los resultados y de un intercambio de opiniones respecto a la factibilidad y congruencia de los cambios, se realiza una actualización a la documentación generada (en caso de que aplique) para reflejar los cambios que resultaron con motivo del intercambio de opiniones y puntos de vista.
Los entregables que corresponden a cada una de las fases de aplicación del procedimiento, además de clarificar el alcance del trabajo a desarrollar, representan hitos que permiten controlar y evaluar el avance del proyecto de aplicación del Procedimiento para Evaluar la Cadena de Suministro. Es de suma importancia, como en cualquier proyecto de mejora de procesos de negocio, establecer de una manera clara y objetiva aquellos entregables que se esperan como resultado de la aplicación del procedimiento, los cuales se muestran en la Figura 25. En la sección 3.4 se explican cada uno de ellos en relación con cada una de las fases de aplicación del procedimiento.
Es de suponerse, que cualquier organización candidata o interesada en la aplicación del procedimiento, esté interesada en conocer cuáles son los beneficios que obtendría como resultado de dedicar cierto tiempo y esfuerzo en el desarrollo de las fases de aplicación del procedimiento. Durante el desarrollo de la sección de establecimiento del alcance de la Cadena de Suministro y Administración de la Cadena de Suministro (2.2.2), se comentaron las características propuestas para la delimitación del Procedimiento para Evaluar la Cadena de Suministro. Uno de los aspectos considerados en dicha delimitación fueron los objetivos de la Cadena de Suministro y de la Administración de la Cadena de Suministro, de los cuales se mencionaron el valor agregado al cliente final y el mejoramiento del desempeño de la cadena como entidad única a largo plazo como los resultados esperados en un primer nivel. Así mismo, se mencionó el logro de la ventaja competitiva como resultado esperado en un segundo nivel, y el incremento del valor del negocio como objetivo final o resultado a un nivel mas alto. Estos beneficios u objetivos esperados como resultado de aplicación del procedimiento, se pueden expresar de una forma esquemática de acuerdo con la Figura 26.