DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.
2.2.1 Metodología de la investigación.
La presente investigación se basó en el paradigma de cuali-cuantitativo, con tendencia cualitativo. Cualitativa por la aplicación de la auditoría financiera al momento de examinar todas las componentes de los estados financieros; y cuantitativa porque fue expresada dicha información respaldada en modelos matemáticos y estadísticos que pueden considerarse para mejorar el control y manejo de la parte esencial y medular de la organización, además permitiendo que la recolección de la información a través de la entrevista y las encuestas, sea sustentada con la precisión de los modelos matemáticos que permita el análisis sobre las variables de estudio.
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2.2.2 Tipos de investigación.
2.2.2.1 Investigación de campo.
Este tipo de investigación fue aplicada al acceder a la empresa, a través de la entrevista y la aplicación encuesta, así como la verificación de sus estados financieros, que permitió identificar los problemas que requieren de solución en la empresa.
2.2.2.2 Investigación bibliográfica.
Se utilizó en el marco teórico ya que en el mismo se pudo fundamentar científicamente con los diferentes conceptos de autores, editores y ediciones.
2.2.2.3 Investigación descriptiva.
Desarrollada en la descripción del problema como parte del marco teórico donde se ha determinado la evolución del mismo en la empresa, teniendo en consideración las consecuencias que dieron su origen y los efectos surtidos hasta la situación actual. Una vez realizada la etapa del diagnóstico.
2.2.2.4 Investigación explicativa.
Esta investigación se la utilizó al momento de exponer el problema planteado ya que ahí se pudo explicar las diferentes falencias que presenta la empresa.
2.2.3 Métodos de investigación.
2.2.3.1 Analítico – sintético.
El método analítico nos permite el conocimiento total de los estados financieros, descomponiendo en partes los componentes que lo conforman, para observar las causas, la naturaleza y los efectos que estos ejercen en la información financiera de la empresa. El método sintético es un proceso de razonamiento que reconstruye la información de los estados financieros, a partir de los elementos distinguidos por el análisis; se trata en consecuencia de hacer una explosión metódica y breve del examen especial.
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2.2.3.2 Inductivo – deductivo.
Se utilizará para la observación de las actividades que desarrolla la empresa y con esto determinar la razonabilidad de los estados financieros, la evaluación de las operaciones y movimientos delos componentes que los integra, siendo sustentados en las normas y principios de auditoría; también se ha utilizado para estructurar el marco teórico de cada una de las variables.
2.2.3.3 Histórico – lógico.
Están relacionados con la trayectoria real de los estados financieros y acontecimientos en el transcurso de los periodo 2014 y 2015, los cuales permitieron elaborar los índices financieros de la empresa e identificar el componente con mayor significación.
2.2.4 Técnicas de la investigación.
2.2.4.1 Observación.
Se recurrió a esta técnica fundamentalmente para recopilar información de los estados financieros, y se empleará mediante la observación directa y sondeo durante la visita previa a la empresa, en la cual se pudo observar las actividades económicas con las que se financia.
2.2.4.2 Entrevista.
Esta técnica consiste en la conversación directa con la gerente y el contador, con la finalidad de determinar respuestas necesarias que sirvan de soporte a la investigación de los diferentes problemas que la empresa requiere darle solución necesaria a través de la propuesta que se presente.
2.2.4.3 Encuesta.
Esta técnica fue aplicada a los empleados del departamento de contabilidad y operativo con la finalidad de recolectar la información del manejo que se da al componente de inventarios en la empresa.
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2.2.5 Instrumentos de la investigación.
2.2.5.1 Guía de entrevista.
Este es una técnica base para iniciar la conversación con la gerente y el contador, refleja varias preguntas específicas que permitieron identificar los problemas y la necesidad de mejorar la información financiera en la empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana” a través de la un examen especial auditoría financiera al componente inventarios.
2.2.5.2 Cuestionario.
Un listado de preguntas coherente las cuales deberán ser contestadas de forma concreta y precisa por parte del personal de la empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana”, permitiendo obtener información en el manejo y operación de la empresa.
2.2.6 Población y muestra.
2.2.6.1 Población.
La presente investigación utiliza como población son 16 personas de los departamento involucrados directamente con el manejo de los inventarios de la empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana” permitiendo obtener la información necesaria.
Tabla 1 Población DESCRIPCIÓN CANTIDAD Gerente propietaria 1 Contador externo 1 Asistente contable 2 Vendedores 10 TOTAL 16
Fuente: Empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana” Elaborado por: Rueda Mancilla Verónica
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2.2.6.2 Muestra.
No se recurre a la utilización de la fórmula de la muestra, puesto que se considerará a toda la población ya que es mínima, razón que esta no cumple con el número mínimo reglamentario en una investigación.
2.2.7 Interpretación de resultados.
Luego de haber elaborado las respectivas entrevistas y encuestas a la gerente, el contador y empleados de la empresa, consiguiendo los siguientes resultados e interpretaciones que se detallan a continuación:
2.2.7.1 Resultados de las entrevistas aplicadas.
Entrevista a la gerente
PREGUNTAS RESPUESTAS
1: ¿La empresa está obligada a llevar contabilidad?
R.- Si estamos obligados a llevar contabilidad por el volumen de ventas que posee la empresa.
2: ¿El contador de su empresa es interno o externo?
R.- El contador es externo, llega 2 veces al mes por que vive en la ciudad de Quito. Hasta la actualidad no he tenido inconvenientes con los entes reguladores.
3: ¿Cuáles son las actividades económicas que tiene la empresa?
R.- Desde sus inicios Pinturas el León se dedica a la venta de pinturas para embellecer la ciudad; con la oportunidad de registrar mi propia marca de pintura Color Fresh; además de ser comisionista de la empresa Omnilife. Al pasar los años fui incrementando nuevas líneas de productos como maquinarias, herramientas, accesorios entre otros.
4: ¿Cada que tiempo se prepararan los estados financieros?
R.- Los Estados Financieros son preparados por el contador en marzo del siguiente año al realizar la declaración del impuesto a la renta, pero no se los analiza para tomar decisiones.
5: ¿Conoce usted cual es la cuenta más representativa de la empresa?
R.- En términos porcentuales no, pero sé que las de mayor valor son los inventarios y bancos.
6: ¿Usted analiza conjuntamente con el contador los indicadores financieros de la empresa?
R.- No, el contador no presenta ningún indicador financiero.
7: ¿Se realizan controles periódicos o permanentes para constatar las existencias de los
R.- No se realiza un control periódico, nos basamos en lo que tenemos registrado mediante el ingreso de
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inventarios? compras y ventas. Únicamente se realiza una constatación física unos quince días antes de terminar diciembre; cerrando un local por 2 días para no alterar la información existente en el sistema y a su vez física; posteriormente los otros locales.
8: ¿Ha existido pérdidas de mercadería en el almacén, con qué frecuencia?
R.- Por años han existido pérdidas de mercadería, las que se generan por descuidos del personal.
9: ¿Se ha realizado una auditoría a su empresa? R.- No he realizado ningún tipo de auditoría hasta la fecha.
10: ¿Aprobaría la ejecución de un examen especial de auditoría financiera al componente inventarios e información financiera en la empresa, que determine la razonabilidad el mismo?
R.- Sí.
Figura 8 Entrevista a la gerente
Fuente: Empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana” Elaborado por: Rueda Mancilla Verónica
Entrevista al contador externo
PREGUNTAS RESPUESTAS
1: ¿El nombre el sistema contable con el que cuenta la empresa?
R.- Micro System es creado en sistema operativo DOS (siglas en inglés de Disk Operating System, lo que en español significa Sistema Operativo de Disco).
2: ¿Considera usted que el sistema contable con el que cuenta la empresa es confiable?
R.- El sistema contable no es confiable ya que se alteran los costos de los productos, al estar varias personas trabajando en un mismo modulo se sabe bloquear y en algunos casos borrar la información que se está registrando. Al borrar algún registro no permite saber quién lo elimino
3: ¿Cuenta con políticas contables para la empresa?
R.- Los registros contables se los realiza por medio de integraciones diarias, pero su contabilización es realizada pasado cada 3 meses, ya que el personal encargado de la información financiera se encuentra desempeñando otros puestos de trabajo y no están al día con la misma.
4: ¿Cada que tiempo se prepara los estados financieros en la empresa?
R.- Los estados financieros son presentados una vez al año, por lo explicado anteriormente.
5: ¿Conoce usted cual es la cuenta más representativa de la empresa?
R.- La cuenta más representativa de la empresa es son los inventarios.
6: ¿Se analizan los estados financieros con la gerencia?
R.- No.
7: ¿Usted realiza algún indicador financiero?
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8: ¿Usted está presente al realizar las constataciones físicas de las mercaderías?
R.- No, para las fechas que se realiza el inventario es complicado estar en la empresa, ya l empresa tiene.
9: ¿Guía usted a la gerencia y al departamento de contabilidad de cómo hacer la constatación física?
R.- Si, sugiero que se planifique los días que se van a utilizar para realizar el conteo, a su vez las personas que lo hagan sean las más responsables, y que se cierre durante esos días cada almacén para no alterar la información, sacar los reportes y comparar con lo físico para posteriormente realizar un ingreso de lo que sobra y egreso de lo que falta.
10: ¿Se ha realizado alguna auditoría a la empresa?
R.- No he realizado ningún tipo de auditoría en la empresa.
Figura 9 Entrevista al contador externo
Fuente: Empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana” Elaborado por: Rueda Mancilla Verónica
2.2.7.2 Resultados de la encuesta realizado al departamento operativo y contable.
Tabla 2 Encuesta realizada al departamento de contabilidad y operativo
PREGUNTA VARIABLE F.A F.R INTERPRETACIÓN
1. ¿Conoce usted las políticas del manejo del inventario que tiene la empresa? SI NO 5 9 35.7% 64,3% En un 64,3% manifiestan que desconocen si existen políticas.
2. ¿Existe en la empresa un control adecuado de entrada y salida de las mercaderías?
SI NO 2 12 14,3% 85,7%
Según los empleados manifestaron en un 85,7% que el control de la mercadería no es el adecuado.
3. ¿Conoce cuáles son los riesgos de no llevar un debido control de inventarios en la empresa? SI NO 8 6 57.14% 42.86% En un 57.14% son conscientes de las consecuencias de no tener un control adecuado de las mercaderías.
4. ¿La mercadería que ingresa a bodega es almacenada de acuerdo a su categoría? SI NO 6 8 42.86% 57.14% El 57.14% no almacena la mercadería según sea su categoría.
5. ¿Considera usted que debe existir una sola persona que controle la distribución de la mercadería para cada sucursal? SI NO 0 14 0% 100%
El 100% está de acuerdo que exista una solo persona que maneje la distribución para evitar faltantes.
6. ¿En la empresa existe documentación adicional para el despacho de la mercadería vendida? SI NO 4 10 28.57% 71.23% El 71.25% desconoce los documentos adicionales que posee la empresa.
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realiza la constatación física de los inventarios? Semanal Mensual Anual 0 2 12 0% 14.29% 85.71% El 14.29% realizan inventarios mensuales, el restante lo realiza según lo establecido por gerencia.
8. ¿La Gerencia realiza conjuntamente con ustedes análisis a los estados financieros con la finalidad de tener un conocimiento claro de la situación financiera de la empresa? SI NO 0 14 0% 100%
La empresa no realiza análisis a los estados financieros en 100%, lo que produce insatisfacción e inseguridad sobre los resultados obtenidos en el pago de utilidades.
9. ¿Cree usted que la empresa debería ejecutar un examen especial de auditoría financiera al componente inventarios? SI NO 14 0 100% 0%
Los colaboradores manifiestan que el almacén si debería contar con una herramienta que permita mejorar el control de inventarios. Fuente: Empresa “Lombeida Zapata Bertha Silvana”
Elaborado por: Rueda Mancilla Verónica
2.2.8 Verificación de la idea a defender
El contador manifiesta en la pregunta 2 que el sistema contable que utiliza la empresa no es confiable ya que se alteran los costos de los productos, al no permitir trabajar a varias personas en el mismo modulo provocando que se borre la información.
De acuerdo con la pregunta 4 de la entrevista realizada a la gerente y al contador manifiestan que se elaboran los estados financieros de la empresa para la declaración del formulario 103 del impuesto a la renta. El contador manifiesta que no lo puede hacer antes por que las personas del manejo de la información financiera se encuentran desempeñando otras funciones dentro de la empresa por orden de gerencia.
Con relación a los resultados obtenidos, se refleja que los estados financieros no son analizados por el contador, la gerencia o los involucrados. Según resultados de la pregunta 5 de la gerente y el contador manifiestan que el componente más representativo de la empresa son los inventarios y bancos.
Con relación a los resultados obtenidos en la pregunta 6 a la gerente y la pregunta 7 a los empleados involucrados manifiestan que las constataciones físicas de los inventarios lo
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realizan una vez al año en muchos de los casos se arrastra faltantes debido a la cantidad y volumen de productos que maneja haciendo cada año más difícil cuadrar el stock real.
Además a la respuesta de la pregunta 5 de los encuestados afirman que debe existir una persona responsable de cada bodega, en muchas ocasiones esta acción es realizada por cualquier persona provocando así que los productos se encuentren mal distribuidos.
En base a los resultados obtenidos de las entrevistas y encuestas, se pudo determinar que la idea a defender planteada es verídica, la totalidad de la población manifiesta en la pregunta 9 a los encuestados y 9 de la entrevistaque es importante ejecutar un examen especial de auditoría financiera al componente inventarios; ya que le permitiría a la gerencia manejar de forma idónea los inventarios con el objetivo de mejorar la toma de decisiones de la empresa.