DESCRIPCIÓN PRODUCTOS FINALES DE LA PROPUESTA

9.5.1. Política de comunicación. (Ver anexos) Documento en el cual se definen

los lineamientos de la organización en cuanto a los procesos de comunicación de la institución, sirviendo como guía que específica cómo, cuándo, donde, a quienes, para qué y a través de que medios se debe informar. Tiene como objetivo que la comunicación sea eficiente y la organización se encamine hacia el cumplimiento de su visión y misión.

En el contenido de la política de la Institución San José (documento de 7 páginas) se determina cómo es definida la comunicación por los actores de la organización, cómo debe ser gestionada para todos sus públicos y cómo utilizar adecuadamente los medios de comunicación, especialmente las carteleras institucionales y el buzón de sugerencias, debido a que a través de estas herramientas especificas se facilita un clima organizacional positivo para la organización, pues sirven como puente para la retroalimentación, el trabajo en equipo e integración de los miembros de la institución.

Por lo anterior, se debe considerar siempre los siguientes conceptos establecidos en la política:

Comunicación organizacional: interna y externa. Medios de comunicación.

Comunicación participativa.

9.5.2. Manuales de comunicación. (Ver anexos) Los manuales están

contenidos en una cartilla de 15 páginas que tiene como nombre: Manuales de

Medios de Comunicación de la Institución San José. Incluye: portada,

contraportada, índice, definición de los medios, lineamientos, restricciones, definición del comité y los cargos y funciones del mismo.

9.5.2.1. Manual de carteleras institucionales. (Ver anexos) El manual de

carteleras es una herramienta que contiene instrucciones o pasos a tener en cuenta para la realización, diseño, ubicación, contenido informativo, entre otros de las carteleras institucionales con el fin de que el uso de este medio sea apropiado para la organización. Asimismo se consideran las prohibiciones informativas, la

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significación del comité, los cargos existentes y las funciones de cada uno. (Ver anexos)

El manual de carteleras de San José es un instructivo divido de acuerdo a los siguientes aspectos:

¿Qué se debe informar? ¿Cómo se informa?

Actualización de la información Comité (Cargos y funciones) Restricciones

Para la realización del manual, se tuvo en cuenta las necesidades y características especificas de la organización; abarcando el diseño y contenido de las carteleras, plantillas individuales para cada tipo de información, creando apropiación hacia el personaje de la institución mediante una campaña y generando sentido de pertenecía por San José a través del constante uso del logo, eslogan y de una frase que fomentara la lectura (Infórmate con San Josereño).

9.5.2.2. Manual del buzón de sugerencias. (Ver anexos) El manual del buzón

de sugerencias es una herramienta que indica cómo debe empelarse adecuadamente el buzón de sugerencias, especificando qué se puede expresar o sugerir, cómo debe dirigirse la información hacia los superiores a través del formato del buzón de sugerencias y cómo deben atenderse y socializarse las sugerencias para propiciar la transformación dentro de la organización.

El manual del buzón de sugerencias detalla los lineamientos de uso de este canal de comunicación para la comunidad San Josereña describiendo su ubicación, el diseño del formato (tamaño, colores, tipografía, distribución), la apropiación, el seguimiento, la evaluación y las restricciones.

9.5.3. Formato de buzón de sugerencias. (Ver anexos) Un formato de buzón

de sugerencias es una plantilla que usualmente permite expresar quejas, reclamos, inconformidades e inquietudes, con el fin de que los usuarios o clientes

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exterioricen sus opiniones acerca de la organización para que ésta pueda retroalimentar la información y realizar los cambios que considere pertinentes.

En cuanto a la Institución San José, el formato de buzón de sugerencias contiene además felicitaciones, recomendaciones y reconocimientos que puede expresar la comunidad institucional (director, administrativos, docentes, servicios generales y especialmente niños y jóvenes), además de un espacio destinado exclusivamente para que los padres de familia, visitantes y otros puedan dejar sus datos personales y así permitir una respuesta oportuna de la información consignada. El objetivo principal es que los integrantes de San José puedan plasmar como se sienten con la organización, se sientan valorados, reconocidos y tenidos en cuenta; para ello se espera que los espacios de retroalimentación sean implementados según lo establecido en el manual de medios de comunicación.

El diseño del formato se ejecutó de manera que fuera de fácil entendimiento, primordialmente para los menores; acompañado de ilustraciones (caritas), el personaje creado San Josereño y colores llamativos y a la vez representativos de la institución.

9.5.4. Personaje. Un personaje es una construcción mental elaborada a partir

de la imaginación, vivencias, experiencias o representación que es identificada por tener ciertas características particulares.

En la Institución San José como acompañamiento a la creación de los manuales y con el objetivo de propiciar la inclusión de la comunidad, se creó un personaje con el cual los niños y jóvenes se sintieran identificados y que a su vez representara a la organización. Para ello, se ejecutó una lluvia de ideas con el fin de limitar los posibles nombres del personaje, se escogieron los que más se adecuaran a las necesidades de San José y finalmente se llegó a un consenso sobre el nombre ganador (San Josereño). Adicionalmente se efectuó una reunión para seleccionar entre diversas propuestas el diseño del personaje, considerando que fuera igualmente representativo de las características de los menores de la institución, por tal razón es un niño jugando futbol (deporte comúnmente practicado en la ISJ) con un uniforme (pantaloneta, camisa, guayos y medias) que incluye los tres colores institucionales (azul, verde y amarillo).

A partir de lo anterior, se crearon dos modelos para tener diferentes posibilidades de uso dependiendo del diseño de la pieza que se pretenda usar.

82 Figura 3: Modelo 1 San Josereño

83 Figura 4: Modelo 2 San Josereño

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