Detalle de las funciones de la comunicación organizacional interna

La comunicación organizacional cumple una serie de funciones dentro de GIROS COIFFUR, tales como: proporciona información acerca de los procesos internos; posibilita funciones de mando y de toma de decisiones; soluciones de problemas y diagnóstico de la realidad.

Dentro de GIROS COIFFUR la comunicación organizacional debe abarcar tres funciones, a fin de mantener la estabilidad y el equilibrio de la empresa.

 La función de producción: La comunicación organizacional abarca todas las actividades y la información que se relacionan directamente con los modos de capacitación personal; orientación pertinente a la realización del trabajo; apertura de espacios para la formulación y concertación de objetivos; la solución de conflictos y la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.

 La función innovadora: En ésta se dan dos tipos de innovaciones.

Primero, la de la empresa y segundo, en la empresa. La innovación de la empresa cambia la misma pero no afecta al personal que labora en ella. La innovación en la empresa se requieren cambios en el comportamiento de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto; pues exige una actitud positiva y prospectiva en todos y cada uno de las áreas de la empresa: directivos, administrativos y empleados.

La función innovadora de la comunicación organizacional incluye actividades de comunicación tales como los sistemas de sugerencias a nivel general, el trabajo de investigación y desarrollo; la investigación y el análisis de mercados; las sesiones de manifestación de inquietudes y los comités de desarrollo de ideas.

 La función de mantenimiento: Está relacionada con los espacios de socialización que permiten un contacto con el ambiente físico y humano, a

través de la información oportuna, amplia y puntual; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e identificación con la empresa. La función de mantenimiento de la comunicación organizacional busca compensar y motivar al personal para que se comprometa con los objetivos y las metas de la organización. Reconoce al individuo competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la creación individual.

La comunicación organizacional interna en GIROS COIFFUR, promueve la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional. Donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. De allí que el factor esencial de la cultura de una organización es la comunicación organizacional en todas sus direcciones y en todos los niveles. En los cuales se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales de comunicación que se utilizan. Los flujos de comunicación organizacional se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación, y representan en sí la estructura de la empresa desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación organizacional. Lo cual ayuda a elevar la eficiencia del proceso de la comunicación organizacional, es decir, transmitir efectivamente un mensaje.

De igual manera dentro de una empresa, debe abarcar otras funciones adicionales:

Controlar: La comunicación organizacional controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las empresas tienen jerarquías de autoridad y

lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicación organizacional desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa.

 Motivar: La comunicación organizacional alienta la motivación porque aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente. La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada estimulan la motivación.

 Expresar emociones: En el caso de un gran número de empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social. La comunicación organizacional que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales.

 Informar: Se refiere al papel que desempeña la comunicación organizacional cuando facilita decisiones. Pues mediante la transmisión se proporciona la información necesaria para la toma de decisiones.

 Función descriptiva: Investiga y expone el estado de los procesos comunicativos en los diferentes ámbitos de la empresa.

 Función evaluadora: Explica las razones por las cuales los diferentes ámbitos actúan de la manera en que lo hacen.

 Función de desarrollo: Analiza cómo reforzar aquello que ha sido evaluado como acertado y mejorar lo que fue considerado erróneo, y propone, la forma de realizarlo.

 Función informativa: Comprende una estrategia para interactuar y permitir que fluyan las diferentes informaciones en la empresa.

Dentro de GIROS COIFFUR, al no existir una dirección de comunicación organizacional, sino que se lo hace generalmente de manera ascendente o descendente no se puede especificar las funciones que cumplen actualmente dicho departamento, por lo cual dentro de la propuesta de un nuevo modelo de comunicación organizacional es importante que se cuente con una persona que se encargue de las funciones que cumple dicha área, dentro de las funciones que debe cumplir una dirección de comunicación organizacional son:

En la Tabla No 2 se aprecia las funciones de la dirección de comunicación organizacional, detallando todas las funciones que debe cumplir dicha área

Tabla No 2

En relación a la empresa tiene la función operacional de: En relación a los instrumentos y técnicas de comunicación: A nivel de comunicación interna tiene la función de:

-Apoyar y dar a conocer la política de la empresa: difusión de la información de la empresa en nombre de la dirección general: *información externa (Portavoz) relación con las instituciones *información interna: recursos humanos *información especializada: con dirección financiera, social... -Gestionar la imagen de la marca-empresa a nivel de la organización: *definir la identidad de -Mejorar la calidad, sinergia, fluidez e inmediatez de la información en relación a los flujos interactivos -Ser un centro que elabore, distribuya y facilite información y, al mismo tiempo, la transforme en más cualitativa.

-Dirigir eficazmente los instrumentos de comunicación mediante una gran diversificación, evaluación e innovación de los soportes.

-Optimizar los recursos tecnológicos de la

-Motivar lo que implica la seguridad en el trabajo, gestión de la confianza y del consenso, formar espíritu de equipo con solidaridad y

responsabilidad en el día a día: el resultado es transparencia y calidad del servicio. -Identificar, coordinar, hacer más eficientes y sintetizar la información: diálogos, entrevistas y reuniones. -Favorecer la participación en círculos de calidad, grupos de resolución de problemas, grupos de

la marca-empresa *proponer la estrategia de la marca (junto con la dirección general y marketing)

*evaluar la imagen de marca.

-ayudar a conseguir integrar los distintos colectivos que forman la empresa y conocer las distintas culturas que la componen. -contribuir para asegurar una mejor integración y sinergia de todos los servicios, tareas y públicos internos y externos de la empresa. empresa a nivel de la presentación de la organización: publicidad, RRPP, etc. -Promover la inserción de nuevas tecnologías, automatización de redes y bases de datos. -Establecer circuitos de información diferenciados en función de criterios simples y controlables. mejora, etc. -Conocer las

necesidades del público interno: carrera,

autonomía personal, formación, realización de tareas, análisis de la opinión, etc.

Fuente: C. FERNANDEZ. (1997). La Comunicación en las Organizaciones Elaborado por: Julio C. Vega

También hay que tomar en cuenta que la comunicación organizacional tiene diferentes funciones dentro y fuera de la organización. En cualquier empresa la comunicación organizacional está presente en casi todas las funciones de

marketing, publicidad o recursos humanos. Por lo cual se puede identificar dos frentes de acción:

 Frente Interno: El frente interno de las comunicaciones organizacionales está definido por su papel como agente integrador de los recursos humanos hacia los objetivos de la empresa. La comunicación organizacional, en este caso interna, deben darle coherencia a las siguientes variables:

 Simbología

 Cultura

 Comunicación

Estas tres variables se instrumentalizan a través de proyectos ligados a recursos humanos, medios masivos de comunicación organizacional interna, programas de comunicación interpersonal, e investigación.

 Frente Externo: El frente externo de las empresas en términos de comunicación organizacional es probablemente el área más desarrollada y trabajada. Tiene que ver con las relaciones empresariales con el público externo, así como con organizaciones reguladoras y proveedores.

Las áreas relacionadas con el frente externo son relaciones comunitarias, asuntos corporativos, marketing, relaciones públicas, publicidad, etc.

La labor de la comunicación organizacional es precisamente darle coherencia a todos los elementos comunicacionales de la empresa.

3.2.2. Importancia de las funciones dentro del proceso de comunicación