Problemas existentes en la comunicación organizacional

La empresa se enfrenta a diferentes problemas que deben ser jerarquizados y priorizados según su importancia y urgencia. En ese sentido conviene organizar los problemas de comunicación organizacional para atacarlos de forma eficaz y eficiente.

Una parte de los empleados se limitan a cumplir sus funciones y no se demuestran motivados para sentirse parte de la empresa e identificarse con la cultura organizacional de la misma, por lo cual se nota que no existe una comunicación organizacional eficiente para que los empleados cumplan con los objetivos planteados y sean más eficientes para la empresa, que no se conformen con lo mínimo a realizar sino que se siente identificados y motivados para lograr las consecución de las metas por medio de una buena comunicación organizacional.

Por lo cual se determina que GIROS COIFFUR no tiene definido un modelo de comunicación interna que le permita optimizar los canales de comunicación, afectando de esta manera el clima laboral y el sentido de pertenencia, que refleja una “falta de compromiso del empleado con la

empresa”, lo que dificulta evaluar el nivel de satisfacción y fidelización del cliente.

Los factores que definen los problemas existentes en la comunicación organizacional son:

 Oferta interna: La empresa no ha diseñado programas de fidelización interna entre los trabajadores de la empresa, que incluyen bonos de productividad, líneas de carrera, o estructuras de evaluación de desempeño.

 Social: Los trabajadores no se identifican con la cultura organizacional existente en la empresa.

 Cultural: Se cree que la cultura organizacional de la empresa debe ser impuesta y no se la trata de identificar con los empleados y no existe iniciativa para tratarlo.

Por lo cual la empresa se debe centrar en las problemáticas existentes como identificación del personal, riesgos en la comunicación organizacional, obstáculos presentes, identificación de un modelo genérico de comunicación organizacional para resolverlo.

Es muy importante identificar el personal que está involucrado con el problema de comunicación organizacional, a través de fuentes internas de recursos humanos o pueden ser estudiadas a través de grupos focales u otras herramientas de investigación.

Los problemas de comunicación organizacional que se observa en la empresa generan conflictos y situaciones que afectan la eficiencia, la productividad y el clima laboral de la misma, haciendo muy complicada la posibilidad de mantener la mejora continua de todos los procesos, por lo cual se debe analizar alternativas de solución que sean eficientes y se adapten a las necesidades y requerimientos de la empresa.

Los principales problemas que se encuentran en la comunicación organizacional deficiente son:

 Problemas por falta de credibilidad

 La empresa y los jefes no son confiables.

 El personal no cree en lo que le dice la empresa.

 Se duda de la honestidad, de la ética y de la forma de hacer negocios de la empresa.

 No se cumple lo que se promete.

 Los jefes no dicen lo que piensan y no hacen lo que dicen.  Abunda el doble discurso e incluso se lo utiliza como “arma”.

 Hay distintas versiones sobre los hechos y nadie se ocupa de aclarar nada.

 No se predica con el ejemplo.

 La empresa no es coherente entre lo que dice puertas afuera y puertas adentro.

 Problemas por una cultura basada en el secretismo y la desconfianza

 La empresa se guarda información, no comunica todo lo que debería.  El personal siente que la empresa le esconde información porque no confía en ellos.

 La dirección cree que cuanto menos sepa el empleado sobre la marcha de los negocios, mucho mejor.

 La información no llega en tiempo y forma.

 Problemas por un liderazgo negativo

 La empresa y sus líderes no comunican, informan.  El líder cree que hablar es comunicarse.

 El jefe cree que comunicarse con su equipo es una obligación y no una responsabilidad inherente a su tarea.

 El líder no conoce a su receptor ni le interesa hacerlo.

 Cree que lo importante es lo que uno dice y no lo que el otro entiende.

 No tiene voluntad de diálogo.

 Problemas por un mal manejo del poder

 Todos creen que cualquier tipo de información es poder y que el modo de acumular poder es reservando información.

 Los mandos medios filtran la información (cuando circula hacia abajo o hacia arriba).

 Se quiere utilizar a la comunicación organizacional interna como herramienta de manipulación.

 Se subestima a la gente, se la pretende engañar o vender lo que no es.

 Problemas por falta de confianza en la comunicación organizacional

 La empresa no cree que la comunicación organizacional interna sea una herramienta de gestión estratégica.

 Se cree que la comunicación organizacional interna es un costo.  No existe un área específica de comunicación organizacional interna.

 Los líderes no ven a la comunicación organizacional como un medio para alcanzar otros objetivos.

 Se confunde la comunicación organizacional con las herramientas de comunicación.

 Se cree que la comunicación organizacional interna es responsabilidad de un departamento específico y no de toda la empresa.

 Problemas por una mala estructura organizacional

 La estructura es verticalista y autoritaria.

 Es burocrática: impide la comunicación rápida y eficaz.

 La estructura deforma la comunicación organizacional en cada relevo.

 Impide que los vínculos sean fluidos.

 Problemas por subestimar al personal

 La empresa considera que el empleado tiene que hacer lo que se le pide y nada más.

 Cree que su opinión no es valiosa y que cada uno debe ocuparse de lo suyo.

 Nadie escucha al personal, sus dudas, problemas, ideas.

Para los problemas existentes en la comunicación organizacional de la empresa se propone las siguientes soluciones:

 Cultura y Herramientas

Para hacer una gestión exitosa de comunicación organizacional interna (una gestión que verdaderamente produzca cambios, mejoras y crecimiento), se debe trabajar sobre la cultura de la empresa, porque como se puede percibir los problemas existentes se solucionan tomando el cambio desde la matriz.

Por lo que si no se resuelve los problemas base, todo mensaje que acoplemos sobre la estructura va a hacer que el techo se caiga más rápido. Es igual que con la comunicación externa. Si se vende un producto malo y pese a eso se le hace mucha publicidad, lo que se va a lograr en definitiva es que fracase más rápido.

Se tiene el concepto equivocado que editar una revista interna, tener reuniones semanales o colgar un buzón de sugerencias supone convertirse en una empresa que hace comunicación organizacional interna.

Se debe tener claro que para gestionar la comunicación organizacional interna se necesita medios de comunicación eficientes, su eficacia siempre va a estar sujeta a la plataforma cultural sobre la cual se edifique los mensajes, porque si una empresa arrastra vicios como difundir mensajes contradictorios,

brindar poca información, abusar del doble discurso o no ser coherente entre lo que dice y lo que hace, de poco le va a servir que esos mismos mensajes salgan editados en un cualquier medio de comunicación.

Por lo cual se propone concebir y planificar la comunicación organizacional como un modo de organización, de trabajo, una cultura, una forma de entender al otro, de valorarlo, incluirlo, pensarlo. La comunicación no ayuda a la organización, la comunicación es la esencia de la actividad organizada y es creadora de clima, hábitat, calidez existente dentro de la empresa por lo cual se debe analizar el entorno en el que se desenvuelven los empleados y las variables de cultura organizacional existente para mejorar la comunicación organizacional interna.

Por lo cual es factible crear un área de comunicación organizacional interna para que planifique una intervención para modificar la cultura organizacional si se quiere mejorar la comunicación organizacional interna, ya que ambas cosas van de la mano, ligadas por un principio de causa y efecto.

 Pensar por nosotros mismos

Otra solución que se plantea para mejorar la comunicación organizacional interna es pensar los problemas que se sufre internamente y cada empleado y ser sinceros y críticos ante los mismos.

Por lo que la clave está en probar y filtrar cada suposición bajo el filtro de nuestra cultura y, a la par de ejercer este espíritu crítico, se debe confiar en la

capacidad de cada uno, en las experiencias propias y producir conocimiento y teoría desde la empresa hacia el público interno y externo.

Por tanto, se debe hacer seguidamente autocríticas que ayuden a mejorar conceptual y prácticamente el modo como se aplica la cultura organizacional y por ende que tan eficiente es la comunicación organizacional en la empresa.

3.5. MANEJO DE CONFLICTOS