3.3 Investigación
3.3.5 Detección de Necesidades
La Detección de Necesidades se hace mediante la Observación y Entrevistas en el lugar de estudio, con el fin de conocer 4 puntos importantes:
1) ¿Qué se está Haciendo?
2) ¿Cómo se está Haciendo?
3) ¿Con Qué lo están Haciendo?
4) ¿Quién lo está Haciendo?
Todo esto permite determinar ¿Qué Hace Falta? (detección de necesidades).
Para este caso en particular, se mencionó en el inciso 3.1 que se trata de un Tipo de Situación: Oportunidad (en donde existe una aportación).
La Aportación que se hace al Aplicar el Método de Decisión Sistémico es: proponer que la SEPI
pueda contar con un Registro Completo y Control de sus Inventarios de Bienes Informáticos y para ello, se realizaron entrevistas.
3.3.5.1 ENTREVISTAS
De una serie de preguntas que se hicieron durante el año 2007 a los siguientes entrevistados: Ing
Genaro Zavala Mejía (Ex-Jefe del Departamento de Investigación), Lic. Teresa Navarrete Hernández. (Ex-Jefa del Departamento de Posgrado), Dr. Luis Manuel Hernández Simón. (Coordinador de la SEPI- Sistemas), M. en C. Graciela Vázquez Álvarez (Profesora de la SEPI-Sistemas y Directora de Tesis), entre otros, se obtuvo la siguiente información:
¾ ÁREA DE LA ESIME-ZACATENCO ENCARGADA DE ADQUISICIONES Y ASIGNACIONES DE EQUIPO DE CÓMPUTO:
Departamento de Recursos Materiales a través de su Sección de Activo Fijo.
¾ ÁREA DE LA SEPI ENCARGADA DE ADQUISICIONES Y ASIGNACIONES DE EQUIPO DE CÓMPUTO:
Departamento de Posgrado.
¾ PROCESO DE ADQUISICIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO EN LA SEPI: Existían 4 medios de adquisición:
1) Programa Operativo Anual (POA). Solicitudes hechas directamente por la SEPI.
2) Comisión de Operación y Fomento de Actividades Académicas (COFAA). Solicitudes hechas
directamente a COFAA por medio de formatos que envían a la SEPI.
3) Secretaría de Investigación y Posgrado (SIP). Solicitudes hechas directamente a SIP por medio de
formatos que envían a la SEPI.
4) DONACIÓN. Adquisiciones aportadas de otras instituciones o empresas.
TABLA 3.3. PERÍODOS DE SOLICITUDES.
ADQUISICIÓN POR MEDIO DE:
PERÍODO DE SOLICITUDES ¿QUIÉNES PUEDEN SOLICITAR? ¿QUÉ PUEDEN SOLICITAR?
POA 2 veces al añoEnero y Junio. : Profesores, Investigadores, y
Personal No-Docente.
Mantenimientos de Equipos Varios.
COFAA Anual. Profesores, e Investigadores.
Equipo de Activo Fijo, y
Mantenimientos (capítulo 5000). Este puede ser consultado en la Guía: “Clasificar por Objeto de Gasto para la Admón. Pública Federal”.
SIP AnualNoviembre o : Diciembre.
Profesores, e
Investigadores.
Equipo para Laboratorio,
Equipo de Cómputo (en menor cantidad que por COFAA).
¾ PROCESO DE ASIGNACIONES EN LA SEPI:
Las asignaciones de componentes se hacían de 2 maneras:
1) VALE DE RESGUARDO. Para el caso de asignación de equipo de cómputo completo (Monitor, CPU, Teclado y Ratón), el Depto. de Posgrado elaboraba un documento de control (no existía un Formato Estándar Oficial) para ser firmado de recibido por el solicitante, quedándose con una fotocopia para el expediente.
2) FIRMA DE RECIBIDO EN UNA CARPETA.Esto se hacía para componentes de tipo consumible (no equipo completo como en el punto anterior). En una carpeta que se encontraba dividida por cada una de las secciones de posgrado que integran a la SEPI, el solicitante firmaba de recibido en su correspondiente sección de procedencia, anotando fecha, descripción de componentes y cantidad entregada.
¾ PERSONAL CON EL QUE CUENTA EL DEPTO. DE POSGRADO: El Depto. sólo contaba con 3 personas:
1) Una Jefa del Depto. de Posgrado, 2) Una Secretaria en Turno Matutino (TM),
3) Una Persona de Apoyo (barón, NO-Docente) en Turno Vespertino (TV). ¾ SOLICITUDES OFICIALES QUE DEBE CUBRIR LA SEPI:
Una de las solicitudes importantes que debía cubrir la SEPI, es la de Inventarios Actualizados, y quien los solicitaba era la Dirección de Informática (perteneciente a Área Central) a través de la Unidad Informática (UI) de la ESIME-ZACATENCO.
La siguiente información proporciona un antecedente importante para cubrir con el proceso del párrafo anterior:
La Dirección de Informática, contaba con una Base de Datos de Bienes Informáticos (que se pretendió fuese estándar para todo el IPN), la cual se podía consultar y actualizar por los responsables correspondientes de cada escuela del IPN, esto se hacía por medio de la asignación de una clave de acceso.
En el caso del Depto. de Posgrado de la SEPI-ESIME-Zacatenco, encontró que sus consultas y actualizaciones se encontraban limitadas por no contar con datos que la base de datos pedía para continuar
con el proceso, por mencionar algunos de los datos solicitados como: la Clave CAMB (Catálogo de Adquisiciones de Bienes Muebles) y el Costo del Equipo.
Por otro lado, la Base de Datos (BD) de la Dirección Informática, no siempre se encontraba disponible, ya que dependía de su Administración a cargo. Como un dato adicional: la última consulta que pudo hacer el Depto. de Posgrado a la BD, fue aproximadamente en Julio del 2004.
¾ AUDITORÍAS QUE RECIBE LA SEPI:
Existen 2 tipos de auditorías que la SEPI tiene que acreditar, siendo éstas las siguientes: 1) INTERNA. Esta la realiza el ÓRGANO INTERNO DEL IPN.
2) EXTERNA. Esta la lleva a cabo la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP). ¾ ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DIRECTO PARA REALIZAR LOS INVENTARIOS?:
EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES de la ESIME-Zacatenco, es el responsable directo, no solo de realizar periódicamente los inventarios de toda la escuela, sino que también es el encargado de llevar a cabo el proceso de BAJAS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO.
En el caso de Bajas de equipo de cómputo, el proceso que debe cumplir el Depto. de Recursos Materiales, es el siguiente:
) Debe proporcionar formatos a los responsables de cada área de la misma escuela, para que recaben sus relaciones de bajas,
) Posteriormente el Depto. debe pasar a las áreas a recoger los equipos o componentes de baja, y
) Entregar un documento firmado y sellado oficialmente de recepción de equipo dado de baja. ¾ PERÍODO DE ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS:
No existe un período de actualización de inventarios, y tampoco un documento oficial que lo comunique. La jefa del Depto. de Posgrado sugería que cuando menos se hiciera una vez al año.
3.3.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO OBSERVADO
En la Fig. 3.5 se muestra el Diagrama de Flujo (DF) Observado del Proceso de Adquisición de Bienes Informáticos de la SEPI. Lo relevante de este DF, es que la adquisición de Bienes entra a la SEPI por 2 vías Con o Sin Vales de Resguardo:
1) Al Depto. de Posgrado y
2) Directamente a Responsables (en este caso a los investigadores, por tratarse de sus proyectos).