3.4. Métodos, Técnicas e Instrumentos
4.2.32. Determinación de Mejoramiento del Modelo de Gestión Estratégico
En lo que respecta a la segunda parte de la propuesta del modelo de gestión estratégico se direcciona en establecer propuestas de mejoramiento continuo para los diversos procesos internos como externos que se identificaron y generan malestar con falencias y bajo progreso de la organización, se ratifica que es necesario implementar diversos proyectos según los requerimientos de la investigación, los cuales se detallaran a continuación:
Implementar un sistema de registro para el control de tiempos y la entrega de informes mediante un formato en el que conste hora / fecha / responsable / solicitante / firmas responsables / otros.
Diseño y establecimiento de un reglamento interno para el personal donde se determine las responsabilidades y obligaciones a las que está sujeto el comportamiento de los empleados dentro de la organización.
Diseño de un manual de políticas y procedimientos para la administración del talento humano.
Para que se desarrollen estos proyectos es de vital importancia que el personal que integran la organización, como los directivos y el personal en general mantengan la disponibilidad necesaria que se requiere para la implementación de cada uno de éstos,
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así también la motivación e incentivos que se dé al personal respecto de la importancia del mejoramiento de los procesos, permitirá obtener mejores resultados en la aplicación de los proyectos mismos.
A continuación se muestra el esquema de cada proyecto con la información más importante que permite describir lo que se pretende llevar a cabo, el tiempo de ejecución, el presupuesto estimado y las dependencias bajo las cuales estaría a cargo el cumplimiento cada proyecto.
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4.2.33. Proyecto Nº 1 a Corto Plazo.
Cuadro Nº 11
Presupuesto:
COSTOS
Tiempo 5dias
RR.HH GERENTE ACCIONISTAS 66.67
MATERIALES Impresiones, copias 6,00
TECNOLOGIA. Computador, Proyector para exposiciones. 20,00
COSTO SEMANAL $ 92,00
Elaborado por: William Tana.
INFORMACIÓN GENERAL
PROYECTO # 1. Desarrollo e Implementación de canales internos de comunicación para la
cooperativa de transporte de pasajeros. “HUACA- JULIO ANDRADE”
RESPONSABLE Junta general de accionistas (socios), Gerente.
OBJETIVOS Mejorar la comunicación dentro de la estructura organizacional.
a) Planificación del Estudio
TIEMPO ENERO FEBRERO
ACTIVIDADES S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Responsables . Presupuest o Desarrollo e Implementación de canales Internos de comunicación.
1.- Realizar un diagnóstico de las condiciones de comunicación en la Cooperativa. Todas las áreas que integran la cooperativa.
2.- Determinación de los mejores canales de comunicación. Todas las áreas que integran la cooperativa 3.- Definición de políticas de comunicación. Todas las áreas que integran la cooperativa
4.- Propuesta del sistema de comunicación. Todas las áreas que integran la cooperativa 5.- Presupuestar el sistema de comunicación. Todas las áreas que integran la cooperativa 6.- Métodos de Implementación de un Sistema de comunicación entre áreas. Todas las áreas que integran la cooperativa
Fecha de Inicio: Enero- 2012
Fecha de Terminación: Febrero - 2012
La Cooperativa tiene Ingresos Anuales de $ 7.000 .U.S.D Verificación Parcial Inicial: Enero. -2012
Verificación Parcial Final Febre.– 2012
OBSERVACIONES
El proyecto está dirigido al mejoramiento de comunicación entre las áreas de la cooperativa de transporte de pasajeros Huaca-Julio Andrade.
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4.2.34. Proyecto Nº 2 A Corto Plazo.
Cuadro Nº 12
INFORMACIÓN GENERAL
PROYECTO # 2 Desarrollar un estudio que permita visualizar los ingresos y gastos mensuales en base a la
administración de la cooperativa de transporte de pasajeros. “HUACA- JULIO ANDRADE”
RESPONSABLE Junta general de accionistas (socios), Gerente.
OBJETIVOS Gestión de la administración para canalizar los ingresos de la cooperativa.
a) Planificación del Estudio
TIEMPO ENERO FEBRERO
ACTIVIDADES S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Responsables. Presupuest
o
Desarrollar un estudio que permita visualizar los ingresos y gastos mensuales en base a la administración de la
cooperativa.
1.-Reunión de la asamblea con el área administrativa-financiera.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
2.- Realizar un diagnóstico de los informes de ingresos y gastos que ha mantenido la cooperativa. Todas las áreas que integran la cooperativa.
3.- Propuesta de sistemas para informes financieros periódicos.
Todas las áreas que integran la cooperativa. 4.- Presupuestar el sistema de informes financieros. Todas las áreas que integran la cooperativa.
5.- Implementación del Sistema informes financieros. Todas las áreas que integran la cooperativa .
Fecha de Inicio: ENERO – 2012 Fecha de Terminación: FEBRERO- 2012
La Cooperativa tiene Ingresos Anuales de $ 7.000 .U.S.D Verificación Parcial Inicial: ENERO – 2012
Verificación Parcial Final FEBRERO- 2012 OBSERVACIONES
El proyecto está enfocado al manejo óptimo de los ingresos que perciba la cooperativa de transporte de pasajeros Huaca-Julio Andrade.
PRESUPUESTO:
COSTOS
Tiempo 5 Días
Contador Informes Financieros 50,00
RR.HH Gerente Accionistas 66,67
MATERIALES Hojas impresas para cada accionista con todo el informe financiero.
20,00 TECNOLOGIA. Exposición de los movimientos financieros
de los últimos meses.
15,00
COSTO SEMANAL $ 151,67
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4.2.36. Proyecto Nº 3 A Corto Plazo.
Cuadro Nº 13
INFORMACIÓN GENERAL
PROYECTO # 3 Plan de Capacitación a empleados, conductores y ayudantes de la
cooperativa de transporte de pasajeros. “HUACA- JULIO ANDRADE”
RESPONSABLE Junta general de accionistas (socios), Gerente.
OBJETIVOS Ofrecer un servicio de calidad con profesionalismo.
a) Planificación del Estudio
TIEMPO Febrero Marzo
ACTIVIDAD S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Responsables. Presupuest
o
Plan de Capacitación a empleados, conductores y ayudantes.
1.-Reunión de la asamblea con el personal administrativo, conductores y ayudantes de las unidades.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
2.- Realizar un diagnóstico del trato a los clientes internos y en las unidades de transporte.
Todas las áreas que integran la cooperativa. 3.- Propuesta de metodología de capacitación en el servicio al cliente. Todas las áreas que integran la cooperativa. 4.-Capacitacion al personal sobre el servicio al cliente.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
5.- Implementación de la metodología de servicio al cliente.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
Fecha de Inicio: Febrero – 2012 Fecha de Terminación: Marzo – 2012
La Cooperativa tiene Ingresos Anuales de $ 7.000 .U.S.D Verificación Parcial Inicial: Feb .- 2012
Verificación Parcial Final Mar. – 2012 OBSERVACIONES
El proyecto está enfocado al trato al cliente por parte del personal
administrativo, así también por parte de conductores y ayudantes de las unidades de la cooperativa de transporte de pasajeros Huaca-Julio Andrade. PRESUPUESTO:
Elaborado por: William Tana.
COSTOS
Tiempo 4 Días
Asesoría externa Asesoría sobre el talento humano. 60,00
RR.HH Personal administrativo, conductores y ayudantes. MATERIALES Impresiones , folletos de información relevante de
relaciones personales y trato a clientes
15,00
TECNOLOGIA. Proyector para exposición. 10,00
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4.2.37. Proyecto Nº 4 a Corto Plazo.
Cuadro Nº 14
INFORMACIÓN GENERAL
PROYECTO # 1 Programa de incentivos de motivación para el personal de la
cooperativa de transporte de pasajeros. “HUACA- JULIO ANDRADE”
RESPONSABLE Junta general de accionistas (socios), Gerente.
OBJETIVOS Lograr que el personal se sienta comprometido y motivado con el
desarrollo de la cooperativa.
a) Planificación del Estudio
TIEMPO Marzo Abril
ACTIVIDAD S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Responsables
.
Presupuest o
Programa de incentivos de motivación para el personal 1.-Reunión de la asamblea con el personal administrativo, conductores y ayudantes de las unidades.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
2.- Realizar un diagnóstico del compromiso que tienen el personal hacia la cooperativa.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
3.- Presupuestar la metodología de incentivos para el personal de la cooperativa. Todas las áreas que integran la cooperativa. 4.- Diseño de la metodología de incentivos para el personal de la cooperativa. Todas las áreas que integran la cooperativa. 5.- Implementación de la metodología incentivos del personal de la cooperativa.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
Fecha de Inicio: Mar .- 2011
Fecha de Terminación: Abril. – 2011
La Cooperativa tiene Ingresos Anuales de $ 7.000 .U.S.D Verificación Parcial Inicial: Mar .-2011
Verificación Parcial Final Abr .- 2011
OBSERVACIONES
El proyecto está enfocado en la manera de mantener un bienestar institucional de un personal con sentido de pertenencia hacia la cooperativa de transporte de pasajeros Huaca-Julio Andrade. PRESUPUESTO:
COSTOS.
Tiempo 5 Días
RR.HH. Gerente Accionistas 66,67
MATERIALES. Trípticos, misión, visión bienestar institucional.
30,00 TECNOLOGIA. Computador con datos de la historia y
desarrollo de la cooperativa.
10,00
COSTO SEMANAL $ 106,67
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4.2.38. Proyecto Nº 1 a Mediano Plazo.
Cuadro Nº 15
INFORMACIÓN GENERAL
PROYECTO # 2 Investigación de mercado para la captación nuevos clientes potenciales
para la cooperativa de transporte de pasajeros. “HUACA- JULIO
ANDRADE”
RESPONSABLE Junta general de accionistas (socios), Gerente.
OBJETIVOS Promocionar los servicios de la cooperativa a través una página (WEB).
a) Planificación del Estudio
TIEMPO Trimestralmente Trimestralmente
ACTIVIDAD Ab ri l M ay o Jun i o Julio Ago s to Sep ti emb re Responsables. Presupuesto Investigación de mercado para la
captación de nuevos clientes potenciales.
1.-Reunión de la asamblea con el personal interno y externo de la cooperativa. Todas las áreas que integran la cooperativa. 2.- Realizar un diagnóstico de la cobertura y la demanda en la transportación de pasajeros Todas las áreas que integran la cooperativa. 3.- Propuesta de ampliación de las nuevas rutas y tiempos.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
4.- Presupuestar el incremento económico de nuevas rutas.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
5.-Ejecución en la operatividad de las nuevas rutas para la
cooperativa. Todas las áreas que integran la cooperativa .
Fecha de Inicio: Abril – 2012 Fecha de Terminación: Sept. – 2012
La Cooperativa tiene Ingresos Anuales de $ 7.000 .U.S.D Verificación Parcial Inicial: Mayo .2012
Verificación Parcial Final Agosto. 2012
OBSERVACIONES
El proyecto está enfocado captar nuevos segmentos de marcado para satisfacer las necesidades de la ciudadanía y buscar mayor ingresos para la cooperativa de transporte de pasajeros Huaca-Julio Andrade. PRESUPUESTO:
COSTOS
Tiempo. 5 Días
RR.HH. Gerente Accionistas 66.67
MATERIALES. Información de la distribución de unidades a las diferentes rutas. TECNOLOGIA. Computador con información del control
diario de despacho de unidades.
10,00
COSTO SEMANAL $ 76,67
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4.2.39. Proyecto Nº 1 a Largo Plazo.
Cuadro Nº 16
INFORMACIÓN GENERAL
PROYECTO # 1 Estudio Técnico para implementar un Taller de mantenimiento de unidades
para la cooperativa de transporte de pasajeros. “HUACA- JULIO
ANDRADE”
RESPONSABLE Junta general de accionistas (socios), Gerente.
OBJETIVOS Incorporar el servicio de taller de repuestos y mantenimiento de las
unidades de transporte.
a) Planificación del Estudio
TIEMPO Semestralmente Semestralmente
ACTIVIDAD O ctu b re No vi embDici re e mb r e En er o Febr ero Mar zo Abri l M ay o Jun i o Julio Ag o s to Se p t ie m b re Responsabl es. Presupuest o Tiempo Estudio Técnico para implementar
un Taller y mantenimiento de unidades.
1.-Reunión de la asamblea con el personal interno y externo de la cooperativa. Todas las áreas que integran la cooperativa. 2.- Realizar un estudio de la capacidad de financiamiento de la cooperativa con entidades financieras.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
3.- Propuesta de implementar los servicios de mantenimiento para las unidades de transporte.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
4.- Presupuestar el aporte de los socios o accionistas de la cooperativa. Todas las áreas que integran la cooperativa. 5.- Implementación de métodos de financiamiento para el taller de mantenimiento de las unidades. Todas las áreas que integran la cooperativa.
Fecha de Inicio: Octubre -2011
Fecha de Terminación: Septiembre – 2012
La Cooperativa tiene Ingresos Anuales de $ 7.000 .U.S.D Verificación Parcial Inicial: Noviembre -2011
Verificación Parcial Final Septiembre – 2012 OBSERVACIONES
El proyecto está enfocado a la capacidad de incorporar un taller de mantenimiento de las unidades que prestan el servicio de la transportación de pasajeros de la cooperativa Huaca-Julio Andrade.
PRESUPUESTO:
COSTOS
Tiempo 5DIAS
RR.HH. Gerente, Accionistas 66,67
MATERIALES. Información de presupuestos de costo de estructura, personal, implementos, permisos, maquinaria ,tecnología, etc.
50,00
TECNOLOGIA. Filmaciones ,fotografías, catálogos, etc. 30,00
COSTO SEMANAL 146,67
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4.2.40. Proyecto Nº 2 a Largo Plazo.
Cuadro Nº 17
INFORMACIÓN GENERAL
PROYECTO # 2 Programa de Concienciación a los socios para adquirir unidades de
transporte que den mejor servicio en la cooperativa de transporte de
pasajeros. “HUACA- JULIO ANDRADE”
RESPONSABLE Junta general de accionistas (socios), Gerente.
OBJETIVOS Crear un plan estratégico para mantener una competitividad permanente.
a) Planificación del Estudio
TIEMPO Semestralmente Semestralmente
ACTIVIDAD D ic ie En mb ero re Fe breMa ro rzo Ab r il Ma yo Jun io Juli o Ag Agsto osto o Se pti em bre
Se ptiOct emubrNo bree vie OctNomb ubrviere e mbDic re em bre
Responsables. Presupuesto Programa de Concienciación a los
socios en los proyectos para adquirir unidades de transporte que den mejor servicio. 1.-Reunión de la asamblea con el personal interno y externo de la
Cooperativa.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
2.- Realizar un estudio
sistemático de la operatividad de cada unidad y su vida útil según las normas de transito
correspondientes.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
3.- Propuesta de incorporar nuevas unidades que brinden mejor servicio a la ciudadanía.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
4.- Presupuestar la capacidad adquisitiva de cada dueño de las unidades.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
5.- Implementación de las propuestas para el cambio de unidades.
Todas las áreas que integran la cooperativa.
Fecha de Inicio: Diciembre -2011
Fecha de Terminación: Noviembre – 2012
La Cooperativa tiene Ingresos Anuales de $ 7.000 .U.S.D Verificación Parcial Inicial: Marzo -2012.
Verificación Parcial Final Julio - 2012.
OBSERVACIONES
El proyecto está enfocado a la capacidad de cambio de unidades para prestar un servicio más de calidad en el servicio de la transportación de pasajeros por parte de la cooperativa de transporte de pasajeros Huaca- Julio Andrade.
PRESUPUESTO:
COSTOS
Tiempo 5DIAS
RR.HH GERENTE, ACCIONISTAS 66,67
MATERIALES Información de posibilidad de
financiamiento con entidades de créditos, tiempo de cambio, solvencia de los socios o propietarios, credibilidad como cooperativa, etc.
70,00
TECNOLOGIA. Servicio telefónico, fax, hojas de la información, etc.
30,00
COSTO SEMANAL 166,67
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Mediante el análisis realizado de la situación actual de la organización se refleja que el personal desconoce sobre la implantación de un nuevo modelo estratégico para la organización, pero la mayor falencia radica en tener un proceso administrativo demasiado antiguo que es aplicado parcialmente, lo que fácilmente permite observar que no tienen mayor interés por un cambio en sus actividades laborales.
En la aplicación de la entrevista al personal que laboran en la organización, se tomo como resultados que la organización no posee un direccionamiento estratégico bien diseñado, como también que no hay una determinación y división de responsabilidades definida para cada persona, ocasionando duplicidad de funciones e incumplimiento en los procesos que maneja la organización.
Dentro de la propuesta del nuevo modelo de gestión se basa en la identificación de los procesos internos que reflejan inconvenientes en la cual se hace necesario la implementación de varios proyectos enfocados al mejoramiento de dichos procesos que regulan y mejorará el proceso administrativo de la organización, por eso se implementará un manual de políticas, reglamentos, procedimientos y procesos de control internos como externos.
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RECOMENDACIONES
Al gerente:
a. Qué desarrolle un proceso que permita identificar los sistemas de gestión en cada una de las áreas que intervienen en la organización, a través de los cuales se pueda tener un mejor control del cumplimiento de cada proceso, diseñando manuales de procedimientos que permitan determinar con claridad las actividades a desarrollar dentro y fuera de la organización.
b. Qué efectué una evaluación de los procesos del funcionamiento actual que tiene la organización, de tal manera que se puedan incorporar diversas alternativas para mejorar el diseño de los procesos que puedan aportar en la optimización de tiempos y esfuerzos.
c. Qué se adopte un nuevo modelo de gestión estratégico para la organización de manera que se pueda mejorar los dos aspectos de mayor influencia en el funcionamiento de la organización en los procesos internos y externos como las obligaciones del personal en cuanto a la división de funciones y responsabilidades de actividades.
d. Qué se implemente un área de control del funcionamiento interno de la organización, de tal forma que los responsables de este seguimiento mantengan informados a la autoridad de la organización para su posterior restructuración.
- 152 -
BIBLIOGRAFÍA
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ENCUESTA.
Su Objetivo.- Realizar un análisis interno de la cooperativa de transporte de pasajeros Huaca Julio-Andrade, de tal forma que posteriormente y según el diagnóstico establecer un nuevo modelo de gestión en el aspecto administrativo y mercadeo para mejorar procesos internos como externos que se dan en la organización.
Información General.
Cargo, Área, Sección o Departamento… (……….) Edad: (….……….)
Género: Masculino (………) Femenino (………..)
Instrucciones Específicas.
Por cada pregunta marque con una (X) la alternativa que mejor describa su actitud, es importante que solo marque una opción en cada pregunta. Se solicita contestar con toda sinceridad y libertad.
1. ¿La gerencia cumple a cabalidad sus funciones? a) Totalmente. (………)
b) Parcial. (………) c) Desconoce. (………)
2. ¿El personal de la organización tiene buenas relaciones personales?