De la evaluación efectuada a los descargos y el silencio de algunos, no fueron suficientes para absolver la observación planteada; por consiguiente, se ha determinado Responsabilidad administrativa y Responsabilidad Civil a las siguientes autoridades y funcionarios:
Grte. Municipal Robinson Ramón Cerrón – Grte. Administración Wilfredo Campos Soto – Contador Jorge Castañeda Curiñaupa – Jefe. Abastecimiento. Roger Castro Parián y la Tesorera. Nataly Huamán Paitan por no haber previsto oportunamente las coordinaciones sobre las acciones dispuestas a viabilizar la regularización de la adquisición vehicular, así como en la regularización de la transferencia de la propiedad vehicular en favor de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
2.NEGLIGENCIA EN EL PAGO DE DIETAS A FUNCIONARIOS
De la revisión y evaluación a los documentos proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ha detectado que se ha realizado el pago de dietas sin haberse efectuado las respectivas sesiones de concejo, toda vez que se ha realizado pagos inoportunos por el importe de S/ 10,500.00 Nuevos Soles
Con la situación expuesta se ha incumplido la Ley Orgánica de Municipalidades la que en su artículo Nº 25 nos señala: ¨Todo pago efectuado por dietas deberá realizarse previa sesión de concejo¨.Así mismo las normas de Tesorería, que señala: ¨Los pagos efectuados por la tesorería de la Municipalidad Provincial de Huancayo deberá realizarse de acuerdo a libro de actas en el que consta la asistencia de los funcionarios¨.
La causa se ha originado por el poco cuidado del tesorero el sr Rigoberto de las Casas Trujillo por haber realizado los pagos sin previa revisión al libro de actas con el que se lleva a cabo las sesiones de concejo.
Como consecuencia de estos pagos irregulares, la Municipalidad Provincial de Huancayo se vio afectada económicamente por el importe de S/ 10,500.00 Nuevos Soles
RESUMEN DE ACLARACIONES
De las comunicaciones realizadas mediante oficios Nº 001, 002, 003, 004 y 005-2012/OCI-MPH emitidos el 25.06.12, a los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se recepcionaron sus comentarios y/o aclaraciones, los cuales fueron evaluados y son los siguientes:
1) Con OFICIO Nº 050-2012/R.R.C-G.M/MPH de fecha 25/06/.2012.El Gerente Municipal menciona que al Respecto de pago de dietas sin que se llevo a cabo la reunión del consejo municipal desconoce por completo que se realizo los pagos y además menciona que es función del administrador y del contador vigilar dichos pagos, teniendo en cuenta que todo pago debe ser sustentado y actualizado sino se cuenta con ello no se debe efectuar ningún pago.
2) Con OFICIO Nº 062-2012/W.C.S-G.A/MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente de Administración Wilfredo Campos, aclaro que su persona realizo dichos pagos por que le alcanzaron las planillas firmadas por los Asistentes y también los comprobantes de pago elaborados por ellos y el documento tenía que seguir su curso hasta el pago correspondiente, sorprendiendo a su despacho.
3) Con OFICIO Nº 080-2012/J.C.C-G.C/MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente de Contabilidad menciona sobre este hallazgo que cuando le derivaron los documentos para efectos de pago su persona reviso todo el sustento documentario y en ello encontró la planilla de pago de dietas debidamente firmadas por los asistentes, pero sin el acta de reunión
4) Con OFICIO Nº 014-2012/N.H.P-J.T/MPH de fecha 25/06/.2012. La tesorera menciona que Igualmente le derivaron la Planilla para efectuar el pago, cuando lo revisa ve todas las firmas de los Asistentes y el visto bueno del Director Municipal y del Administrador en ningún momento le
informaron que no se había llevado a cabo la Reunión. 5) Con OFICIO Nº 085-2012/P.N.C-S.G/MPH de fecha 25/06/.2012. El Secretario General de la
Municipalidad Provincial de Huancayo, tuvo conocimiento que no se llevó a cabo la Reunión porque fue postergado para un día Sábado, en esa fecha no asistió porque se encontraba de viaje, y a su retorno le alcanzaron la Planilla para hacer firmar a los Asistentes de la sesión Concejal, Y ningún Funcionario le negó en firmar, aceptando su asistencia.
EVALUACION DE ACLARACIONES
1) El Gerente Municipal menciona que desconoce dichas sesiones realizadas por estar ausente comprobándose esto con los boletos de viaje que presento.
2) El Gerente de Administración de la MPH debió de hacer un seguimiento antes de dar su aprobación al pago de la planilla por concepto de sesión de consejo para determinar la veracidad de lo ocurrido.
3) El Contador de la MPH no debió obviar la recepción del acta de Reunión de Sesión de Consejo por ser de vital importancia para su respectiva aprobación y pago.
4) La tesorera de la MPH solo cumplió con ejecutar el pago respectivo, pero de todos modos debió verificar si se llevó a cabo dicha sesión para su correspondiente pago.
5) El Secretario General menciona que no tenía conocimiento de la realización de la sesión de consejo, siendo sorprendido por los supuestos asistentes quienes solicitaron firmar la planilla por su supuesta asistencia a la reunión.
DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES
De la evaluación efectuada a los descargos no fueron suficientes para absolver la observación planteada; por consiguiente, se ha determinado Responsabilidad administrativa y Responsabilidad Civil a las siguientes autoridades y funcionarios:
EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional
Grte. Municipal Robinson Ramón Cerrón – Grte. Administración Wilfredo Campos Soto – Contador Jorge Castañeda Curiñaupa – Secretario General Pablo Neruda del Caspio y la Tesorera. Nataly Huamán Paitan por negligencia en el desempeño de sus funciones y por haber causado un perjuicio económico a la Municipalidad Provincial de Huancayo.
3.IRREGULARIDADES POR ADULTERACION Y FALSIFICACION DE DOCUMENTOS
De la revisión y evaluación a los documentos proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, en cuanto se refiere a las operaciones realizadas se ha detectado que se ha realizado operaciones ficticias con documentación adulterados así también se ha detectado la falsificación de documentos para operaciones irreales.
Con la situación expuesta se ha incumplido con el Código Penal en el que señala: ¨Para la realización de
operaciones de una entidad municipal la documentación debe sea rea y autentica¨. Así mismo las normas de
Contabilidad, que señala: ¨las falsificación de cualquier tipo de documentación es irregular ya que distorsiona la
situación de la entidad¨.
La causa se ha originado por descuido del personal encargado de la atención en mesa de partes ya que no ha identificado en el momento de su recepción la procedencia legal del documento dando acceso a operaciones ficticias.
Como consecuencia de recepción de documentos adulterado y falsificados se generado un desorden administrativo en cuanto a la documentación; ya que existen deficiencias de índole administrativo funcional.
RESUMEN DE ACLARACIONES
De las comunicaciones realizadas mediante oficios Nº 001, 002, 003, 004, y 006-2012/OCI-MPH emitidos el 25.06.12, a los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se recepcionaron sus comentarios y/o aclaraciones, los cuales fueron evaluados y son los siguientes:
1) Con OFICIO Nº 050-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El señor Ramón Cerrón señala que el Administrador, el Contador y el Tesorero debían de hacer un control preventivo antes de iniciarse el pago ya que el Jefe de Línea debe cumplir sus funciones a cabalidad; Sin embargo precisa que a estos citados Funcionarios les debería caer una sanción por permitir avalar estas irregularidades. Además señalo que al inicio del ejercicio manifiesta que cualquier acto doloso que se cometa en su Gestión será sancionado y retirado de la Entidad
2) Con OFICIO Nº 062-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente de Administrador menciona que a su despacho llegaron toda la documentación para elaborar el comprobante de pago y con ello se apersono ante al Gerente Municipal y el Alcalde para preguntar al respecto, ellos le manifestaron que no eran necesario efectuar el pago. Tenía que priorizar con el giro de documento y no sabía que los documentos eran ficticios.
3) Con OFICIO Nº 080-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente de Contabilidad recepciono todos los documentos que sustentan el gasto, que estaban firmados, sellados y autorizados por los Funcionarios pertinentes por ello derivo y aprobó el dichos pagos sin percatarse que todos eran ficticios
4) Con OFICIO Nº 036-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El señor Roger Castro señala que a su despacho le llegaron las facturas correspondientes para elaborar las órdenes de compra, Pero dichas cotizaciones no realizo su despacho porque era una compra directa y cuando hiso la observación le dijeron que solo se limitara a registrar y no ha observar.
5) Con OFICIO Nº 014-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. La señora Tesorera señala que el expediente para el pago le derivó con todas las firmas autorizadas y por ello autorizó dicho pago sin tener en cuenta que todo este sustentado era falso.
EVALUACION DE ACLARACIONES
1) El Gerente de la M.P.H aduce la responsabilidad al Administrador, Contador y al tesorero. Pero el hecho de ocupar un cargo de alto nivel exige que su despacho sea el más exigente y cuidadoso en temas de este aspecto y más aun cuando las evidencias encontradas en su contra sustentan su participación en la adulteración y falsificación de documentos. Por lo tanto no desvirtúa el hallazgo.
2) El Gerente de Administrador no debió dejarse influenciar por el Gerente Municipal y el Alcalde para realizar la documentación. Ya que el debe de ser autónomo en sus funciones y decisiones que pudiera tomar. Por lo tanto no desvirtúa en el proceso de este hallazgo.
3) El Contador Jorge Castañeda al momento de recepcionar los documentos debió verificar antes remitir la documentación para su respectivo pago. Ya que su despacho está encargado no solo del registro de la documentación sino también de la fiscalización documentaria. Po lo tanto no desvirtúa el hallazgo
4) La Tesorera de la M.P.H debió de ser más cuidadoso al momento de verificar la autenticidad de los documentos para su respectivo pago y hacer el seguimiento del proceso a toda la documentación recepcionada. Po lo tanto no desvirtúa el hallazgo.
5) El Jefe de Abastecimiento al momento de recepcionar los documentos no debió de registrarla más si debió de observarlas a pesar de la presión por parte de otros funcionarios.
DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES
De la evaluación efectuada a los descargos no fueron suficientes para absolver la observación planteada; por consiguiente, se ha determinado Responsabilidad administrativa, Responsabilidad Civil y Responsabilidad Penal a las siguientes autoridades y funcionarios:
EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional
Grte. Municipal Robinson Ramón Cerrón – Grte. Administración Wilfredo Campos Soto – Contador Jorge Castañeda Curiñaupa – Jefe. Abastecimiento. Roger Castro Parián y la Tesorera. Nataly Huamán Paitan por haber hecho uso inadecuado de los recursos de Fondos de Caja Chica para cancelar compromisos por adjudicaciones y contrataciones directas que los mencionados funcionario y servidores efectuaron, las que a su vez se valieron en el uso de documentos y comprobantes de pago adulterados y falsificados; generándose así un perjuicio económico a la Municipalidad Provincial de Huancayo.
4.IRREGULARIDADES EN FAVORECIMIENTO Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO AL CONSORCIO “BUENA AVENTURA”
De la verificación y evaluación a los documentos proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ha encontrado la existencia de favoritismo en el otorgamiento de la buena pro al consorcio ¨BUENAVENTURA¨, para la realización de la obra Mejoramiento Vial de la Avenida ¨Riva Agüero¨ en la que se ha determinado que el encargado de dicha obra tenia vinculo de 2do grado por afinidad con el alcalde de la Municipalidad Provincial de Huancayo.
Con la situación expuesta se ha incumplido con la Ley de Contratación y Adquisición del Estado en la que señala en su artículo N’57: ¨para el otorgamiento de la buena pro para la realización de obras no deberá existir ningún tipo de vínculo familiar por parte de los funcionario de la entidad municipal como de la entidad ganadora de la buena PRO…¨.
La causa se debe a la negligencia de personal encargado del otorgamiento de la buena pro que conociendo la ley y el vínculo familiar existente hiso caso omiso a está dando la buena pro al consorcio ¨Buenaventura¨
Como consecuencia el otorgamiento de la buena pro al consorcio Buenaventura se ha generado deficiencia en el proceso de ejecución de obras ya que existe el riesgo de la ejecución de la obra de mala calidad.
RESUMEN DE ACLARACIONES
De las comunicaciones realizadas mediante oficios Nº 001, 002 y 006-2012/OCI-MPH emitidos el 25.06.12, a los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se recepcionaron sus comentarios y/o aclaraciones, los cuales fueron evaluados y son los siguientes:
1) Con OFICIO Nº 050-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente Municipal señala que no hubo favorecimiento a ningún Proveedor si no que se toma en cuenta que en la Ciudad de Huancayo no haya buenos Empresarios en Construcción además que la Empresa ganadora es conocida a nivel Nacional y es de Garantía por ello se dio la preferencia ya que cumple con todo los requisitos del Proveedor y tiene la formalidad de la SUNAT y del Ministerio de Trabajo por tanto este proceso de contratación se encuentra en regla.
2) Con OFICIO Nº 062-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/2012. El Gerente deAdministrador menciona que no participo en la apertura de sobres de los Proveedores porque lo realizaron el Comité de
compra. Al momento de revisar el sustento no se percato ni averiguo si las cotizaciones eran verídicas.
3) Con OFICIO Nº 036-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/2012. El señor Gerente de Abastecimientos Víctor Guzmán Flores señala que designo una Comisión de compra por lo tanto desconoce del favorecimiento a un determinado Proveedor de Buena Ventura y solo se limito a revisar el sustento de la compra ya que no es su función.
EVALUACION DE ACLARACIONES
1) El Gerente Municipal obvio que de no haber buenos postores que cumplan con todo los requisitos requeridos por el proceso de adquisición esta se debió declarar “desierta”, para luego realizar una nueva convocatoria. Por lo tanto el hallazgo no desvirtúa
2) El Administrador de la M.P.H debió de ser más cuidadoso al momento de verificar la autenticidad de los documentos de las cotizaciones, propuestas técnicas y económicas para determinar su razonabilidad y veracidad por ser parte su función como administrado. Po lo tanto no desvirtúa el hallazgo.
3) El señor Roger Castro como Jefe de Abastecimiento debe de estar pendiente de todo el proceso de adquisición desde el requerimiento hasta el otorgamiento de la buena pro por tal motivo no desvirtúa el hallazgo.
DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES
De la evaluación efectuada a los descargos no fueron suficientes para absolver la observación planteada; por consiguiente, se ha determinado Responsabilidad administrativa y Responsabilidad Civil a las siguientes autoridades y funcionarios:
Grte. Municipal Robinson Ramón Cerrón – Grte. Administración Wilfredo Campos Soto – Jefe. Abastecimiento. Roger Castro Parián por negligencia en el desempeño de sus funciones y por haber causado un perjuicio económico a la Municipalidad Provincial de Huancayo.
I
IIIII.. CCOONNCCLLUUSSIIOONNEESS
Como resultado del Examen Especial se formulan las siguientes conclusiones:
3.1. Que, en la Licitación Pública No. 002-2011-CE/MPH convocada para la Adquisición de un (1) camión volquete de 15 m3, se estuvo realizando en forma irregular previo al otorgamiento de la Buena Pro y que además después de haberse realizado la compra el bien, este aun no se ha registrado la propiedad a nombre de la Municipalidad Provincial de Huancayo generándole un perjuicio económico por S/. 35,000.00 n.s.
EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional
Las observaciones que se determinaron en dicho Proceso de Adquisición, son:
• La Adquisición no estaba contenido en el Plan Anual de Adquisiciones del año 2011.
• El aviso de convocatoria no indicaba la condición y año de fabricación de losvehículos a adquirir, que sí estaba contemplado en las Bases.
• No se ha evidenciado que los dos (2) postores (Distribuidor y sub distribuidor) hayanprestado los documentos faltantes, como son:El Manual de Taller y la Garantía específica por cada vehículo.
• Según las Actas de la Comisión Especial la Propuesta Técnica era conforme noexistiendo ninguna observación por parte de los Técnicos Expertos, y es con elInforme No. 001-2011- CE/CPP de fecha 14 Jun.2011, que la Comisión Especialinforma al Alcalde las irregularidades existentes solicitando sea anulada de oficio elproceso un día después de haberse vencido el plazo para quedar consentida la BuenaPro.
• Los formatos que usó la Comisión Especial tuvo un encabezamiento diferente a loscontenidos en las Bases del concurso.
• Los hechos expuestos transgreden lo establecido en el Art. 3° del Texto Único Ordenadode la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como lo establecido en losArts. 10°, 25° y 38° del Reglamento de la misma.
(Observación N° 1).
3.2.Se ha determinado que a través de la Planilla Única de Pago de Remuneraciones se ha venido pagando indebidamente los conceptos de dietas por cesión de consejos a los servidores:
• Abg. Robinson Ramón Cerrón - Gerente Municipal
• CPCC. Wilfredo Campos Soto - Gerente de Administración
• CPCC. Jorge Castañeda Curiñaupa - Contador
• Eco. Pablo Neruda Del Caspio - Secretario General
• Tec. Nataly Huamán Paitan – Tesorera
(Observación N° 2).
3.3.Se ha determinado que en el año 2011 ha existido una inadecuada administración de los Fondos Fijos para Caja Chica destinado para Gasto de Funcionamiento y de Inversión, lo que conllevo a un descontrol en su utilización, al haberse adquirido bienes y servicios de manera directa, aun cuando se debió efectuar mediante procesos de selección, desnaturalizando el objetivo del uso de los fondos fijos para Caja Chica, el cual debió ser destinado exclusivamente para gastos menudos y urgentes, habiéndose autorizado comprobantes de pago que consignaban deficiencias, tales como: con signos visibles de haber sido adulterados, al haberse consignado con otro tipo de letra su emisión a nombre de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por adquisiciones que no concuerdan con el giro del negocio del proveedor, por adquisiciones efectuadas en zonas urbanas y alejadas del perímetro de la ciudad, así como un comprobante de pago emitido a nombre de la Municipalidad de Junín.
(Observación N° 3).
3.4.La Municipalidad Provincial de Huancayo a través del Comité Especial designado mediante Resolución de Alcaldía N° 035-2011-A/MPH del 20.Ene.2011, en el mes de marzo del año 2004 convocó tres (3) procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para la adquisición de Material de Ferretería, destinados para la ejecución de las Obras:
• “Cambio de Redes de Alcantarillado Calle 10 de la Av. Riva Aguero” por la suma de S/. 21,770.23.
• “Construcción de Veredas y afirmado de las Calles 1 y 2 del Jr. Jorge Chávez para la evacuación de Aguas Pluviales” por la suma de S/. 14,167.30.
• “Construcción de Veredas Mz. H, K, D, D, L y Richard Cushing por la suma de S/. 16,255.73.
La Dirección de Logística, estuvo en la obligación de consolidar dichos requerimientos por tratarse de bienes idénticos, a fin de que los mismos sean adquiridos mediante un proceso de mayor complejidad, sin embargo dichas adquisiciones fueron fraccionadas para ser adquiridas mediante procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, en contravención a lo establecido en el Artículo 32° del Decreto Supremo N° 013-2001-PCM que Aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
No obstante el Gerente Municipal en el año 2011 debió haber informado a CONSUCODE que a la fecha no se venían fraccionando las adquisiciones, sin embargo se observó que en el año 2011 la Municipalidad a través del Comité Especial designado mediante Resolución de Alcaldía N° 742- 206-A/MPH de fecha 07 de agosto de 2011 convocó dos procesos de Adjudicación Directa Pública para la Adquisición de bienes y contratación de servicios idénticos, destinados para la ejecución de las Obras:
• “Mejoramiento Parque Miguel Cortés”, con un valor referencial de S/. 302,172.56.
• “Mejoramiento de la Vía Av. Riva Agüero y Construcción de 2da. Vía y 2da. Etapa de la Urb. Bello Horizonte”, con un valor referencial de S/. 228,854.00.
La administración municipal por tratarse de bienes y contratación de servicios idénticos, igualmente estuvo en la obligación de consolidar los requerimiento de dichos bienes para ser adquiridos