Examen Especial m.p.h - 2011

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“”Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad” Huancayo, 10 de Enero del 2012

OFICIO Nº 001-2012/OCI-MPH Señor:

Lic. Dimas Aliaga Castro

Alcalde de la Municipalidad Provincial de Huancayo PRESENTE.-

ASUNTO: REMITO PLAN ANUAL DE CONTROL 2012

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Previo mis cordiales saludos, Remito adjunto al presente 01 ejemplar (en 18 folios) del PLAN ANUAL DE CONTROL 2012, que efectuará la Oficina de Control Interno, durante el período comprendido entre el 02 de Enero al 31 de Diciembre del 2012; el mismo para su conocimiento y derive a la instancia pertinente para su aprobación.

Sin otro particular, me suscribo de usted.

Atentamente,

_____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885

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EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“”Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad” Huancayo, 10 de Enero del 2012 OFICIO Nº 002-2012/OCI-MPH

Señor:

C.P.C. PercyGutiérrez Enciso

Jefe de la Oficina de Control de Huancayo PRESENTE.-

ASUNTO: REMITO PLAN ANUAL DE CONTROL 2012

---

Previo mis cordiales saludos, Remito adjunto al presente 01 ejemplar (en 18 folios) del PLAN ANUAL DE CONTROL 2012, que efectuará la Oficina de Control Interno, durante el período comprendido entre el 02 de Enero al 31 de Diciembre del 2012; el mismo para su conocimiento y derive a la instancia pertinente para su aprobación.

Atentamente,

_____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885

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PLAN ANUAL DE CONTROL

PERIODO: 01.Ene.2011 al 31.Dic.2011

(Concordante con: La Ley Nº 27972.- Ley Orgánica de Municipalidades)

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PLAN ANUAL DE CONTROL 2012

Estructura Y Contenido Del Plan Anual De Control

I. INTRODUCCION

1. DATOS GENERALES DE LA INSTITUCION • Ley de Creación

• Base Legal

• Alcance

• Lineamiento y Pautas

• Finalidad

• La Ley Nº 27972.- Ley Orgánica de Municipalidades

2. INFORMACION RELATIVA A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO • Antecedentes

• Diagnóstico

• Domicilio Fiscal

• Situación actual y perspectivas

• Ambiente de Control y Sistema de Control Interno

• Misión, Visión, Principios, Valores, Objetivos y Metas Institucionales

• Limitaciones

• Capacitación y Actualización

• Capacidad Operativa

3. PROGRAMA DE ACCIONES Y ACTIVIDADES PARA EL 2012 • Acciones de Control Programadas

• Actividades de Control Programadas

• Reserva para Actividades no Programadas

CRONOGRAMA DEL PLAN ANUAL DE CONTROL 2012

ANEXO A

PROGRAMACION DE ACCIONES DE CONTROL

ANEXO B

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INTRODUCCION

El presente Plan Anual de Control para el año 2012, se elaboró con el propósito de fortalecer y ejercer las acciones preventivas y posteriores de control permanente en los aspectos económicos, administrativos y financieros de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO para dar cuenta al alcalde y a toda su plana de regidores sobre los resultados de las acciones programadas de acuerdo a las políticas Institucionales. La Oficina de Control Interno de acuerdo al nuevo enfoque de la auditoria, prioriza la evaluación de las áreas críticas o problemáticas. Entre las actividades operacionales más sensibles y débiles se encuentran el control patrimonial, normas establecidas para la correcta administra ción, cabe precisar que el área de patrimonio no cuenta con el personal adecuado , los requerimientos no están siendo atendidos como corresponde , no hay manejo de los documentos para dicha área, en lo que respecta al área de administración algunas directivas no cuentan con la aprobación correspondiente por ende dichas directivas se encuentran sin valor legal, por último en el área de Contabilidad no suministran la información de los EE.FF en el momento oportuno y obvian algunas normas contempladas en la NIFF. Perjudicando en la toma de decisiones.

En tal sentido, la Oficina de Control Interno, a fin de promover la correcta utilización de los recursos materiales y financieros, considera pertinente incluir en el Plan Anual de Control (PAC) aquellas acciones que por ser de alto riesgo y por lo delicado del caso, son ineludibles.

El personal que labora en la Oficina de Control Interno, de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas, asume el compromiso de involucrarse en las acciones de control con objetividad; cuya labor no es de carácter vinculante. El resultado de las acciones de control, se resume en el informe final.

Esperamos que el presente Plan Anual de Control, contribuya a difundir la trascendencia de la labor que ejecuta la Oficina de Control Interno y el impacto que reviste, dado que “El Control Interno” es imprescindible para mejorar la gestión, la evaluación y la administración de los riesgos, reduciendo sustancialmente las deficiencias y desviaciones.

_____________________

CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

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PLAN ANUAL DE CONTROL 2012

a) INFORMACION INTRODUCTORIA

1. DATOS GENERALES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO

La Municipalidad Provincial de Huancayo, se ubica en la parte central del Perú en plena Cordillera de Los Andes, a 3,271 msnm.. Políticamente está dividida en 28 distritos. La población es de 466,346 hbts según el censo del año 2007. Al finalizar el año 2012 la población proyectada alcanza a 495,002 hbts.Es una Institución representante del vecindario, promotora del desarrollo integral y de la adecuada prestación de los servicios públicos locales

1.1 LEY DE CREACIÓN

“En 1784 una Real Cedula estableció la división territorial de Intendencias i Partidos i en ese año la Intendencia de Tarma comprendió el Partido de Jauja, del que fue curato o lo que es lo mismo distrito, HUANCAYO”

“Según Decreto del 21 de octubre de 1820 que expidiera San Martín, llamo Provincia a los antiguos Partidos, i en el Reglamento Provisional se consideró como Partido a Huancayo, la agitación política era tan grande que no permitió cumplirse…”, pero Huancayo fue un distrito importante de Jauja, que se estableció un Juzgado de primera Instancia y una Municipalidad autónoma independiente de la de Jauja, y el Congreso estableció la creación de la Provincia el 16 de noviembre de 1864.

A inicios del año nuestra institución a través de sus Gerencias asume diferentes desafíos y metas en el Plan Operativo Institucional, cuya consecución viabiliza alcanzar la Visión Institucional planteada en el Plan Estratégico Institucional: “Institución moderna, competitiva que consolida el desarrollo sostenible, económico y social, buscando la mejora de vida en armonía con el medio ambiente”, Visión adecuada para una ciudad como Huancayo que perfila su función de Capital comercial y administrativa.

El 22 de junio de 1857 fue la fecha de establecimiento de la primera Junta Municipal en Huancayo, siendo el primer Alcalde el Sr. Modesto Herse, gestión que duró hasta el año 1859. Siendo regidores: “José María Torres, Cosme Basurto, Francisco Ceballos, Casimiro Marro, Juan Francisco Coz y Narciso Guerra. Entre la obras que realizaron están las construcción de una toma de agua en Palian, varias pilas en la ciudad y un puente sólido sobre las bases existentes en el río Shullcas.”(Huancayo, Historia, Familia y Región de José Benigno Peñaloza Jarrín, Pág.198).

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Según un Boletín Municipal y Bibliográfico publicado en 1940 “La vida del Municipio de Huancayo no es de estos años. Pues el primer Cuerpo Concejil, con el nombre de “Junta Municipal” se instaló, bajo el gobierno prodigo y próvido del Mariscal Don Ramón Castilla, siendo el primer Alcalde de Huancayo Don Modesto Herse. Esta Junta, con claro criterio, fundo y edito “La Esperanza”, periódico Municipal bajo la dirección del doctor don Antonio Torres y cuyo primer número apareció en 1862.”

Al año de 1869 el Concejo Provincial de Huancayo cumplía atribuciones y responsabilidades en los campos de: Inscripción del servicio militar y

Justicia Salud

Proceso de elecciones, censo electoral y renovación de autoridades municipales Regulación de precios de artículos de primera necesidad

Además de velar los servicios públicos de: Casas de préstamos

Turismo Serenazgo

Cultura (biblioteca, banda municipal, publicación de revistas etc.) Iniciativa de creación de impuestos.

Uno de los principales medios para la obtención de buen servicio y de recursos eran los Remates de los servicios públicos (actual licitación pública):

Referente al Presupuesto municipal:

La obtención de ingresos ha sido un tema crucial en una ciudad en proceso de formación y con una escasa cantidad de electores.

Según los registros administrativos verificados en la Biblioteca Municipal Alejandro O. Deustua, en 1869, Siendo alcalde Rafael Hostas, se observa que los ingresos municipales se basan en impuestos por: chipa de chancaca, rones y aguardientes, coca, azúcar, chicha, por licencia para lidia de toros, bailes, Juegos de billar, tabaco, licores extranjeros, por sello de vara. Y como es previsible los egresos se centran en:

Reconstrucción del puente sobre el río Shullcas Puente de la Restauración

Sueldo de Director de escuela Subvención mensual a Escuelas Socorro de presos

Alumbrado Publico Sueldo de Alcalde

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Pago a amanuenses y alguaciles de los Juzgados

Para el año 1874, el Concejo Municipal incluye en su presupuesto el Sueldo de los Serenos y la Construcción de la Casa Consistorial. Para los años 1929 y 1930 la Caja de Depósitos y Consignaciones, Sección Rentas Municipales l indica, al Alcalde Sr. Alfredo Garland: “lo recaudado se le entrega”. En el informe se observa que las Fuentes principales de ingresos son El Puente Mejorada, Mercachifles, Espectáculos, Licencias y Contribuciones al alumbrado público y la Baja Policía. En esta diversificación de fuentes de ingresos propios del Concejo Municipal resalta el incremento fuerte de las Rentas por Rodajes.

En los años 1936 y 1937, la Gestión del Alcalde Pedro Travezan se caracterizó por la construcción de una de las principales obras de saneamiento básico de la ciudad: agua y desagüe, así como por dotarle al centro de la ciudad de características urbanas: veredas, nivelación de calles, embellecimiento de parques, instalación de servicios higiénicos etc.

En la ejecución presupuestal del año 1940 ya no existen las subvenciones para las escuelas. Y los ingresos tienen como Fuentes principales el Mercado Central, el Alumbrado Público y Baja Policía, el Matadero General y las Licencias generales.

En los egresos, los principales gastos se refieren al Servicio Administrativo (Sueldos), el pago a la Cía. Industrial por alumbrado, y a las Obras Publicas de Reparación de la Av. Giraldez, del Jr. Arequipa, Loreto, Ayacucho y el “enrripiado de El Tambo” (Fuente: Boletín Municipal y Bibliográfico, Nº1, 1940).

1960, Huancayo inicia la década de los 60 del siglo pasado siendo Alcalde el Sr. Fernando Calmell del Solar con la ejecución de obras de envergadura para el Departamento de Junín, uno de ellos es precisamente el actual Palacio Municipal inaugurado el 12 de abril de 1969 siendo Alcalde el Sr. Félix Ortega Arce.

Se exhiben las maquetas de Centro cívico Foco Nº 1 y Foco Nº 2.

Y hay algo más, la preocupación de dotar a Huancayo de un símbolo y de un himno que lo identifique es preocupación del gobierno local, que deciden llamar a nuevo concurso.

En los 70s la Política Gubernamental dominaría la vida de la ciudad y el campo: La reforma agraria, las comunidades laborales, industriales, el trabajo intenso por elaborar planes de desarrollo, la reforma de la educación, una nueva sociedad civil va surgiendo.

1980 (Ley Orgánica de Municipalidades 23853)

La Municipalidad de Huancayo ensayó programas de apoyo social a la población de situación económica precaria: Panadería Municipal, Comedor Popular, Programa del vaso de leche, Apoyo en saneamiento físico legal a 19 Asentamientos Humanos surgidos en Huancayo, El Tambo y Chilca.

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En Planeamiento urbano:

Una de las obras más importantes es la Remodelación de la calle Real a favor del peatón (las veredas muy estrechas databan de 1955 aproximad.). La Remodelación de hace 25 años, continúa a la fecha (2011).

Catastro urbano :

800 planos de la ciudad, 40 planos básicos, 61 planos topográficos (1983).

Se reclama que la empresa: Servicio Nacional de Agua Potable y Alcantarillado pase a administración municipal con el lema “Municipalización del agua potable”. Actualmente SEDAM Huancayo continúa bajo una Junta General de Accionistas de las Municipalidades de Huancayo, El Tambo, chilca, Huancan, Viques y Huacrapuquio.

Se presentan iniciativas legislativas para reforzamiento de los puentes Centenario y Los Andes debido a su estructura debilitada a causa de los fenómenos naturales.

En lo cultural:

El patrimonio bibliográfico municipal se incrementó con 2,000 ejemplares, y se adquieren los muebles respectivos para la Biblioteca Municipal, se promueve la Biblioteca para la población infantil de Huancayo.

Apoyo social:

El Programa del Vaso de leche adquiere relevancia.

El 21 de diciembre de 1985 la Municipalidad con recursos propios inicia acciones con un programa piloto en el Asentamiento Humano Juan Parra del Riego, dotándoles 300 raciones diarias a niños de 0 a 13 años de edad, madres gestantes y lactantes. Siendo la primera Presidenta del Comité la Sra. Marcelina Enríquez. También se iniciaba la organización de Comedores populares.

Luego el programa de extendió a nivel Provincial:

A nivel provincial Año 1986 Año 1987 ene-88 jun-88

Nº Comités 236 471 471 37 comités centrales Nº beneficiarios/año 81301 70,424 69,924 80000

1.2 ALCANCE

El presente Plan Anual de Control de la Oficina de Control Interno, corresponde a los meses de Enero a Diciembre del 2012; el mismo que se pretende dar estricto cumplimiento.

1.3 LINEAMIENTOS Y PAUTAS

En concordancia con la función asignada segúnLey N° 27972- Ley Orgánica de Municipalidades, sus reglamentos y demás disposiciones vigentes de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se establecen los lineamientos políticos que orientarán la ejecución de las acciones de control durante el período 2012.

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Para las actividades de control, incluidas las auditorias, exámenes especiales, actividades de control imprevistos, se destinará aproximadamente el 80% de la capacidad operativa disponible, el 20% restante se orientará a la ejecución de acciones de control de carácter permanente e inopinado.

a)De acuerdo a la programación del Plan Anual de Control del 2012, la Oficina de Control Interno anuncia que durante el primer semestre del presente año, La gerencia de Administración, sub gerencia de Contabilidad y el área patrimonial con sus respectivas dependencias estarán sujetas a un control, mediante el desarrollo de auditorías, exámenes especiales y visitas inspectoras, debiendo informar el resultado en forma oportuna a alcaldía y su junta Directiva de la Municipalidad , según sea el caso. b) Velar el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades emanadas por la superioridad y las

derivadas del presupuesto para el presente año, proyectando y realizando acciones de control, incidiendo concretamente en las medidas de austeridad y uso racional de los fondos que se ejecuta como política institucional.

1.4 FINALIDAD

a) Confirmar que las acciones comprendidas en el Plan Anual de Control del 2012, propuesto por la Oficina de Control Interno, se desarrolle con el criterio técnico de racionalidad, con fines de contribuir el logro de los objetivos y metas institucionales.

b) Propender que la Oficina de Control Interno, contribuya con eficiencia y en forma oportuna en la toma de decisiones de las diversas áreas de la MPH.

c) Promover el desarrollo de la gestión de la MPH para el bienestar de la población cumpliendo sus metas trazadas.

2. INFORMACION RELATIVA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 2.1 ANTECEDENTES

La Oficina de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Huancayofue creada mediante Resolución Nº 182-95-MPH del 19.MAR.1996, la que dispone su implementación, iniciando sus actividades a partir del 01 de Abril de 1995; habiendo afrontado serias limitaciones en el cumplimiento de sus funciones.

Mediante Resolución Nº 018-2012-MPH de fecha 12.ENE.2012,se designa al CPCC ARANA PARODI, Ronald ,Jefe de la Oficina de Control Interno, posteriormente mediante Resolución Nº 329-2007-MPH de fecha 03.MAY.20012.

La Oficina de Control Interno, actualmente cuenta con un Asistente de Auditoría, quién se encarga de evaluar la gestión financiera y la Gestión administrativa.

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2.2 DIAGNOSTICO

La Oficina de Control Interno, constituye un soporte efectivo en cuanto a control, asesoramiento, prevención y consulta en diversos aspectos administrativos de las áreas de la MPH y demás dependencias administrativas, ya que cumple un rol muy importante en la toma de decisiones, por tanto los servidores que laboran en la Oficina de Control Interno cuentan con la suficiente capacidad y experiencia al haber laborado en funciones similares en otras dependencias públicas y empresas privadas de la Región Central.

La Oficina de Control Interno, basa su accionar sobre la integridad y los valores éticos.

2.3 DOMICILIO FISCAL

La Oficina de Control Interno, actualmente está ubicado en el 3er piso de la MPH, sito en la calle real S/N Cercado de Huancayo, Provincia de Huancayo y Departamento de Junín.

2.4 SITUACIÓN ACTUAL Y PERSPECTIVAS

a)La Municipalidad Provincial de Huancayo, cuenta con algunos instrumentos normativos de gestión, en los cuales se precisan los objetivos, metas, proyectos y actividades dentro del contexto de política de desarrollo institucional, a fin de buscar alternativas de prevención, teniendo como meta implementar una adecuada administración de los recursos humanos, materiales y financieros de la Institución acorde a las nuevas exigencias, implementación de las distintas áreas existentes. Cautelando el cumplimiento de la política de austeridad y racionalidad de los gastos establecidos en la Institución.

b)Fortalecimiento del control previo y concurrente como actividad prioritaria en la gestión por parte de los funcionarios y demás trabajadores del Municipio.

c)Realiza el seguimiento a la Implementación de medidas correctivas recomendadas en los Informes de Auditoría y memurandum de Control Interno, efectuadas a las diversas áreas (patrimonio, contabilidad y administración).

2.5 AMBIENTE DE CONTROL Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La Municipalidad Provincial de Huancayo dentro del desarrollo de sus actividades operacionales, principalmente se respalda con las normas y directivas internas de la Institución, que norman los procedimientos en cada uno de los procesos, los cuales son concordantes con Ley N° 27972- Ley Orgánica de Municipalidades.

El Jefe de la Oficina de Control Interno, se inhibe en participar directamente en la gestión administrativa y académica de la Institución, toda vez que no es de su competencia realizarlo; sin embargo, como parte del

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control Interno, en forma sorpresiva participa de manera proactiva en la evaluación de los procesos, en la administración de los riesgos y en la mejora continua de sus actividades administrativas, contando para tal fin con el acceso irrestricto de la información necesaria de la Municipalidad

2.6 MISIÓN, VISIÓN, PRINCIPIOS, VALORES, OBJETIVOS Y METAS 2.6.1 MISION

La Oficina de Control Interno tiene como misión asesorar y apoyar al alcalde, funcionarios y demás trabajadores de la municipalidad Provincial de Huancayo , aportando al desarrollo institucional en general, en el desempeño eficiente de la gestión en los diferentes procesos, fomentando la cultura del autocontrol a través de metodologías sensibilizadoras y mediante procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación en aras de alcanzar las metas y objetivos propuestos por la Municipalidad, de acuerdo con su Ley de Municipalidades y normas internas establecidas.

2.6.2 VISIÓN

La Oficina de Control Interno participará en el fortalecimiento permanente del Sistema de Control Interno Institucional, contribuyendo a fomentar la cultura de autocontrol y será reconocida por su apoyo a los funcionarios y todos aquellos que laboran dentro de esta Entidad Publica hacía el mejoramiento continuo que permita la realización de la visión de la Gestión del Municipio; y en los próximos años se habrá internalizado la cultura del Sistema de Control Interno y su evaluación.

2.6.3 PRINCIPIOS

Los principios básicos que rigen las acciones del Control Interno son:

1. Responsabilidad; Es la capacidad de la Institución para cumplir los compromisos contraídos con la

comunidad y la Entidad y demás grupos de interés.

2. Transparencia; Es hacer visible la gestión de la Institución a través de la relación directa entre los

directivos y los servidores.

3. Igualdad; Es reconocerle a los funcionarios y trabajadores la capacidad para ejercer los mismos

derechos y deberes. Se concreta al orientar la toma de decisiones prevaleciendo el interés general. 4. Moralidad; Es la actitud orientadora de las actuaciones de los trabajadores basada en la comprensión y

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5. Eficacia; Es la virtud y la capacidad para obrar y hacer efectivo un propósito. Todas las actividades y

recursos deben estar dirigidos al logro de los objetivos y metas propuestas en los diferentes planes Institucionales.

6. Economía; Se refiere a la utilización de los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos.

Busca la medición racional de costos a través de una política sana de austeridad y mesura en el gasto, buscando el logro de los mejores resultados.

7. Celeridad: Hace referencia a la prontitud, la rapidez y la velocidad de actuar. Significa dinamizar la

actuación de la Institución con los propósitos de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos en el término que le es necesario.

8. Imparcialidad: No se puede presentar discriminación o tendencias hacia grupos particulares. Es la

motivación para dictaminar con objetividad y resolver los asuntos de manera justa. El trabajador tiene la obligación de actuar con plena independencia en el desempeño de sus funciones.

9. Publicidad: Es el derecho de la comunidad y los diferentes grupos de interés a tener un acceso pleno,

oportuno, veraz y preciso de los actos administrativos de la Entidad. Es responsabilidad de los directivos dar a conocer los resultados de su gestión.

10. Eficiencia:Toda actividad debe lograr los mayores logros y resultados en calidad y oportunidad, y que

el uso de los recursos sea el más adecuado. Se refleja en la fijación de políticas orientadas con certeza al cumplimiento de los objetivos de la Institución y en la obtención de los máximos resultados a los menores costos de ejecución de la función administrativa.

11. Valoraciónde costos ambientales. Se implemente y destine recursos presupuestales asignados para

manejo, protección, conservación y recuperación ambiental.

2.6.4 VALORES

Los valores definidos para la Oficina de Control Interno son:

a) Compromiso; asumiendo retos de manera proactiva, involucrándose en el logro las metas

institucionales, asegurando con ello el desarrollo de la Región Central del País.

b) Respeto; a la dignidad humana y a las normas y principios fundamentales de la Institución.

c) Empatía; para la entidad y la población Huancaína, creando las condiciones de confianza,

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d) Excelencia; en el cumplimiento de las funciones laborales buscando la eficiencia y calidad en la

prestación de los servicios.

2.6.5 OBJETIVOS Y METAS A LOGRAR

Los objetivos y metas para el año 2012, propuestos por la Oficina de Control Interno, son:

OBJETIVOS GENERALES

a)Examinar y evaluar sistemáticamente el adecuado funcionamiento de los sistemas de Control Interno, de los procesos y las operaciones contables y financieras; así como las disposiciones legales y administrativas.

b)Emitir el resultado de la primera evaluación de control al área de Administración referente al examen especial

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a) Estudiar y evaluar la estructura del Control Interno del Área de Administración, como parte de la Auditoria, con el propósito de establecer una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados en ello, y determinar el riesgo de auditoría para definir la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría.

b) Interiorizar en el personal administrativo, así como en los q laboran dentro del municipio la práctica de valores basados en una cultura de trabajo en equipo, mística, identificación institucional, solidaridad, responsabilidad, respeto y amor al trabajo.

c) Mantener un control efectivo en la utilización de los recursos y lograr una gestión óptima de la Institución.

d) Asegurar la aplicación de las políticas, normas, instrucciones y mejorar continuamente la gestión administrativa y académica de la Institución.

e) Mantener informada a la alta dirección sobre las deficiencias e irregularidades que se presenten, para la adopción de medidas correctivas necesarias e inmediatas.

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f) Promover el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría, así como proponer la implementación de cambios necesarios en los trabajadores de la Institución, creando conciencia de control.

g) Proporcionar a las autoridades municipales criterios, mecanismos o estrategias para corregir oportunamente las deficiencias detectadas.

h) Establecer si la institución cuenta con los instrumentos normativos de gestión, actualizados y aprobados para su funcionamiento, así como su correcta aplicación.

2.6.6 METAS

a) Prevenir el cumplimiento de los dispositivos legales vigentes; Reglamento Operacional de Funciones, Manual de Organizaciones y Funciones, Plan Operativo Inicial, y demás normas.

b) Planificar la ejecución de exámenes especiales a las dependencias administrativas y/o áreas críticas, a fin de coadyuvar el correcto y oportuno uso de los recursos humanos, materiales y financieros.

2.7 LIMITACIONES

La Oficina de Control Interno ejecuta las actividades y acciones de control con ciertas limitaciones, como: a)Escasa preocupación de las autoridades y Funcionarios por el afianzamiento de la Oficina de Control

Interno: Deficiente asignación presupuestaria para el mejoramiento de su infraestructura y pago de remuneraciones al personal de la Oficina de Control Interno.

b) Ausencia de capacitación y actualización al personal que labora en la Oficina de Control Interno, en temas especializados a las funciones que realiza.

c) Ambiente inadecuado y escasa seguridad de la Oficina de Control Interno, ante posibles sustracciones de equipos de cómputo y otros bienes.

d) Carencia de documentos normativos de gestión y no son difundidos, publicados y no se presta el suficiente apoyo técnico y económico a la oficina encargada del desarrollo de la página web. Esta debilidad favorece el incremento de suspicacias con respecto a la gestión de la Municipalidad.

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e) Lentitud e indiferencia en la adopción de medidas correctivas e implementación de las recomendaciones de informes de acciones anteriores de control, lo que ocasiona la demora o prescripción de la responsabilidad para quienes hayan incurrido en falta.

f) Los responsables de las Gerencias y Sub Gerencia de la Municipalidad Provincial de Huancayo, en muchos casos no adoptan las medidas correctivas necesarias, a fin de superar las observaciones e implementar las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoría; sumándose a ello que algunas autoridades no toman en cuenta las recomendaciones propuestas, a pesar que la Oficina de Control Interno efectúa el seguimiento a la implementación de las recomendaciones de los informes de auditoría.

2.8 CAPACITACION Y ACTUALIZACION

El personal que labora en la Oficina de Control Interno, no recibe capacitación y especialización alguna en materia de auditoría integral, acorde con el avance de la Ciencia y con los lineamientos de política de control; lo cual posibilitaría afianzar las acciones de control.

2.9 CAPACIDAD OPERATIVA

El personal con que cuenta la Oficina de Control Interno es como sigue:

1. CPCC. ARANA PARODI RONALD : Jefe de la Oficina de Control Interno

2. CPC. Melida PECHO RAFAEL : Asistente de Auditoría en Gestión Financiera 3. CPC. Carlos QUILLA TUPAC : Asistente de Auditoría en Gestión Administrativa

3. PROGRAMACIÓN DE ACCIONES Y ACTIVIDADES DE CONTROL PARA EL AÑO 2012

3.1 CRONOGRAMA DEL PLAN ANUAL DE ACCIONES

En base al diagnóstico y levantamiento de información de los puntos críticos y débiles de la Municipalidad Provincial de Huancayo, que requieren ser examinadas, analizadas y evaluadas de acuerdo a la coordinación con las autoridades y con los jefes de las diferentes dependencias, éstas se encuentran programadas teniendo en cuenta el grado de prioridad listadas en el Plan de Acciones de control para el año 2012. (ANEXO A y B).

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_________________

CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005

Jefe del O.C.I

_________________

CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885

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“MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO”

MEMORÁNDUM DE PLANEAMIENTO

1. ANTECEDENTES DEL EXAMEN ESPECIAL

La acción de control practicada a la Municipalidad Provincial de Huancayo, denominada “EXAMEN

ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACION - 2012”, corresponde a una acción de control programada

en el Plan Anual de Control 2012, aprobado por Contraloría General de la República, mediante Resolución de Vicecontralora General Nº 01-2012-CG, publicado el 14 de enero 2012; así como lo dispuesto en la Directiva N° 013-2012-CG/340, aprobada con Resolución de Contraloría N° 117-2012-CG, de fecha 14 de Enero 2012.

Conforme a la normativa vigente, el Jefe del Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huancayo, comunicó el inicio de la Acción de Control al Titular del Pliego mediante Oficio Nº 031-2012-MPH/OCI de fecha 15 de Enero de 2012 y a la Contraloría General de la República mediante Oficio N° 032-2012-MPH/OCI de fecha 15 de Enero del 2012.respectivamente.

2. ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

La Municipalidad Provincial de Huancayo, es un gobierno local con autonomía política, económica y administrativa, cuyos objetivos principales son:

♦ Promover la adecuada prestación de servicios público local.

♦ Representar el vecindario.

♦ Promover el desarrollo integral, sostenible y armónico de su circunscripción.

Rige su presupuesto según las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas.

El Régimen Laboral de su personal empleado está sujeto al Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Públicos y su Reglamento Decreto Supremo N° 005-90-PCM; y el personal obrero está comprendido bajo el régimen de actividad privada establecido en el Decreto Legislativo N° 728.

3. OBJETIVOS DEL EXAMEN

El Objetivo del Examen Especial al Área de Administración estará orientada a determinar el cumplimiento de la normativa vigente a nivel de sus aspectos administrativos y operativos, referidos a la adquisición de bienes y contratación de servicios, ejecución de obras y la evaluación de la información contable - financiera presentada a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública para la formulación de la Cuenta General de la República, conforme a lo establecido en la Directiva Nº 013-2001-CG/B340,

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aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 117-2001-CG de 27 de julio 2001 y según lo dispuesto por las Normas de Auditoría Gubernamental.

Objetivo General

Evaluar la implementación, funcionamiento y efectividad del sistema de control interno en la áreas administrativas y en actividades vinculadas con la misión y objetivos de la entidad; identificando y determinando el grado de solides, eficiencia y eficacia de los controles clave que aseguren a la Municipalidad Provincial de Huancayo el cumplimiento de sus objetivos y metas.

Objetivos Específicos

1) Establecer si el planeamiento, los procesos de selección y la recepción de los bienes y servicios adquiridos por la municipalidad, se ejecutaron cumpliendo con las disposiciones establecidas en la normativa, bajo los criterios de racionalidad y transparencia; y con la calidad, oportunidad y precios adecuados.

2) Verificar si los procesos de adquisición y bienes y contratación de servicios, gastos de personal y demás conceptos relativos a egresos se sujetan a la normativa vigente y se registran e informan oportunamente y adecuadamente.

4. ALCANCE DEL EXAMEN

La presente Acción de Control se desarrollará bajo la forma de Examen Especial al Área de Administración en concordancia con las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU), aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22 setiembre de 1995 y modificación última mediante Resolución de contraloría 259-2000-CG de fecha 13 de diciembre del 2000, y comprenderá la revisión de los estado financieros y la evaluación de la consistencia de los saldos presentados en los estados financieros preparados por la entidad y si presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con las disposiciones vigentes. Asimismo, comprenderá la evaluación de la aplicación del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto de la Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad o restricción del gasto público; así como, establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Presupuesto Institucional concordantes con las disposiciones legales vigentes. La presente acción de control también comprenderá la evaluación de la adquisición y la razonabilidad del valor de bienes patrimoniales de la municipalidad provincial de Huancayo.

El periodo a examinar corresponde al periodo del 01 de enero hasta el 31 de diciembre del 2011. La Municipalidad Provincial de Huancayo Tiene como Órgano de Gobierno:

Concejo Municipal Alcaldía.

El Concejo Municipal es el Órgano de Gobierno que ejerce funciones normativas y fiscalizadoras. Está constituida por el Alcalde y los Regidores siendo el Alcalde responsables de ejercer funciones ejecutivas la Administración Municipal.

(21)

Las normas aplicables son las siguientes: Constitución Política del Perú de 1993

Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y su modificatorias

Ley Nº 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley Nº 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Ley N° 28708, Ley General del Sistema de Contabilidad.

Ley Nº 29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2012. Directiva Nº 001-2007-EF/77.15, Directiva de Tesorería.

Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM – Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM – Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y sus modificatorias

Resolución de Contraloría N° 195-88-CG – Aprueban Normas que Regulan la Ejecución de Obras Publicas por Administración Directa

Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal Nº 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004.

Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004.

Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO – Autorización previa a la ejecución y Pago de Presupuestos Adicionales de Obras Públicas, Resolución de Contraloría Nº 036-2001-CG, modificada por resolución de Contraloría Nº 092-2003-CG

Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG.

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS)

Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG y 259-2000-162-95-CG

Normas de Control Interno, aprobado con Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata – Contraloría General de la República.

6. PROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS A EJECUTAR EN EL EXAMEN ESPECIAL

Los Procedimientos del Examen Especial al Área de Administración y Cuestionarios de Control Interno tienen carácter de indicativos, por lo cual son flexibles y susceptibles de modificarse a criterio del auditor responsable del examen y se adjuntan al presente memorando.

7. RECURSOS DE PERSONAL Y ESPECIALISTAS

Para la ejecución de la “EXAMEN ESPECIAL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN– PERIODO 2011”, se ha previsto la participación de una comisión conformada por el personal siguiente

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Cargo Nombres y Apellidos

Supervisor CPCC. Melida Pecho Rafael Auditor Encargado CPCC. Arana Parodi Ronald Integrante CPCC. Ramón Cerrón Robinson

8. PRESUPUESTO DE TIEMPO:

Horas hombre por actividad:

DÍAS ÚTILES N° DE PERSONAS TOTAL H/H Planificación 3 2 48 Trabajo de Campo 22 5 544

Evaluación de Aclaraciones y/o comentarios 15 3 360

Redacción de Informe 5 4 160

Supervisión del informe 3 1 24

Sustentación ante Jefe del Órgano de Control Institucional 1 2 16

Remisión del Informe 1 1 8

TOTAL 50 1160

Los plazos para la ejecución del Examen se detallan a continuación:

Fases de la

Auditoria Días Útiles

Plazos de ejecución

Del Al

Planificación 08 14.Ene.2012 27.Feb.2012

Ejecución 30 01.Feb.2012 06.Nov.2012

Informe 07 06.Nov.2012 15.Nov.2012

Total 45

El cronograma de actividades y costos programa se presenta en los cuadros adjunto.

9. COSTO DE LA ACTIVIDAD

El costo estimado del Examen Especial Área de Administración, a practicarse en la Municipalidad Provincial de HUANCAYO, asciende a S/. 26 828.00

INTEGRANTES TOTAL H/H COSTO H/H REMUNERACIÓN S/. Supervisor 220 47.00 10 340.00 Jefe de Comisión 398 26.00 10 348.00 Auditor Integrante 314 20.00 6 280.00 TOTAL 932 26 828.00

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10. INFORMES A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA

Como resultado del Examen Especial Área de Administración, se emitirá el Informe de conformidad con la NAGU 4.40 “Contenido del Informe”, aprobada por resolución de Contraloría N° 309-2012-CG de 14 de enero 2012, el cual será alcanzado a las instancias respectivas a los cincuenta y seis (56) días hábiles de iniciado el trabajo de campo, para la adopción de las acciones correctivas tendentes a superar las recomendaciones planteadas.

Asimismo, si en la ejecución del examen Especial Área de Administraciónse evidencia indicios razonables de comisión de delito, o de presunta responsabilidad civil, se emitirá el Informe Especial respectivo de conformidad con lo dispuesto en la NAGU 4.50 “Informe Especial”, aprobada por Resolución de Contraloría N° 162-95-CG del 22.set.95 y sustituida por Resolución de Contraloría N° 012-2002-CG del 21.ENE.2002.

11. FORMATO DEL INFORME

En concordancia con lo establecido en la NAGU 4.4.0 “Contenido del Informe”, la estructura del Informe resultante del Examen Especial Área de Administración, será la siguiente:

I. INTRODUCCIÓN 1. Origen del examen.

2. Naturaleza y Objetivos del Examen. 3. Alcance del examen.

4. Antecedentes y base legal de la entidad. 5. Comunicación de hallazgos.

6. Memorándum de Control Interno. 7. Otros aspectos de importancia.

II. OBSERVACIONES

III. CONCLUSIONES

IV. RECOMENDACIONES

V. ANEXOS

VI. FIRMAS

Adicionalmente se emitirá una Síntesis Gerencial del Informe.

________________________ _________________________ CPCC. Melida Pecho Rafael CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H Auditor de la M.P.H

El Jefe de Órgano de Control Institucional que suscribe ha revisado el presente Plan de Examen Especial y Programa de Auditoría, encontrando conforme su contenido; aprobándolo y autorizando su ejecución.

Jefe de la Oficina de Control Institucional.

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“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”

Huancayo, 10 de Junio del 2012

OFICIO Nº 003-2012.MPH/OCI Señor:

Dr. Dimas Aliaga Castro

Alcalde Provincial de Huancayo

PRESENTE.-

ASUNTO : Acreditación Comisión de Examen Especial

REF. : Plan Anual de Control, aprobado con Resolución Nº 100-2012/CGR-05.04.2012 ---

Previo mis cordiales saludos y en atención a los documentos de la referencia, me dirijo a usted, con la finalidad de comunicarle que la Oficina de Control a mi cargo, iniciará el Examen Especial al Área de Administración, correspondiente al período 2011.

La citada Acción de Control estará a cargo de la Comisión conformada por los siguientes servidores:

• Supervisor : CPCC. Melida Pecho Rafael

• Auditor Encargado : CPCC. Arana Parodi Ronald

• Integrante : CPCC. Ramón Cerrón Robinson

En mérito a lo expuesto, solicito a su Despacho disponer a las áreas administrativas, nos brinde las facilidades necesarias del caso, alcanzando en forma oportuna los documentos requeridos por la Comisión de auditoría, a fin de realizarla Acción de Control programada de acuerdo al documento de la referencia, que se adjunta en copia.

Atentamente,

____________________

CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

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Huancayo, 10 de Juniodel 2012

OFICIO Nº 004-2012.CGR/OCI Señor:

C.P.C. Percy Gutierrez Enciso

Jefe de la Oficina de Control de Huancayo

PRESENTE.-

ASUNTO :Acreditación Comisión de Examen Especial

REF. :Plan Anual de Control, aprobado con Resolución Nº 100-2012/CGR-05.04.2012 ---

Previo mis cordiales saludos y en atención a los documentos de la referencia, me dirijo a usted, con la finalidad de comunicarle que la Oficina de Control a mi cargo, iniciará el Examen Especial al Área de Administración, correspondiente al período 2011.

La citada Acción de Control estará a cargo de la Comisión conformada por los siguientes servidores:

• Supervisor : CPCC. Melida Pecho Rafael

• Auditor Encargado : CPCC. Arana Parodi Ronald

• Integrante : CPCC. Ramón Cerrón Robinson

En mérito a lo expuesto, solicito a su Despacho disponer a las áreas administrativas, nos brinde las facilidades necesarias del caso, alcanzando en forma oportuna los documentos requeridos por la Comisión de auditoría, a fin de realizarla Acción de Control programada de acuerdo al documento de la referencia, que se adjunta en copia.

Atentamente,

____________________

(26)

Huancayo, 10 de Juniodel 2012

OFICIO Nº 005-2012.MPH/OCI Señor:

PRESENTE.-

ASUNTO : Requerimiento de Documentación Administrativa del período 2011

REF : Plan Anual de Control, aprobado con Resolución Nº 100-2012/CGR de fecha

05.04.2012

---

Previo mis cordiales saludos, me dirijo a usted, con la finalidad de informarle que la Oficina de Control Interno en atención a los documentos de la referencia, viene realizando el Examen Especial al Área de Abastecimientos, correspondiente al Período 2011, razón por la cual agradeceré se sirva alcanzarnos en el tiempo más breve los documentos que a continuación se detalla:

DOCUMENTOS - PERIODO 2011

1. Documentos contables, financieros o de gestión administrativa procesada por el área. 2. Directivas internas que rigen las acciones del área de administración.

3. Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF), Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) aprobados por la entidad.

4. Relación de funcionarios que laboraron en el área de administración en el periodo 2011. 5. Información sobre contingentes administrados durante el periodo auditado.

En espera de su atención preferente al presente, quedo de usted. Atentamente,

____________________

(27)

“PROGRAMA DE AUDITORIAPARA ELAREADE ADMINISTRACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO”

PERIODO 01.ENE.2011 – 31.DIC.2011

PROGRAMA DE AUDITORÍA H/H HECHO

POR FECHA

REVISADO POR OBJETIVO GENERAL:

Determinar el grado de cumplimiento de metas y objetivos previstos en el Plan Operativo Institucional (P.O.I) de la Municipalidad Provincial de Huancayo, a fin de medir el desempeño de los trabajadores del área.

OBJETIVO ESPECÍFICO N° 1

a) Verificar la solidez de los controles internos establecidos para el área de administración.

b) Verificar si los diferentes procesos técnicos que desarrolla la gerencia administrativa están de acuerdo a las disposiciones reglamentarias vigentes.

Procedimientos

1. Solicite la documentación contable, financiera y de gestión administrativa efectuada por el área de administración – periodo 2011.

a) R.O.F, M.O.F., R.I.T. y otros documentos normativos de gestión que corresponde al área de administración.

b) Directivas internas que rige las acciones, las actividades y procesos del área administrativa.

c) Relación de funcionarios que desempeñaron en el área de administración durante el periodo 2011.

2. Aplique el cuestionario de control interno, evalúe y proponga las recomendaciones del caso. Redacte el memorándum de control interno.

3. Revise la documentación contable, financiera y de gestión administrativa proporcionada de acuerdo a nuestro requerimiento; a fin de detectar riesgos en el área.

4. Obtengan las evidencias necesarias de los hallazgos detectados y elabore dichos hallazgos con todos sus atributos.

5. Comunique todos los hallazgos, recepcione las aclaraciones, evalúe y determine las responsabilidades de los servidores, funcionarios y otros que resulten responsables en los hechos.

6. Elabore el informe de auditoría.

R.A.P

10.06.12

16.06.12

(28)

TIPO DE AUDITORIA: “EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN PERIODO 2011” ENTIDAD: MUNICIPALIAD PROVINCIAL DE HUANCAYO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INFORMACIÒN DEL ENTREVISTADO:

1. Nombres y Apellidos ___________________________________________________ 2. Profesión ____________________________________________________________ 3. Cargo ______________________________________________________________ 4. Resolución de nombramiento y/o designación________________________________

PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

1. ¿Cuenta con los documentos de gestión y con las directivas internas que ha emitido para las acciones del 2011?

2. ¿Distribuye las funciones de acuerdo al M.O.F. a los trabajadores de su área? 3. ¿Evalúa y aprueba los reportes de la gestión financiera y administrativa procesada

en el área?

4. ¿Evalúa la ejecución de ingresos y gastos con la finalidad de aprobar el estado situacional de la gestión administrativa?

5. ¿Mantiene informado sobre las acciones y actividades desarrolladas como responsable del área de administración?

(29)

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

1. ORIGEN

El presente documento se encuentra comprendido dentro del desarrollo de la Acción de Control Programada, de acuerdo al Plan Anual de Control – 2012, y se efectúa en cumplimiento a la Resolución Nº 100-2012/MPH aprobado el05.04.2012.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS

El Memorándum de Control Interno, se ha elaborado en base a los procedimientos de auditoría aplicados en el estudio y evaluación del Sistema de Control Interno del Departamento de Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo– periodo 2011.

3. OBJETIVO GENERAL

Determinar el grado de cumplimiento de metas y objetivos previstos en el Plan Operativo Institucional (P.O.I) de la Municipalidad Provincial de Huancayo, a fin de medir el desempeño de los trabajadores del área.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS

a) Verificar la solidez de los controles internos establecidos para el área de administración.

b) Verificar si los diferentes procesos técnicos que desarrolla la gerencia administrativa están de acuerdo a las disposiciones reglamentarias vigentes.

5. BASE LEGAL