5.EL SISTEMA PROPUESTO
9. Digitador da entrada a las cajas de corte
El digitador registra en el sistema la entrada de las cajas de corte con el formato de identificación de cajas que el auxiliar de entradas ha diligenciado. Esta entrada se realiza en el sistema de inventario por la modalidad lote, ya que todas las cajas de corte vienen relacionadas para un corte en especial.
10.Digitador da entrada de los ítems recibidos
Con el muestrario de insumos el digitador procede a realizar la entrada al sistema de inventario de los insumos recibidos en ese embarque. La entrada se hace por lote si el cliente envía sus insumos previamente asignados a un corte, sino, la entrada se realiza por ítem de manera general y se asignará luego de manera automática teniendo en cuenta los criterios de asignación establecidos en el documento DT-BOD- 011/97.
11.Digitador imprime lista de recibo de embarque
En el momento de hacer entrada al último muestrario del embarque se consolida la entrada y el digitador imprime el listado de ítems
recibidos por guía para que el encargado de zona franca compare lo recibido por la empresa frente a lo que el cliente declara que envía con su factura comercial.
12.Digitador imprime reporte FO-BOD-021/98 de faltantes, listado de insumos recibidos por embarque, listado de insumos sin código y listado de insumos sin asignación
El digitador procede a imprimir los reportes del embarque que acaba de recibir: Listado de insumos sin asignación, elabora el listado de insumos recibidos que no tienen un código asignado por calidad.
13.El digitador entrega reporte al asegurador de insumos y al encargado de zona franca
Después de actualizar el sistema de inventario e imprimir los reportes del embarque, el digitador entrega reporte de faltantes por corte y listado de insumos sin asignación al asegurador y el listado de insumos recibidos por guía al encargado del almacén de zona franca.
14.El encargado de zona franca compara factura comercial, lista de empaque del cliente y guía de embarque con el listado de insumos recibidos por guía
El encargado del almacén de zona franca compara la cantidad de mercancía declara da por el cliente en su factura comercial y/o lista de empaque contra la reportada como recibida en Leading en el resumen de ítems recibidos por guía.
15.Realiza reporte de faltantes de embarque
El encargado del almacén de zona franca elabora un reporte de los insumos o ítems que estén faltando con respecto a la factura comercial y entrega una copia al gerente de Comercio exterior, Servicio al cliente y al jefe del Almacén.
16.Aseguramiento de suministros utiliza criterios de aceptación de lotes para depurar la lista de lotes con problemas
El asegurador de suministros depura el listado de faltantes FO-BOD- 021/98 teniendo en cuenta el listado de criterios los cuales permiten liberar lotes con porcentajes de desperdicio diferentes al desperdicio
que maneja cada cliente, o aquellos lotes que tengan faltantes que la empresa está comprometida a cubrir.
17.Entrega reporte de faltantes depurado indicando de cuáles lotes se puede iniciar la recolección
El asegurador de suministros entrega al encargado del almacén de zona franca los reportes de faltantes por lote FO-BOD-021/98 que se han sido depurados y considerados como completos para que el encargado de zona franca programe el proceso de recolección de dichos lotes.
18.Elabora orden de despacho
El encargado del almacén de zona franca programa la orden de despacho de acuerdo a los lotes que tiene completos en el almacén y de aquellos que han recibido autorizaciones especiales para ser despachados al almacén de LTC Cali.
19.El digitador imprime notas de recolección de la orden de despacho Con la orden de despacho, el digitador procede a imprimir las notas de recolección FO-BOD-006/98 en cola de despacho, después de haber asignado manual o automáticamente los insumos recibidos.
20.El digitador entrega notas de recolección a los recolectores
El digitador entrega las notas de recolección FO-BOD-006/98de los lotes programados en las ordenes de despacho, revisando que la asignación de insumos haya resultado exitosa mirando en la pantalla (no aparece en la nota de recolección) que en la columna de "asignado" de cada corte aparezca la cantidad recibida o una "F" que indica faltante.
21.Se recolectan los insumos según la cantidad y ubicación que contiene la nota de recolección
Los separadores de insumos recolectan los insumos en la cantidad y ubicación que les indique la nota de recolección, avisando cualquier duda o diferencia al digitador para que verifique la información.
22.Se confirma la recolección escribiendo el número de caja que contiene cada pedido.
Cada separador de insumos registra en la nota de recolección FO-BOD- 006/98 la cantidad que ha tomado de la ubicación indicada y escribe el número de la caja en que lo ha recolectado. Es indispensable que se registre la cantidad exacta del insumo aunque este no coincida con lo requerido por la nota de recolección. Si se necesita sacar sólo parte
del contenido total de una caja y crea una nueva, se le asigna un sticker numerado a la nueva caja, especificando el saldo que queda en la caja original.
23.Entrega nota de recolección diligenciada
El auxiliar de separación hace entrega de la nota de recolección FO- BOD-006/98 diligenciada al digitador, y ubica las cajas de insumos recolectados en el área de despachos.
24.Digita nota de recolección diligenciada, escribiendo el número de la caja de cada ítem recolectado
El digitador elabora la confirmación de la nota de recolección FO-BOD- 006/98 con las cantidades realmente recolectadas informando al encargado del almacén de zona franca cualquier anomalía que pueda detectar en la recolección.
5.1.4 Explicación del Subsistema de Recepción de embarques en Cali
1. Recibe llamado de confirmación de despacho especificando número