3.2. Presentación y análisis de resultados
3.2.4. Gestión Administrativa y Financiera
3.2.4.3. Dirección
El gerente además de organizar, deberá ejercer un liderazgo además de conocer el comportamiento y necesidades de los trabajadores. La comunicación deberá ser directa, fluida
en forma vertical y horizontal con la finalidad que los procedimientos puedan cumplirse de acuerdo a lo planificado
Para la ejecución del manejo y control del inventario es necesario los siguientes procesos:
• Procesos para la ejecución del manejo y control del inventario Registro de Ingresos al Inventario
Para el inventario de muebles y enseres como el de limpieza será necesario utilizar la tarjeta Kárdex:
Figura 3.2. Tarjeta Kárdex
Artículo Referencia
Localización Unidad Mínimo Máximo
Proveedores Fecha
Detalle
Entradas Salidas Existencias
Día Mes Año Cantidad Valor Unitario Valor Total Cantidad Valor Unitario Valor Total Cantidad Valor Unitario Valor Total
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016
Este ingreso lo realizará por parte del vendedor y el asistente, previamente ingresada al sistema contable y alimentaran equitativamente según lo amerite la empresa, las cuentas de inventarios terminados e inventarios de suministros a ser consumidos por la empresa.
Para que un Ingreso de productos externos se produzca el vendedor estará a cargo de la previa elaboración de un documento llamado orden de compra.
Órdenes de Compra
La orden de compras será elaborada previamente a una compra y el vendedor será quien elabore dicha orden, este documento será pre numerado y deberá ser revisado por el asistente contable y aprobado por gerencia.
Este documento contendrá información que coincida con lo descrito en la factura de compra, para así ser utilizado por el contador como la herramienta que valide una compra. A continuación se sugiere el siguiente modelo para orden de compras.
Figura 3.3. Modelo de Orden de Compra
ORDEN DE COMPRA Nº
Proveedor Dirección
Fecha del pedido Fecha de entrega
Lugar de entrega Condiciones de pago
Elaborado por:
Código Cantidad Unidad de medida Producto
Revisado Aprobado
Asistente Contable Gerente
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016
Para llenar este documento se necesitará la descripción de las condiciones de pago destinada a cada compra. Para la empresa es necesario que a cada orden de compra se le determine las condiciones de pago para tener una guía escrita que controle el proceso de pago a proveedores, debido a que en la empresa se realizan varias compras con negociaciones verbales, es probable que esto cree confusiones a la hora de cancelar las cuentas por pagar, se pretende que este espacio sea llenado con la siguiente información:
En este espacio denominado condiciones de pago se deberá encontrar datos que especifique los días de crédito y si el pago será en efectivo o se utilizarán cheques también puede especificar si el pago es parcial y el número determinado de documentos que se emplearan para la cancelación.
Comprobante de Egreso
Una vez que la orden de compra cumple con su función, la factura de compra es validada y receptada. El contador deberá ingresar la compra al sistema contable de la empresa donde será registrada como una cuenta por pagar tomando como base la información vertida en las condiciones de pago. Finalmente sin la existencia de ningún inconveniente el proceso de compra deberá finalizar con el pago a proveedores en el cual será necesario el empleo de un documento llamado comprobante de egreso.
Dicho Documento se utilizará para dar a conocer el detalle del pago es decir el desembolso de dinero, la fecha, el beneficiario, el valor, el motivo del pago y las cuentas afectadas. El comprobante de egreso deberá ser emitido por la empresa y también puede ser extraído de la información proporcionada al sistema contable deberá tener una copia, el original será para contabilidad y la copia será destinada a un archivo consecutivo. Se sugiere que su presentación cuente con el siguiente formato:
Figura 3.4. Formato de comprobante de egreso
Empresa: La Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda.
COMPROBANTE DE EGRESO Número: Fecha: Nombre: Concepto: Banco: Cuenta: Cheque: Fecha de Cheque: Realizado por:
PARTIDA DESCRIPCION DEBE HABER
Proveedor (Fact. N°: 0xxxxx) xxxxx
xxxxxx SON:
TOTAL xxxxxx xxxxxx
Revisado por: Aprobado por: Beneficiario
Contador: “Gerente”
C.I.:
Fuente: Investigación de Campo
Este documento se sugiere que sea elaborado por el asistente contable, revisado por el asistente de gerencia, aprobado por el gerente y debe llevar la firma y el número de cédula del beneficiario que en este caso sería el proveedor.
• Sugerencias para la contabilización de actividades de compra
Para la contabilización de las actividades de compra se sugiere la siguiente estructura de registro en los asientos contables:
Tabla 3.8. Registro contable de compras en efectivo
LIBRO DIARIO ASIENTO N° XXX
REGISTRO DE COMPRA EN EFECTIVO
Fecha Partida Detalle Parcial Debe Haber
D/M/A 1.01.05.06.001 /1.01.03.03.00
Inventarios comprados (produc. Termin y mercaderías) / Inventario de suministros a ser consumidos por la empresa
xxx 1.01.05.01.001 12% adquisiciones y pagos (excluye activos
fijos)
xxx
2.01.07.01.013 1% transferencia bienes muebles natura corporal xxx
Efectivos y equivalente al efectivo (Caja/bancos) xxx
P/R compra en efectivo
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016
Tabla 3.9. Registro contable de compras a crédito
LIBRO DIARIO ASIENTO N° XXX
REGISTRO DE COMPRA A CRÉDITO
Fecha Partida Detalle Parcial Debe Haber
D/M/A 1.01.03.05.001 /10.103.03.001
Inventario de productos terminados/inventario
de suministro a ser consumidos por la empresa xxx 1.01.05.01.001 12% adquisiciones y pagos (excluye activos
fijos)
xxx
2.01.07.01.013 1% transferencia bienes muebles natura corporal xxx
2.01.03. Cuentas y documentos por pagar (proveedores) xxx
P/R compra en efectivo
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016
Tabla 3.10. Registro contable de pago a proveedores
LIBRO DIARIO ASIENTO N° XXX
REGISTRO DE PAGO A PROVEEDORES
Fecha Partida Detalle Parcial Debe Haber
D/M/A 2.01.03 Cuentas y documentos por pagar (proveedores) xxx
1.01.01 Efectivos y equivalente al efectivo (caja/bancos) xxx
P/R pago a proveedores
Fuente: Investigación de Campo
• Posibles gastos que incurrirían en la mejora propuesta a los procesos de compras
A lo largo de la propuesta que tiene como fin mejorar los procesos de compras se ha calculado que aproximadamente se necesite la cantidad de $ 3500,00 que será el valor del nuevo sistema contable que es muy necesario, por motivos que el sistema contable de la compañía tiene el grado de eficiencia requerido:
Tabla 3.11. Posibles gastos que incurrirían en la mejora propuesta a los procesos de compras
Detalle Unidades Sub total Totales
generales
SISTEMA CONTABLE $ 3500,00
Sistema Contable con Módulos de: Inventarios, Compras, Ventas, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Tesorería y Contabilidad
7 $ 2.500,00 Licencias Internas (Fénix) 3 $ 600,00 Configuración del Servidor 1 $ 400,00 Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016
Una vez que el producto es recibido por el vendedor este debe dar su visto bueno para que los documentos de factura y orden de compra físicos pasen a contabilidad, donde serán registrados en el sistema contable por el asistente del área, información que alimentará los módulos de compras, inventario y cuentas por pagar. Los documentos físicos serán almacenados en una carpeta membretada como Compras que estará bajo custodia del área contable y será empleada como respaldo físico de las declaraciones tributarias.
Y solo después de que la información de la factura de compras sea registrada los vendedores estarán en capacidad de facturar, empleando los productos ingresados y de igual manera el bodeguero también podrá despachar las ventas a los clientes después del correcto ingreso de la mercadería al sistema.
Esta observación para los procesos del manejo del inventario expresada en política evitara el descuadre de los inventarios y aplacara la presión de los consumidores. Quienes al conocer la política entenderán que los empleados deben respetar el orden de los procesos antes mencionados.
• Sugerencias para la contabilización de ajustes por faltantes no justificados del inventario
Con la finalidad de asegurar el correcto desempeño de las actividades del bodeguero se recomienda establecer una norma que tenga como fin sancionar las irregularidades presentadas en los inventarios, mismas que son responsabilidad del vendedor y por lo tanto el descuento económico será a sus ingresos mensuales en el porcentaje que la empresa determine correcto conforme a los faltantes no justificados en los inventarios, bajo el conocimiento y consentimiento inicial predispuesto por el bodeguero en su ingreso a la empresa.
Y los reportes de devoluciones en compras y ventas serán el respaldo para reconocer cuando un faltante no es justificado, la aplicación de ese tipo de correctivos serán registrados contablemente de la siguiente manera:
Tabla 3.12. Registro contable para faltantes no justificados
LIBRO DIARIO ASIENTO N° XXX
REGISTRO DE FALTANTES NO JUSTIFICADOS
Fecha Partida Detalle Parcial Debe Haber
D/M/A 1.01.02.09.003 Otras cuentas por cobrar a empleados xxx
1.01.03.05.001 Inventarios producidos (Prod. Ter. y mercaderías) xxx P/R ajuste de entrada pro devolución en ventas sin
documento
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016
• Sugerencia para la contabilización de las actividades de ventas Tabla 3.13. Registro contable de venta en efectivo
LIBRO DIARIO ASIENTO N° XXX
REGISTRO DE VENTA EN EFECTIVO
Fecha Partida Detalle Parcial Debe Haber
D/M/A 1.01.01. Efectivos y equivalente al efectivo (Caja/bancos) xxx
2.01.07.01.001 12% IVA ventas locales xxx
4.01.01.01.001 Venta de productos terminados xxx
P/R Registro de venta en efectivo
Fuente: Investigación de Campo
Tabla 3.14. Registro contable de venta en efectivo con retención en la fuente e IVA
LIBRO DIARIO ASIENTO N° XXX
VENTA EN EFECTIVO CON RETENCION EN LA FUENTE E IVA
Fecha Partida Detalle Parcial Debe Haber
D/M/A 1.01.01 Efectivos y equivalente al efectivo (Caja/bancos) xxx
1.01.05.01.021 30% retención IVA xxx
1% transferencia de bienes muebles Nat. corporal
xxx
12% IVA ventas locales xxx
Venta de productos terminados xxx
P/R Registro de venta en efectivo
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016
Tabla 3.15. Registro contable de venta a crédito
LIBRO DIARIO ASIENTO N° XXX
VENTA A CRÉDITO
Fecha Partida Detalle Parcial Debe Haber
D/M/A 1.01.02.06.001 Cuentas locales xxx
2.01.07.01.001 12% IVA ventas locales xxx
4.01.01.01.001 Venta de productos terminados xxx
P/R Registro de venta a crédito
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016
Tabla 3.16. Registro contable de venta a crédito con retención en la fuente e IVA
LIBRO DIARIO ASIENTO N° XXX
VENTA A CRÉDITO CON RETENCIÓN EN LA FUENTE E IVA
Fecha Partida Detalle Parcial Debe Haber
D/M/A 1.01.02.08.001 Clientes locales xxx
1.01.05.01.021 30% Retención IVA xxx
1.01.05.02.007 1% Transferencia de bienes muebles Nat. Corporal
xxx
2.01.07.01.001 12% IVA ventas locales xxx
4.01.01.01.001 Venta de productos terminados xxx
P/R Registro de venta a crédito
Fuente: Investigación de Campo
Tabla 3.17. Registro Contable del Costo de Venta
LIBRO DIARIO ASIENTO N° XXX
REGISTRO DEL COSTO DE VENTA
Fecha Partida Detalle Parcial Debe Haber
D/M/A 5.04.01 Costo de ventas xxx
1.01.03.05.001 Inv. Producidos (produc. Termin. y mercaderías) xxx
P/R El Valor del costo de ventas
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016