Sede Santo Domingo
Portada
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
Trabajo de titulación previo a la obtención del título de:
INGENIERO EN FINANZAS Y AUDITORIA, CPA.
“MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA COMPAÑÍA MARCELO VALLEJO CIA. LTDA., SANTO DOMINGO. 2015”
Estudiante:
EDWIN JAVIER ANDRADE LOOR.
Directora del trabajo de titulación:
LCDA. MARISOL ANGULO HARO MSC.
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA COMPAÑÍA MARCELO VALLEJO CIA. LTDA., SANTO DOMINGO. 2015
Sustentación y Aprobación de los Integrantes del Tribunal
Lcda. Marisol Angulo Haro, MsC.
DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
APROBADO
Dra. Clemencia Carrera
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
Ing. Jessica Vásquez Monar
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Ing. Jacinto Vera Intriago
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Responsabilidad del Autor
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad de la autora el mismo que no ha sido plagiado.
_________________________________ EDWIN JAVIER ANDRADE LOOR.
C.I.:172172717-8
Autor: EDWIN JAVIER ANDRADE LOOR.
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL.
Título de Trabajo MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
de titulación: FINANCIERA PARA EL MEJORAMIENTO DEL
CONTROL DE INVENTARIOS EN LA COMPAÑÍA MARCELO VALLEJO CIA. LTDA., SANTO DOMINGO. 2015
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Santo Domingo…....de………de 2016.
Dra. Clemencia Carrera MBA
COORDINADORA DE LA CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA.
Informo que el trabajo de titulación realizado por el señor: EDWIN JAVIER ANDRADE LOOR, cuyo título es: “MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA
COMPAÑÍA MARCELO VALLEJO CIA. LTDA., SANTO DOMINGO. 2015”, ha sido
elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, el mismo que no ha sido plagiado por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes
____________________________
Lcda. Marisol Angulo, MsC
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO
TRABAJO DE TITULACIÓN
DATOS DE CONTACTO
CÉDULA DE IDENTIDAD: 172172717-8
APELLIDO Y NOMBRES: Edwin Javier Andrade Loor
DIRECCIÓN: Vía Quevedo Km 4
EMAIL: [email protected]
TELÉFONO FIJO: 3741 848
TELÉFONO MOVIL: 0990 913 086
DATOS DE LA OBRA
TITULO: “Modelo de gestión administrativa financiera para el mejoramiento del control de inventarios en la compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., Santo Domingo. 2015”
AUTOR: Edwin Javier Andrade Loor
FECHA DE ENTREGA DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN: Julio, 2016
DIRECTORA DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN: Lcda. Marisol Angulo, MsC.
PROGRAMA PREGRADO X POSGRADO
TITULO POR EL QUE OPTA: Ingeniero en Finanzas y Auditoria, CPA.
RESUMEN: Mínimo 250 palabras Esta investigación tiene como finalidad analizar la situación administrativa y financiera actual de La Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., para Proponer un modelo de gestión administrativa financiera para el mejoramiento del control de inventario de la empresa.
La metodología que se empleó en esta investigación fue exploratoria, descriptiva, bibliográfica y en especial de campo. Se encuestó a cinco empleados del área administrativa, dos auditores externos con la finalidad de obtener la información necesaria para conocer la situación administrativa y financiera actual de la empresa.
La Compañía, presenta falencias en planificación, organización, dirección y control, por el desconocimiento de los procesos administrativos y una liquidez elevada entre el 2014 y 2015 que podría ser utilizada para reducir el nivel de endeudamiento que actualmente es del 70% del total de sus activos y presenta una rentabilidad sobre la ventas del 1.12%, además maneja una rotación de cuentas por cobrar en 109 días en donde no se están cumpliendo con las políticas establecidas para un proceso de cobro inmediato y una rotación de cuentas por pagar de 35 días en el 2015. Lo cual significa que la empresa está respondiendo de una manera rápida cubriendo los pagos a sus proveedores.
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
proponer un modelo de gestión administrativo financiero esperando que el manejo y control de los inventarios de la empresa sean eficientes y mejorando la utilidad de la compañía como sus operaciones administrativas y financieras para alcanzar los niveles óptimos del control interno.
PALABRAS CLAVES: Gestión, control, inventario
ABSTRACT: In this research it is to analyze the current administrative and financial situation of The Marcelo Vallejo Company Ltda., to propose a model of administrative management - financial to improve inventory control of the company.
The methodology used in this research was exploratory, descriptive literature and especially in the field. 5 administrative employees surveyed area two external auditors in order to obtain the information necessary to meet the current administrative and financial situation of the company.
The Marcelo Vallejo Company Ltda., Has shortcomings in planning, organization, direction and control, by the lack of administrative processes and high liquidity between 2014 and 2015 that could be used to reduce the level of debt which currently stands at 70% of total its assets and has a return on sales of 1.12%, also manages a receivables turnover of 109 days and a rotation of accounts payable 35 days in 2015.
After obtaining the current administrative and financial situation of the company, there was the need to propose a model of administrative and financial management hoping that the management and control of inventories of the company are efficient and improving the utility company and its operations administrative and financial.
KEYWORDS Management, control, inventory
Se autoriza la publicación de este Trabajo de Titulación en el Repositorio Digital de la Institución.
f:__________________________________________
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN
Yo, EDWIN JAVIER ANDRADE LOOR, C.I. autor del Trabajo de Titulación titulado:
“Modelo de gestión administrativa financiera para el mejoramiento del control de inventarios en la compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., Santo Domingo. 2015”, previo a la obtención del título de Ingeniera de Finanzas y Auditoria, CPA., en la Universidad Tecnológica Equinoccial Sede Santo Domingo.
1. Declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tienen las Instituciones de Educación Superior, de conformidad con el Artículo 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior, de entregar a la SENESCYT en formato digital una copia del referido trabajo de graduación para que sea integrado al Sistema Nacional de información de la Educación Superior del Ecuador para su difusión pública respetando los derechos de autor.
2. Autorizo a la BIBLIOTECA de la Universidad Tecnológica Equinoccial a tener una copia del referido trabajo de graduación con el propósito de generar un Repositorio que democratice la información, respetando las políticas de propiedad intelectual vigentes.
Santo Domingo, 05 de julio de 2016
f:__________________________________________ EDWIN JAVIER ANDRADE LOOR
Dedicatoria
Está presente investigación se la dedico principalmente a mi Dios, por haberme dado la
vida y permitirme el haber llegado hasta este momento tan importante de mi formación
profesional. A mi madre Gina Loor por ser el pilar más importante de mi vida al darme
fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban,
enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la esperanza ni desfallecer en el
intento. A mi familia quienes estuvieron apoyándome en mis estudios.
Agradecimiento
Mi más profundo agradecimiento a mi madre quien a lo largo de toda mi vida me ha apoyado
y motivado mi formación académica, creyó en mí en todo momento y no dudo de mis
habilidades. A mi tía y amigos que estuvieron en los momentos difíciles a mi lado. A los
ingenieros a quienes les debo gran parte de mis conocimientos, gracias a su paciencia y
enseñanza y finalmente un eterno agradecimiento a esta prestigiosa universidad la cual abrió
abre sus puertas a jóvenes como nosotros, preparándonos para un futuro competitivo y
formándonos como personas de bien.
ÍNDICE DE CONTENIDO
Portada……… ... i
Sustentación y Aprobación de los Integrantes del Tribunal ... ii
Responsabilidad del Autor ... iii
Informe del director del trabajo de titulación ... iv
Formulario de registro bibliográfico ... v
Declaración y autorización ... vii
Carta de autorización ... viii
Dedicatoria…. ... ix
Agradecimiento ... x
Índice de contenido ... xi
Índice de tablas ... xv
Índice de figuras ... xvi
Índice de anexos ... xvii
CAPÍTULO 1 INTRODUCCIÓN 1.1. El problema de Investigación ... 1
1.1.1. Problema a Investigar ... 1
1.1.2. Objeto de estudio teórico ... 2
1.1.3. Objeto de estudio práctico ... 2
1.1.4. Planteamiento del Problema... 2
1.1.5. Formulación del Problema ... 3
1.1.6. Sistematización del Problema ... 3
1.1.7. Objetivo General ... 3
1.1.8. Objetivo Específico ... 4
1.1.9. Justificación Metodológica ... 4
1.2. Marco de referencia ... 5
1.2.1. Marco Teórico ... 5
1.2.1.1. Gestión administrativa ... 5
1.2.1.3. Razones Financieras ... 7
1.2.1.4. Procesos de Gestión Financiera ... 9
1.2.1.5. Función financiera ... 9
1.2.1.6. Sistemas contables ... 11
1.2.1.7. Estructura de un sistema contable ... 11
1.2.1.8. Control interno de inventario ... 12
1.2.1.9. Método de Control de los Inventarios ... 12
1.2.1.10. Técnicas de Administración del Inventario ... 13
1.2.1.11. Tipos de sistemas de inventario ... 14
1.2.2. Marco Conceptual ... 15
1.2.3. Marco Temporal / Espacial ... 16
1.2.4. Marco legal ... 16
1.2.4.1. Reglamento orgánico funcional de la superintendencia de compañías: ... 16
1.2.4.2. Ley de compañías ... 17
1.2.4.3. Ley orgánica de régimen tributario interno... 18
1.2.4.4. Normas internacionales de información financiera (NIIF) ... 18
CAPÍTULO 2 MÉTODO 2.1. Metodología general ... 20
2.1.1. Nivel de estudio ... 20
2.1.2. Modalidad de investigación ... 20
2.1.3. Método ... 20
2.1.3.1. Método inductivo ... 20
2.1.3.2. Método estadístico ... 21
2.1.3.3. Método analítico ... 21
2.1.4. Fuentes y técnicas para la recolección de información ... 21
2.1.5. Población y Muestra ... 21
2.1.6. Selección instrumentos de investigación ... 22
2.1.7. Procesamiento de datos ... 22
CAPÍTULO 3 RESULTADOS
3.1. Recolección y tratamiento de datos ... 24
3.1.1. Introducción ... 24
3.1.2. Estructura Organizacional ... 24
3.1.2.1. Misión ... 25
3.1.2.2. Visión ... 25
3.1.2.3. Principios y valores ... 25
3.1.2.4. Situación Administrativa y Financiera Actual de la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda. ... 26
3.1.3. Análisis de la Gestión Administrativa de la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda. ... 30
3.1.3.1. Proceso de Gestión Administrativa ... 30
3.1.4. Análisis de la Gestión Financiera de la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda. . 32
3.1.4.1. Análisis Vertical del Balance General del periodo 2014 y 2015 ... 32
3.1.4.2. Análisis Vertical del Estado de Resultados del periodo 2014 y 2015 ... 33
3.1.4.3. Análisis Horizontal del Balance General del periodo 2014 y 2015 ... 34
3.1.4.4. Análisis Horizontal del Estado de Resultados del periodo 2014 y 2015 ... 35
3.1.5. Razones Financieras ... 37
3.1.6. Indicadores Financieros ... 40
3.1.6.1. Liquidez ... 40
3.1.6.2. Endeudamiento ... 40
3.1.6.3. Rotación ... 40
3.1.6.4. Rentabilidad ... 41
3.1.7. Análisis FODA ... 41
3.2. Presentación y análisis de resultados ... 42
3.2.1. Premisa ... 42
3.2.2. Objetivos ... 42
3.2.3. Desarrollo ... 43
3.2.4. Gestión Administrativa y Financiera ... 43
3.2.4.1. Planificación ... 43
3.2.4.2. Organización ... 44
3.2.4.4. Control ... 52
3.2.5. En la parte administrativa ... 53
3.2.5.1. Proceso de compras ... 53
3.2.5.2. Procesos de Pago a proveedores ... 55
3.2.5.3. Proceso de Facturación ... 57
3.2.5.4. Procesos de Cobranzas ... 59
CAPÍTULO 4 DISCUSIÓN 4.1. Conclusiones ... 61
4.2. Recomendaciones ... 62
Referencias bibliográficas ... 63
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 3.1. Análisis vertical del Balance General del periodo 2014 y 2015 ... 32
Tabla 3.2. Análisis Vertical del Estado de Resultados del periodo 2014 y 2015 ... 33
Tabla 3.3. Análisis Horizontal del Balance General del periodo 2014 y 2015 ... 34
Tabla 3.4. Análisis Horizontal del Estado de Resultados del periodo 2014 y 2015 ... 35
Tabla 3.5. Razones Financieras ... 37
Tabla 3.6. Análisis FODA de la Compañía Vallejo Arturo Cía. Ltda. ... 41
Tabla 3.7. Modelo de planificación para lograr objetivos ... 44
Tabla 3.8. Registro contable de compras en efectivo... 48
Tabla 3.9. Registro contable de compras a crédito ... 48
Tabla 3.10. Registro contable de pago a proveedores ... 48
Tabla 3.11. Posibles gastos que incurrirían en la mejora propuesta a los procesos de compras ... 49
Tabla 3.12. Registro contable para faltantes no justificados ... 50
Tabla 3.13. Registro contable de venta en efectivo ... 50
Tabla 3.14. Registro contable de venta en efectivo con retención en la fuente e IVA ... 51
Tabla 3.15. Registro contable de venta a crédito ... 51
Tabla 3.16. Registro contable de venta a crédito con retención en la fuente e IVA ... 51
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1.1. Diseño del modelo Administrativo-Financiero ... 23
Figura 3.1. Organigrama Actual ... 25
Figura 3.2. Tarjeta Kárdex... 45
Figura 3.3. Modelo de Orden de Compra ... 46
Figura 3.4. Formato de comprobante de egreso ... 47
Figura 3.5. Flujograma de Compras ... 54
Figura 3.6. Flujograma de Pago a Proveedores ... 56
Figura 3.7. Flujograma de Facturación ... 58
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo A. Entrevista ... 67
Anexo B. Formato de la entrevista realizada al auditor ... 70
Anexo C. Balance General ... 71
Anexo D. Estado de Resultados Integral ... 72
CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN
1.1. El problema de investigación
En este epígrafe se aborda el principal problema sobre el diseño de un modelo de Gestión Administrativa-Financiera para el mejoramiento del control de inventarios en la compañía MARCELO VALLEJO CIA. LTDA la cual sostiene el presente informe, transitando desde la situación problemática hasta los principales aportes que se realizan, abordándose los principales elementos que desde el orden teórico y práctico se expresan en el objeto de estudio.
1.1.1. Problema a investigar
La necesidad de realizar un diseño del modelo de gestión administrativa-financiera para el mejoramiento del control de inventarios, es reconocida por diversos autores entre los que destacan (Chiavenato, 2004; Amador Fernandez, S., & Romano Aparicio, J. ,1999; Andrade, S. 2005; Ávila Bustos, J. C. 2005; Baca Urbina, G. 1987; Bastos Boubeta, A. I. 2006; Bernal, M. 2004); Bodie, & Merton. 2005; Carmenza Avellanada. 1999; Coraggio, J. L. 1998; Cortés Marín, E. 2004; De Lara Haro, A. 2005; Muñiz Gonzales , L. 2003; Naranjo , F., & Álvarez, S. 2013; Olivera Da Silva, R. 2002; Paz y Miño, G. 2002) ) quienes de alguna manera enfatizan en el desarrollo e importancia del diseño del modelo de gestión administrativa-financiera, con carácter estratégico y sistémico que contribuyan a alinear el sistema al rumbo estratégico empresarial y de este modo el tributo de los recursos fundamentales de la organización para el cumplimiento de las metas.
Estos argumentos determinan el problema a investigar, basados en el desarrollo del diseño del modelo de gestión administrativa-financiera que favorezca el mejoramiento del control de inventarios de la organización, que contribuya a identificar las posibilidades para incrementar los niveles productivos organizacionales.
• Objetivo 8: Consolidar el sistema económico social y solidario de forma sostenible • Objetivo 9: Garantizar el trabajo digno en todas sus formas
• Objetivo 10: Impulsar la transformación de la matriz productiva.
1.1.2. Objeto de estudio teórico
Acorde con los aspectos antes abordados se define como objeto de estudio teórico de esta investigación a la gestión administrativa-financiera en el nivel empresarial. En el cual convergen los elementos teóricos asociados con el análisis de los rasgos y tendencias del control de inventarios.
1.1.3. Objeto de estudio práctico
Se establece como objeto de estudio práctico, Modelo de Gestión Administrativa Financiera para el mejoramiento del Control de Inventarios en la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., Santo Domingo 2015.
1.1.4. Planteamiento del problema
El negocio de los vehículos y camiones usados en el Ecuador mueve varios miles de millones de dólares y en la actualidad existe mucha gente que se dedica a este negocio, en el mencionado comercio se clasifican los llamados comerciantes en tres categorías: los grandes negociantes poseedores de extensos parqueaderos que los han convertido en verdaderas empresas capaces de generar millones de dólares en ventas, seguido se tiene a los medianos negociantes los cuales poseen un local llamado parqueadero capaz de alcanzar los 10 camiones o 15 vehículos, por ultimo tenemos a los informales o los llamados "negociantes" los cuales no poseen un local comercial sino que adquieren los vehículos o camiones y los revenden en las ferias libres sin pagar un sueldo ni tampoco impuestos pero también generan utilidades.
Quienes enfatizan que Para lograr una correcta Administración Financiera, es necesario realizar un adecuado Análisis Económico Financiero, el representa un medio infalible para el control de los recursos y para evaluar la situación económica financiera de las entidades como eslabón fundamental de la economía, le propiciará a los directivos lograr controles económicos ágiles con vistas a facilitar la toma de decisiones y a tener una administración más eficiente.
La investigación a realizar se enfocará en mejorar la eficiencia y eficacia del control interno de la compañía MARCELO VALLEJO CIA LTDA, ayudando a tener un mejor manejo de las actividades económicas dentro del giro del negocio, también a mejorar la toma de decisiones financieras y así poder maximizar los recursos dentro de la compañía.
1.1.5. Formulación del problema
¿Cómo ayudará el diseño de un modelo de Gestión Administrativa-Financiera al mejoramiento del control de inventarios en la compañía MARCELO VALLEJO CIA. LTDA?
1.1.6. Sistematización del problema
• ¿Cuál es la situación administrativa- financiera actual de la compañía, y como se identificaran los problemas existentes en las diferentes áreas.
• ¿Cómo ayudará la realización de un modelo de gestión administrativa-financiera a la compañía Marcelo Vallejo CIA. LTDA?
• ¿Será necesario diseñar un sistema que ayude a mejorar el control de inventarios de la compañía?
1.1.7. Objetivo general
1.1.8. Objetivo específico
• Conocer la situación administrativa-financiera actual de la compañía, lo cual permitirá identificar los problemas existentes en estas áreas.
• Proponer un modelo de gestión administrativa-financiera acorde a las necesidades de la compañía.
• Diseñar un sistema que ayude a mejorar el control interno de la compañía.
1.1.9. Justificación metodológica
El presente estudio tiene como fin conocer las incidencias de la gestión administrativa-financiera en el manejo del inventario, ya que con un proceso eficiente mejorará la productividad de la empresa y por ende mejorará la economía de nuestra ciudad.
El estudio resolverá el problema de la situación económica de la empresa, de manera que incremente su rentabilidad, mejorando la calidad de vida en los hogares de las personas que participan en este proceso.
Además que permitirá identificar cuáles son los elementos estructurales y funcionales que permita incrementar el rendimiento de la gestión administrativa-financiera en La compañía Marcelo Vallejo en los últimos periodos ha presentado una débil gestión administrativa financiera la cual ha repercutido de manera significativa al área contable, por tal razón es importante realizar la presente investigación ya que la evaluación de la gestión financiera ayuda a conocer cuál es la situación real de la empresa y así poder identificar las debilidades existentes dentro de la misma y por medio de esto implementar herramientas financieras que ayuden a mejorar el control interno de la compañía para una toma adecuada de decisiones.
1.2. Marco de referencia
1.2.1. Marco teórico
1.2.1.1. Gestión administrativa
Según Bastos Boubeta, (2006), La Gestión a nivel administrativo consiste en brindar un soporte administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales de una entidad, a fin de lograr resultados efectivos y con una gran ventaja competitiva revelada en los estados financieros.
En definitiva la gestión administrativa en una empresa es uno de los factores más importantes cuando se trata de montar un negocio debido a que de ella dependerá el éxito que tenga dicho negocio o empresa.
Existen cuatro elementos importantes que están relacionados con la gestión administrativa, sin ellos es imposible hablar de gestión administrativa, estos son:
• Planeación.- Implica las tareas de definir los objetivos o metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades. Se refiera tanto a los fines (lo que se va a hacer o planificación estratégica) como los medios (cómo se hará o planificación operacional). (Bastos Boubeta, 2006)
• Organización.- Para poder llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido preparados, es necesario crear una organización. Es función de la gerencia determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes que se hayan elaborado. La clase de organización que se haya establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean apropiada e integralmente cumplidos. (Bastos Boubeta, 2006)
• Dirección.- Esta tercera función gerencial envuelve los conceptos de motivación, liderazgo, guía, estímulo y actuación. A pesar de que cada uno de estos términos tiene una connotación diferente, todos ellos indican claramente que esta función gerencial tiene que ver con los factores humanos de una organización. (Bastos Boubeta, 2006)
• Control.- La última fase del proceso gerencial es la función de control. Su propósito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones de actuación y, como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la ejecución en línea con las normas establecidas. La función de control es ejercida continuamente, y aunque relacionada con las funciones de organización y dirección, está más íntimamente asociada con la función de planificación. (Bastos Boubeta, 2006)
Estos cuatro elementos van unidos y seguidos; y conforman el proceso gerencial, el cual será cumplido por el personal a cargo del gerente. Todos ellos enfocados a lograr los objetivos de la organización.
• Propósitos de la gestión administrativa
Según (Muñiz Gonzales , 2003) Los propósitos de la gestión administrativa son los siguientes:
• Dar soporte en la planificación y control de las actividades empresariales.
• Gestionar el sistema de información contable (contabilidad financiera y analítica).
• Detectar y anticipar las necesidades de financiación de la empresa y a su vez seleccionar la combinación de fuentes de financiación que permitan satisfacer las mismas de la forma más eficiente
• Importancia de la gestión administrativa
una administración efectiva; en gran medida la determinación y la satisfacción de muchos objetivos económicos, sociales y políticos descansan en la competencia del administrador. En situaciones complejas, donde se requiera un gran acopio de recursos materiales y humanos para llevar a cabo empresas de gran magnitud la administración ocupa una importancia primordial para la realización de los objetivos.
En resumen se puede decir que en cualquier empresa o institución se desenvuelve una cierta cantidad de tareas que se apoyan en la gestión administrativa de la misma. Para que se produzca el correcto desarrollo de la gestión administrativa es necesario que la misma contribuya en una mejora para la eficiencia en el seno de la organización.
1.2.1.2. Gestión financiera
Según (Soriano Martínez & Pinto Gómez , pág. 13). La gestión financiera eficiente significa tomar buenas decisiones, orientadas a convertir los recursos disponibles en recursos productivos, rentables y generadores de valor, permitiendo al mismo tiempo el despliegue de los objetivos estratégicos de la empresa. La metodología apropiada para analizar los riesgos se la puede considerar de la siguiente manera:
Es decir la gestión financiera ayuda a maximizar los recursos existentes encaminados a una buena toma de decisiones para la obtención de un beneficio para la empresa.
1.2.1.3. Razones financieras
• Razón de liquidez
• Prueba ácida
Verifica la disponibilidad de liquidez en la empresa sin depender de la venta de sus inventarios, por cada dólar que se adeuda, cuantos dólares líquidos existen para cubrir el pago. (Ortiz, 2010).
• Capital de trabajo
Muestra cuantitativamente los resultados de la razón corriente: establece el recurso económico para las actividades normales de la empresa. (Ortiz, 2010).
• Razón de endeudamiento
Este indicador establece el porcentaje de participación de los acreedores dentro de la empresa: indica el endeudamiento de la empresa, por cada dólar que la empresa tiene invertido en activos cuantos han sido financiados por los acreedores. (Ortiz, 2010).
• Rotación del inventario
Indica cuanto rotan el inventario de la empresa en función de sus compras: (es decir por cada dólar invertido, cuantos dólares genera la empresa). (Ortiz, 2010).
• Rotación de las cuentas por pagar y cobrar
Indican cuanto rotan las cuentas por pagar y cobrar en función a sus compras y ventas a créditos, sean en días o veces. (Ortiz, 2010).
• Rentabilidad
1.2.1.4. Procesos de gestión financiera
Según (Soriano Martínez & Pinto Gómez , pág. 16). Los procesos de gestión financiera son los siguientes:
• Llevar una contabilidad transparente y comparable con los mercados mundiales
• Organizar sus operaciones financieras a través de empresas, unidades de negocio o cualquier otro tipo de agrupación, según sea necesario
• Extender sus procesos de negocio para interactuar con sus socios
• Buscar opciones de financiación a largo y corto plazo para expandir el negocio
• Revisar la salud financiera de la empresa o de una unidad de negocio mediante el análisis de índices financieros
• Entender las diferentes técnicas utilizadas en la valoración de proyectos y de activos • Reducir los costos y simplificar el cumplimiento con la automatización del riesgo y la
administración de los procesos de cumplimiento
• Apoyar el crecimiento a menor costo con servicios globales centralizados
• Reducir al mínimo el fraude, el error y la ineficiencia con los controles de monitoreo continuo embebidos
• Impulsar el desempeño con información financiera consistente y operativa
• Adaptarse a los cambios en el negocio con la planificación dinámica de presupuestos y previsiones
1.2.1.5. Función financiera
• La determinación de las necesidades de recursos financieros (planteamiento de las necesidades, descripción de los recursos disponibles, previsión de los recursos liberados y cálculo las necesidades de financiación externa);
• La consecución de financiación según su forma más beneficiosa (teniendo en cuenta los costes, plazos y otras condiciones contractuales, las condiciones fiscales y la estructura financiera de la empresa);
• El análisis financiero (incluyendo bien la recolección, bien el estudio de información de manera a obtener respuestas seguras sobre la situación financiera de la empresa);
• El análisis con respecto a la viabilidad económica y financiera de las inversiones.
• Contabilidad
La contabilidad es una ciencia de naturaleza económica que tiene por objeto producir información para hacer posible el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica en términos cuantitativos en todos sus niveles organizativos, mediante la utilización de un método específico apoyado en bases suficientemente contrastadas, con el fin de facilitar la adopción de las decisiones financieras externas y las de planificación y control internas. (Amador Fernandez & Romano Aparicio, 1999)
La contabilidad tiene como objeto registrar los movimientos económicos de la compañía para así tener una información real y poder tomar decisiones acertadas.
• Sistema de partida doble
El sistema de partida doble consiste en que, en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos debe ser igual a la suma de los abonos efectuados; en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de recursos que tuvieron una fuente definida.
La "partida doble" como técnica contable obedece a los siguientes criterios:
• Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor; • Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa;
• Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale;
1.2.1.6. Sistemas contables
Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representación adecuada de la empresa y de los hechos económicos que afectan a la misma.
Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables:
• Sistema patrimonial o histórico: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables.
• Sistema presupuestario: representa el patrimonio y sus variaciones según las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y después de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones.
• Sistema complementario: amplía la información de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo.
1.2.1.7. Estructura de un sistema contable
Según (Bernal, 2004) Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
• Clasificación de la información: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
• Resumen de la información: Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.
1.2.1.8. Control interno de inventario
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:
• Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios
• Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
• Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías • Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios • Reduce el costo de la toma del inventario físico anual
Por tal razón el control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización.
1.2.1.9. Método de control de los inventarios
es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
1.2.1.10. Técnicas de administración del inventario
Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administración de inventarios, es tratar de equilibrar la inversión en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, de manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como de los clientes. Para lograr este objetivo, las organizaciones deben desarrollar métodos y técnicas de control de inventarios. A continuación se explican diversos métodos de control de los inventarios:
• El método ABC, en los inventarios
Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.
• Determinación del punto de reorden
El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.
• Existencias de reserva o seguridad de inventarios
La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos.
Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semi terminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción y así poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo.
• Control de inventarios justo a tiempo
En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los inventarios y se inserten en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.
1.2.1.11. Tipos de sistemas de inventario
• Sistema de inventario perpetuo
• Sistema de inventario periódico
En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo.
1.2.2. Marco conceptual
• Diagnóstico. Es el análisis que se realiza para determinar cualquier situación y cuáles son las tendencias. Esta determinación se realiza sobre la base de datos y hechos recogidos y ordenados sistemáticamente, que permiten juzgar mejor qué es lo que está pasando.
• Eficacia: Se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir, en qué medida el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus objetivos, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello.
• Eficiencia: Logro de los objetivos y metas con el mínimo de los recursos, y tiempo. Es el resultado del mejor aprovechamiento de los recursos utilizados para la realización de las actividades que se prevén a fin del cumplimiento de una meta o acción determinadas.
• Estados Financieros: Son informes que utilizan las instituciones para informar de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.
• Información Financiera: Es información que produce la contabilidad, indispensable para la administración y el desarrollo de las empresas y por lo tanto es procesada y concentrada para uso de la gerencia y personas que trabajan en la empresa.
• Inversión: Es la colocación de capital en una operación, proyecto o iniciativa empresarial con el fin de recuperarlo con intereses en caso de que el mismo genere ganancias.
• Recursos económicos: Son los medios materiales o inmateriales que permiten satisfacer ciertas necesidades dentro del proceso productivo o la actividad comercial de una empresa.
1.2.3. Marco temporal / espacial
La presente investigación se realizó en la compañía MARCELO VALLEJO CIA. LTDA., en Santo Domingo de los Tsáchilas, año 2015.
1.2.4. Marco legal
Para la realización de la presente investigación se consideró las siguientes normativas:
1.2.4.1. Reglamento orgánico funcional de la superintendencia de compañías
Art 7.- Sin perjuicio de lo determinado en la Constitución Política de la República y demás leyes del Estado Ecuatoriano, las funciones básicas en el ámbito societario de la Superintendencia de Compañías son las siguientes:
b) Formular, dirigir, ejecutar y coordinar las políticas y normas para ejercer el control, vigilancia y asesoramiento de las compañías constituidas en el País;
c) Calificar y registrar a las firmas privadas de auditoría externa y dictar las normas a las que se sujetarán los informes y dictámenes de dichas firmas;
d) Expedir normas y principios contables que las compañías sujetas al control de la Superintendencia deban aplicar en la elaboración de sus estados financieros;
e) Imponer sanciones a las compañías controladas, a sus administradores, comisarios, socios, accionistas, auditores externos, denunciantes, o registradores mercantiles o de la propiedad que infrinjan la ley, los reglamentos o sus estatutos;
f) Proponer reformas legales tendentes a mejorar el control administrativo y financiero de las compañías que operan en el País y emitir informes sobre proyectos de leyes relacionados con el ámbito de acción de la Superintendencia;
1.2.4.2. Ley de compañías
Art. 431.- La Superintendencia de Compañías ejercerá la vigilancia y control:
• De las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones y de economía mixta, en general;
• De las empresas extranjeras que ejerzan sus actividades en el Ecuador, cualquiera que fuere su especie;
• De las compañías de responsabilidad limitada; y,
• De las bolsas de valores y sus demás entes, en los términos de la Ley de Mercado de Valores”.
Art. 440.- La inspección de las compañías tiene por objeto establecer la correcta integración del capital social, tanto al tiempo de la constitución como en los casos de aumento de capital; verificar si la sociedad cumple su objeto social; examinar la situación activa y pasiva de la compañía, si lleva los libros sociales, tales como los de actas de juntas generales y directorios, el libro talonario y el de acciones y accionistas o de participaciones y socios; si su contabilidad se ajusta a las normas legales; si sus activos son reales y están debidamente protegidos; si su funcionamiento se ajusta a lo previsto en las leyes y en las cláusulas del contrato social; si las utilidades repartidas o por repartir corresponden realmente a las liquidaciones de cada ejercicio, y si se han producido las pérdidas previstas para su disolución.
1.2.4.3. Ley orgánica de régimen tributario interno
Art. 20.- Principios generales.- La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, tomando en consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el movimiento económico y determinar el estado de situación financiera y los resultados imputables al respectivo ejercicio impositivo.
Art. 21.- Estados financieros.- Los estados financieros servirán de base para la presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso. Las entidades financieras así como las entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios.
1.2.4.4. Normas internacionales de información financiera (NIIF)
La conversión a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) no involucra cambios únicamente en la función financiera y de contabilidad de las empresas y no es solamente un ejercicio técnico-contable, sino que impactará varias áreas de negocios.
que se está viendo sometido el país desde 2013 y que acabará en 2015 para las empresas clasificadas en los grupos 1 y 3 y en 2016 para el grupo 2 en el que se clasifica el gran volumen de pequeñas y medianas empresas.
De acuerdo a la norma contable, algunos de los sectores empresariales que deberán someterse a un drástico cambio para el óptimo funcionamiento de las nuevas normas serán los sistemas de tecnología de la información, recursos humanos, finanzas y tesorería, impuestos, relaciones con inversionistas, contratación, entre otras.
Áreas de las empresas que tendrán modificaciones con las NIIF:
1. Sistemas de la tecnología de la información (TI) 2. Recursos Humanos
3. Actividades en moneda extranjera y en coberturas (Tesorería) 4. Impuestos
5. Razones y convenios financieros (Finanzas y Tesorería) 6. Controles internos y procesos (Finanzas)
7. Relaciones con inversionistas y comunicaciones a mercados de capitales (Finanzas y Relaciones con Inversionistas)
CAPÍTULO 2
MÉTODO
2.1. Metodología general
2.1.1. Nivel de estudio
La presente investigación fue de carácter observacional puesto que no se sometió a un objeto o grupo de individuos a determinadas condiciones para observar sus efectos, al contrario se trabajó con la información proporcionada por la compañía.
2.1.2. Modalidad de investigación
La modalidad en la presente es de campo, dado que los datos son recogidos en la institución donde se encuentra el objeto de estudio práctico. De igual modo se empleará una modalidad documental, a partir del apoyo para el desarrollo de la investigación de un conjunto de evidencias documentales.
2.1.3. Método
Los métodos de investigación que se aplicaron para el desarrollo de esta investigación son los siguientes:
2.1.3.1. Método inductivo
2.1.3.2. Método estadístico
Este método se utilizó para facilitar el manejo de los datos recolectados por medio de las entrevistas realizadas al personal que elabora en el lugar, para tener mayor precisión al momento de procesar los datos obtenido se utilizó la hoja de cálculo Microsoft Excel, misma que fue de mucha utilidad en la realización de la tabulación y análisis de los datos obtenidos, logrando así tener una información rápida, precisa y de fácil entendimiento.
2.1.3.3. Método analítico
Con este método se logró identificar y analizar los problemas, incidencias de cada una de las actividades económicas que realiza la compañía en el giro normal del negocio.
2.1.4. Fuentes y técnicas para la recolección de información
Las fuentes que se utilizaron para la realización de la presente investigación fueron las siguientes:
• Fuentes de información
• Primaria: Documentos proporcionados por la compañía, dando lugar a que se obtenga un conocimiento más profundo acerca de la realidad actual que enfrenta dicha situación a ser investigada.
• Secundaria: Libros de texto guía, documentos de internet, tesis de grado con cierta similitud al problema planteado, ya que permitirá conocer los criterios de anteriores investigadores entendidos en la materia.
2.1.5. Población y Muestra
2.1.6. Selección instrumentos de investigación
Para el desarrollo de esta investigación se utilizó una combinación de instrumentos entre los que figuran la observación directa, y la entrevista.
La observación directa es un instrumento que nos permitirá conocer la situación actual de la compañía.
Además se desarrolló las respectivas entrevistas al personal de la compañía con el fin de: evaluar la apreciación de la necesidad de mejorar el sistema del control interno de inventarios.
2.1.7. Procesamiento de datos
En el caso de las entrevistas aplicadas para medir el nivel de fiabilidad de la escala se utilizó la hoja de cálculo Microsoft Excel, siendo de mucha utilidad en la realización de la tabulación y análisis de los datos obtenidos, logrando así tener una información rápida, oportuna y de fácil entendimiento.
2.2. Metodología específica
Figura 1.1. Diseño del modelo Administrativo-Financiero
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Andrade Javier, 2016
Reconocimiento de la operación
Documento fuente
1er. Paso
Prueba evidente con soportes Requiere análisis Se archiva cronológicamente
Jornalización o registro oficial
2do. Paso Libro diario
Registro inicial Requiere criterio y orden Se presenta como asiento
Mayorización
3er. Paso Libro mayor
Clasifica valores y obtiene saldos de cuentas Requiere criterio y orden
Brinda idea del estado de cada cuenta
Comprobación Ajustes
4to. Paso Actualiza y depura saldos
Permite presentar saldos razonables Balance
Resumen significativo
Valida el cumplimiento de noemas y concepto de general aceptación
Estructuración de informes
5to. Paso Estados financieros
CAPÍTULO 3
RESULTADOS
3.1. Recolección y tratamiento de datos
Diagnóstico de la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltada.
3.1.1. Introducción
La Empresa Marcelo Vallejo Cía. Ltda., quien se ha posesionado estratégicamente en el mercado de automóviles se ha desarrollado a lo largo de su vida profesional como una empresa exitosa quien cuenta con empleados profesionales y con valores éticos.
3.1.2. Estructura Organizacional
La estructura organizacional según Chiavenato (2004), es un patrón de diseño que sirve para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas y objetivos deseados.
Figura 3.1. Organigrama Actual
Fuente: Investigación de Campo
Elaborado por: Javier Andrade, 2016
3.1.2.1. Misión
Ser elegida como la Empresa 1 en Comercialización en vehículos nuevos y usados a nivel nacional e internacional, optimizando el tiempo para el cumplimiento de los compromisos pactados con nuestros clientes y brindando el mayor respaldo y confiabilidad.
3.1.2.2. Visión
Desarrollar un alto nivel de crecimiento, y estabilidad con gran posicionamiento en el mercado, a través de una óptima comercialización y creando confianza en nuestros clientes.
3.1.2.3. Principios y valores
• Honestidad.- Pensar y actuar en base a la verdad con coherencia y transparencia en cada una de las actividades, como persona y empleado, encaminado alcanzar el bienestar de la colectividad.
• Laboriosidad.- Es el cumplimiento eficiente en las tareas y deberes que asumimos en forma personal y como empleado, en busca de la excelencia del trabajo que realizamos en beneficio de la sociedad
• Respeto.- Reconocimiento de los derechos y virtudes de los individuos, para dar un trato justo y amable, independiente a su ideología.
• Responsabilidad.- Cumplir con esmero, oportunidad y calidad las obligaciones y deberes que a cada uno le competen como persona y empleado, asumiendo las consecuencias de sus actos.
• Solidaridad.- Es el alto sentido de adhesión, unión y compañerismo, dirigiendo esfuerzos para lograr la protección, integridad física y patrimonial de los ciudadanos, con la finalidad de que permanezca un ambiente de trabajo y tranquilidad social.
3.1.2.4. Situación Administrativa y Financiera Actual de la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda.
• Aplicación de la Entrevista
La aplicación de las encuestas tiene como objetivo determinar la situación administrativa y financiera actual de la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., que dará respuesta de manera más dinámica y directa a las debilidades que tiene la empresa en cuanto a la gestión administrativa y control de sus inventarios.
se hizo énfasis en los temas administrativos con el fin principal de reconocer los puntos críticos que podrían afectar directa o indirectamente al correcto desarrollo del manejo administrativo – financiero que impida mejorar el control de inventario.
• Resultados de la entrevista al Gerente:
• La Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., no cuenta con un modelo de gestión administrativa y financiera que encamine eficientemente el manejo del inventario, la mayoría de los procesos que se realiza es de manera empírica, que con el lapso del tiempo ha permitido dar experiencia de manejo generalizado del inventario, pero se desconoce estructuras y modelos que permita aumentar la eficiencia del control de los suministros e inventarios de la empresa.
• En la Compañía Vallejo Cía. Ltda., el gerente propone metas anuales que es trasmitidas a los colaboradores, y ellos tratarán de cumplirlas, pero no cuentan con una planificación estratégica ni planes anuales que se encuentre plasmados esas metas y objetivos a largo y corto plazo.
• El sistema contable que utiliza la empresa es el 3AP., mencionado sistema contable no es muy eficiente en cuanto al manejo contable del inventario, como falencias en las transacciones contables, tampoco se tiene estructurado una política correcta sobre el manejo eficiente del inventario.
• Los planes son enviados verbalmente a los colaboradores por parte de gerencia, pero no se estructura planes anuales
• Los productos que comercializa la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., son: los vehículos nuevos y usados, motocicletas y motonetas de agua.
• Resultados de la entrevista a los vendedores, ventas y cobranzas:
• La Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., sí cuenta con órdenes de compras y salidas de mercadería que es utilizada en todos los procesos de compra y venta de los vehículos que la empresa posee.
• En la Compañía Vallejo Cía. Ltda., el proceso que utiliza para manejar el inventario considerado mercadería es: Gerencia autoriza a la oficial de crédito la compras de los inventarios de mercadería, donde se realiza la llamada a los proveedores para cotizar, el proveedor envía la factura, con retenciones e impuestos, donde se podrán de acuerdo en la forma de pago, los auxiliares de ventas revisan los pedidos que se encuentre en un buen estado, caso contrario se llamará al soporte técnico para el mantenimiento y arreglo del pedido a cuenta del proveedor, después pasará al patio de carros para ser vendidos, y para ello es necesario una orden de recepción de vehículos .
• Para controlar los inventarios si son estas mercaderías (vehículos, motocicletas, camionetas) se lo realiza mediante una orden de recepción al momento de dar paso al patio de carros, y debe estar de acuerdo al sistema contable que tiene la empresa.
• Nuestros proveedores son: Almacenes Juan el Juri, Almacenes Vallejo Arturo, Quito Motors, Automotores Larrea
• Los pedidos que se realizan a los proveedores son cada tres meses, mientras las ventas de los inventarios de mercaderías son cada mes.
• En las compras en mal estado si se realiza devoluciones, si no existe solución por parte de soporte técnico.
• Resultados de la entrevista al área de contabilidad:
contable 3AP, no cuentan con este programa que permita controlar el inventario físico de la compañía.
• Para controlar la cartera vencida de nuestros clientes lo realiza mediante el sistema contable, permitiendo arrojar informes periódicamente sobre las personas adeudaras, después la oficial de crédito se encarga de llamar a las personas respaldándose mediante los pagarés y garantes caso contrario se llamará al abogado para el proceso de incautación (proceso legales).
• Los saldos contables del inventario de la empresa se encuentra en un valor alto, de acuerdo a lo que indica el balance general (véase Anexo 2)
• No se utiliza un método contable para emplear el coste del vehículo, sino mediante información proporcionada externamente y comparación con un producto similar que se toma de referencia para obtener el costo del bien a vender.
• Resultados de la entrevista al área de recepción:
• Para el suministro de oficina se utiliza un registro manual sobre el gasto que realiza la empresa en sus actividades diarias de igual forma los productos de aseo y limpieza, y en ocasiones se suele utilizar tarjetas kárdex.
• Todos los materiales de oficina y de aseo y limpieza son custodiadas por recepción y los pedidos es entregado y registrado en un cuaderno, no se realiza la conciliación de estos productos con contabilidad por motivos que solo lo lleva la persona de recepción.
3.1.3. Análisis de la Gestión Administrativa de la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda.
3.1.3.1. Proceso de Gestión Administrativa
• Planificación
La Cía. Ltda., sus actividades se desarrollan de manera empírica improvisadamente, las decisiones son tomadas por gerencia y después es trasmitidas a los trabajadores, estos resultados hemos obtenido mediante la investigación de campo y los resultados de las entrevistas antes realizadas.
Esta falta de planificación hace que carezca de planes operativos que prevean riesgos en el futuro, como el manejo del efectivo y el proceso del manejo de inventario, ocasionando que no se aproveche eficientemente el recurso que dispone la empresa.
La Cía. Ltda., no puede medir la eficiencia de la compañía, porque no establece proyecciones claras con filosofía corporativa, falta de políticas y procedimientos que permita:
• Mantener los costos de abastecimientos y mantenimiento bajos • Establecer un nivel adecuado de inventario
• Conseguir medios tecnológicos que ayuden al manejo de los inventarios de la compañía
Debido a la necesidad de una planificación operativa y financiera anual de forma más técnica que haga eficiente el manejo de inventarios sean estos de mercadería, suministros de oficina, limpieza y aseo.
• Organización
La Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., cuenta con una estructura organizacional de supervisión directa, pero no utiliza procesos claros en el manejo del inventario que permita la eficiencia del manejo de las funciones de las personas encargadas de este inventario.
administrativo, y si a ello le sumamos la falta de un objetivo claro, producen que el personal no se sientan con el compromiso de sacar adelante a la empresa.
• Dirección
La Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda., es representada por el Sr. Hernán Aguirre Serrano, quien es el Gerente General, persona quien tiene la mayor responsabilidad sobre las actividades diarias de la compañía.
Se pudo detectar mediante la observación que la necesidad de capacitaciones regulares en la compañía afecta el desempeño laboral por la falta de conocimientos en ejecución de las actividades de recepción, almacenamiento y despacho de los inventarios.
• Control
3.1.4. Análisis de la Gestión Financiera de la Compañía Marcelo Vallejo Cía. Ltda.
3.1.4.1. Análisis Vertical del Balance General del periodo 2014 y 2015
Tabla 3.1. Análisis vertical del Balance General del periodo 2014 y 2015
BALANCE GENERAL Análisis Vertical
DESCRIPCIÓN AÑO 2013 ($) AÑO 2014 ($)
AÑO 2014 (%) AÑO 2015 (%) ACTIVOS Activos Corrientes
Efectivo 216,361.45 88,179.82 4.31% 1.36%
Cuentas por Cobrar 1,893,638.00 2,317,415.82 37.76% 35.77%
Inventarios 2,208,364.17 2,837,955.71 44.04% 43.81%
Gastos pagos anticipado 15,342.29 59,637.29 0.31% 0.92%
Total Activos Corrientes 4,333,705.91 5,303,188.64 86.43% 81.86%
Activos No Corrientes
Propiedad, planta y equipo 19,492.52 514,169.69 0.39% 7.94%
Propiedad, de inversión 661,200.48 661,200.48 13.19% 10.21%
Total Activos No Corrientes 680,693.00 1,175,370.17 13.57% 18.14% TOTAL ACTIVOS 5,014,398.91 6,478,558.81 100.00% 100.00%
PASIVOS
Pasivos Corrientes
Prestamos de bancos y financieras 76,259.96 0.00% 1.18%
Cuentas por Pagar 113,769.63 419,036.18 2.27% 6.47%
Obligaciones con trabajadores 13,919.85 34,918.11 0.28% 0.54%
Obligaciones con los fiscales 2,212.74 34,780.37 0.04% 0.54%
Total Pasivos Corrientes 129,902.22 564,994.62 2.59% 8.72%
Pasivos No Corrientes
Pasivos a Largo Plazo 1,495,348.36 1,280,708.97 29.82% 19.77%
Pasivo Diferidos 1,906,211.75 2,555,217.98 38.01% 39.44%
Total Pasivos No Corrientes 3,401,560.11 3,835,926.95 67.84% 59.21% Total Pasivos 3,531,462.33 4,400,921.57 70.43% 67.93%
Patrimonio de los accionistas:
Capital Social 400.00 400.00 0.01% 0.01%
Aporte para futuras Capitalizaciones 70,000.00 570,414.44 1.40% 8.80%
Reservas
Reserva Legal 3,977.04 3,977.04 0.08% 0.06%
Otros resultados Integrales 0.00 0.00 0.00% 0.00%
Otros superávit por revaluación 677,274.05 677,274.05 13.51% 10.45%
Superávit por revaluaciones de propiedad, planta
y equipo 668,288.72 668,288.72 13.33% 10.32%
Resultados Acumulados
Ganancias acumuladas 72,277.82 113,839.76 1.44% 1.76%
Pérdidas acumuladas (64,703.98) (64,703.98) -1.29% -1.00%
Utilidades (Pérdidas) del ejercicio 55,422.93 108,147.21 1.11% 1.67%
Total patrimonio de los accionistas 1,482,936.58 2,077,637.24 29.57% 32.07% TOTAL PASIVOS MÁS PATRIMONIO 5,014,398.91 6,478,558.81 100.00% 100.00% Fuente: Investigación de Campo
Análisis
De acuerdo a la información obtenida por parte del balance general de los años 2014 y 2015 que el inventario forma parte del 44,04% y 43,81% respectivamente del valor total de los activos, es motivo por el cual debe ser controlado con mayor rigidez, desde el proceso de entradas y salidas al cliente final, con un sistema contable adecuado y con documentos que respalden esta información, sin embargo estamos dando mayor crédito a los clientes que pagos a los proveedores, donde podría llegar a dejarnos sin solvencia, sino se da un control adecuado, también existe Pasivos diferidos altos esto se da por que al momento de realizar una venta, se da créditos al cliente, pero la mitad suele ser cobrados por anticipado.
3.1.4.2. Análisis Vertical del Estado de Resultados del periodo 2014 y 2015
Tabla 3.2. Análisis Vertical del Estado de Resultados del periodo 2014 y 2015
ESTADO DE RESULTADOS
INTEGRAL Análisis Vertical
DESCRIPCIÓN AÑO 2014
($)
AÑO 2015 ($)
AÑO 2014 (%)
AÑO 2015 (%)
Ventas Netas 7,272,447.40 9,696,345.95 100.00% 100.00%
Costo de ventas 6,796,602.41 8,732,260.45 93.46% 90.06%
Utilidad bruta en ventas 475,844.99 964,085.50 6.54% 9.94%
Gasto de administración 285,700.14 564,955.13 3.93% 5.83%
Gasto de ventas 62,169.78 167,833.59 0.85% 1.73%
Utilidad (pérdida) en operación 127,975.07 231,296.78 1.76% 2.39%
Otros ingresos (17.50) 0.00% 0.00%
Gastos Financieros netos 568.51 16,416.75 0.01% 0.17%
Otros gastos 34,590.07 50,403.81 0.48% 0.52%
Utilidad (pérdida) antes de participación a
trabajadores e impuesto a la renta 92,798.99 164,476.22 1.28% 1.70%
Participación a trabajadores 13,919.85 25,072.26 0.19% 0.26%
Impuesto a la Renta 23,456.21 31,256.75 0.32% 0.32%
Utilidad (pérdida) Neta 55,422.93 108,147.21 0.76% 1.12%
Fuente: Investigación de Campo
Análisis
De acuerdo a la información obtenida por parte del Estado de Resultados, se observa que su principal fuente de ingresos son las ventas de los inventarios es decir los vehículos (autos, camionetas, motos acuáticas) sean estos nuevos o usados acaparando el 100% del ingreso, así también se puede observar que el costo de las ventas entre el 2014 fueron el 93,46% del costo de ventas, mientras que el 2015 fue del 90,06%, este valor es razonable ya es una empresa comercial que se dedica a la compra y venta, al cubrir los gastos (administrativos, ventas y financieros) que fueron de 5,78% en el 2014 nos arroja una utilidad del 0,76%, mientras en el 2015 los gastos eran del 8,83% con una utilidad del 1,12% que monetariamente sería 55.422,93 en el 2014 y 108.147.21 en el 2015.
3.1.4.3. Análisis Horizontal del Balance General del periodo 2014 y 2015
Tabla 3.3. Análisis Horizontal del Balance General del periodo 2014 y 2015
BALANCE GENERAL Análisis Vertical
DESCRIPCIÓN AÑO 2014 ($) AÑO 2015 ($) ($) (%)
ACTIVOS
Activos Corrientes
Efectivo 216,361.45 88,179.82 (128,181.63) -59.24%
Cuentas por Cobrar 1,893,638.00 2,317,415.82 423,777.82 22.38%
Inventarios 2,208,364.17 2,837,955.71 629,591.54 28.51%
Gastos pagos anticipado 15,342.29 59,637.29 44,295.00 288.71%
Total Activos Corrientes 4,333,705.91 5,303,188.64 969,482.73 22.37%
Activos No Corrientes
Propiedad, planta y equipo 19,492.52 514,169.69 494,677.17 2537.78%
Propiedad, de inversión 661,200.48 661,200.48 0.00 0.00%
Total Activos No Corrientes 680,693.00 1,175,370.17 494,677.17 72.67% TOTAL ACTIVOS 5,014,398.91 6,478,558.81 1,464,159.90 29.20%
PASIVOS
Pasivos Corrientes
Prestamos de bancos y financieras 76,259.96 76,259.96
Cuentas por Pagar 113,769.63 419,036.18 305,266.55 268.32%
Obligaciones con trabajadores 13,919.85 34,918.11 20,998.26 150.85%
Obligaciones con los fiscales 2,212.74 34,780.37 32,567.63 1471.82%
Total Pasivos Corrientes 129,902.22 564,994.62 435,092.40 334.94%
Pasivos No Corrientes
Pasivos a Largo Plazo 1,495,348.36 1,280,708.97 (214,639.39) -14.35%
Pasivo Diferidos 1,906,211.75 2,555,217.98 649,006.23 34.05%
Total Pasivos No Corrientes 3,401,560.11 3,835,926.95 434,366.84 12.77% Total Pasivos 3,531,462.33 4,400,921.57 869,459.24 24.62%
