Direccionamiento Estratégico

3.2.3.1.1 Visión propuesta.

Dislec será la empresa símbolo en la comercialización y distribución de productos de consumo masivo; pujante solvente y rentable reconocida a nivel nacional e internacional atendiendo a sus clientes con la entrega de mercadería más oportuna, trabajando con honestidad, responsabilidad y siempre apuntando al mejoramiento continuo.

3.2.3.1.2 Misión propuesta.

Dislec es una empresa dedicada a la distribución y comercialización de productos de consumo masivo de excelente calidad, reconocidos a nivel nacional en las principales ciudades del país, brindándoles una atención oportuna y eficiente a sus clientes, con

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precios competitivos, ofreciéndoles una mejora continua en nuestros procesos de atención, siempre enfocados en los principios de responsabilidad y honestidad.

3.2.3.2 Ambiente de control

Determina reglas de comportamiento que compromete a los directivos en la formación profesional de sus subalternos, el mismo sugiere los siguientes elementos:

3.2.3.2.1 Código de Ética

La empresa Dislec no cuenta actualmente con un código de ética por lo que se propone lo siguiente:

EMPRESA DISLEC

FECHA:

30/septiembre/2014

CÓDIGO DE ÉTICA HOJA 1 DE 60

Objetivo

Establecer principios generales que aporten de manera satisfactoria valores éticos y morales en el comportamiento del personal de la empresa

Principios generales

Se contemplan los siguientes principios:

En relación con la función administrativa

 Cumplir y hacer cumplir a cabalidad el código ético de la empresa a través de mecanismos para su aplicación.

48 EMPRESA DISLEC

FECHA:

30/septiembre/2014

CÓDIGO DE ÉTICA HOJA 2 DE 60

 Tener información oportuna de la situación actual de la empresa.

 Ejercer un trabajo profesional, responsable y ético de su actividad.

 Mantener al día los registros contables de la empresa con exactitud de manera de que puedan fácilmente brindar información a entes externos en caso de requerirlo.

 No hacerse participe de interés propios o usar activos para su propio beneficio.

 Trabajar con ética manteniendo confidencialidad en su ejercicio no divulgar ningún secreto profesional.

 Velar por cumplir con las obligaciones y deberes que esté sujeta la empresa.

En relación con proveedores y clientes

 Mantener relacionas licitas con los proveedores.

 Brindar productos en perfecto estado de manera que podamos satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

 Entregar productos garantizados y atender reclamos u observaciones de manera eficaz y eficiente.

49 3.2.3.2.2 Compromiso para la competencia

Más adelante en el manual de funciones se detalla las competencias generales de cada uno de los miembros de la empresa.

3.2.3.2.3 Organigrama estructural

Para la empresa Dislec se ha propuesto el diseño del siguiente organigrama estructural: EMPRESA DISLEC

FECHA:

30/septiembre/2014

CÓDIGO DE ÉTICA HOJA 3 DE 60

En relación con la competencia

 Mantener una lealtad competitiva con otras empresas basado en respeto.

 En caso de tener una posición privilegiada no actuar con dominio.

En relación con los empleados

 Fomentar el respeto y responsabilidad en los empleados como símbolo primordial de sus funciones.

 Inculcar y anteponer la honradez y lealtad para una buena convivencia y prestigio de quienes conforman la empresa

 Mantener capacitaciones constantes para asegurar un alto grado de profesionalismo

 Garantizar la seguridad del trabajador adoptando medidas preventivas

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En la estructura organizacional se ha propuesto implementar un departamento de Control Interno que esté a cargo de un miembro externo de la organización en este caso de un auditor donde se haga visitas cada trimestre para controlar las debilidades de bodega y trabaje en armonía con el departamento contable y jefe de bodega.

Así también se propone la implementación de dos asistentes para el departamento financiero que sería tesorería encargado de emitir comprobantes de egreso y efectuar pago a proveedores y crédito y cobranzas encargado de emitir comprobantes de ingreso y gestionar cobros a clientes

Por otro lado se propone la implementación de un asistente en el área de comercialización que será encargado de facturación donde tendrá que elaborar facturas de ventas, coordinar ordenes de pedidos junto al jefe de bodega y realizar negociaciones con proveedores, se mantiene el supervisor de ventas que seguiría realizando sus mismas actividades, supervisar a su equipo de trabajo, se mantiene la misma cantidad de vendedores.

Finalmente para el área de bodega y distribución se propone implementar un despachador más porque con dos no es suficiente y un chofer adicional para que permita a los dos choferes descansar y servir como apoyo para viajes fuera de la ciudad.

3.2.3.2.4 Asignación de autoridad y responsabilidad

El manual de funciones es un esquema sistemático donde se detallan las actividades funciones o responsabilidades de cada área que serán ejecutadas por los diferentes miembros de la organización

52 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA GENERAL HOJA 4 DE 60 1.- Identificación:

Título del cargo: Gerente General

2.- Descripción General del cargo:

El gerente será el encargado de planificación y dirección de todas las actividades de la empresa para atender las necesidades de los clientes, como la administración y el personal, responsable de poner en marcha la empresa dentro de un marco de políticas y objetivos comunes.

3.- Funciones:

 Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.

 Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro, como también de las funciones y los cargos.

 Representar a la compañía en todos los actos judiciales y extrajudiciales.

 Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de esta.

 Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.

53 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA GENERAL HOJA 5 DE 60  Coordinar con el ejecutivo de ventas y la secretaria las reuniones, aumentar el número

y calidad de clientes.

 Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.

 Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal y contable entre otros.

4.- Formación Profesional:

a) Educación formal:

 Estudios en ingeniería en administración de empresas o afines.

b) Experiencia Laboral:

 Mínimo 5 años en puestos similares.

c) Habilidades/Destrezas:

Habilidades:

 Creatividad e inteligencia emocional.

 Sobresaliente comunicación oral y escrita.

54 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA GENERAL HOJA 6 DE 60

 Excelente relaciones interpersonales.

 Toma de decisiones.

 Responsable.

 Habilidades numéricas, de lenguaje.

 Capacidad de liderazgo.

 Habilidades técnicas conocimiento de los procesos de cada área.

 Habilidad de negociación.

Destrezas:

 Conocimiento de inglés nivel medio – avanzado.

 Conocimientos básicos de las actividades de los subordinados y psicológicas como la empatía, etc.

 Conocimiento de programas informáticos como Microsoft Office, Sistemas de Contabilidad, Internet.

55 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES FINANCIERO/CONTABILIDAD HOJA 7 DE 60 1.- Identificación:

Título del cargo: Jefe financiero/Contador General

2.- Descripción General del cargo:

Será el encargado de velar la gestión del departamento de tesorería y cobranzas como también de llevar toda la contabilidad de la empresa de emitir informes de pérdidas y ganancias, de estar al día con las obligaciones con la administración tributaria.

3.- Funciones:

 Recibir y clasificar todos los documentos, debidamente enumerados que sean asignados (comprobantes de ingreso, cheques nulos, cheques pagados, cuentas por pagar y otros)

 Elaborar presupuestos.

 Evaluar planes de financiamiento.

 Realizar análisis de estados financieros y preparar balances de ganancia y pérdidas.  Contabilizar las nóminas de pagos del personal de la institución.

 Revisar y conformar cheques, órdenes de compra, solicitudes de pago, entre otros.  Preparar proyecciones, cuadros y análisis sobre los aspectos contables.

 Elaborar los asientos contables, de acuerdo al manual de procedimientos.  Llevar el control de cuentas por pagar.

 Llevar la contabilidad y emitir la información al SRI.

56 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES JEFE FINANCIERO HOJA 8 DE 60

 Realizar transferencias bancarias.

 Llevar el control bancario de los ingresos de la institución que entran por caja

4.- Formación Profesional: a) Educación formal:

 Estudios en ingeniería en Contabilidad, Auditoria y finanzas.

b) Experiencia Laboral:

 Mínimo 3 años en puestos similares.

c) Habilidades/Destrezas:

Habilidades:  Creatividad.

 Toma de decisiones.  Responsabilidad

 Habilidad para resolver problemas de análisis e informática.

Destrezas:

 Conocimiento de análisis financiero.  Conocimiento de programas contables.  Conocimiento de derechos tributarios.  Conocimiento de inglés nivel medio.

 Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office, Internet.

57 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES TESORERÍA HOJA 9 DE 60 1.- Identificación:

Título del cargo: Tesorería

2.- Descripción General del cargo

Será el encargando de gestionar los pagos a proveedores, controlar el cumplimiento de las condiciones bancarias, gestión y cobertura de riesgo, etc.

3.- Funciones:

 Emitir Comprobantes de Egresos  Realizar Pagos a proveedores  Efectuar planes de pagos  Elaborar registros contables

 Realizar los pagos a cada proveedor según el medio de pago que previamente se haya elegido (transferencia, cheque, pagaré, letra, recibos, etc.).

 Contabilizar todas las operaciones relacionadas con la tesorería, como los cobros, los pagos, las transferencias, la previsión de intereses, etc.

 Controlar de forma estricta el cumplimiento de las condiciones pactadas con los bancos.

58 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES TESORERÍA HOJA 10 DE 60 4.- Formación Profesional: a) Educación formal:

 Estudios en ingeniería en Contabilidad, Auditoria y finanzas.

b) Experiencia Laboral:

 Mínimo 2 años en puestos similares

c) Habilidades/Destrezas: Habilidades:  Capacidad de negociación  Creatividad  Desenvolvimiento  Responsabilidad

 Habilidad para resolver problemas de análisis e informática  Excelente relaciones interpersonales

Destrezas:

 Conocimiento de análisis financiero  Conocimiento de programas contables  Conocimientos de derechos tributarios  Conocimiento de inglés nivel medio

 Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office, Internet ELABORADO POR:

59 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES CRÉDITO Y COBRANZAS HOJA 11 DE 60 1.- Identificación:

Título del cargo: Crédito y cobranzas

2.- Descripción General del Cargo:

Será el encargado de la financiación de la mercadería, autorización de créditos y ampliación de los mismos, como también gestionar los cobros. Así mismo deberá implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas tratando de cobrar todo en el menor tiempo posible, sin perder la importancia de conservar la relación comercial con los clientes.

3.- Funciones:

 Controlar y supervisar la gestión del cobro a los clientes, realizando los ingresos a través de distintos medios de pago utilizados (transferencia, cheques, recibos, etc.)  Analizar las facturas vencidas.

 Emitir comprobantes de ingresos.  Recaudar ingresos.

 Coordinar los cobros a los vendedores.

 Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.

 Supervisar y validar las notas de crédito

 Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.

 Informar a las Gerencias sobre el comportamiento de los clientes morosos.

60 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES CRÉDITO Y COBRANZAS HOJA 12 DE 60 4.- Formación Profesional: a) Educación formal:

 Estudios en la carrera de Marketing o ingeniería en Administración de Empresas.

b) Experiencia Laboral:

 Mínimo 2 años en puestos similares

c) Habilidades/Destrezas:

Habilidades:

 Poseer carisma desinhiba, pero prudente, analítica y bien relacionada.  Liderazgo.

 Habilidades de negociación orientada a resultados.  Excelente relaciones interpersonales.

 Principios éticos y morales.

 Capacidad de análisis y toma de decisiones atinada.

Destrezas:

 Conocimiento de inglés nivel medio.

 Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office, Internet.

61 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES COMERCIALIZACIÓN HOJA 13 DE 60 1.- Identificación:

Título del cargo: Jefe de Comercialización

2.- Descripción General del cargo:

Será el encargado de velar la gestión del departamento de facturación y ventas que cumplan con los objetivos trazados, utilizando estrategias de marketing y objetivos de mercado, monitoreando continuamente para verificar si se está cumpliendo con lo requerido.

3.- Funciones:

 Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos.  Programar el trabajo en su área, anticipando os objetivos de cada gestión.  Buscar mejores nichos de mercado.

 Establecer políticas de venta.

 Verificar que los clientes estén satisfechos por el bien y servicio.  Aprobar planes de promociones.

 Crear lineamientos para el establecimiento de precios.  Evaluar la cobertura de ventas.

 Elaborar presupuestos de ventas.  Negociación con proveedores.

ELABORADO POR:

62 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES COMERCIALIZACIÓN HOJA 14 DE 60 4.- Formación Profesional: a) Educación formal:

Estudios en la carrera de marketing o ingeniería en administración de empresas.

b) Experiencia Laboral:

 Mínimo 3 años en puestos similares

c) Habilidades/Destrezas:

Habilidades:  Liderazgo.

 Habilidades de negociación orientada a resultados.  Excelente relaciones interpersonales.

 Principios éticos y morales.

 Capacidad de análisis y toma de decisiones atinada.

Destrezas:

 Conocimiento de inglés nivel medio.

 Conocimiento de programas informáticos: Microsoft Office, Internet.  Conocimiento de análisis financiero

 Conocimiento de índices económicos.

63 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES FACTURACIÓN HOJA 15 DE 60 1.- Identificación:

Título del cargo: facturación.

2.- Descripción General del cargo:

Encargada de coordinar y controlar los procesos de facturación, asegurando el cumplimiento de los contratos de servicios establecidos con los clientes

3.- Funciones:

 Revisar stock de mercaderías.  Elaborar facturas de ventas.

 Coordinar los órdenes de pedido junto al jefe de bodega.  Realizar negociaciones con proveedores.

 Verificar la facturación de las ventas para asegurar la aplicación correcta de las tarifas con el propósito de finiquitar los compromisos señalados en los contratos vigentes.  Archivar de acuerdo a la entidad las órdenes, con sus respectivas facturas y soportes

para facilitar la realización de las cuentas de cobro y facturación de cada pedido.  Relacionar la facturación mensual por entidades.

 Atender las peticiones, quejas y reclamos de los usuarios de manera amable y eficaz.  Realizar las actividades inherentes a su responsabilidad que les sean encomendadas

por la coordinación financiera.

 Elaborar reportes mensuales de ingresos y facturas canceladas.

64 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES FACTURACIÓN HOJA 16 DE 60 4.- Formación Profesional: a) Educación formal:

 Estudios en la carrera de administración de empresas Economía o afines.

b) Experiencia Laboral:

 Mínimo 1 año en puestos similares.

c) Habilidades/Destrezas:

Habilidades:

 Capacidad de negociación.

 Poseer carisma analítico y bien relacionado.  Excelente relaciones interpersonales.

 Principios éticos y morales.  Facilidad de expresión.

 Habilidad para el manejo de sistemas administrativos.

Destrezas:

 Conocimiento de inglés nivel medio.

 Conocimiento de programas informáticos como Microsoft Office, Internet.  Conocimiento en manejo de recursos

ELABORADO POR:

65 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES SUPERVISIÓN DE VENTAS HOJA 17 DE 60 1.- Identificación:

Título del cargo: Supervisión de ventas.

2.- Descripción General del cargo:

Sera el encargado de lograr que su grupo de ventas cumpla con los objetivos trazados, utilizando estrategias de marketing y objetivos de mercado, monitoreando continuamente para verificar si se está cumpliendo con lo requerido.

3.- Funciones:

 Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales.  Realizar un seguimiento de consumo por cada cliente de su zona.

 Supervisar si los vendedores están cumpliendo con las metas propuestas.  Supervisar las ventas realizadas.

 Analizar posibles clientes potenciales.

 Elaborar sistemas de motivación a los vendedores.  Establecer rutas de visitas a clientes.

 Buscar mejores nichos de mercado.  Establecer políticas de venta.

ELABORADO POR:

66 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES SUPERVISIÓN DE VENTAS HOJA 18 DE 60 4.- Formación Profesional: a) Educación formal:

 Estudios en la carrera de marketing o ingeniería en administración de empresas o afines

b) Experiencia Laboral:

 Mínimo 2 años en puestos similares

c) Habilidades/Destrezas:

Habilidades:

 Capacidad de negociación.  Liderazgo.

 Excelente relaciones interpersonales.  Principios éticos y morales.

 Capacidad de análisis y toma de decisiones atinada.  Capacidad para atender necesidades del cliente.

Destrezas:

 Conocimiento de inglés nivel medio.

 Conocimiento de programas informáticos como Microsoft Office, Internet.  Conocimiento de técnicas de marketing y ventas.

 Destrezas interpersonales y analíticas.  Resistente al estrés y presión.

ELABORADO POR:

67 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES VENDEDORES HOJA 19 DE 60 1.- Identificación:

Título del puesto: Ejecutivos de Ventas

2.- Descripción General del puesto:

Tratan directamente con clientes, ya que están al cargo de las grandes cuentas y negocian algunos precios de venta, hacen un seguimiento regular y sistemático de los resultados de ventas. Operan en oficina y en campo, para identificar escenarios a futuro, y reunirse con clientes y proveedores.

3.- Funciones:

 Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales.  Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos.

 Realizar un seguimiento de consumo por cada cliente de su zona.

 Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión.  Verificar que los clientes estén satisfechos por el servicio y producto.  Comunicarse permanentemente con el supervisor de ventas.

 Buscar clientes y evaluar proveedores (estudios de mercado) para obtener el mayor beneficio posible.

 Planificar las ventas en los mercados nuevos y existentes.  Preparar informes y reportes.

 Cerrar tratos. ELABORADO POR:

68 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES VENTAS HOJA 20 DE 60 4.- Formación Profesional: a) Educación formal:

Estudios en la carrera de marketing o ingeniería en administración de empresas o afines

b) Experiencia Laboral:

 Mínimo 1 año en puestos similares

c) Habilidades/Destrezas:

Habilidades:

 Capacidad de negociación.

 Poseer carisma desinhiba, pero prudente, analítica y bien relacionada.  Habilidades de negociación orientada a resultados.

 Excelente relaciones interpersonales.  Principios éticos y morales.

Destrezas:

 Conocimiento de inglés nivel básico.  Buenas relaciones personales.

 Conocimiento de técnicas de marketing y ventas.  Destrezas interpersonales y analíticas.

 Resistente al estrés y presión. ELABORADO POR:

69 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES JEFE DE BODEGA HOJA 21 DE 60 1.- Identificación:

Título del cargo: Jefe de Bodega y Distribución.

2.- Descripción General del puesto:

Será el encargado de velar la gestión de los despachadores y trabajar de la mano con los choferes, es responsable de la ejecución de labores de recepción, almacenaje y distribución de la mercadería para la venta a los diferentes clientes, velando en todo el proceso por el adecuado mantenimiento del inventario tanto físico como en el sistema.

3.- Funciones:

 Realizar la logística de bodegas a su cargo.  Presupuestar entregas de mercaderías diarias.  Analizar planes de cobertura diaria.

 Determinar lineamentos de stocks de mercaderías.  Establecer horarios de distribución.

 Comunicar las devoluciones de mercadería.

 Digitar órdenes de compra de mercadería para que posteriormente sean generadas y ejecutadas en el Departamento de facturación.

 Velar por el orden y la limpieza de la Bodega.

 Velar por que la mercadería que esté en bodega se despache oportunamente a los camiones.

 Hacer en el sistema, ajustes al inventario por mermas o por mercadería dañada.

70 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES JEFE DE BODEGA HOJA 22 DE 60 4.- Formación Profesional: a) Educación formal:  Estudios bachilleres. b) Experiencia Laboral:

 Mínimo 2 años en puestos similares.

c) Habilidades/Destrezas:

Habilidades:  Liderazgo.  Responsable.

 Sumamente ordenado y organizado.  Habilidad numérica.

 Amplio espíritu de servicio.  Excelente trato hacia el cliente.  Capacidad de trabajo bajo presión.

 Buen manejo de relaciones interpersonales.  Principios éticos y morales.

Destrezas

 Cursos o conocimientos en manejo de Bodegas e inventarios.

 Manejo del sistema operativo WINDOWS y de las herramientas Word y Excel.  Familiarizado con sistemas de control de inventarios.

ELABORADO POR:

71 EMPRESA DISLEC FECHA: 30/septiembre/2014 MANUAL DE FUNCIONES DESPACHADOR HOJA 23 DE 60 1.- Identificación:

Título del cargo: Despachador.

2.- Descripción General del cargo:

Encargado de Controlar y manejar los inventarios y velar por la recepción de mercancía proveniente de los diferentes proveedores, encargado del despacho de mercancía a los diferentes camiones, los cargadores van de acompañantes en el vehículo, a los puntos de carga y descarga, encargados del manteniendo, el orden y aseo de la bodega.

3.- Funciones:

 Despachar la mercadería diariamente.  Salvaguardar las mercaderías en bodega.

 Receptar las mercaderías de los diferentes proveedores.

In document Sistema de control interno y gestión de inventarios en la empresa DISLEC de la ciudad de Santo Domingo (página 59-153)