Objetivos: a) Atender las solicitudes de las instancias internas o externas a la Institución que solicitan información de carácter no confidencial. b) diseñar informes basados en indicadores que permitan medir el desempeño, el nivel de logro de los objetivos establecidos en el PDI y sirvan como elemento clave para la toma de decisiones.
Normas de operación
1. El horario de atención a solicitudes es de 9:00 a 14:00 hrs en días hábiles.
2. Todas las solicitudes de diseño de informes recibidas vía telefónica, oficio, a través de la página
http://ciyt.uaz.edu.mx/ss o algún otro medio deberá ser registrada para su correcto seguimiento y
control en los formatos de solicitud de servicio SSa-CII-7.2.1-02 y SSb-CII-7.2.1-02 que deberán ser firmados por el solicitante o bien por responsable del área.
3. En caso del cálculo de un indicador1 primero se deberá verificar si existe una definición
Institucional o en su defecto una que la organización destinataria de los datos establezca. Si no existe ninguna de las anteriores el reporte deberá incluir la fórmula para su cálculo o bien el responsable del CII acordará la metodología para su cálculo con el solicitante en formato EPI- CII-7.0-01.
4. El CII deberá siempre observar lo establecido en la ley de transparencia y acceso a la
información pública y la ley de protección de datos personales
5. El CII cuenta con dos días hábiles para revisar si la solicitud:
a. No se opone en lo establecido en la ley de protección de datos y transparencia vigentes. b. Si la solicitud es clara, la información solicitada es coherente y se cuenta con una
metodología para obtener la información.
c. Si en la base de datos existen los insumos (tablas, registros, datos) necesarios para dar
respuesta a la solicitud.
6. Una vez superados cada inciso del punto 5, el CII tiene un máximo de diez y ocho días hábiles
para la entrega de la información. Si existe en curso un proceso de mayor jerarquía de atención, se recorrerá la fecha de acuerdo a las necesidades de atención de éste y se le notificará al cliente la demora.
7. En caso de que no exista la información solicitada y se considera que Institucionalmente pudiera
ser de valor contar con ella se deberá:
a. Informar al coordinador del área Institucional que aplique de la falta del proceso de
registro o de la deficiencia de éste para recabar los datos. (ej. “Número de docentes con grado de maestría obtenidos en el extranjero”, informar a la Secretaría Académica de la falta de un proceso para recabar y registrar estos datos.)
b. Informar al CIDS de la necesidad de crear en la base de datos las tablas y aplicaciones
para registrar los datos solicitados.
8. Todo indicador o reporte que lo amerite deberá incluir como anexo la metodología para su
obtención.
9. Una vez entregado el informe, su metodología y el resultado en formato EPI-CII- 01 se deberá
integrar al repositorio Institucional de reportes.
10. A la entrega de cada reporte se solicitara el llenado de la encuesta de satisfacción SUI-CIyT-
8.2.1-02
Ficha de calidad
P
L
ANE
AR
Proceso: Diseño de informe con indicadores o datos institucionales
Propietario: Centro Institucional de Información
Objetivo: a) Atender las solicitudes de las instancias internas o externas a la Institución que solicitan
información de carácter no confidencial.
b) Diseñar informes basados en indicadores que permitan medir el desempeño, el nivel de logro de los objetivos establecidos en el PDI y sirvan como elemento clave para la toma de decisiones.
Alcance:
Empieza: Con la solicitud de informe SSa-CII-7.2.1-02 y SSb-CII-7.2.1-02
Incluye: Metodología para su generación, retroalimentación por parte del usuario EPI-CII-7.0-01,
la entrega del informe al usuario en formato EPI–CII, integración al repositorio de informes.
Termina: Con llenado de encuesta de satisfacción de usuario SUI-CIyT-8.2.1-02.
Proveedor: CIDS a través de los desarrolladores. Cliente: Usuarios en general del SIIAF,
alumnos, aspirantes o personal de la Institución.
HACER
Entradas: Solicitud de informe SSa-CII-7.2.1-02 y
SSb-CII-7.2.1-02, metodología para su cálculo EPI-
CII-7.0-01.
Salidas: Informe solicitado, reporte integrado al
repositorio de reportes.
Registros: Solicitud, metodología, seguimiento en
diagrama de gantt
Diagrama: Atención de solicitudes de soporte
V
E
R
IFICA
R
Variables a controlar: Fecha de recepción, Fecha
de entrega, metodología para cálculo.
Inspecciones/controles: Solicitud con
metodología anexa, requisitos para informe claramente documentados, insumos en la base de datos de explotación.
Indicadores: % de tiempo de respuesta = tiempo real / tiempo programado
ACT
UAR
Producto no conforme: Reporte no atendido en menos de dos días hábiles, reporte no entregado en
veinte días hábiles.
Acción preventiva: Acordar con cliente la
metodología para la obtención del informe/indicador. Verificar que se cuente con los insumos en la base de datos.
Acción correctiva: Apegarse en estricto a los
requerimientos y metodología acordada con el cliente.
Diseño de reporte o informe con indicadores o datos Institucionales Responsable CII
Cliente Desarrollador de Informes
Inicio Recibe solicitud de informe Llena solicitud de informe SI-CII- ¿Existe definición Institucional ? ¿El informe establece metodología para el cálculo? Propone metodología para calcular indicador ¿Se acepta metodología? NO NO ¿Se solicita algún indicador? Recibe solicitud autorizada con metodología anexa (opcional) ¿Existen datos necesarios? Verifica que todos los datos existan en la base de datos de explotación Diseña proceso de extracción de datos Diseña proceso de Transformación de datos Carga los datos en BD de explotación
Ejecuta proceso de actualización de
datos SI
¿Los datos son vigentes? a NO a SI NO Diseña reporte según requerimientos b b SI Entrega reporte a Encargado para validación Integra informe a repositorio de reportes Institucional c c Revisa que reporte
cumpla con requerimientos ¿Cumple con requerimientos del cliente? Fin d Entrega reporte a cliente y levanta encuesta de satisfacción SI d Recibe reporte Llena encuesta de satisfacción e e SI ¿Existen en la BD de producción? SI Se informa al responsable de la situación NO Recibe informe de ausencia de datos Informa al Coordinador de área correspondiente Informa al cliente de la situación a a NO a SI a SI
Descripción de Actividades del Proceso
Diseño de informe con indicadores o datos institucionales
Actividad
#
Actividad
Descripción
Responsable
Formato(s)
1 Realizar solicitud El usuario realiza y entrega solicitud al responsable del CII Usuario SSa-CII-7.2.1-02
SSb-CII-7.2.1-02
2 Se turna Solicitud El responsable del CII turna formato de solicitud a personal del CII
Responsable del CII
3
Programa y realiza entrevista
Personal del CII programa y realiza entrevista al usuario para definir requerimientos y metodología.
Personal de Diseño de Información del CII
EPI-CII-7.0-01 4 Diseño de extracción y transformación de Información Personal de diseño de información realiza la extracción y transformación de datos. Personal de Diseño de Información del CII
EPI-CII-7.0-01
5
Diseño de reporte de información
Personal de diseño de información realiza reporte de información con datos obtenidos.
Personal de Diseño de Información del CII
6 Se entrega Servicio en
formato acordado
Mediante oficio se entrega el
servicio de información Personal de Diseño de
Información del CII
EPI-CII- 01
7
Se realiza encuesta de satisfacción
Personal del CII solicita al usuario el llenado de la encuesta de satisfacción
Personal de
Información del CII y Usuario