Diseño de la Herramienta de Estimación de Ahorros 102

En este apartado se detalla cómo se diseñó la herramienta bajo la utilización de Excel para cumplir con los requerimientos antes mencionados. La descripción se hará en base a cada uno de ellos en forma breve y la presentación final de la herramienta será integrada en los anexos para revisión a mayor detalle.

El primer requerimiento es hacer referencia a la utilización de los métricos, por lo cual se integra la descripción detalla de todos los descritos anteriormente (Sección 4.2), cabe hacer referencia que se debe hacer una integración al material de entrenamiento que permita a todos los participantes tener el conocimiento y el mismo lenguaje mediante estos métricos. A continuación se muestra impresión de pantalla de la hoja DescMetricos:

Figura  . Descripción de los métricos Lean Seis Sigma (oja DesMetricos  Anexo  a  

Esta pestaña nos permitirá poder revisar la descripción de cada uno de ellos, es posible el acceso a esta hoja de varias otras parte de la herramienta donde se

utilizan los métricos, se instalaron accesos directos bajo la referencia de “Descripción de métricos” que permiten su acceso. Esta hoja se encuentra protegida para evitar modificaciones por errores, pero no se cuenta con contraseña para que se pueda quitar la protección y agregar otros métricos que se crean convenientes.

El funcionamiento de la herramienta está basado en tres pasos:

1. Identificación de posibles desperdicios que se puedan presentar en el proceso y la identificación del tipo de ahorro que se pueda encontrar si se toman acciones de mejora en estos desperdicios. (Sección 4.1, Figura 24)

El usuario requiere seleccionar el métrico primario y visualizará las recomendaciones de que posibles desperdicios debe verificar que no se encuentren en el proceso. A continuación una impresión de pantalla de la hoja Paso 1:

Se cuenta con todos los métricos que se tienen definidos y su selección es mediante una lista desplegable. Al lado derecho se cuenta con un acceso a los métricos por si se requiere una revisión de los mismos.

La hoja está automatizada para que al seleccionar el métrico requerido se haga el cambio de los desperdicios y los colores hace referencia al tipo de ahorro (Sección 4.1). Esta hoja se encuentra protegida para evitar modificaciones por errores, pero no se cuenta con contraseña para que se pueda quitar la protección y hacer modificaciones si así se requiere. Al haber identificado todas las posibles áreas de mejora en los desperdicios se continúa al Paso 2.

2. Identificaciones de los Métricos Secundarios y Críticos. Es de suma importancia la identificación de todas las afectaciones positivas y negativas que tengan nuestras acciones de mejora al métrico primario, el paso 2 se enfoca en recomendaciones del métrico con otros para poder seleccionar los métricos secundarios y críticos. (Sección 4.2.2, Figura 26, Tabla 3). A continuación una impresión de pantalla de la hoja Paso 2:

Figura  . Relaciones de los métricos para la selección de los métricos secundarios y críticos  Anexo  c   Al tener estas recomendaciones se inicia un proceso de ir seleccionando uno a uno los métricos secundarios o críticos mediante el conocimiento del experto del proceso.

El conocer estos métricos creará al usuario un panorama más amplio del problema y se identifican posibles ahorros por otros beneficios de los cambios y se contemplarán posibles costos del proyecto por las afectaciones negativas en los métricos críticos. Al lado derecho se cuenta con un acceso a los métricos por si se requiere una revisión de los mismos.

La hoja esta automatizada para que al seleccionar el métrico primario se haga el cambio de las relaciones (Figura 26). Esta hoja se encuentra protegida para evitar modificaciones por errores, pero no se cuenta con contraseña para que se pueda quitar la protección y hacer modificaciones si así se requiere. Al haber identificado los métricos, se continúa al Paso 3.

3. Este paso es la utilización de los detonadores para la identificación de los ahorros que se pudieran dar en la eliminación de los desperdicios o aumentos en las eficiencias. Se inicia con el detalle de la información del proyecto y la documentación del métrico primario, métricos secundarios y críticos. Después se procede a contestar los detonadores en cada una de las características del diagrama Causa & Efecto. La utilización de estos detonadores busca identificar todos los posibles beneficios económicos y al

final si algún otro beneficio no incluido dentro de las preguntas se puede añadir (Sección 4.4). A continuación una impresión de pantalla de la hoja

Paso 3:

Figura  . Estimación de los ahorros en las características C&E  Anexo  d  

Al llegar al paso 3 se tiene como objetivo generar un diagnóstico del contexto del problema que permita generar un panorama de las posibles acciones de mejora y los efectos que se esperan.

Los detonadores están enfocados a obtener todos los beneficios, el usuario apoyándose en la información contable debe obtener los montos económicos que son representativos de las metas del proyecto.

Al responder cada pregunta con un sí, se cambia el color de la casilla de monto haciendo referencia a que se requiere calcular el beneficio económico por esa mejora, se tiene integradas 3 columna:

• El monto de los ahorros por beneficios del Métrico Primario.

• El monto de los ahorros por beneficios de los Métricos Secundarios. • El monto de los costos por afectaciones a los Métricos Críticos.

Para el cálculo del Monto Final, se tienen la suma de los ahorros estimados por el Métricos Principal y los Métricos Secundarios menos los posibles costos que se puedan incurrir por las modificaciones en los Métricos Críticos, así como al final el posible costo de inversión si se requiere. Del lado derecho se puede seleccionar el tipo de ahorro al final de estas columnas.

Dentro de cada característica se puede dar un clic y pasar a la descripción de cada pregunta, su objetivo y posibles causas y una recomendación de cómo podrías calcular el ahorro. Aquí una impresión de pantalla de la hoja Detonadores.

Para mantener cada cálculo de los ahorros de cada proyecto se integró un macro que permite almacenar una copia que se posiciona al final de las hojas. Es requerido cambiar el nombre de la hoja para tener un control sobre los proyectos y así se mantendrá todas las estimaciones de diferentes proyectos. Dentro de este macro también se tiene un procedimiento de vaciar toda la información a la hoja

hacer comparaciones entre los mismos. El macro se activa en el botón del lado derecho que tiene la leyenda “Agregar al Portafolio”.

Como parte de los requerimientos también es importante tener todas las evaluaciones en un mismo espacio que permitas ver los detalles de cada uno y los montos que se estimaron de ellos. La hoja Portafolio está diseñada para mantener esta información, automáticamente se vacía la información y mediante un macro se hace una categorización de los proyectos de la siguiente manera:

• Los proyectos A, estos proyectos son los que tienen el 80% de los ahorros del

total del portafolio.

• Los proyectos B, son los proyectos que se encuentran entre el 80-90% del total de los ahorros del portafolio.

• Los proyectos C, que son los proyectos con menores ahorros y están entre el 90% y el 100% del total de los ahorros.

El macro para categorizar el portafolio está asignado a un botón en la parte superior izquierda bajo la leyenda “Clasificar”. Los proyectos son ordenados automáticamente en decremento por su estimación de ahorro y en formato visual se hace la clasificación. A continuación una impresión de pantalla de la hoja

Figura  . Portafolio de proyectos  Anexo  e  

Esto nos permite identificar en cuestión monetaria cuales son los proyectos que son potencialmente los más beneficiosos. Incluyendo este criterio junto a otros como pueden ser tiempo de realización, afectación a la satisfacción del cliente, requerimientos de personal y más, se puede utilizar la matriz de priorización y tener un método de selección de proyectos altamente rentables y alineados a la estrategia de la empresa.

Por último y para tener de forma documentada el funcionamiento de la herramienta se desarrolló una hoja al inicio donde se detalla el objetivo de la herramienta, las características de todas las hojas con las que se cuentan y la descripción del proceso. A continuación se presenta una representación de la hoja

Figura  . Descripción del funcionamiento de la herramienta 

Esta hoja se encuentra protegida para evitar modificaciones por errores, pero no se cuenta con contraseña para que se pueda quitar la protección y hacer modificaciones si así se requiere.

Existe otra hoja bajo el nombre de Listas que está diseñada para las funciones de las formulas y listas que son utilizadas en todas las demás, se encuentra protegida y para modificar las relaciones o incrementar métricos aquí es donde se debe de hacer.

Una vez diseñada la herramienta en su totalidad se procede a su verificación en el Capitulo 6.