CAPÍTULO I. MARCO TEORICO
3 CAPÍTULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.4 Objetivos
3.4.6 Diseño del plan de mejoras
El Plan de Mejoras es un instrumento que proporciona contenido y dirección al cambio que es intencional sobre las prácticas de gestión, articulando aquellos aspectos prioritarios que el municipio abordará para su mejoramiento, y que tendrán mayor impacto en la gestión, resultados y logro de los objetivos institucionales. Las áreas que vamos a mejorar en el municipio de Mera son:
3.4.6.1 Gestión Documental
Controlar los documentos que hacen parte del sistema de gestión de calidad, incluidos los registros; de tal manera que se garantice su uso correcto y adecuado, se conserven legibles, fácilmente identificables y recuperables buscando que con éstos se proporcione evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGC.
3.4.6.2 Procedimiento archivo de gestión
De cara a una buena organización del archivo de oficina, hay que diferenciar entre los documentos de archivo propiamente dichos y los de apoyo informativo, puesto que los de archivo serán conservados, mientras que los documentos de apoyo habrán de ser eliminados una vez que haya finalizado su función informativa.
89
Tabla 23.- Procedimiento archivo de gestión
ANTES DESPUES
Los documentos de archivo: son conjuntos orgánicos de documentos que responden a la dinámica de la oficina que los produce, son fuentes primarias de información y ejemplares, los cuales, una vez transcurridos los plazos establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa, deberán ser transferidos al Archivo Central.
Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la gestión administrativa, tales como boletines oficiales, revistas, publicaciones o informes elaborados
por otras instituciones, etc. No serán
transferidos al Archivo Central y se destruirán en la propia oficina.
La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal, de manera que se utilizará para ello una máquina destructora.
Elaborado por: El Autor
Tabla 24.- Procedimiento archivo central
ANTES DESPUES
Es el conjunto de documentos que se genera o produce en una unidad administrativa, área u oficina como consecuencia natural y jurídica de los asuntos o trámites de la sociedad civil en cualquier soporte. Por lo que en el GAD municipal se estima la necesidad de tener en cuenta este procedimiento
Debe estar ubicado en el nivel operativo en
relación a sus funciones técnicas, y a nivel
directivo en relación a sus funciones directrices
de información y administración documental de toda la Institución, dependiendo de Secretaría Ejecutiva.
90
3.5 Gestión del Talento Humano
Garantizar la competencia de los servidores públicos de la Administración Municipal, y gestionar todos los asuntos relacionados con la administración del personal:
Procedimiento de selección y vinculación de personal
o Identificación de la necesidad
o Gestión del financiamiento
o Definición del cargo a desempeñar (perfil, capacitación, habilidades, experiencia mínima requerida.
o Establecimiento del cronograma.
o Conformación de la comisión de selección
o Subir el proceso al portal del Ministerio de Relaciones Laborales.
o Evaluación de los postulantes y Preselección
o Proceso de selección
o Definición del ganador
o Contratación
o Proceso de inducción
Procedimiento para realizar evaluación del desempeño
o Definir indicadores y actividades por cargo.
o Realizar la convocatoria a los servidores, funcionarios
o Aplicar la ficha
o Comunicar los resultados
o Realizar reunión de socialización y compromisos. Procedimiento para capacitación de personal
o Identificar las necesidades por departamento.
o Diseñar un plan.
o Definir y gestionar el presupuesto
o Contratación de los facilitadores
91
A continuación se establece un formato que servirá para evaluar el desempeño
Tabla 25.- Formato de evaluación
FORMATO PARA LA EVALUACIÒN DEL DESEMPEÑO
APELLIDOS Y NOMBRES:………..….. NÙMERO DE CÈDULA……… FECHA:……… CARGO:………JEFE INMEDIATO:……… Para cada indicador puede asignar desde el grado 1 (Deficiente) hasta el grado 6 (Excelente),
marcando con una equis (x). Solamente marque una alternativa.
INDICADOR 1 2 3 4 5 6 PUNTOS OBSERVACIÒN
LIDERAZGO: Transforma sus ideas en metas y las transforma en un plan de actividades realizables. Motiva y dirige a su personal.
SOLUCIÒN DE PROBLEMAS:
Analiza las alternativas y la información disponible. Toma y pone en marcha decisiones fundamentales y necesarias.
EFECTIVIDAD E INICIATIVA:
Desarrolla y organiza las actividades en forma lógica con la finalidad de lograr los
objetivos previstos. Contribuye con
propuestas innovadoras tomando la iniciativa.
TRABAJO EN EQUIPO: Mantiene
relaciones cordiales, interactúa
adecuadamente con el personal.
Comparte información con la finalidad de optimizar el trabajo.
AUTORIDAD; las tareas que asigna su personal, son realizadas en el tiempo previsto. Infunde respeto.
COMPROMISO: Se identifica el nivel de
compromiso con los objetivos
institucionales, aporta al cumplimiento de los mismos.
COMUNICACIÒN: Sabe escuchar, comunica verbalmente o por escrito el avance de sus acciones. Mantiene interacción positiva con sus compañeros, jefes y la comunidad.
CONFIABILIDAD: Maneja discretamente información confidencial y sobre lo que debe y no debe informar a terceros.
SERVICIO: Atiende a los usuarios con amabilidad, respeto y se preocupa por resolver sus necesidad de atención.
92
Adaptado por: El autor
Tabla 26.- Plan de capacitación
Objetivo.- Potenciar y fortalecer las habilidades destrezas individuales y colectivas de los empleados, para contribuir a la satisfacción de los usuarios de los servicios del GAD de Mera.
Nivel Contenidos Tiempo costo Responsable Lugar
Alto Liderazgo 20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis Sala de reuniones de la alcaldía Alto Desarrollo de competencias Organizacionales
20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis
Sala de
reuniones de
la alcaldía
Alto Evaluación por
procesos
20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis
Sala de
reuniones de
la alcaldía
Intermedio Manejo de conflictos 20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis Sala de reuniones de la alcaldía Intermedio Certificaciones de calidad
20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis Sala de reuniones de la alcaldía Apoyo administrativo y técnico Solución de problemas
20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis Auditorio del Municipio Apoyo administrativo y técnico
Servicio al cliente 20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis Auditorio del Municipio Apoyo administrativo y técnico Certificaciones de calidad
20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis Auditorio del Municipio Apoyo administrativo y técnico Mejoramiento y Desarrollo Personal
20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis Auditorio del Municipio Apoyo administrativo y técnico Gestión y finanzas
públicas 20 horas 200 Lic. Tatiana
Villacis
Auditorio del
Municipio Elaborado por: El autor
93
Objetivo.- Organizar en el tiempo los eventos de capacitación propuestos, para un mejor desarrollo y prevención de necesidades.
Nro. Tema Mar Abr May Junio Jul Ago Sep Oct Nov Dic
01 Liderazgo 02 Desarrollo de competencias Organizacionales 03 Evaluación por procesos 04 Manejo de conflictos 05 Certificaciones de calidad 06 Solución de problemas 07 Servicio al cliente 08 Certificaciones de calidad 09 Mejoramiento y Desarrollo Personal 10 Gestión y finanzas públicas
Elaborado por: El autor