GRAFICO 11.Pregunta 11 Empleado – Obrero
2.3. Diseño de la propuesta
Descripción de los procesos para el manejo de los activos fijos
Implementación de la Documentación para el
manejo de activo fijo
Conclusión y Recomendación
MODELO DE CONTROL INTERNO PARA ACTIVO FIJOS DE LA EMPRESA MONTAGUA.
Introducción Objetivo General Objetivo Especifico
Propuesta
Identificar las áreas vinculadas con el proceso
del control Interno de Activos Fijos
Modelo a utilizar de control interno para
activos fijos
Implementación de los componentes de control internos
para manejo de Activos Fijos
71
Fundamentación de la Propuesta
El objetivo del presente trabajo es implementar el modelo de Control Interno de acuerdo a los criterios del modelo Coso I en el proceso contable de los activos fijos de la Empresa de agua Potable y Alcantarillado del Cantón Montalvo Provincia de Los Ríos.
La implementación de este modelo es importante debido a que cada uno de los componentes de la empresa estará concatenados en un proceso dinámico permanente en la cual los departamentos de la entidad deben establecer los objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre sí para de esta manera garantizar el desarrollo de la organización.
Al realizar el control interno de activos Fijos de la empresa Montagua considerando el modelo de control interno Coso I se establece un esquema presupuestario de acuerdo a las adquisiciones que realice, dependiendo de la necesidad y acorde a las políticas que tenga la institución, teniendo en cuenta las diferentes teorías analizadas.
El uso adecuado de los activos fijos refleja la eficiencia y eficacia en el manejo de los bienes muebles e inmuebles, siendo la alternativa ideal para el análisis y la toma de decisiones en la empresa, considerando los factores internos, externos, la globalización y velocidad de la comunicación, así como de su injerencia en el control interno de activos fijos.
Normas de Control Interno para bienes de larga duración
Para el control de activos fijos de larga duración en el presente trabajo nos hemos basado en las normas de Control Interno del sector público en las cuales claramente se especifica que la máxima autoridad a través del comité o unidad de adquisiciones de la institución será la responsable de las adquisiciones y determinará los procesos necesarios para la adquisición , almacenamiento y distribución de materiales, útiles y
72
enseres así como de otros bienes de larga duración para el normal desarrollo de las actividades de la entidad.
Para las adquisiciones se seguirá múltiples procedimientos entre los cuales podemos mencionar:
Se considerarán tres cotizaciones
Mantener un registro actualizado de posibles proveedores para asegurar la calidad y precios de los productos
Se considerará un criterio de economía en la adquisición de bienes
Se considerara el tiempo de duración del activo.
En lo que se refiere a almacenamiento o distribución, la persona encargada o responsable de la bodega tendrá que llevar un registro adecuado y permanente por unidades de iguales características, permitiendo el ingreso solo de las personas que laboran en la institución siempre y cuando tengan el permiso de la máxima autoridad para usar uno de los bienes que descansan en bodega siempre y cuando se realícela tramitación de la documentación correspondiente.
Los directivos dispondrán de un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes que están al servicio de la institución y de los que descansan en bodega.
El sistema de registro de los bienes de larga duración se realizará de forma detallada con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre siempre actualizada y de conformidad con las normativas vigentes.
La identificación y protección de los bienes se lo establecerá de una forma adecuada que permita identificar fácilmente, de una manera organizada y bajo una correcta protección, se llevará impreso el código correspondiente en una parte visible permitiendo así su fácil identificación.
73
La custodia se realizará a través de la máxima autoridad de la entidad a través de la unidad de control respectiva, la cual designará una persona responsable que garantice la conservación, seguridad y mantenimiento de s existencias y bienes de larga duración.
La entidad se encargará de implementar una reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, en cada de las instalaciones con que cuenta la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del estado, esto permitirá una fácil identificación para la identificación del personal responsable de su custodio.
La constatación física de los bienes se realizará mediante un acta en la cual constará el proceso de verificación, previo a la autorización de la autoridad se realizará la identificación de los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según corresponda de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
La baja de los bienes se los realizará por obsoleto o han culminado su vida útil, además se basará en las disposiciones del reglamento general de bienes del sector público y además se basará en el reglamento interno de la institución.
Si la baja del bien se realiza por destrucción injustificada el servidor o responsable se le aplicará la sanción administrativa correspondiente y cuando el caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual naturaleza o pagar su valor a precio de mercado.
La administración de la entidad velara en forma constante por el mantenimiento preventivo de los activos fijos a fin de conservar su estado y prolongar su vida útil. La contratación de servicios para el mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.
74
Modelo de control Interno Coso I
Mediante la implementación de este modelo de control interno se busca determinar a tiempo las posibles desviaciones en la eficiencia y eficacia de activos fijos, así como la reducción de riesgos de posibles errores, dotando a la institución de información financiera verídica y una seguridad razonable en el complimiento de metas y objetivos.
Desarrollo de la propuesta.
Para el desarrollo de la propuesta se utilizara el modelo de control interno Coso I y se tomará los tres departamentos más importantes que son gerencia, financiero, y contabilidad ya que son los encargados del manejo de los activos y la organización correcta de la empresa.
Objetivo general.
Mejorar los procesos en el registro de activos fijos dentro de la empresa municipal de agua potable y alcantarillado en el cantón Montalvo.
Objetivo especifico
Conocer con exactitud la cantidad de activos fijos de la empresa.
Plantear parámetros de uso de sistema a utilizarse y con ello determinar funciones que llevaran a cabo cada una de los componentes.
Controlar a través de normas y procedimientos los activos fijos de la empresa. Justificación.
Con la implementación de un modelo de control interno la empresa Montagua va a tener un mejor desenvolvimiento en el desarrollo de sus actividades, los bienes de la institución estarán salvaguardados de manera que permita conocer su procedencia, en
75
el departamento que se encuentra, la utilidad y el cuidado que se le está ofreciendo, su estado actual, las depreciaciones que va experimentando, y todo lo relacionado a los cambios de los bienes.
Además la entidad con la autorización de la máxima autoridad designará a la persona responsable que se encargará de la custodia de los bienes, el mismo que se encargara de llevar un control exhaustivo de los activos fijos lo que permitirá el buen manejo y ayudará a que la institución cumpla con sus metas y objetivos.
Al definir los procesos y actividades de control a realizar por cada bien de la entidad Montagua se logra un mayor control sobre los activos fijos que posee la empresa, generando beneficios técnicos y económicos, como son:
Información eficiente y eficaz
Presentación de la información sobre los activos fijos de forma real y confiable.
Identificación de riesgos y controles en los activos fijos.
Bienes que se detectan en obsolencia o terminación de vida útil del mismo. Beneficiarios
Como beneficiarios de este proyecto tenemos dos tipos:
Los beneficiarios directos son toda la empresa y manera específica al departamento Contabilidad y los beneficiarios indirectos que son las autoridades y la sociedad en general.
Componentes del modelo de control interno
En el control interno de acuerdo con el modelo coso I, en la cual el departamento financiero encargado del control de activos fijos, debe manejar estas cuentas que están concatenadas al proceso administrativo, se han considerado los 5 componentes más importantes para la gestión de los mismos:
76 b) Evaluación de Riesgos. c) Actividades de Control. d) Información y Comunicación. e) Supervisión y Seguimiento. Ambiente de Control.-
La gerencia como representante oficial de la empresa debe dar el ejemplo propiciando actividades que conlleven a proporcionar un ambiente laboral propicio como realizar actividades recreativas y ajenas al contexto laboral para motivar al personal y establecer relaciones entre sus miembros, ya que como seres humanos es indispensable mantenerse relacionados no solo por cuestiones de trabajo sino para contrarrestar el estrés que en muchas ocasiones proporciona las obligaciones laborales.
Además es responsabilidad de los máximos directivos, mejorar la imagen de la empresa tanto interna como externa que ayude a su confiabilidad que se demuestre el trabajo en equipo y se conozca el lado humano entre el personal que labora en la institución con competencia sanas entre sus colaboradores.
El trabajo entre los miembros de la institución debe realizarse con herramientas y maquinas que permitan realizar un trabajo eficiente y por eso se debe de realizar una actualización constante de los activos en especial de los que se encuentran en obsolencia, de esta manera el ambiente laboral se vuelve tranquilo y no tenso por los equipos en perfecto estado.
Evaluación de riesgos
La evaluación de riesgos va a permitir que la entidad identifique las irregularidades a las que podrían estar expuestos los activos fijos como pueden ser en la forma de adquisición, la pérdida o hurto, la transferencia a los diferentes departamentos, el
77
ingreso a bodega, la depreciación que va experimentando con el tiempo, la obsolencia y vida útil del bien.
Con la implementación del modelo de control interno propuesto los activos fijos experimentaran un adecuado control y manejo estableciendo parámetros
La evaluación de riesgos permitirá la identificación de los peligros laborales en él se aplicaran formatos que establezcan la procedencia y verificación del estado en el cual ingresa un activo a la institución. Para ellos utilizamos los siguientes formatos:
Traslado o transferencia
Al ser trasladado un bien o activo de la empresa de un lugar a otro o de un departamento a otro en forma temporal o definitiva se elabora el respectivo documento de respaldo o de lo contrario el activo no podrá trasladarse a otro lugar del que fue designado.
Para certificar este movimiento se llena el siguiente documento que certifica la transacción que se realiza:
78
MONTAGUA
EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DEL CANTON MONTALVO
ACTA DE TRASPASO O TRANSFERENCIA
DEPARTAMENTO:………. RESPONSABLE……….. FECHA DE VERIFICACION……… N°…….
En la ciudad de Montalvo a los…...días del mes de……del año……se realiza el
traspaso del o los bienes abajo especificados, al departamento
de………..cuyo jefe responsable es el
señor………al departamento de………que está representado por el señor ……….………...quien se compromete a cuidar y
salvaguardar los bienes que recibe a su cargo, por un tiempo
de……… para ello se procede a la constatación física y entrega- recepción de los activos fijos y bienes que quedan a su cargo.
N° DE BIENES
NOMBRE DEL BIEN
ESTADO MODELO MARCA SERIE CODIGO
1 2 3 4 Observaciones……… ……… Firma: Firma: Señor/………. Señor/a……….. Receptor de Bien Entrega el Bien
Así mismo se realizan actas por transferencia temporal o transferencia definitiva de los bienes especificando el motivo causa razón o circunstancia por el cual son movidos de un lugar a otro, constando lo que ya está especificado en actas anteriores.
Reparación y mantenimiento de activos fijos
Para la reparación o mantenimiento un bien o activo de la empresa de un lugar a otro o de un departamento a otro en forma temporal o definitiva se elabora el respectivo
79
documento de respaldo o de lo contrario el activo no podrá trasladarse a otro lugar del que fue designado.
MONTAGUA
EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DEL CANTON MONTALVO
REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO
DEPARTAMENTO:………. RESPONSABLE……….. FECHA DE REPARACION ……… N°…….
En la ciudad de Montalvo a los…...días del mes de……del año……se realiza el traspaso del o los bienes abajo especificados, al departamento de………..cuyo
jefe responsable es el señor………al departamento
de………que está representado por el señor ……….………...quien se compromete a cuidar y salvaguardar los bienes que recibe a su cargo, por un tiempo de……… para ello se procede a la constatación física y entrega-recepción de los activos fijos y bienes que quedan a su cargo.
N° DE BIENES
NOMBRE DEL BIEN
ESTADO MODELO MARCA SERIE CODIGO
1 2 3 4 Observaciones……… ……… Firma: Firma: Señor/………. Señor/a……….. Receptor de Bien Entrega el Bien
Actividades de Control
Para establecer actividades de control es necesario comprobar que los bienes de la empresa existan y estén en uso, realizar una verificación de que el bien sea propiedad de la empresa, contemplar de que todos los bienes consten en el balance, que sean utilizados correctamente, comprobar que la depreciación se realice de forma correcta y que exista consistencia en su cálculo, verificar la obsolencia y terminación de vida útil, para ello se utilizan los siguientes formatos.
80
El formulario para la constatación física de los activos que recibe la institución está especificado de acuerdo a las características que presenta el bien, siendo el señor/a contador/a de la empresa quien realiza este proceso, este documento lleva el siguiente orden tal como se detalla a continuación:
MONTAGUA
EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DEL CANTON MONTALVO
Formulario de verificación
DEPARTAMENTO:………. RESPONSABLE……….. FECHA DE VERIFICACION……… N°…….
En la ciudad de Montalvo a los…...días del mes de……del año……se procede a la verificación de los activos fijos que están ubicados en el departamento de………….….. los mismos que se encuentran en ………condiciones y…….necesitan ser reparados para el normal desenvolvimiento de las actividades por el cual fueron adquiridos
N° DE BIENES
NOMBRE DEL BIEN
ESTADO MODELO MARCA SERIE CODIGO
1 2 3 4 Observaciones……… ……… ………. Firma: Firma: Señor/………. Señor/a……….. Verificador de bienes Jefe del departamento de…………
81
Para establecer el número de bienes con que labora cada empleado se utiliza el siguiente modelo de Acta de entrega - recepción con las especificaciones que se detallan a continuación
MONTAGUA
EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DEL CANTON MONTALVO
ACTA DE ENTREGA - RECEPCION
DEPARTAMENTO:………. RESPONSABLE……….. FECHA DE VERIFICACION……… N°…….
En la ciudad de Montalvo a los…...días del mes de……del año……certifico haber recibido por parte del señor/a ……….………..…custodia encargada de los bienes de la empresa, quien entrega al señor …….……… jefe responsable del departamento de……….…….quien se compromete a cuidar y salvaguardar los bienes que recibe a su cargo, para ello se procede a la constatación física y entrega-recepción de los activos fijos y bienes sujetos al control interno y administrativo de acuerdo a lo que se detalla a continuación
N° DE BIENES
NOMBRE DEL BIEN
ESTADO MODELO MARCA SERIE CODIGO
1 2 3 4 Observaciones……… ……… Firma: Firma: Señor/………. Señor/a……….. Receptor de Bien Contador entrega el Bien
82
Inventarios de activo fijos
Para un mejor control de la entrada y salida delos activos fijos debe constar un documento de respaldo o de lo contrario el activo no podrá trasladarse a otro lugar del que fue designado.
MONTAGUA
EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DEL CANTON MONTALVO INVENTARIO DEPARTAMENTO:………. RESPONSABLE……….. FECHA DE INGRESO ……… N°……. FECHA DE SALIDA
En la ciudad de Montalvo a los…...días del mes de……del año……se realiza el
traspaso del o los bienes abajo especificados, al departamento
de………..cuyo jefe responsable es el
señor………al departamento de………que está representado por el señor ……….………...quien se compromete a cuidar y
salvaguardar los bienes que recibe a su cargo, por un tiempo
de……… para ello se procede a la constatación física y entrega- recepción de los activos fijos y bienes que quedan a su cargo.
N° DE BIENES
NOMBRE DEL BIEN
ESTADO MODELO MARCA SERIE CODIGO
1 2 3 4 Observaciones……… ……… Firma: Firma: Señor/………. Señor/a……….. Receptor de Bien Entrega el Bien
83
Información y comunicación
El tipo de comunicación que existe en la empresa es muy variada y gracias a ella se pueden resolver diferentes inquietudes dentro de la misma, ya que de este modo no sólo permite la relación entre los miembros que la conforman sino que también es útil para enseñar y aprender la realización de un trabajo determinado, conocer las decisiones que se plantean y establecer las directrices necesarias para conseguir metas y objetivos, esta responsabilidad recae sobre la gerencia, ya que es la máxima autoridad que se comunica con los diferentes departamentos y que establece las condiciones necesarias para el buen funcionamiento de la institución.
La información que se genera tanto en el interior como en el exterior constituye parte esencial en la toma de decisiones así como en el seguimiento de las operaciones que cumple con diferentes propósitos y en diferentes niveles.
Supervisión y Seguimiento
La gerencia de la entidad debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control, identificando los controles débiles, insuficientes o innecesarios para promover el apoyo de la gerencia su implementación y robustecimiento.
El personal que labora en la entidad debe estar consiente que el control interno está funcionando, efectuar comparaciones periódicas de cómo funciona la empresa antes, hoy y del después, implementar recomendaciones realizadas por auditores internos y externos y si son adecuadas, efectivas y confiables las auditorías internas.
Procedimientos
Para la descripción de los procedimientos en el control de activos fijos con el modelo Coso I se establecen instrumentos y formatos que vayan acorde a las necesidades de
84
la institución, con los cuales se va a establecer un control de activos fijos que ingresan y egresan de la institución
Desarrollo del proceso de control en documentación
Para establecer controles en la administración de activos fijos y mantener información oportuna y eficaz es menester registrar el movimiento desde el momento que el activo ingresa a la institución hasta que cumpla su periodo de vida útil, se lo entregue en donación o sea retirado de la entidad esto permitirá tener una mejor gestión en el desarrollo normal de la empresa Montagua del Cantón Montalvo Provincia de Los Ríos.
Los responsables de ejecutar el control interno en la empresa son el gerente, la señora contadora, y el jefe de bodega los mismos que deberán hacer constar en actas, llenar formularios o seguir los procesos de los activos fijos en la entidad.
Con el propósito de establecer una mayor confiabilidad al realizar los inventarios, la señora contadora deberá constatar los activos fijos sujetos a control. Los documentos deberán llevar el siguiente orden.
Descripción del bien en caso de existir combinación de colores, se tendrá que especificar con exactitud cómo están combinados.
Modelo del bien o alguna característica que lo identifique
Marca del bien que es lo primordial
Series de los bienes con que se los pueda identificar
El número de bienes con que labora cada departamento
85