¿Cuándo se deben realizar estas Evaluaciones? Si vuelves sobre las razones para hacer estos análisis, verás que algunas dependen de nuestro día a día, están sujetas a lo cotidiano y a nuestra jornada laboral. Mientras que otras son menos cambiantes y más constantes en el tiempo. Por tanto, yo recomiendo hacer dos tipos de Evaluaciones: una diaria y una semanal (o quincenal). Evaluación Diaria. ¿He sido Productivo hoy? ¿He aplicado los Giros a mi trabajo y cada una de mis tareas? ¿He sido Proactivo? ¿Me he conducido con Perspectiva? ¿He trabajado con Simplicidad? ¿ He aplicado el Enfoque? ¿Me he guiado por mi Método de trabajo? ¿He sido disciplinado y he actuado con Autocontrol? ¿Me ha ayudado todo ello a cumplir mis objetivos para hoy? Evaluación Semanal. ¿Cómo están actuando los Giros en mi actual trabajo? ¿Y en mi vida? ¿Me han convertido en mejor profesional y mejor persona? ¿Me han acercado a mis objetivos? ¿He caminado hacia las metas de mi mapa
vital? ¿Qué está fallando y dónde puedo mejorar? ¿Estoy utilizando las herramientas y los medios adecuados para trabajar mejor?
La Evaluación Diaria persigue hacer un seguimiento de nuestro comportamiento cotidiano, de nuestras acciones y elecciones concretas y específicas de cada día. Por el contrario, la Evaluación Semanal busca analizar nuestra conducta productiva a medio plazo, las condiciones de nuestro entorno y la Tecnología de la que nos valemos para desempeñar nuestro trabajo.
Vamos a ver cada una de las dos con ejemplos prácticos para comprender mejor la anatomía de cada Evaluación. Antonio en su Evaluación Diaria
«Hoy no he exprimido de verdad mi Productividad. Al llegar esta mañana a la oficina, en lugar de ponerme con el Plan de Márketing anual que esperaba mi jefe para mediodía, me puse a curiosear en Internet los titulares de un par de periódicos y casi sin querer he desperdiciado quince minutos.
»Luego empecé a trabajar en el documento, concentrado y avanzando, pero a mitad de la tarea me saltó el
messenger, que no había cerrado, y me puse a chatear con Ana durante otros quince minutos. Luego, cuando miré al reloj, empecé a agobiarme y tuve que decirle adiós de mala manera. Cuando regresé a la redacción del Plan me costó muchísimo volver a concentrarme, no me salían las ideas. Al final logré concluirla pero a trancas y barrancas. La verdad, no estoy muy contento con el resultado. »Después de la comida, teníamos una reunión con el equipo de márketing. Yo tenía que haber llevado la voz cantante pero por haber terminado tarde el Plan anual apenas tuve tiempo de revisar la presentación que tenía que hacer con las novedades para el próximo año.
Perdimos casi veinte minutos repasándolas y avanzamos poco. Quedamos en volvernos a ver mañana, para fijar de verdad los objetivos para los próximos meses.
»De vuelta a casa tenía que haber pasado por la tintorería para recoger mi traje pero tenía ganas de llegar a casa y ver un rato la TV. Me había propuesto también revisar y ordenar las facturas pendientes pero al final me venció la tentación del nuevo capítulo de mi serie de TV favorita y he decidido hacerlo otro día. No sé cuántos retrasos van ya… Poco después de acabar la serie me puse a ordenar el armario de mi despacho pero la pereza me venció y lo he dejado a medias. Es demasiado trabajo, a ver si mañana u otro día logro terminar eso.»
Es sólo un sencillo ejemplo y está muy resumido. Aunque, naturalmente, Antonio habrá hecho muchas cosas bien o muy bien, he preferido centrarme en lo negativo para ilustrar con mayor claridad cómo actúa la Evaluación Diaria. Habrás comprobado que el propósito es detenernos, identificar y analizar momentos, detalles y gestos muy concretos y específicos.
Proactividad. Aunque su aplicación de mensajería instantánea tendría que haber estado cerrada, Antonio debería haber actuado con iniciativa, disculparse con Ana e inmediatamente cerrarla para seguir con su trabajo. Recoger la ropa en la tintorería y ordenar las facturas son unas sencillas tareas que Antonio lleva procrastinando desde hace días. ¿Por qué se resiste a ellas? ¿Qué es eso tan grave que le impide de hacerlas?
Perspectiva. Sabiendo la importancia de redactar el Plan de Márketing, ¿de verdad leer los periódicos a primera hora era una buena idea? Si la reunión dependía de que Antonio hubiera revisado la presentación, ¿por qué dejarlo para última hora?
«demasiado trabajo», Antonio debería haber hecho un pequeño plan de acción. Quizá comprometerse a ordenar hoy la mitad y mañana la otra mitad. O bien la mitad de la mitad. Su Simplicidad le debería haber sugerido trocear esa actividad y acometerla poco a poco, fase a fase. Pero hacerla.
Método. ¿De verdad Antonio tenía bien identificada cada una de las Tareas Claves del día? El Plan anual, la presentación para la reunión eran los dos puntos fuertes de la jornada. Aun cuando podemos conversar por messenger o leer alguna noticia, nuestro Método nos ayuda a fijarle límites a esas actividades, relegándolas a momentos de baja actividad o rendimiento. Lo primero era haberse volcado con pasión, intensidad y atención sobre esas Tareas Clave.
¿Ves cómo se evalúa diariamente? Revives tu día y lo observas bajo el prisma de la Productividad. Lo pasas por el tamiz de los Giros y obtienes unas conclusiones, positivas o «negativas». Si verdaderamente perseguimos alcanzar ese estado de prosperidad productiva no podemos ni debemos dejar pasar las cosas frente a nosotros como si fuera un pase de diapositivas. En la Gestión Personal no somos simples espectadores sino directores, guionistas y principales protagonistas de nuestra propia película. Debemos implicarnos en lo que nos ha ocurrido, evaluando y analizando.
Irene en su Evaluación Semanal
«Todavía no sé por qué pero el correo electrónico se está convirtiendo en un verdadero cuello de botella. Cada vez me roba más tiempo, no paro de contestar mensajes y está empezando a influir en mi rendimiento.
»Últimamente no sacamos nada en claro de las reuniones del departamento de márketing. Son largas, tediosas, la gente se anda por las ramas y no marcamos prioridades.
Me pregunto qué puedo aportar yo para mejorarlas. »En esta última semana parece como si me hubiera puesto de acuerdo para elegir mal los momentos. Decidí hacer las tareas más importantes justo al final del día, cuando más cansada estoy. Debería corregir eso. Mi mejor momento es a primera hora de la mañana y a media tarde, ahí es donde tengo que concentrar las Tareas Clave. »En los últimos días he estado poco activa en el trabajo. Han surgido oportunidades de nuevos proyectos y prácticamente me he escondido. Hemos tenido un problema con la nueva campaña online y he actuado con muy poca diligencia, casi ha tenido que venir mi jefe a ordenarme que lo solucionara. Creí que era algo que ya había corregido.
»Me he dejado atrapar por el proyecto de la comunidad online pero es algo que no me apasiona y me va a quitar un montón de tiempo y energía. No creo que sea el camino que quiero tomar. No me va a aportar nada en mi carrera y además ha empezado a influir negativamente en mi trabajo principal. Quizá debería hablar con mi jefe y pedirle un cambio.
»Creo que la aplicación que estoy utilizando en el ordenador y el sistema de prioridades de tareas no me están ayudando. Me paso más tiempo organizando y gestionando tareas que trabajando y obteniendo resultados. Es posible que necesite cambiarlo más temprano que tarde… ¿debería buscar un nuevo programa más eficaz o volver a mi agenda de papel de siempre? »Esta semana me he saltado dos veces la Evaluación diaria. Así no puede ser, tengo que rectificar cuanto antes. Voy a anotarlo en rojo en el gran calendario de la cocina y a poner una alarma en mi reloj si es necesario.» ¿Ves cómo se evalúa semanalmente? Observas y