DOCUMENTOS

A continuación se presentará la propuesta de documentos o cambios de documentos ya existentes que implica la metodología de proyectos propuesta por la PMO:

3.7.1.

Cambios en Plan de proyecto

La metodología de gestión de proyectos y de desarrollo de entregables que propone la PMO implica realizar algunos cambios ad hoc en el Plan de Proyecto. A continuación se listarán estos cambios junto con una breve descripción:

Eliminación de la planificación de las actividades: Realizar una planificación de todas las actividades del proyecto en una etapa tan temprana sería obligar a los proyectos a realizar un desarrollo tradicional lo cual es contradictorio con la metodología ágil que adoptan algunos proyectos y con la metodología de trabajo propuesta de la PMO, la cual basada en la metodología Scrum e incluye la creación, estimación y planificación de tareas antes de comenzar con cada entregable.

Estructura para la estructura de desglose del trabajo (EDT): El plan de proyecto incluye en una de sus secciones la realización de una EDT, sin embargo, los equipos de proyectos no poseen la experiencia suficiente para realizarlos por lo que se propone

una estructura definida enfocada a los entregables38 _{en donde se puede visualizar el}

alcance del proyecto al subdividir en paquetes que relacione a los requerimientos del proyecto. La estructura propuesta se encuentra en el Anexo J, la cual considera solamente el desarrollo del proyecto (4 entregables) y la gestión interna del proyecto, debido a que los entregables de documentación de proyecto son entregados antes de la realización del EDT. Desde ese nivel los proyectos deberán asociar funcionalidades a cada entregable los que a su vez se desglosan en requerimientos del proyecto, tanto funcionales como no funcionales. Estos requerimientos se agrupan a conveniencia según priorización, integración u otro para luego desglosarlos en tareas modulares hasta llegar a tareas mínimas de trabajo, las cuales serán la base para realizar la planificación de tareas antes del desarrollo de cada entregable. Las tareas pueden ser técnicas, de desarrollo o bien de gestión las cuales deben involucrar una inversión en tiempo por parte del equipo y que su no realización podría involucrar un fallo o atraso en el desarrollo del proyecto.

Eliminación de la carta Gantt: Al igual que la planificación de actividades, la carta Gantt está relacionada a una metodología tradicional de desarrollo y por las mismas razones ya explicadas anteriormente esta debe ser eliminada del Plan de proyecto.

3.7.2.

Minuta de reunión

Todas las minutas de reunión de los equipos deben poseer la misma estructura, la cual corresponde a un reporte y registro de la reunión de seguimiento la cual incluye un resumen con todos los temas tratados en esta junto con los compromisos adquiridos del equipo de proyecto y el ayudante designado a este. En el año 2015 se realizó una plantilla de minuta de reunión en formato Excel confeccionada por el ayudante coordinador y los profesores para poder realizar un seguimiento, sin embargo, para el año 2016 las reuniones perdieron total seguimiento por parte de los profesores. En consecuencia, se propone retomar la plantilla del año 2015 (véase plantilla en el Anexo L) ya que esta abarca todos los puntos que requieren seguimiento y control,

manteniendo el formato de planilla Excel por equipo y considerando que cada minuta sebe ser reportada en formato PDF vía correo electrónico.

3.7.3.

Proceso de gestión de cambios

Cada vez que un equipo de proyecto quiera modificar y/o eliminar algún requerimiento, parte de su alcance, cambios en tecnología u otra característica del proyecto, debe realizar un Control de cambios. Para realizar uno, en primer lugar el equipo de proyecto debe notificar a su ayudante designado cualquier cambio que desee realizar en el proyecto, este último guiará al equipo con respecto al tema y verificará si el o los cambios impactan a los estándares de calidad, tiempo de la Feria de Software y/o al alcance ya definido y aprobado del proyecto. En caso de que los cambios realizados impacten negativamente al menos uno de estos criterios se deberá realizar un Control de cambios y el ayudante designado ayudará al equipo a completar el documento. El documento de Control de cambios será enviado a los profesores del campus los cuales determinarán si los cambios expuestos en el documento deben ser o no aplicados.

A continuación se explicará brevemente cómo debe ser llenado este documento, mientras que la plantilla en sí del documento puede ser encontrado en el Anexo M.

Sección información de equipo: Sección para identificar al equipo que solicita el cambio, incluye el nombre del proyecto, pre empresa y ayudante designado. Esta sección también se debe incluir una breve descripción del proyecto o idea con el fin de dar contexto a los profesores del campus quienes validarán los cambios solicitados.

Sección solicitud de cambios: Los equipos de proyectos deben especificar de manera detallada el o los cambios que se quieren realizar, además deberán entregar las razones válidas para realizarlos e identificar el impacto que provocaría (sea positivo o negativo) en el proyecto. En caso de que el cambio que se requiere realizar implique la modificación o eliminación de un requerimiento, funcionalidad o característica distintiva del proyecto, se debe especificar en el documento qué es lo que realizarán a cambio para agregar más valor al proyecto.