Gestión de portafolios

Como se dijo anteriormente, en la sección de diagnóstico de los procesos actuales de la Feria de Software se pueden distinguir dos grandes grupos de proyectos, esto debido a que la preparación y desarrollo de la Feria involucra dos cursos coordinados entre dos de los campus de la universidad, en consecuencia, para la gestión de portafolio de proyectos se definirán 2 portafolios; uno correspondiente a los proyectos conformados en Casa Central y el otro a los proyectos conformados en el Campus San Joaquín de la Universidad Federico Santa María.

3.3.1.1.

Definición de Portafolios

En la Ilustración 7 del capítulo 1 se puede observar que como el proceso de definición de portafolio es realizado por un jurado experto, la PMO no participa en el proceso de aprobación en sí de los proyectos, sin embargo, de igual manera participa en el proceso de definición de portafolio, realizando un seguimiento a las iniciativas de proyecto la cual involucra capacitaciones y una pre-evaluación de las iniciativas, por otro lado, la PMO también debe realizar las gestiones necesarias para el cierre definitivo de cada portafolio. De esta manera se define una propuesta de creación y definición de portafolios junto al seguimiento que debe realizar la PMO.

A continuación se describirán los hitos que debe cumplir la PMO para asegurar que las iniciativas de proyectos sean aprobadas por el jurado evaluador junto con la etapa de cierre de portafolio la cual debe ser realizada una vez que estén aprobadas todos las iniciativas de proyecto.

1.

Primera Capacitación: Metodología

 Introducir a los equipos la metodología de gestión y desarrollo de proyectos.

 Capacitar a los equipos con respecto a la creación de iniciativas de proyectos y con la posterior evaluación por parte del jurado.

Descripción: Esta capacitación inicial corresponde a la primera ayudantía que harán los ayudantes del taller, en ella introducirán a los equipos las metodologías de gestión y desarrollo ágil de proyectos junto con la introducción a la PMO y su modo de trabajo (estructura, contexto e importancia). Por otro lado, también se capacitará a los equipos con respecto al proceso de creación de iniciativas de proyectos, compartiendo su propia experiencia y entregándoles información del legado de los proyectos de años anteriores. Con esto se busca facilitar la realización de la ficha de la idea y concebir una iniciativa robusta y concreta. Además se les presentará a los equipos la forma en que los evaluará el jurado (preguntas frecuentes, que características buscan, cómo realizar un Pitch, etc.) Finalmente, el equipo de la PMO junto con el apoyo de los profesores, debe mantener actualizado el material de apoyo para esta capacitación y dejarlo a disposición de los equipos en el repositorio de proyectos14.

Entradas:

 Material de apoyo capacitación15

 Fragmento de Legados de proyectos de años anteriores.

Salidas:

 Biblioteca actualizada en repositorio de proyectos.

2.

Segunda capacitación: Pre-evaluación

Objetivos:

 Preparar a los equipos para la evaluación del jurado.

 Asegurar la aprobación de las iniciativas de proyecto

Descripción: Para poder preparar a los equipos frente a la evaluación del jurado, el equipo de la PMO debe realizar una sesión de apoyo y capacitación en la cual asistan todos los equipos y expongan su idea de proyecto tal como si estuvieran presentando

al jurado, esto se refiere a que deben traer el Pitch y la diapositiva con la que presentarán el día de la evaluación de su idea de proyecto.La sesión o ayudantía debe ser lo más parecida posible a la evaluación del jurado, en consecuencia los equipos deben cumplir con las reglas y el tiempo de exposición establecido por el curso. En este caso, el equipo de la PMO junto con los profesores que quieran participar en esta sesión, tomarán el papel de jurado evaluador realizando recomendaciones y críticas constructivas a cada uno de los equipos tras su presentación.

Entradas:

 Diapositiva de la presentación de la iniciativa de proyecto.

Salidas:

 Recomendaciones del equipo PMO y profesores participantes

3.

Cierre de portafolios

 Centralizar en un repositorio la documentación de los proyectos aprobados.

 Realizar la asignación de profesores y ayudantes a cada equipo.

Descripción: Una vez aprobados los proyectos, el equipo de la PMO se encargará de centralizar la documentación de todos los proyectos en el repositorio para su fácil acceso y transparencia. Por otro lado, el equipo de la PMO deberá también realizar la clasificación de los proyectos junto con designar estratégicamente a cada uno de ellos un ayudante y a uno de profesor más capacitados en el tema de proyecto para asegurar un correcto apoyo a los proyectos a lo largo de su desarrollo.

Entradas:

 Ficha de la idea

Salidas:

 Repositorio de proyecto.

 Documento resumen de proyectos junto con la asignación de profesores y ayudantes.

3.3.1.2.

Actualización de portafolios

Considerando que la naturaleza de los proyectos es de tipo emprendimiento temprano, los cuales suelen sufrir cambios en diferentes etapas de su desarrollo y que además todos los proyectos en sí quedan aprobados y establecidos definitivamente hasta el término del año académico a excepción de los que reprueban en el último entregable del curso (Ilustración 7 e Ilustración 8), no se realizará una propuesta de actualización de portafolios. Sin embargo, los cambios que pudiesen sufrir los proyectos recibirán un seguimiento y control adecuado apoyado por la metodología de gestión de proyectos y gestionado por el equipo de la PMO.