en la ecuación contable básica
Hasta ahora hemos visto el efecto de las decisiones de inversión y financiamiento en la ecuación, pero nos falta analizar el efecto que ejercen las decisiones de operación, es decir, transacciones que impliquen ingresos y gastos, en la ecuación contable.
Uno podría preguntarse en qué parte de la ecuación tendrían que incluirse los ingresos y gastos de la empresa, pues, como ya hemos mencionado, los ingresos y gastos se incluyen en el estado de resultados, y al final del periodo, las empresas determinan una utilidad o una pérdida por sus operaciones, que deben aparecer en la parte correspondiente al capital contable en el balance general. Por lo tanto, todo incremento en el capital contable que no es resultado de nuevas aportaciones de los socios es producto de un ingreso. De la misma forma, cualquier dis- minución en el capital contable que no sea consecuencia de retiros por parte de los accionistas es consecuencia de un gasto. Con estos datos en mente, ahora podemos ampliar la ecuación con- table para dar cabida a los ingresos y gastos, tal como se muestra en la figura 5.3.
Para poder incluir en la ecuación contable transacciones que impliquen ingresos o gastos de la empresa, éstas se deben sumar o restar en el capital contable, pues aunque los ingresos y gas- tos no son cuentas de capital, el capital contable se ve incrementado o disminuido por la utili- dad o pérdida que se obtenga en el periodo.
Volviendo al ejemplo de Asesorías Inmobiliarias, S. A., supongamos que, además de las transacciones ya incluidas en el resumen del último cuadro, la empresa realizó las siguientes operaciones:
e) Prestaron servicios por los que recibieron $35 000.
Los servicios que prestan las empresas pueden cobrarse de contado, es decir, cuando se presta el servicio, o a crédito, en el que se le cobra al cliente en un periodo posterior. El efecto que tienen los ingresos en la ecuación es siempre un aumento en una cuenta de activo, que puede ser efectivo o cuentas por cobrar, según sea el caso, por un lado, y por otro lado un aumento en los ingresos de la empresa, lo cual se refleja en un incremento en el capital contable.
La ecuación quedaría así:
A = P + C
185 000 = 70 000 + 115 000
Activos = Pasivos + Capital contable
Efectivo + equipo + equipo de Acreedores + préstamo Capital+ ingresos – gastos de oficina transpor te diversos bancario social
60 000 20 000 70 000 20 000 50 000 80 000 e) + 35 000 + 35 000 ¿Cómo se forma el capital contable? A C T I V O P A S I V O C A P I T A L + Aportaciones – Retiros o reembolsos + Ingresos Utilidad Gastos o pérdida – + = Figura 5.3 Ampliación de la ecuación contable para incluir ingresos y gastos
f) Pagaron sueldos del mes de febrero por $8 000.
Los gastos de la empresa ocasionan ya sea la disminución de un activo o el incremento de un pasivo, además de un incremento en los gastos, lo cual se refleja en una disminu- ción del capital contable.
La ecuación contable tendría ahora los siguientes saldos: A = P + C
177 000 = 70 000 + 107 000 g) Pagaron los recibos de agua y luz del mes de febrero por $4 000.
Nuevamente el gasto ocasionaría una disminución de un activo y una disminución del capital contable.
El resumen del total de transacciones de Asesorías Inmobiliarias, S. A. durante el mes de febrero se puede apreciar en el cuadro siguiente:
Por lo que la ecuación contable al final del periodo sería: A = P + C
173 000 = 70 000 + 103 000
Activos = Pasivos + Capital contable
+ equipo + equipo de Acreedores + préstamo Capital + ingresos – gastos Efectivo
de oficina transpor te diversos bancario social
95 000 20 000 70 000 20 000 50 000 80 000 35 000
f) – 8 000 – 8 000
Activos = Pasivos + Capital contable
+ equipo + equipo de Acreedores + préstamo Capital + ingresos – gastos Efectivo
de oficina transpor te diversos bancario social
87 000 20 000 70 000 20 000 50 000
f) – 4 000 80 000 35 000 – 8 000
– 4 000
Activos = Pasivos + Capital contable
+ equipo + equipo de Acreedores + préstamo Capital + ingresos – gastos Efectivo
de oficina transpor te diversos bancario social
a) + 80 000 + 80 000 b) + 20 000 + 20 000 c) + 50 000 + 50 000 d) – 70 000 + 70 000 e) + 35 000 + 35 000 f) – 8 000 – 8 000 g) – 4 000 – 4 000 83 000 + 20 000 + 70 000 20 000 + 50 000 + 80 000 + 35 000 – 12 000
Podemos observar que el capital contable se incrementó en $23 000, mismos que correspon- den a las utilidades que finalmente obtuvo la empresa en el mes. Por lo tanto, se puede afirmar que la diferencia en el valor del capital contable de un periodo a otro, cuando no hay nuevas aporta- ciones ni retiros, se debe al efecto de los ingresos y gastos que derivan en una utilidad o pérdida.
Supongamos que concluyó el segundo mes de operaciones del negocio, el cual inició el mes de marzo con los siguientes saldos:
A = P + C
173 000 = 70 000 + 103 000,
y al día 31 de marzo, después de verse afectado por las transacciones del mes, la ecuación arro- ja los siguientes saldos:
A = P + C
233 000 = 85 000 + 148 000
Si en la empresa los socios no realizaron nuevas aportaciones ni retiros durante el mes, podríamos deducir que la utilidad que obtuvo la empresa durante marzo fue de $45 000 ($103 000 + $45 000 = $148 000). En caso de que durante ese mes los socios hubieran hecho aportaciones adicionales por $15 000, entonces la utilidad habría sido de $30 000 ($118 000 + $30 000 = $148 000), o si hubieran hecho retiros por $10 000, entonces la utilidad habría sido de $55 000 ($93 000 + $55 000 = $148 000).
Ejercicio 5.7
Si el total de activos de una empresa aumenta en $40 000 durante un periodo y los pasivos se incrementan en $25 000 durante el mismo lapso, el monto del cambio en el capital contable es:
a) Un aumento de $25 000. b) Una disminución de $25 000. c) Un aumento de $15 000. d) Una disminución de $15 000.
Ejercicio 5.8
A continuación se presentan las ecuaciones contables del inicio y final del periodo de Lavalfombras, S. A. Inicio: A = P + C
$450 000 = 180 000 + 270 000
Fin: A = P + C
$495 000 = 195 000 + 300 000 Se pide:
1. Determinar la utilidad o pérdida del periodo suponiendo que no hubo aportaciones ni retiros. 2. Determinar la utilidad o pérdida suponiendo que los socios hicieron aportaciones por $15 000. 3. Determinar la utilidad o pérdida suponiendo que los socios hicieron retiros de capital por $10 000.
Las cuentas
Las empresas, para poder llevar el registro de sus operaciones de manera ordenada y uniforme, utilizan una herramienta llamada cuenta. Supongamos que usted quiere ordenar el clóset de su cuarto, pero éste actualmente no tiene estantes, ni cajones, y todas sus pertenencias están amon- tonadas en el piso. Lo primero que tendría que hacer sería instalar tubos en los cuales colgar su ropa, además de entrepaños y cajoneras para tener un lugar donde guardar cada prenda según su tipo. De esta manera podría usted poner todas las camisetas en un cajón, los calcetines en otro, y así sucesivamente hasta clasificar y ordenar todo su vestuario para facilitarle encontrar cada prenda cuando la necesite, sin tener que revolver en todos lados.
En la contabilidad ocurre algo semejante. Para llevar un orden en los registros se utilizan las cuentas, cada una de las cuales agrupa diferente tipo de información para que ésta pueda estar
debidamente estructurada y ordenada, de tal manera que pueda ser utilizada en la toma de deci- siones; de lo contrario, la generación de esta información sería un proceso inútil.
Las cuentas son para la contabilidad el equivalente a los cajones y estantes para un clóset. El registro detallado de los cambios que ocurren en las empresa se realiza en las cuentas. Por ejemplo, existe una cuenta que se llama “equipo de oficina” en la que se registra o guarda el costo de los muebles de oficina, aparatos telefónicos, archiveros, copiadoras y sillas que posea la empresa.
La forma de nombrar cada cuenta puede variar de una empresa a otra. En una se le puede llamar a una cuenta “mobiliario y equipo”, mientras que en otra puede designarse como “equipo de oficina” o “muebles y enseres”. Los nombres de las cuentas que cada empresa utiliza y los conceptos que se incluyen en cada una de ellas se encuentran detallados en lo que se denomina catálogo de cuentas, que es un listado con el nombre de las cuentas que se utilizan, el número asignado a cada una y los conceptos que se incluyen en ellas. La cantidad de cuentas que incluye el catálogo está relacionada con el tamaño de la empresa y la complejidad de sus operaciones.
Las cuentas se clasifican en cinco categorías o grupos, que son:
a) Cuentas de activos. Agrupa a todas aquellas cuentas que representan los bienes o dere- chos que posee la empresa, como son efectivo, equipo, edificios y terrenos, entre otros. b) Cuentas de pasivos. Representan deudas u obligaciones contraídas por la compañía,
como pueden ser hipotecas y préstamos bancarios.
c) Cuentas de capital. Representan la parte de los activos financiada por los dueños o accionistas; las principales cuentas de capital son el capital social, que muestra el valor de las aportaciones que han realizado los dueños en la empresa, y la cuenta de utilidades retenidas, que representa las utilidades que se han reinvertido en el negocio.
d) Cuentas de ingresos. Representan aquellos incrementos brutos en el capital que no fueron ocasionados por aportaciones adicionales de los socios en el negocio.
e) Cuentas de gastos. Representan aquellos decrementos brutos en el capital que no son ocasionados por retiros por parte de los accionistas o dueños.
Las cuentas se pueden representar en forma de T. El utilizar este tipo de representación es muy útil para comprender de manera más clara la forma en que las cuentas son afectadas por las transacciones que la empresa realiza. El saldo de una cuenta es el resultado de restar los dos lados de la cuenta, el izquierdo y el derecho, y se ubica del lado que tenga la cantidad más grande. En la figura 5.4 se muestra una representación gráfica de la cuenta T.
Debe es un nombre utilizado en la terminología contable, derivado de la palabra debiti, uti- lizada en la antigua Roma para designar al que poseía un derecho, pero de ninguna manera se refiere a que la empresa le deba dinero a otros, solamente es un nombre para el lado izquierdo de la cuenta. De igual manera el término haber proviene del término crediti, que se utilizaba para designar a quien habilitaba o proveía de bienes y con el cual se contraía una obligación, aunque esto no significa que necesariamente todo lo que se anote del lado derecho de la cuenta es porque se le deba a alguien, es simplemente un nombre para ese lado de la cuenta.
¿Qué es un catálogo de cuentas?
¿Que es la cuenta T?
Nombre de la cuenta
El lado izquierdo de la cuenta T se llama debe
Cuando el saldo de la cuenta queda del lado izquierdo se le llama
deudor
El lado derecho de la cuenta T se llama haber
Cuando el saldo de la cuenta queda del lado derecho se le llama
acreedor
Figura 5.4
Las cuentas se ven afectadas por las operaciones que realiza la empresa, dependiendo de su naturaleza. Esto se puede ver mejor despejando la ecuación contable, como se puede apreciar en la figura 5.5.
Los gastos y los activos son considerados recursos utilizados por la empresa para generar un beneficio, mientras que los pasivos, capital e ingresos representan las fuentes de donde se pueden obtener dichos recursos:
Por lo tanto, las cuentas de activos y gastos son de naturaleza deudora, es decir, su saldo normal está en la columna del debe; por el contrario, las cuentas de pasivos, capital e ingresos son de naturaleza acreedora, es decir, su saldo normal está en la columna del haber. Las reglas de afectación que se derivan de despejar las cuentas se muestran en la figura 5.6.
Por ejemplo, la cuenta de efectivo es una cuenta de activo y se incrementa si se le anota una cantidad en el debe o lado izquierdo, mientras que disminuye si se le anota una cantidad en el haber o lado derecho.
Suponiendo que una empresa tenía efectivo por $50 000 y paga los recibos de agua y luz por $5 000, los movimientos en su cuenta quedarían registrados de la siguiente manera:
Activo = Pasivo + Capital contable
Activo = Pasivo + (Capital social ± utilidades o pérdidas) Activo = Pasivo + (Capital social + ingresos – gastos) Activo + Gastos = Pasivo + capital social + ingresos Saldo deudor = Saldo acreedor
Activo Pasivo Capital Ingreso Gasto
+ – – + – + – + + – Recursos = Fuentes activos pasivos gastos capital ingresos Efectivo 50 000 5 000 45 000 Figura 5.5 Naturaleza de las cuentas Figura 5.6 Reglas de afectación de las cuentas
Por lo tanto, el saldo de la cuenta de efectivo después de pagar los servicios quedaría en $45 000 ($50 000 $5 000) del lado del debe, debido a que la cantidad del lado izquierdo era mayor.
Las cuentas de activo, pasivo y capital contable están expresadas en la ecuación contable básica y dan origen al balance general, del mismo modo que las cuentas de ingresos y gastos se plasman en el estado de resultados, como se puede apreciar en la figura 5.7.