3. ANÁLISIS DE LA EMPRESA
4.3. Ejecución de auditoría integral
71
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EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
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Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AUDITORÍA FINANCIERA
No Preguntas PT CT Observaciones
Si No
1 ¿El área asignada para realizar los procesos de compras públicas cuenta con las condiciones apropiadas?
X 10 7
2 ¿La empresa cuenta con la suficiente disponibilidad para compras públicas?
X 10 10
3 ¿Los gastos por compras públicas se encuentran claramente revelados en los estados financieros?
X 10 10
4 ¿Las funciones de elaboración de pliegos y convocatoria están adecuadamente autorizadas?
X 10 10
5 ¿La convocatoria para adquisición de bienes son aprobados por una persona en específico?
X 10 10
6 ¿El pago por compras públicas es firmado para aprobarlo antes de su pago?
X 10 10
7 ¿Se entrega copia de acta de entrega recepción por pago de cada uno de los procesos?
X 10 3 No se entrega copia del pago ni se lo firma el pago se lo efectúa directamente a la cuenta
8 ¿La transferencia por el pago de compras públicas es realizada a la cuenta del proveedor?
X 10 10
9 ¿La clave de seguridad para el acceso a la red bancaria electrónica la maneja únicamente el contador de la institución? X 10 10 TOTAL 90 80 .
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/12/2014
Supervisado: Fecha: 22/12/2014
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Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2014.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AUDITORÍA FINANCIERA
Determinación de niveles de confianza y riesgo
Calificación
Porcentual
Grado de
confianza
Nivel de
riesgo
Resultados
76-95%
1 Alto
3 Bajo
88%
51-75%
2 Medio
2 Medio
15-50%
3 Bajo
1 Alto
Conclusión:Evaluado el sistema de control interno en el aspecto financiero al área de compras públicas, se determinó que el nivel de riesgo es bajo de 12%, y por ende el nivel de confianza es alto 88%, lo que amerita la aplicación de pruebas de cumplimiento legal.
.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
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Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA SUMARIA
Fecha Beneficiario Concepto Valor
Cancelad o Valor Observad o Disponibilidad presupuestari a Necesida d solicitud Adquirid o por el portal Tipo de contratació n Orden de
Compra Oferentes Observaciones 16/05/2013 Seguros Equinoccial S.A. Seguros para maquinaria vehicular 22483.55 25102.03
√
√
√
S.I.E. 84010410 5√
Se presentaron dos oferentes05/06/2013 TEDASA S.A. Neumáticos 18000,00 18500,00
√
√
√
S.I.E. 840104107
√
Se única presentóproforma 20/06/2013 TIRE
CENTER Tubos defensas para y vehículos 6000,00 7500,00
√
√
√
S.I.E. 84010410 1√
Se única presentó proforma 24/07/2013 OSP Comercializa dora Cia. Ltda. Asfaltos 238442,40 40875,84√
√
√
S.I.E. 84010403 3√
Se presentaron proformas 29/08/2013 PARSECHI S.A. 40000 Galones de diesel 40441,20 40441,20√
√
√
P.E. 84010410 6√
Se única presentó proforma 08/09/2013 INCOMAX Repuestos de motonivelador a 3000,00 3000,00√
√
√
N/A 84010408 9√
Se presentaron tres proformas 25/09/2013 INCOMAX Repuestos de excavadora 1081,48 1081,48√
√
√
N/A 840104076√
28/09/2013 INCOMAX Aceites, filtro
y lubricantes 17685,20 18616,00
√
√
√
Directa 840104066 X Se de adjudicó formadirecta Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/3
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Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA SUMARIA
Fecha Beneficiario Concepto Valor
Cancelad o Valor Observad o Disponibilidad presupuestari a Necesida d solicitud Adquirid o por el portal Tipo de contratació n Orden de
Compra Oferentes Observaciones
30/10/2013 SIMANCAS Cemento
Portland 6960,20 6960,20
√
√
X Directa 840104074√
20/11/2013 TEDASA Neumático
s 10000,00 10500,00
√
√
√
S.I.E. 840104111√
Se presentaronproformas
28/11/2013 TIRE CENTER Aceites 3500,00 4000,00
√
√
√
Directa 640104117
√
05/12/2013 SIMANCAS Materiales de construcci ón 7500,00 7500,00√
√
√
Directa 64010411 8√
19/12/2013 DistribuidoraREGAL Compresor 1083.04 1083.04
√
√
√
Directa 640104109√
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015
Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/3
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Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
ANÁLISIS FINANCIERO
Análisis vertical
COD DENOMINACIÓN TOTAL PORCENTAJE
1 ACTIVOS 3795802,13 100% 1.1. Corriente 193277,46 5% 1.1.1. Disponibilidades 190995,85 5% 1.1.1.06 Banco Central del Ecuador 63010,63 2% 1.1.1.35 Otros documentos por efectivizar 127985,22 3% 1.1.2 Anticipo de fondos 2281,61 0% 1.4.1.01. Bienes muebles 3464926,95 91% 1.4.1.03 Bienes inmuebles 30061,00 1% 1.4.1.99 Depreciación acumulada -320897,21 -8% 1.5 Inversiones en obras en proyectos 44160,62 1%
2 PASIVOS 105308,56 100% 2.1. Pasivo corriente 52621,16 50% 2.1.03.01 Personal de la empresa 11749,00 11% 2.1.2.03.02 Proveedores 21952,81 21% 2.1.2.03.03 SRI 11259,68 11% 2.1.2.03.04 IESS 7659,67 7% 2.2. Deuda pública 66,24 0% 6. PATRIMONIO 3690493,57 100% 6.1.1 Patrimonio público 3358841,42 91% 6.1.8. Resultados 331652,15 9%
TOTAL PASIVOS + PATRIMONIO 3795802,13 100%
Análisis:
De acuerdo con el análisis de los activos existentes se determina que los bienes muebles representan la mayor cantidad de los activos que posee existiendo un 91%, en cuanto a los pasivos los de pasivo corriente representan el 50% la deuda pública prácticamente es nula representa el 0%, en lo referente a el patrimonio público es el 91%
.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
CCI-AF 2/2
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EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
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Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
ANÁLISIS FINANCIERO
Grado de endeudamiento:
= 3%
El resultado de la aplicación de este indicador, demuestra que la participación de los pasivos totales en comparación con los activos totales de la empresa es del 3%, indicando que se posee un nivel bajo de endeudamiento. Y que se cuenta con los recursos necesarios para cubrir con sus deudas (corto y largo plazo) en caso de tener que pagarlos.
Grado de propiedad
=0.97
El grado de participación del patrimonio en comparación con el activo total es del 97%, lo que indica que el patrimonio tiene una participación mayor del 50%. Demostrando que en la empresa las obligaciones a corto y largo plazo en la estructura financiera no posee una participación considerable.
.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015
Supervisado: Fecha: 22/01/2015
CCI-AF 2/2
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EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
ANÁLISIS FINANCIERO
Rentabilidad neta del patrimonio
=0.09
Con la aplicación de este indicador se puede decir que la utilidad neta de este periodo representa el 9% del total de patrimonio de la empresa.
Razón corriente
Mediante la aplicación de este indicador se puede decir que la razón corriente de la Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe “Vialzachin” E.P., es de 3.67, lo que indica que el activo corriente que posee la empresa es 3.67 veces que el pasivo corriente, demostrándose que la empresa está en capacidad de cubrir con sus activos corrientes las deudas a corto plazo.
.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
CCI-AF 2/2
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Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
Falta de entrega de documentos que legalicen el pago de varios
procesos de la Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe
Vialzachin E.P.
Comentario:
Para revisar los procesos de compras públicas se tomó una muestra representativa de seis meses, en donde se verificó los distintos pagos por compras públicas efectuados por la Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe Vialzachin E.P., los mismos se procesan a través del uso de la plataforma en línea de compras públicas, que ayuda a tener menos posibilidades de error, se evidenció que las personas responsables de su elaboración cuentan con la suficiente experticia para realizarlos; sin embargo la única novedad que se presente es que a los beneficiarios se les acredita directamente en sus cuentas a través de sistema automatizado sin hacer la entrega formal del pago o depósito por el pago a los proveedores.
Según la NCI.405-07 Formularios y documentos “…las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior...”
Esto se debe a que por parte de los responsables del pago de nómina no consideran indispensable ya que se acredita directamente sus haberes en la cuenta de los beneficiarios, lo que incide para que servidores no conozcan el monto de sus ingresos y gastos obtenidos mensualmente.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
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EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
Conclusión:
La Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe Vialzachin E.P., no entrega documentación que legalice el pago por adquisición de bienes a los proveedores de la institución.
Recomendación
Al encargado de compras públicas: Autorice la entrega de documentación sustentatoria a los beneficiarios de la institución ya sea en forma directa o a través de email, con la finalidad de que los proveedores conozcan los ingresos y descuentos que se les están realizando.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
80
Auditoría de control
interno
81
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Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
No Preguntas PT CT Observaciones
Si No
1 ¿El cargo de dirección de compras públicas está ocupado por una persona con competencia, capacidad, integridad y experiencia profesional? X 10 8 2 ¿Existe en el área de compras públicas un reglamente acorde a la Ley orgánica del Sistema de Contratación Pública? X 10 10 Existe el reglamento aprobado en el 2009 3 ¿Existe un código de ética o socializado en el área de compras públicas?
X 10 0 No existe código de ética
4 ¿El área de compras públicas cuenta con reglamento para evaluar la calidad de los bienes adquirido de parte de los proveedores?
X 10 0 No cuentan con este tipo de normativa
5 ¿Todos los procesos generados por compras públicas se encuentran completos?
X 10 10
6 ¿El personal que labora en compras públicas participo de méritos y oposición para ocupar sus cargos?
X 10 10
7 ¿Para la calificación de los proveedores se realiza una investigación de sus antecedentes?
X 10 10
8 ¿la empresa dispone de una base de datos actualizada de perfiles de proveedores, para que presenten ofertas cuando se necesite?
X 10 10 Existe la base de datos en físico con anteriores proveedores
TOTAL 80 58
.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
CCI 1/2
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EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CUESTIONARIO DE CONTROL
Determinación de niveles de confianza y riesgo
Calificación
Porcentual
Grado de
confianza
Nivel de
riesgo
Resultados
76-95%
1 Alto
3 Bajo
51-75%
2 Medio
2 Medio
73%
15-50%
3 Bajo
1 Alto
Conclusión:Evaluado el sistema de control interno al área de compras públicas, se determinó que el nivel de riesgo es medio de 27%, y por ende el nivel de confianza es medio 73%, lo que amerita la aplicación de pruebas de cumplimiento legal.
.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
CCI 2/2
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EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
No existe código de ética institucional que permite que el trabajo
realizado por el personal de compras públicas actúe de forma
consiente.
Comentario:
La Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe Vialzachin E.P., a la hora de asignar funciones y responsabilidades a su personal de talento humano a nivel interno no valora las competencias de conocimiento y habilidad debido a la falta de normativas que regularicen estos procesos, por lo que se limita la actuación ordenada, ética, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.
Aspectos que se producen por la inobservancia de la NCI 200 – 6 Competencia profesional que en su parte pertinente ordena “…La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como elemento esencial, las competencias profesionales de las servidora y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas…” situaciones que inciden en el desenvolvimiento de los servidores de la Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe Vialzachin E.P., a la hora de desempeñarse y cumplir las funciones que les son asignadas.
Conclusión
La Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe Vialzachin E.P., no planifica las competencias de sus servidoras (as) acorde a sus funciones y responsabilidades asignadas.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015
Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
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EMPRESA PÚBLICA DE VIALIDAD ZAMORA CHINCHIPE VIALZACHIN E.P.
EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
Recomendación
Al Gerente: Dispondrá al Jefe del área de recursos humanos para que proceda a realizar los procesos necesarios, con la finalidad de evaluar las competencias de conocimientos y habilidades de los servidores (as) municipales. Igualmente establecerán por escrito la planificación de competencias de los servidores (as) de acuerdo a sus funciones y responsabilidades asignadas.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015
Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
85
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EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
En el área de compras públicas no existe asignación de funciones y
responsabilidad en su personal
Comentario:
El área de compras públicas de la empresa pública de vialidad Zamora
Chinchipe “Vialzachin E.P.”, en la actualidad no se desempeña con una
asignación de competencias y funciones, realizando las actividades que allí se realizan de acuerdo a la disponibilidad del talento humano que existe, esto no permite una actuación ordenada con eficiencia y eficacia, al no tener responsabilidades individuales debidamente asignadas.
Este accionar se contradice con el articulado en la NCI. 200 – 6 que en su parte
pertinente manifiesta. “La máxima autoridad y los directivos de cada entidad
pública reconocerán como elemento esencial, las competencias profesionales de las servidora y servidores, acordes con las funciones y responsabilidades asignadas”, norma que al no ser acatada no permite tener un adecuado control al momento de efectuar las compras públicas. Esto incide en que los procesos de contratación lleguen a tener falta de firmas de responsabilidad de quien los elabora.
Conclusión
La Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe Vialzachin E.P., no ha elaborado un manual de competencias y responsabilidad para el desempeño del talento humano que labora en el área de compras públicas.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015
Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
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Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
Recomendación
Al Gerente: Reunirse con el personal que labora en el área de compras púbicas para asignarles funciones y responsabilidad que sean de competencia exclusivas al momento de efectuar su trabajo y que bajo esta disposición respondan ante la adquisición de los bienes y servicios.
Manual de funciones y competencias una vez establecido quedará en archivo para aplicación posterior.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
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EMPRESA PÚBLICA DE VIALIDAD ZAMORA CHINCHIPE VIALZACHIN E.P.
EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
Expedientes de cada uno de los proceso no se encuentran
archivados de forma adecuada
Comentario:
En el área de compras públicas se genera una gran cantidad de documentos en cada uno de los procesos que se generan debido a los pliegos de compras públicas como las actas de adjudicación y las actas de contratación o en su caso las actas de declaración de desierto el proceso, papeles que deben ser archivos de forma permanente para respaldo del actual de la empresa y de forma específica del área de compras públicas, en la actualidad los documentos se encuentran mezclados no existiendo una adecuada separación de los mismos por no tener la rotulación respectiva, además se observó que existen documentos si la debida firma de responsabilidad de quien los ha elaborado o los haya aceptado.
Todo esto va contra la norma de control interno NCI 405-04, en la que se
estipulado que. “Los documentos de carácter administrativo estarán
organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal, técnica, financiera, estadística o de otra índole”, esta falta de organización no está de acuerdo a las normas de control interno por lo que debe analizarse este accionar con la finalidad de implementar una solución respectiva.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
88
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EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
Conclusión
La Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe Vialzachin E.P., no cuenta con normas para clasificar de forma adecuado los archivos existentes en los distintos procesos de contratación.
Recomendación
Al Gerente: Disponer al director de compras públicas elaborar un reglamento que permita clasificar y conservar los archivos de trabajo generados durante el desarrollo de los distintos procesos de contratación pública.
Asignar al talento humano del área de compras públicas, la actividad de clasificar, ordenar y rotular de forma adecuada los distintos documentos de compras públicas existentes.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
89
EMPRESA PÚBLICA DE VIALIDAD ZAMORA CHINCHIPE VIALZACHIN E.P.
EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
No se actualiza de forma permanente el saldo de las cuentas cuando
se realiza el pago a los distintos proveedores de la empresa.
Comentario:
En la empresa se contrata a varios proveedores quienes emiten la factura para el pago por el bien o servicio brindado, pero este pago se lo realiza a través de bancos de forma directa al proveedor valor que no es actualizado en el registro bancario; originando que el saldo de la cuenta bancos esté con un valor más alto lo que origina, que el presupuesto pueda salir alterado al no existir valores reales.
Al momento que no se tiene el conocimiento real del valor de recurso económico que tiene la empresa no permite efectuar un adecuado presupuesto lo que va en contra de la NCI 402-01 responsabilidad del control: “La máxima autoridad de una entidad, u organismo del sector público, dispondrá a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el diseño de los controles que se aplicarán para asegurar el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los resultados previstos.
Para los componentes del sistema de administración financiera tales como: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina, Control Físico de Bienes, Deuda Pública y Convenios, se coordinarán e implantarán procedimientos de control interno necesarios para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas.”
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
90
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EXAMEN DE AUDITORÍA INTEGRAL
Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CÉDULA NARRATIVA
Conclusión
La Empresa Pública de Vialidad Zamora Chinchipe Vialzachin E.P., no cuenta con normas para mantener actualizado el verdadero valor de las distintas cuentas.
Recomendación
Al Gerente: Disponer al director de compras públicas solicitar al departamento de contabilidad el mantener actualizado el registro de compras públicas para de esta manera al momento de realizar el presupuesto mantener valores reales en los distintos saldos de las cuentas utilizadas.
Elaborado: Rosa Guaillas
Fecha: 22/01/2015 Supervisado: Fecha: 22/01/2015
PAF3 1/2
91
Auditoría de
cumplimiento
92
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Área de Compras Públicas
Período 01 de enero a 31 de diciembre de 2013.
CUESTIONARIO DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
No Preguntas PT CT Observaciones
Si No
1 ¿En compras públicas existe algún reglamento que norme el trabajo del personal del área?
X 10 9
2 ¿Este reglamento se encuentra actualizado y de acuerdo a la ley orgánica del sistema nacional de contratación pública?
X 10 6 Falta de actualizar éste reglamento
3 ¿El área o la empresa cuenta con políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño de sus empleados?
X 10 0 No se cumplen con las políticas
4 ¿El área cuenta con una descripción de los deberes y derechos de los empleados?
X 10 10
5 ¿El currículo del personal