Ejecución de la auditoría y obtención de la evidencia

Según la Contraloría General del Estado en el Manual de Auditoria de Gestión, sobre la ejecución y obtención de evidencias en una auditoría indica: “Es la etapa donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad”

28 Tabla 6.- Fases de ejecución

Fuente. Manual de Auditoría- 2001- Contraloría General del Estado Elaborado por: Mayra Buri

Para el Manual de Auditoría Gubernamental (2003).- La fase de la ejecución se concreta con la aplicación de los programas elaborados en la planificación específica y el cumplimiento de los estándares definidos en el plan de auditoría…….. Los productos principales de esta fase son:

FASES DESCRIPCIÓN

1. Aplicar programas que incluyen pruebas y procedimientos

2. Elaborar papeles de trabajo que contiene evidencias suficientes, competentes y pertinentes

3. Elaborar y revisar hojas resumen de hallazgo significativos por cada componentes

4. Redactar y revisar comentarios conclusiones y recomendaciones

5. Comunicar resultados parciales a los funcionarios de la entidad

6. Definir la estructura del informe de auditoria

29

Estructura del informe de auditoría referenciando con los papeles de trabajo de respaldo.

Programa para comunicar los resultados de auditoría a la administración de la entidad.

Borrador del informe de auditoría, cuyos principales resultados serán comunicados a la administración.

Expediente de papeles de trabajo organizado de acuerdo a los componentes examinados e informados.

Informe de supervisión técnica de la auditoría. Expediente de papeles de trabajo de supervisión

1.4.2.1 Obtención y valoración de la evidencia.

Las Normas Técnicas de Auditoría expresan: El auditor debe obtener evidencia suficiente y adecuada , mediante la realización y evaluación de las pruebas de auditoría que se consideren necesarias, al objeto de obtener una base de juicio razonable sobre los datos contenidos en las cuentas anuales que se examinan y poder expresar una opinión respecto de las mismas

Whittington, (2005). Al hablar dela evidencia menciona:

Es toda la información que utiliza el auditor para llegar a la conclusión en que se basa su opinión.- Para obtenerse evidencias suficientes y competente se debe realizar observación, inspección, preguntas y confirmaciones para contar con un fundamento razonable que permita emitir una opinión respecto al tema a auditarse.(pag122)

Dicha afirmación se relaciona con el Manual de Auditoria de Gestión- 2001 que manifiesta que” Esta etapa es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues se desarrollan los hallazgos y se obtienen toda las evidencias necesarias en cantidad y calidad apropiada”

Para las Normas Internacionales de Auditoria (NIA) 500 describe a la evidencia de la auditoria como necesaria para sustentar la opinión y el informe de auditoría.

Menciona sobre los procedimientos de auditoria para obtener evidencia pueden incluir:

Inspección, Observación Confirmación Recalculo

30 Re ejecución

Procedimientos analíticos Indagación

En este aspecto en el Manual de Auditoría (2001), expone:

 Evidencias suficientes.- Se la relaciona con características cuantitativas, relacionadas con límites de tiempo, costos etc.

 Evidencias competentes.- características cualitativas, ya sean estas físicas, testimoniales, documentales, analíticas.

Para obtener estas evidencias de la manera más eficiente se debe tomar en cuenta técnicas como:

Tabla 7.-Técnicas aplicables

TÉCNICAS TÉCNICAS Ocular Comparación Observación Rastreo Verbal Indagación Entrevista Encuesta Escrita Análisis Conciliación Confirmación Tabulación Documental Comprobación Calculo Revisión Selectiva Física Inspección

Fuente: Manual de Auditoría- 2001- Contraloría General del Estado Elaborado por: Mayra Buri

Para tener más claro estas técnicas a continuación se definirá las más utilizadas en esta auditoría de ellas según el Manual de Auditoría de Gestión- 2001 y la ISSAI 4100

31 Tabla 8.- Descripción de técnicas

Técnicas Manual de auditoría de gestión ISSAI 4100 Observación Es una revisión visual que se realiza en

el proceso de ejecución de la auditoria con el fin de analizar aspectos físicos, como documentación, materiales de trabajo, ambiente de trabajo entre otros Está técnica se la realiza en las fases de conocimientos preliminares, planificación, ejecución

La observación puede referirse al desarrollo de un proceso de licitación o a la tramitación del pago de una subvención.

Inspección Está técnica se relaciona con los exámenes físicos y revisión ocular de materiales, documentos existentes en la institución, con el fin de establecer la existencia y autenticidad

Este examen puede referirse a libros y registros para determinar cómo se han contabilizado los fondos de un proyecto y comparar esta contabilidad con el convenio regulador de dicho proyecto. Analizarán la fiabilidad de los documentos inspeccionados y tendrán presente el riesgo de fraude y la posibilidad de que no sean auténticos Indagación Es obtener información verbal de los

funcionarios de la institución mediante diálogos conversaciones con cada persona que forma parte de la entidad, se utiliza para conocer y verificar información que no se encuentra documentada.

Esta técnica consiste en requerir información de personas de referencia, pertenecientes o ajenas a la entidad auditada, y comprende desde requerimientos oficiales y por escrito hasta contactos verbales más informales

Confirmación Es una comunicación por escrito emitido por parte de los funcionarios que están siendo auditados, para comprobar la autenticidad de la documentación sometida a análisis

La confirmación puede implicar que el auditor interrogue directamente a los beneficiarios para saber si han recibido las ayudas u otros fondos que la entidad auditada afirma haberles abonado, o si los fondos han sido utilizados para la finalidad específica fijada en un convenio de financiación o subvención. Repetición No hace referencia sobre esta técnica Esta técnica consiste en volver a

realizar de modo independiente los mismos procedimientos ya realizados por la entidad auditada, manualmente o por técnicas de auditoría asistida por ordenador. Pueden repetirse etapas del proceso para verificar la validez de visados o permisos de residencia emitidos, o el ejercicio de la autoridad presupuestaria

Procedimientos

analíticos Es la evaluación de la información mediante datos financieros y no financieros, es decir comparar lo montos utilizados con las expectativas

Engloban la comparación de datos o la investigación de fluctuaciones o relaciones que presentan falta de coherencia.

Fuente: ISSAI 4100: Manual de Auditoría Elaborado por: Mayra Buri

32 1.4.2.2 Documentación.

Según la ISSAI 4100, explica que los principios fundamentales de la auditoria declaran que la evidencia de auditoria obtenida debe ser documentada adecuadamente, en este tipo de auditorías se debe documentar todo lo suficiente para aportar pruebas que fundamenten las conclusiones y el informe

Deben ser completos y detallados, esto es una actividad que tiene lugar durante toda la auditoria, ya que se la utiliza desde el inicio hasta finalizar la auditoría, así mismo se debe conservar durante un tiempo determinado para evidenciar los resultados obtenidos

1.4.2.3 Comunicaciones.

En la ISSAI 4100 se dice que: “Una buena comunicación con la entidad durante todo el proceso contribuye a que este resulte eficaz y constructivo, esta tendrá distintas fases y niveles como:

Tabla 9.- Fases de Auditoría

FASE DESCRIPCIÓN

Inicial de planificación Dialogo con directivos sobre las estrategias, cronograma, funciones, criterios

Ejecución y toda la auditoria Para obtención de evidencias y requerimiento de información a personas relacionadas con el tema

Elaboración de Informes Transmisión de informes escritos dentro de los plazos establecidos Fuente: ISSAI 4100

Elaborado: Mayra Buri