Ejemplo de normas de Distribución del Espacio en un Almacén

siempre tener en cuenta lo siguiente:

 Área total de Almacenamiento suficiente para épocas pico

 Layout que aproveche el total del cubo del edificio

 Zona para manejo de mercancía de alto costo

 Zona para manejo de mercancía peligrosa

 Zona para productos en cuarentena

 Zona para el manejo de la reversa

 Zona para el manejo de residuos líquidos y sólidos.

2.3.6Factores claves en infraestructura, procesos, organización.

A continuación les damos unas pautas para una gestión de almacenamiento eficiente:

 Mantener libres las zonas de circulación interna y externa

 Demarcación de todas las zonas del Centro de Distribución

 Manejar una unidad de almacenamiento estándar

 Mayor número de recipientes uniformes en el almacenamiento

 Manejar la mercancía aislada del contacto directo del piso

 Apilar los recipientes según las normas de seguridad y protección del contenido del mismo.

 Asignar los equipos adecuados y suficientes para el manejo de producto

 Manejar un programa de mantenimiento preventivo para cada equipo

 Hardware suficiente para captura de información

 Documentación pertinente a la descripción del cargo, funciones y responsabilidades de cada empleado.

 Documentación clara y disponible del proceso de almacenamiento

 Procedimiento para manejo de productos especiales.

 Procedimiento de control para detectar errores en datos digitados.

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 Procedimiento para manejo de inventario en poder de terceros

 Trazabilidad en las transacciones del sistema (entradas, salidas y transferencias)

 Sistema para el control de inventarios a nivel de:

 Conteos selectivos

 Inventarios cíclicos

 Inventario físico total

 Las transacciones del sistema deben ser en tiempo real

 Cada ubicación con su relación de inventario; cada producto con su detalle de las ubicaciones donde se encuentra.

 Programa de inducción a personal nuevo

 Reentrenamiento a personal antiguo en nuevos procesos

 Plan de capacitación permanente al personal

 Rotación del personal por los cargos del Centro de Distribución

 Metas, objetivos y promesas de servicio en cada área.

 Evaluación periódica de resultados a todo nivel

 Plan de incentivos

 Programa de control de desperdicios

 Programa de control de plagas

 Programa de control de vencimientos

 Horarios definidos para los procesos

 Productos zonificados dentro del Centro de Distribución

 Sistema que controle el consumo (LIFO ó FIFO)

 Equipo autónomo y responsable por la gestión del inventario

 Aplicación de los procedimientos tal como se definen

 Definición de políticas de calidad.

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CAPITULO III. SISTEMAS DE SEPARACION, ALISTAMIENTO Y

DESPACHO

3.1

SEPARACIÓN, ALISTAMIENTO Y EMBALAJE DE LAS

MERCANCÍAS

1. Preparación de Pedidos

2. Sistemas de recogida (Picking)

Actualmente los sistemas de recogida de mercancías para despacho a los clientes se enfocan más en acumular pedidos para recoger en forma consolidada y utilizar solamente un viaje a las posiciones de almacenamiento con el fin de reducir desplazamientos y costos.

Se ha convertido en una de las actividades en que más se incurren en costos por la intensa cantidad de personal y de recursos que se necesitan para cumplir esa labor.

Estos sub-procesos del despacho, tienen una gran importancia dentro de las operaciones del centro de distribución por su impacto en la calidad del servicio prestado por la compañía y por la utilización eficiente de recursos de mano de obra, equipos y tecnologías de información.

Para llevar a cabo estos sub-procesos de forma adecuada, se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

1. Clasificación de los pedidos a enviar, estos se pueden clasificar por:

a. Clientes

b. Rutas de reparto c. Transportistas

d. Despachos nacionales o de exportaciones

2. Cantidad de pedidos a despachar, este elemento tiene en cuenta:

a. Organización del transporte b. Frecuencia de las entregas c. Tiempos de entrega ofrecidos

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3. Organización de los desplazamientos, existen dos métodos principales:

a. Desplazamiento del auxiliar, aplica para las siguientes condiciones:

 Almacén con muchas referencias

 Preparación de un pedido a la vez

 Cada referencia tiene una ubicación fija

 Se requieren de mínimos desplazamientos

 Existen dos zonas en el almacenamiento: Picking y Reabastecimiento

b. Desplazamiento del producto, se emplea para:

 Almacén con pocas referencias

 Preparación de varios pedidos al mismo tiempo

 El auxiliar no tiene desplazamientos por propia cuenta

 La zona de preparación es aledaña (muy cercana) a la zona de almacenamiento

El Picking por lotes (también conocido como preparación de varios pedidos) se caracteriza por agrupar la demanda de productos de varios pedidos en una sola serie de separación, es decir, en una sola ruta del auxiliar.

Este método tiene las siguientes características y beneficios:

 Optimiza la eficacia de la preparación maximizando las cantidades correspondientes y minimizando las distancias de desplazamiento de los operadores.

 Evita las aglomeraciones en los pasillos que se producen con la preparación de pedidos tradicional cuando varios operarios desean coger un mismo producto a la vez. Los pedidos se clasifican y consolidan por pedido/destino automáticamente, lo que reduce el trabajo manual.

 El Picking por Lotes aumenta la productividad del operario, ya que su estrategia se basa en colocar varios pedidos en un carro (equipo especializado para la separación) de modo que el operario sólo tiene que caminar por las ubicaciones de stock de cada producto una vez por cada lote de pedidos. Esto funciona especialmente bien cuando se trabaja con

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productos de tamaño reducido, ya que, los equipos pueden albergar un mayor número de pedidos de manera simultánea.

3.1.1 Procesos de Separación y Preparación de Pedidos

Dentro del proceso de despacho, las dos actividades o sub-procesos principales son la separación y la preparación de los pedidos, ya que tienen el mayor componente de mano de obra y porque es donde se pueden producir la mayor cantidad de errores en cuanto a las referencias y cantidades separadas y preparadas.

3.1.1.1 Separación de Pedidos

La separación de pedidos o picking, consiste en seleccionar la mercancía de las estanterías para posteriormente conformar los envíos a los clientes. Entonces, el picking es el conjunto de operaciones destinadas a extraer productos solicitados por lo clientes y que se manifiestan a través de los pedidos.

El Picking es un proceso básico en la preparación de pedidos en los almacenes que afecta en gran medida a la productividad de toda la cadena logística ya que en muchos casos es el cuello de botella de la misma, esto debido a la alta participación de la mano de obra, recurso que es el más propenso a los errores. Para minimizar tales errores es necesar

ioeliminar las partes menos productivas del proceso.

La parte más improductiva suele estar relacionada con el desplazamiento de los auxiliares de despacho entre las distintas ubicaciones donde se va a efectuar el proceso de picking de los diferentes productos.

Para eliminar o reducir dichos desplazamientos, se puede optar por dos estrategias:

1. Modificarlos procedimientos para disminuir los desplazamientos (agrupar por zonas la separación de los pedidos), esta estrategia es denominada Picking por Oleadas.

2. Automatizar con maquinaria el transporte de los productos a través de las zonas de almacenamiento de donde se extraerán los productos, el cual se conoce como Consolidación del Picking.

La primera de las opciones, picking por oleadas, basa su eficacia en el concepto estadístico de ruta óptima; esta ruta recorre de forma óptima (bajo el concepto

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definido en el problema del cartero chino, nunca pasar dos veces por el mismo sitio) las distintas posiciones de recogida de producto y que empieza a tener relevancia a partir de un cierto número de posiciones diferentes a recorrer.

Esta agrupación tiene como límite los condicionantes físicos de llenado de los contenedores, estibas o cajasempleados de forma temporal para la extracción del producto, por lo que aparecen varias soluciones para aumentar el número de pedidos agrupados, a aplicar en función de las características de rotación de los productos. Básicamente se pueden reducir a dos, BatchPicking y Pick toBox. El Batchpicking, o extracción por lotes, es el más tradicional y se basa en una extracción conjunta del material de todos los pedidos agrupados y una separación posterior de las cantidades de cada referencia que van en cada pedido.

El Pick toBox, o extracción directa a unidades de empaque,es un procedimiento que se basa en una extracción del material agrupado y una introducción directa del mismo en las cajas de envío en el mismo punto de extracción del material, eliminando así el proceso de separación posterior.

Ambos procedimientos no son incompatibles, sino que debe ser posible combinarlos en el mismo almacén, ya que cada uno tiene un campo de aplicación determinado en función de la rotación y de las dimensiones (volumen) de los productos.

Existen otros métodos que han aportado una mayor velocidad y precisión en la velocidad del proceso, uno de estoselPickTo Light ó picking por orientación de luces o colores; el otro es el Pick ToVoice, o picking guiado por voz. Ambos sistemas mejoran la eficacia de los operarios y reducen los errores, el primero de ellos guía al auxiliar hasta las ubicaciones y le marca la mercancía que debe tomar en la ubicación. El Pick ToVoice, le guía mediante instrucciones simples de voz, que optimizan, entre otras cosas, la eficacia del operario en tanto que actúa con las manos libres.

La siguiente imagen es una ejemplificación del pickingto light, donde el operario sigue una secuencia de colores que le indican la ruta a seguir y los productos a extraer de acuerdo a las necesidades del pedido.

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