CAPÍTULO III: Auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones a la Unidad de Talento
3.5 Elaboración del informe de auditoría de cumplimiento
cumplimiento
Auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones a la Unidad de Talento Humano del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Macará, correspondiente al
periodo desde el 01 de enero al 31 de diciembre del 2014.
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
ABREVIATURAS SIGNIFICADO
OT Orden de trabajo NI Notificación de inicio
MPP Memorándum de planificación preliminar MPE Memorándum de planificación específica
PA Programa de auditoria IA Informe de auditoría
ÍNDICE
CONTENIDOS PÁGINAS CARATULA...I
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS………...II ÍNDICE...III CARTA DE PRESENTACIÓN………...IV CAPÍTULO I
Información general
Motivo del examen...1 Objetivos del examen...…1 Alcance del examen...1 Base legal...1 Estructura orgánica...2 CAPÍTULO II
Resultados del examen La entidad no tiene un Manual de Diseño, Descripción y
Valoración de puestos...3
No se realizó evaluación de desempeño...4 Plan de Implementación de recomendaciones...6
Anexos:
3.5.1 Carta de presentación. Ing.
Roberto Carlos Viñan Rueda
Alcalde del GADM del Cantón Macará. Presente. -
Hemos practicado la auditoría del cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Macará, por el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2014. La administración es responsable del cumplimiento de las leyes y regulaciones que afectan a la entidad.
Nuestra obligación es la de expresar comentarios sobre el grado de cumplimiento de la leyes y regulaciones aplicables a la entidad, con base en los procedimientos que hemos considerado necesarios para la acumulación de evidencia suficiente apropiada, con el propósito de obtener una certeza razonable de nuestras conclusiones. Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, puede ocurrir incumplimientos, errores o irregularidades y no ser detectadas.
Nuestra auditoria de cumplimiento fue realizada de acuerdo con las normas internacionales de auditoria aplicables a la auditoria sobre cumplimiento de leyes. Estas normas requieren que la auditoria se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si se han cumplido con las principales leyes y regulaciones aplicables. Los resultados de la auditoria de cumplimiento, revelaron situaciones en las operaciones y documentos examinados que, en nuestra opinión, se consideran incumplimientos, los cuales expresamos en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se exponen en el cuerpo del informe.
Loja, 11 de diciembre de 2015.
Atentamente,
Maricela J. Faican Macias. AUDITORA
CAPÍTULO I
3.5.2 Información General. Motivo del examen
El presente examen en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Macará, se llevó a cabo en cumplimiento con la planificación de actividades, habiéndose dispuesto su ejecución mediante la Orden de Trabajo No. 001, con fecha 19 de octubre del 2015, y la notificación No. 001 con fecha 04 de noviembre del 2015.
Objetivos del examen
o Realizar un examen de Auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones a la Unidad de Talento Humano del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Macará, correspondiente al período desde el 01 de enero al 31 de diciembre del 2014. o Verificar si la empresa cumple con las disposiciones legales que le son aplicables, en
el desarrollo de las operaciones.
o Ejecutar el proceso de auditoría de cumplimiento al examinar las leyes y regulaciones de la entidad pública.
o Analizar el impacto de la aplicación o no aplicación de la normativa auditada. o Recopilar la información en un documento entregable.
ALCANCE DEL EXAMEN:
La auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones a la Unidad de Talento Humano del GADM de Macará, se efectuó en el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2014.
BASE LEGAL:
El Municipio de Macará, fue creado mediante Decreto Legislativo de 22 de septiembre de 1902, sancionado por el poder Ejecutivo y publicado en el Registro Oficial 309 de 25 del mismos mes y año, mediante Ordenanza Municipal del 13 de junio de 2011, cambio su denominación a Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Macará de acuerdo al Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD publicado en el Suplemento del Registro Oficial Nro. 303 del martes 19 de Octubre del 2010.
ESTRUCTURA ORGÁNICA:
Para el cumplimiento de los objetivos el GADM de Cantón Macará, está integrado por los siguientes niveles administrativos conforme al Reglamento Orgánico Funcional del 31 de mayo del 2012:
Nivel de Gobierno:
o Alcalde
o Gestión de Participación Ciudadana o Concejo Municipal
Nivel Asesor:
o Gestión de Asesoría de Alcaldía
o Gestión de Consejo Consultivo de Planificación y Desarrollo Sustentable o Gestión de Coordinación General Administrativa
o Gestión de Procuraduría Sindica o Gestión de Auditoria Interna. Nivel de Apoyo:
o Gestión de Secretaría del Concejo
o Gestión de Comunicaciones y Relaciones Públicas o Gestión Administrativa
o Gestión Financiera. Nivel Operativo:
o Gestión Planificación Urbana y Rural o Gestión Obras Públicas
o Gestión Integral de Manejo Ambiental y Servicios Públicos o Gestión de Movilidad, Transito, Transporte y Seguridad Vial o Gestión de Comisaria Municipal
o Gestión Desarrollo Sustentable
o Gestión Patronato Municipal de Inclusión Social o Gestión de Registro de la Propiedad y Mercantil
CAPÍTULO II 3.5.3 Resultados sobre incumplimientos.
HALLAZGO 1
La Unidad del Talento Humano del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Macará no cuenta con un Manual de diseño, descripción y valoración de puestos, como un instrumento en el que consten la definición y ordenamiento de los puestos de acuerdo a la misión, objetivos y servicios que presta la institución.
Incumpliendo con lo dispuesto en los artículos 61 de la Ley Orgánica del Servicio Público, 3 de la de la norma técnica del subsistema de Clasificación de puestos, el art. 17 del Reglamento Orgánico Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Macará y las normas de control interno 407-2 “Manual de clasificación de puestos”, que señalan: la entidad contará con un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El documento será revisado y actualizado periódicamente y servirá de base para la aplicación de los procesos de reclutamiento, selección y evaluación del personal.
Además, la Ordenanza de Talento Humano en su art. 88 establece que: La Unidad Administrativa del Talento Humano Municipal elaborará y mantendrá actualizado el "Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos del Gobierno Municipal de Macará" que será expedido mediante ordenanza del concejo. Contendrá la estructura de puestos en sus diferentes niveles o procesos, definición de puestos de cada grupo ocupacional, descripción específica y perfil de exigencias de los mismos.
Al no contar con un manual de diseño, descripción y valoración de puestos no se pudo conocer de manera específica y clara la estructura de los puestos.
Conclusión:
La Unidad de Talento Humano, no elaboró el Manual de diseño, descripción y valoración de puestos, como lo establece la Norma Técnica de Clasificación de puestos, por lo que no se pudo determinar las características del puesto, así como, las diferentes, competencias y responsabilidad como ayuda al proceso de admisión a la entidad.
Recomendación: Máxima autoridad:
o Planificará con la Unidad de talento humano, el procedimiento de evaluación de desempeño, observando las normas que para el efecto emita el Ministerio de Relaciones Laborales, a fin de conocer que las funciones y actividades de los servidores, están relacionadas con las responsabilidades adquiridas.
Unidad de Talento Humano:
o Elaborará el Manual de diseño, descripción y valoración de puestos y será puesto a conocimiento de la máxima autoridad para su aprobación.
HALLAZGO 2
La Unidad del Talento Humano del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Macará, no realizó evaluaciones de desempeño a los servidores municipales, por lo que no se pudo conocer el desempeño y rendimiento de acuerdo a sus funciones, bajo los principios de relevancia, equidad, confiabilidad, confidencialidad, consecuencia e interdependencia. Incumpliendo con lo dispuesto en los artículos 76 de la Ley Orgánica del Servicio Público, 3 de la norma técnica de Evaluación de desempeño y las normas de control interno 407-4 que afirman: la evaluación de desempeño se fundamentará en indicadores cuantitativos y cualitativos de gestión, encaminados a impulsar la consecución de los fines y propósitos institucionales, el desarrollo de los servidores públicos y el mejoramiento continuo de la calidad del servicio público prestado y los resultados de la evaluación de desempeño servirán de base para la identificación de las necesidades de capacitación o entrenamiento del personal o de promoción y reubicación, para mejorar su rendimiento y productividad.
Además, la Ordenanza de Talento Humano en el art. 112 manifiesta que: será de aplicación obligatoria para todos los servidores municipales, excepto a los dignatarios; se aplicará también al personal cuyo período de prueba esté por concluir; con la periodicidad y procedimientos previstos en la Ley del Servicio Público y su Reglamento General, conforme a la Norma Técnica que se expida para el efecto.
También inciden en que no hay un manual de diseño, descripción y valoración de puestos en donde se definen las características del puesto, por lo que no se pudo determinar si se logró los niveles de eficiencia y eficacia de los servidores en el desempeño de sus responsabilidades y atribuciones asignadas.
Conclusión:
o El Unidad de Talento Humano, no evaluó a los servidores, debido a que no cuenta con un Manual de diseño, descripción y valoración de puestos, por lo que no se pudo determinar si se lograron los niveles de eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones y actividades asignadas.
Recomendación:
Unidad de Talento Humano:
o Evaluará anualmente a los servidores, mediante los formularios establecidos por el Ministerio de Relaciones Laborales, con el fin de determinar el cumplimiento de las actividades y conocer el rendimiento de cada uno.
3.5.4 Plan de implementación de recomendaciones.
GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN DE MACARÁ PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
PIR 1/1
N° CARGOS/RECOMENDACIÓN PLAZOS MEDIO DE VERIFICACIÓN FIRMAS DE LOS RESPONSABLES DEL CUMPLIMIENTO. 1 Máxima Autoridad:
Planificará con el jefe de talento humano, el sistema de evaluación, observando los procedimiento que para el efecto emitió el Ministerio de Relaciones Laborales, a fin de conocer que las funciones y actividades de los servidores, están de relacionadas con el responsabilidades adquiridas.
2 meses Manual de diseño, descripción y valoración de puestos. 2
Unidad de Talento Humano:
Elaborará el Manual de diseño, descripción y valoración de puestos y será puesto a conocimiento de la máxima autoridad para su aprobación.
Evaluará anualmente a los servidores, mediante los formularios establecidos por el Ministerio de Relaciones Laborales, con el fin de determinar el cumplimiento de las actividades y conocer el rendimiento de cada uno.
6 meses Acta y formularios de evaluación.
Elaborado por: M.F Fecha: 18-12-2015 Revisado por: N. CH Fecha: 18-12-2015