Elaborar un manual de funciones y descripción de cargos de la hacienda;

Manual de funciones del gerente general

Hacienda “El Eden” Identificación del cargo: Gerente general

Departamento: Gerencia

Resumen del cargo: Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas, comerciales, y financieras de la empresa, así como resolver los asuntos que requieran su intervención.

Jefe inmediato: socios

Funciones y tareas:

 Ejercer la dirección administrativa, operativa y financiera de la hacienda

 Representar judicial y legalmente a la empresa ejerciendo las facultades generales y específicas.

 Supervisar las operaciones de la sociedad, los libros de contabilidad, cuidar que dicha contabilidad esté al día y suscribir la correspondencia de la sociedad, cuando sea necesario.

 Planificar, organizar y mantener una imagen altamente competitiva, propiciando los canales de comunicación necesarios.

 Delegar cualquiera de sus atribuciones en funcionarios de menor jerarquía con conocimiento del Directorio,

 Nombrar, promover, amonestar, suspender y despedir de acuerdo a las disposiciones

vigentes a los empleados, así como conceder licencia al personal de acuerdo a la normatividad interna establecida.

Experiencia y estudios requeridos:

 Estudios superiores relacionados.

 Experiencia mínima de 3 años en cargos similares.

 Conocimiento en emprendimientos

 Buen análisis de reportes para toma de decisiones acertadas.

Tabla 13 Funciones del sub-gerente

Funciones del sub-gerente

Hacienda “El Eden” Identificación del cargo: Sub-gerente

Departamento: Sub-gerencia

Resumen del cargo: Dirigir y planificar las estrategias corporativas de la empresa en la zona asignada con el fin de garantizar el cumplimiento de las políticas las áreas

comerciales, operativas y de apoyo.

Jefe inmediato: Gerente

Funciones y tareas:

 Dirigir las acciones orientadas al cumplimiento de las actividades.

 Dirigir las acciones orientadas al cumplimiento de los indicadores de calidad operativa y productividad.

 Planificar y dirigir la implementación, el desarrollo y la evaluación de los distintos proyectos de la hacienda.

 Planificar y dirigir todas las acciones de representatividad en el ámbito territorial asignado.

 Planificar y dirigir gastos e ingresos.  Dirigir las reuniones con los trabajadores.

 Planificar y dirigir las acciones relacionadas con las hacienda

Experiencia y estudios requeridos:

 Estudios profesionales en administración o carreras afines.  Experiencia en las actividades del puesto.

 Buen análisis de reportes para toma de decisiones acertadas.

Tabla 14 Funciones de la secretaria

Funciones de la secretaria

Hacienda “El Eden” Identificación del cargo: Secretaria

Resumen del cargo: Encargada de recibir y transmitir la información que requiere el cliente; así mismo brindar apoyo durante el desarrollo del esquema completo de la prestación del servicio

Jefe inmediato: Gerente

Funciones y tareas:

 Ejecutar coordinaciones administrativas orientadas a agilizar la gestión y despacho de la gerencia.

 Informar diariamente al gerente general la relación de documentos pendientes de visado indicando el área solicitante de los mismos.

 Procesar la información remitida al gerente general para la realización del análisis rápido y certero.

 Preparar documentos de respuesta a la correspondencia de la gerencia y derivar los que deban ser resueltos por otros gerentes de apoyo o de línea.

 Coordinar oportunamente con otras gerencias las reuniones del gerente, anotadas en la agenda de trabajo.

 Efectuar el seguimiento a la implementación de los acuerdos del directorio que competen a la gerencia

 Revisar la documentación dirigida al gerente general.

Experiencia y estudios requeridos:

 Profesional en ciencias administrativa, secretariado ejecutivo y estudio complementario como idiomas

 Conocimiento de informática.

Tabla 15 Funciones del administrador

Funciones del administrador

Hacienda “El Eden” Identificación del cargo: Administrador

Departamento: Administración general

Resumen del cargo: Supervisar, controlar y verificar los diferentes planes que se realicen en la hacienda

Jefe inmediato: Gerente

Funciones y tareas:

 Elaborar y ejecutar el plan anual de adquisiciones de la entidad;

 Actuar como ordenador del gasto y suscribir contratos para la adquisición de suministros y equipos para la institución.

 Velar y asegurar la correcta y oportuna utilización de los recursos materiales  de la Institución;

 Definir normas y tareas para el desempeño eficiente y disciplinario del  personal de servicios generales.

 Coordinar y controlar el cumplimientos de las funciones de las áreas a su

 cargo

 Proponer normas de control interno en el manejo, uso y cuidado de los bienes  y equipos de la hacienda

 Solicitar y coordinar la ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo de bienes, equipos e instalaciones.

Experiencia y estudios requeridos:

 Titulo ingeniero comercial,

 Experiencia mínima de 1 años.

Tabla 16 Funciones del director financiero

Funciones del director financiero

Hacienda “El Eden” Identificación del cargo: Director financiero

Departamento: Financiero

Resumen del cargo: Dirigir la planificación, programación financiera y de caja, ejecución presupuestaria, registro de las operaciones financieras (ingresos, egresos), archivo de la documentación, y emisión de estados financieros, que afecten a los fondos públicos de la hacienda.

Jefe inmediato: Gerencia

Funciones y tareas:

 Planear las estrategias financieras de flujo de caja.

 Planear y proyectar el presupuesto de gasto de la hacienda.

 Responder ante la gerencia, por la eficaz y eficiente administración de los recursos financieros y físicos de la empresa.

 Responder por la elaboración y presentación oportuna ante la gerencia de los estados financieros.

 Elaborar los informes de gestión que solicite la gerencia, para ser presentados a presidencia.

 Coordinar y supervisar la ejecución de las actividades administrativas delegadas a las dependencias bajo su cargo.

 Participar en los comités gerenciales.

 Elaborar informes de gestión para ser presentado a la gerencia, así como los demás informes sobre el desarrollo de sus funciones que se le soliciten.

Experiencia y estudios requeridos:

 Título de CPA, ingeniero comercial, economía o conocimientos avanzados en

contabilidad

 Experiencia mínima de 2 años

 Conocimientos de las leyes y reglamento para administrar

Tabla 17 Funciones del director de producción

Funciones del director de producción

Hacienda “El Eden” Identificación del cargo: Director de producción

Departamento: Financiero

Resumen del cargo: coordinar la producción y la programación del trabajo en el área de producción para surtir los pedidos, así como del traslado y monitoreo de los mismo

Jefe inmediato: Gerencia

Funciones y tareas:

 Supervisar la calidad de los productos

 Reportar diariamente al Director General la calidad de los productos

 Escribir diariamente en la pizarra de avisos, los pedidos que hay que entregar en el día con las especificaciones correspondientes para cada uno de ellos.

 Hacer la programación de las exportaciones para cumplir adecuadamente con los pedidos.

Experiencia y estudios requeridos:

 Tener un título universitario en Administración o Ingeniería

 Experiencia mínima de 1 años

Tabla 18 Funciones del director de RRHH

Funciones del director de RRHH

Hacienda “El Eden” Identificación del cargo: Director de RRHH

Departamento: RRHH

Resumen del cargo: Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos mas idóneos para los puestos de la organización.

Jefe inmediato: Gerencia

Funciones y tareas:

 Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados.  Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que

debe tener la persona que lo ocupe.

 Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.  Reclutar al personal idóneo para cada puesto.

 Llevar el control de beneficios de los empleados.

 Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorándums o contactos personales.

 Supervisar la administración de los programas de prueba.  Desarrollar un marco personal basado en competencias.

 Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo, ya que permite a la empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales.

Experiencia y estudios requeridos:

 Estudio universitarios

 Experiencia de 1 años en área de talento humano

 Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación verbal y escrita.  Capacidad de relacionarse con personas de diferentes orígenes.

Tabla 19 Funciones del director de comercio exterior

Funciones del director de comercio exterior

Hacienda “El Eden” Identificación del cargo: Director de comercio exterior

Departamento: Comercial

Resumen del cargo: Definir la estrategia comercial y contribuir al desarrollo de negocio a través del desarrollo de productos, innovación y marketing con el propósito de

segmentar los mercados para enfrentar exitosamente los desafíos de la industria, contribuyendo a fortalecer la sustentabilidad, rentabilidad, diferenciación e imagen

Jefe inmediato: Gerencia

Funciones y tareas:

 Definir, proponer, coordinar y ejecutar las políticas de comercialización orientadas al logro de una mayor y mejor posición en el mercado.

 Representar a la Empresa en aspectos comerciales ante corresponsales, organismos internacionales, negociar convenios y administrar los contratos que se suscriban  Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a cargo de la empresa y de

terceros a nivel nacional.

 Organizar y supervisar el desarrollo de políticas, procedimientos y objetivos de promoción y venta de los servicios que ofrece la Empresa.

 Investigar y prever la evolución de los mercados y la competencia anticipando acciones competitivas que garanticen el liderazgo de la Empresa.

 Consolidar el presupuesto anual de la Gerencia Comercial y controlar su ejecución.  Controlar que los objetivos, planes y programas se cumplan en los plazos y

condiciones establecidos.

 Supervisar los asuntos relacionados con los representantes comerciales.

Experiencia y estudios requeridos:

 Estudios universitarios en el área de ventas  Experiencia mínima de 2 años en el área de ventas

 Manejo de Personal a su cargo.

3.3.3. Determinar cuáles son los procesos administrativos que pueden aportar a un mejoramiento administrativo de la hacienda.

Dentro de las funciones de toda organización debe contar con un proceso administrativo adecuado para el mejoramiento administrativo de la hacienda “El Eden”, la cuales cabe recalcar que de esta deben aplicarse y son conocidas como lo son: La planeación,

organización, dirección y control, cada una se relaciona entre sí, para lograr una mejora en la administración de la hacienda

3.3.3.1. Etapa I: planeación de la gestión administrativa

El objetivo es proponer al gerente herramientas que permita incrementar la competitividad de la hacienda, a través de la aplicación del plan de gestión con políticas y los objetivos de las mismas desarrollando cada una de ellas.

3.3.3.1.1. Políticas del área administrativa

 Mantener las sesión de los trabajos correctamente documentada para coordinar y evaluar planes futuros;

 Ordenar las actividades administrativa que se realizan en la empresa;  Impulsar el desarrollo personal mediante formaciones;

 Fomentar el buen ambiente laboral;

 Buscar siempre nuevas oportunidades para el incremento den la competitividad.

3.3.3.1.2. Objetivos de la área administrativas

 Enfocar a todas áreas para el logro de los objetivos;

 Ayudar al departamento de RRHH a definir la funciones necesarias para un adecuado control en la hacienda;

 Desarrollar con eficiencia todas la actividades;

 Alcanzar los objetivos propuesto mediante la motivación personal;

3.3.3.1.3. Políticas del área financiera

 Adquirir recursos financiero a través de entidades financiera;

 Establecer parámetros para créditos que permita una cartera de cliente;  Usar de una manera adecuada el capital de la empresa.

3.3.3.1.4. Objetivos del área financiera

 Abastecer al mercado nacional y extranjero de los producto;  Obtener mayor liquidez al disminuir las cuentas por cobrar.

3.3.3.1.5. Políticas del área producción

 El área de Producción deberá tener un responsable quién supervise el trabajo;  Los trabajadores deberán tener la capacitación necesaria para hacer uso de la

maquinaria de producción;

 Mantener un régimen de evaluación para los productos de manera satisfactoria.

3.3.3.1.6. Objetivos del área producción

 Tener eficiencia en la empresa y en la producción;

 Ampliar la producción motivando a nuestro capital humano;

 Lograr un buen trabajo en equipo con una buena planeación.

3.3.3.1.7. Políticas del área RRHH

 Establecer una continuidad en la capacitación constante de personal;  Ayudar a la motivación del talento humano en la empresa.

3.3.3.1.8. Objetivos del área RRHH

 Enfocar al personal en el compromiso del colaborador;  Atraer y retener al mejor talento dentro de la hacienda.

3.3.3.1.9. Políticas del área comercio

 Establecer incentivo para estimular las ventas;  Lograr el crecimiento a nivel internacional;

 Persuadir a los clientes a través de ofertas;  Realizar alianzas con empresas extranjeras.

3.3.3.1.10.Objetivos del área comercio

 Fortalecer el área de comercio;

 Lograr captar nuevos mercados;

 Incrementar nuestra cartera de cliente;

 Diseñar publicidad para darnos a conocer en más mercados.

3.3.3.2. Etapa II: Organización de la gestión administrativa

Dentro de la organización y ejecución de las actividades se desarrollará en cada uno de las actividades funcionales de la empresa, cada gerente de cada área será el responsable de la misma

3.3.3.2.1. Gerente administrativo

Tabla 20 Actividades del gerente administrativo

Actividades del gerente administrativo

Acción Actividades

1) Mantener un sistema de información sobre los trabajos realizados.

2) Crear nuevas áreas funcionales para ser más eficiente la gestión. 3) Estar capacitado contantemente

con el personal de la hacienda.

a) Reunirse con cada uno de los encargados de la áreas funcionales que cuenta la empresa

b) Adquirir e implementar programas que

permita llevar un mejor control crear un área de control de mercadería

c) Realizar revisiones periódicas en cada área para un mejor desempeño

3.3.3.2.2. Gerente financiero

Tabla 21 Actividades del gerente financiero

Actividades del gerente financiero

Acción Actividades

1. Contribuir y aportar a la estrategia corporativa a seguir

2. Controla la estructura de capital y el nivel de endeudamiento.

3. Coordinar la preparación de los presupuestos operativos

a) Buscar opciones de inversión con las que pueda contar la empresa

b) Buscar fuentes de financiamiento para la empresa.

c) Evaluar las fuentes de financiamiento, d) Evaluar nuestra capacidad para hacer

frente a la adquisición de la deuda.

3.3.3.2.3. Gerente de producción

Tabla 22 Actividades del gerente de producción

Actividades del gerente de producción

Acción Actividades

1. Tener habilidades de comunicación, e influir en las personas.

2. Mantener una comunicación tanto verbal

como escrita, para la redacción de informes claros y concisos. 3. Trabajar bajo presión.

4. Habilidades en la resolución de problemas

a) Planificar los costes de los productos b) Establecer capacidad disponible de

producción

c) Diseñar, desarrollar e implementar estrategias de producción.

d) Organizar y controlar inventario de producto.

3.3.3.2.4. Gerente de RR.HH.

Tabla 23 Actividades del gerente de RRHH

Actividades del gerente de RRHH

Acción Actividades

1. Estar encargado de que todos los colaboradores o empleados estén debidamente uniformados

2. Observar que los empleados tengan la seguridad apropiada para cumplir con sus obligaciones y funciones.

a) Elaborar las diferentes políticas de personal

b) Supervisar la administración de personal dentro de la empresa c) Coordinar las actividades dentro de

la empresa

3.3.3.2.5. Gerente comercial y de exportación

Tabla 24Actividades del gerente comercial y de exportación

Actividades del gerente comercial y de exportación

Acción Actividades

1. Establecer alianzas estratégicas con empresas internacionales. 2. Preparar planes y presupuesto de

venta, tomando en cuenta los recursos necesarios.

3. Satisfacer las necesidades de los clientes.

4. Fortalecer y fidelizar la cartera de

clientes.

a) Establecer contactos con empresa internacionales para el crecimiento competitivo

b) desarrollar una meta general y anual, tomando en cuenta los eventos económicos que está sucediendo en el país.

c) Mantener un control en las exportaciones comparándolos con los anteriores.

3.3.3.3. Etapa III: control y seguimiento de los resultados de la gestión

Dentro de esta etapa la hacienda “El Eden” debe contar control y direccionar adecuadamente la administración de la misma, esto permitirá medir y analizar la situación en la que se

encuentra, al realiza comparaciones con las metas establecidas, a su vez ayudara a determinar el ritmo que la hacienda está siguiendo en las actividades que están realizando

Tabla 25 Control y seguimiento

Control y seguimiento

Indicadores de control Departamento Acción

Presupuesto Gerencia general y

finanzas

Manejar los presupuesto que debe tener en la empresa

Exportaciones Gerente comercial y

de exportaciones

Dar seguimiento las leyes de exportaciones que se mantiene en el país

Reportes financieros Gerente financiero Estar al día en cada uno de los reporte

para no tener ningún tipo de inconvenientes

Capacitaciones Gerente de RRHH Actualizar a los colaboradores de la

empresa mediante nuevos sistemas

Estadística Jefe de ventas Revisar semanalmente los índices de las

ventas para una mejor toma de decisión

Evaluación Todos los

departamentos

Evaluar los desempeños de los colaborador por lo menos de 2 veces al

año

Informes de estradas y salidas

Inventarios Mantener actualizados los informes para

In document Análisis de gestión para mejorar las funciones administrativas de la hacienda EL EDÉN en Milagro (página 75-89)