ELEMENTOS DE COMPARACIÓN

Se requieren normas para conocer la verdad que permitan un juicio o discernimiento correcto a la hora de fijar la atención en dos o más objetos para descubrir sus relaciones o estimar sus diferencias o semejanzas (Ramos, Silva, y Carsí, 2005). De acuerdo con este referente se tomarán como objetos a comparar

las herramientas informáticas para la gerencia de proyectos.

Para llevar a cabo la comparación se requieren referentes, es decir criterios de comparación. (Ramos, Silva, y Carsí, 2005) pág. 2, lo expresan así: “Se llama criterio de comparación a la información que se utiliza para comparar un conjunto de elementos dados. En un esquema conceptual, la información disponible para comparar es muy rica (identificadores, nombres, relaciones con otros elementos, número de atributos en el caso de las clases, etc.) y dicha información puede determinar en gran medida el éxito de la comparación.”

Con el objetivo de establecer los criterios de comparación más acertados, se ha observado que en el campo práctico algunos proyectos logran ser completados satisfactoriamente mientras que otros no, lo que quiere decir que fallan en la consecución de los objetivos propuestos. Este fenómeno es abordado por (Attarzadeh y Ow, 2008) quienes plantean que el 52,7% de los proyectos no se completaron a tiempo y sobrepasaron el costo programado y el 31,1% no cumplió con el alcance propuesto. Por otro lado (Ika, Diallo, y Thuillier, 2012) expresan que el pobre desempeño de los proyectos y la decepción de los interesados y beneficiarios del proyecto parece haberse convertido en la regla y no la excepción en la realidad contemporánea. Refiriéndose al caso del Banco Mundial se encuentra que el 39% de sus proyectos en el año 2010 no tuvieron éxito debido a una serie de problemas de “gestión y “organización” y otros factores como el inadecuado diseño del proyecto, la falta de coordinación o los sobrecostos.

Los éxitos o fracasos del proyecto están vinculados en el 80% de los casos a la planificación, a la incorrecta definición del alcance, a un análisis errado de los interesados o al mal ordenamiento de recursos y tareas (Stal-Le Cardinal y Marle, 2006). Sin embargo para (Dvir, Raz, y Shenhar, 2003) es en el origen y en la fase de inicio del proyecto cuando se toman las decisiones más importantes, se decide

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sobre los objetivos, la planificación y ejecución del proyecto, por tanto es en esos períodos cuando se puede ejercer la mayor influencia sobre el éxito final.

Entonces el uso de una herramienta informática para la gerencia de proyectos debe tener como objetivo el éxito del proyecto para el cual será empleada, por lo que debe ayudar a evitar el fracaso generado por los problemas que se presenten. Algunos de estos problemas según (Attarzadeh y Ow, 2008) son; la falta de integración del usuario final, los requisitos y las especificaciones incompletos, el cambio en los requerimientos iniciales, falta de recursos, expectativas poco realistas y la falta de apoyo por parte de los directivos de la organización. De manera similar (Hussain y Wearne, 2005) realizan una categorización de los más grandes problemas que se presentan en la gerencia de proyectos en empresas. La categorización enseña este orden:

Tabla 8. Categorización de problemas según Hussain y Wearne

Categoría de problemas Frecuencia

Organización 26%

Tiempo 20%

Recursos 18%

Definición del proyecto 9%

Costo 8% Contratos 6% Cambio 6% Riesgo 3% Inexperiencia 3% Calidad >1% Seguridad >1%

Fuente: Adaptado de (Hussain y Wearne, 2005)

Elonen y Artto (2003) presentan las cuatro áreas más problemáticas en ambientes multi-proyecto:

 Inadecuada definición, planificación y gestión de proyectos únicos.

 Escasez de recursos y asignación de recursos indebida.

 Falta de compromiso y responsabilidades poco claras.

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Teniendo en cuenta estos tipos de problemas se optó por establecer como criterios de comparación las categorías de problemas presentadas en el artículo “Project Delivery Problems: Why Can‟t We Make Them Go Away?”(Busch, 2008). Debido a que se abordan y se categorizan aquí los problemas principales de los proyectos en general, de acuerdo con investigaciones previamente realizadas. En (Busch, 2008), los problemas en proyectos se distribuyen porcentualmente entre las siguientes categorías (Ilustración 2).

Fuente: (Busch, 2008) Pág. 1411.

Se ordenarán los criterios de comparación en siete categorías: Métrica, Costo, Recursos, Tiempo, Proceso, Personal, Gestión y/o alcance. Las que a su vez se dividen en cuarenta y cuatro sub- categorías que clasifican con mayor exactitud el tipo de problema (Busch, 2008).

Cada herramienta informática de gerencia de proyectos será evaluada mediante el cumplimiento de los requerimientos de las metodologías PRINCE2 y PMBOK. Dichos requerimientos poseen un peso o ponderación dado por la categoría a la que pertenezcan de acuerdo al problema definido por Busch (2008). Porque se comparó la capacidad que tiene el software para desarrollar las metodologías de gestión de proyectos en función del aporte que den a la mejora de los problemas definidos. Lo anterior se realizó categorizando los requerimientos de las metodologías de acuerdo a los problemas y dándole a cada categoría un peso porcentual definido en la (ilustración 2).

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Cada categoría representa una clase de problemas frecuentes en el desarrollo de los proyectos en general. De otro lado los requerimientos de las metodologías se agrupan de acuerdo a sus características comunes, es decir que se conforma un

grupo de requerimientos enfocados en el factor tiempo, otro grupo enfocado en el

factor costo, otros requerimientos se agrupan bajo el factor recurso, etc.

Como el objetivo de este estudio es evaluar un software de gestión de proyectos, una de las características apetecibles resultante de esta selección es que se minimice el surgimiento de problemas a la hora del desarrollo del proyecto, por esta razón se tomó en cuenta la clasificación de los problemas de acuerdo a su ocurrencia (Busch, 2008), con el objetivo de empalmarlos con los requerimientos de las metodologías de gestión de proyectos, que a su vez se enfocan en la prevención y solución de estos mismos problemas. De esta manera a cada grupo de requerimientos en su conjunto se le asigna el peso porcentual de cada categoría de problemas relacionados.

Así, los requerimientos enfocados en el aspecto de los recursos, se agrupan bajo

el nombre "Problemas de Recursos" y se les asocia una importancia del 20%

sobre el total de la evaluación (100%), debido a que el 20% de los problemas que se presentan a la hora de entregar un proyecto son a causa de los recursos (Busch, 2008).El ordenamiento de lo anteriormente descrito se puede encontrar en

el archivo anexo 1.Proceso de elaboración de cuestionario.xlsx, la primera

parte de este se muestra en la tabla 10.

Tabla 9. Requerimientos metodológico asociados a los problemas

TIPO DE PROBLEMA (Y PESO PORCEN-

TUAL)

SUB CATEGORÍA DE PROBLEMA (Y PESO PORCENTUAL)

REQUERIMIENTOS (PREGUNTAS) DE LAS METODOLOGÍAS ASOCIADAS A CADA SUB CATEGORÍA DE PROBLEMA 1 . P RO BL E M AS DE T IE M P O ( 1 7 % ) 1.1 Gestión de programación (51%)

(P2) 1.5.1, (PMB) 1.3.1, (P2) 3.2.1, (P2) 4.2.1, (P2) 4.5.2 Y (P2) 6.3.1 ¿Integra todas las etapas del proyecto en un solo

plan donde se identifican las actividades necesarias para entregar los productos? (P2) 6.3.1 ¿Predice el tiempo y recursos para la siguiente etapa?

1.2 Tareas completadas tarde (14%) (PMB) 3.3.1

¿Ofrece las fechas de finalización óptima y tardía.?

1.3 Cambios en la programación (13%)

(PMB) 2.5.1 Y (PMB) 8.6.2¿Recibe solicitudes de cambio y genera planes de excepción? (PMB) 7.3.3, (PMB) 7.3.1 Y (PMB) 7.3.2 ¿Es posible actualizar y consultar la información del proyecto a través de

internet?

1.4 Otros (22%) (P2) 4.5.2, (P2) 4.5.3 Y (P2) 4.5.1 ¿Informa la frecuencia de entrega de los informes y el fin de las etapas

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