Elementos de la gestión del conocimiento

Según (Mejía, 2008), existen dos tipos de conocimiento, el tácito y explícito. Una definición básica implica que el primero está vinculado con la experiencia de las personas y es difícil formalizar, mientras que el segundo es formal y fácilmente comunicable.

La definición planteada de gestión de conocimiento refiere una serie de etapas que constituyen su proceso.

Un sistema completo de gestión del conocimiento debe contener cuatro elementos estos son: (a) la creación de conocimiento y la captura, (b) el intercambio y enriquecimiento del conocimiento, (c) el almacenamiento y recuperación de la información, y (d) la difusión del conocimiento.

la creación y captura de conocimiento. El Conocimiento continuamente se está creando en cualquier grupo, corporación u organización; desde la misma interacción entre las personas se genera conocimiento. Uno de los principales objetivos de la gestión del conocimiento es capturar el conocimiento que se produce durante estas interacciones.

Como consecuencia de la naturaleza altamente competitiva de los mercados de hoy, cada vez hay más necesidad dentro de las organizaciones para crear nuevos conocimientos, generar nuevas ideas y conceptos, y capturar estos y nuevos conocimientos, ideas y conceptos.

La supervivencia de una empresa u organización a veces depende en gran medida de la cantidad de conocimiento nuevo y avanzado que puede generar, capturar y utilizar, con el fin de producir un producto o servicio más competitivo o atractivo. Por esta razón, dos factores se han convertido de suma importancia para la competitividad: la creatividad y la innovación. Estos dos factores se han convertido no sólo es importante, sino esencial, para la viabilidad a largo plazo de la empresa u organización.

La creación de nuevo conocimiento no será posible sin la creatividad y la innovación. Estos son los dos rasgos o habilidades necesarias para que la organización sea más productiva y competitiva. Por esta razón, la creatividad y la innovación requieren una gestión adecuada. Si se gestiona con eficacia, estas habilidades se pueden aprovechar para descubrir enfoques alternativos para hacer cosas, la manera más rápida de completar las tareas, métodos más baratos

de producir resultados, y los caminos más fáciles para lograr los resultados deseados.

El Brainstorming (Lluvia de ideas) es uno de los métodos más comunes utilizados para poner de manifiesto la creatividad y la innovación de las personas. Diferentes personas tienen diferentes niveles de conocimiento sobre algunas cosas, así como las diferentes formas de mirar la misma cosa. El proceso de intercambio de ideas permite el intercambio de opiniones e ideas y modelos mentales utilizados por los individuos.

Mediante esta técnica, la lluvia de ideas y tales ideas, opiniones y modelos mentales pueden ser impugnadas y defendidas, ulteriormente desarrollados o modificados; a través de lluvia de ideas se hace posible llevar a cabo la diversidad de perspectivas y conjuntos mentales que se encuentran en los cerebros de los participantes. Llevar adecuadamente las sesiones de lluvia de ideas, hace posible producir una perspectiva sobre un problema común. Esta perspectiva podría llevar a la innovación y los nuevos conocimientos. El proceso de creación de nuevos conocimientos es el más difícil de gestionar. A menudo, la creatividad y la innovación florecen cuando hay un mínimo de intervención de la administración. Sin embargo, para muchas organizaciones no hay otra opción que encontrar los medios para administrar este proceso, ya que para algunos, su supervivencia como una organización viable depende de lo bien que se pueden gestionar este proceso. Una vez que se crea nuevos conocimientos, será necesario capturarlo de modo que pueda ser utilizado.

El conocimiento puede ser capturado de diversas maneras. El conocimiento fuera de la organización

electrónicos e Internet. El conocimiento explícito dentro y fuera de la organización pueden ser capturados en diversas formas, tales como informes impresos, registros de las reuniones, las copias de las notas y similares. Estos documentados se generan generalmente en varias etapas de operación de la organización. Por otro lado, el conocimiento tácito puede ser creado y capturado en discusiones y reuniones con colegas de oficina, los interesados, socios institucionales, asesores y expertos. Seminarios y talleres también proporcionan excelentes lugares para crear y capturar el conocimiento tácito a través de los altavoces o los participantes.

A1) Gestión de contenidos

Un componente principal para la creación y la captura del conocimiento es la gestión del contenido, que implica la creación de una base de datos de información, en general, tres decisiones esenciales están involucradas en el proceso de poblar la base de datos de información.

La primera decisión está en cómo se creará la nueva información, como contribuirlo y publicarlo. La información puede ser contribuida de muchas maneras. Se puede presentar en la base de datos a través de una forma prescrita o puede ser contribuida a través de la página web, correo electrónico, carpetas públicas compartidas y compartirlo mediante directorios de red. La gestión de contenidos consiste en tomar una decisión sobre medios aceptables de adición de contenido a la base de datos.

La segunda decisión es el acceso o derechos posteriores, como actualizar o eliminar información contenida en la base de datos. Los usuarios de una base de datos suelen realizar varias rutas para facilitar el acceso a la información. Por otra parte, los contribuyentes a la base de datos no deberían encontrar barreras para seguir contribuyendo datos útiles o información. Por estas razones, la capacidad del sistema para distinguir los que tiene acceso legítimo de los que no tienen es un componente importante en la gestión de contenidos.

La tercera decisión es en el que la información sea digno de figurar en la base de datos. La Información, documentos, páginas web y correos electrónicos son generalmente no estructurados de acuerdo a los requisitos de la base de datos. Por otro lado, la información que se recupera de la base de datos es generalmente estructurado de una manera determinada. La gestión de contenidos requiere que haya un medio para determinar qué información estructurada en bases de datos e información no estructurada a partir de otras fuentes son para ser incluidos en el sistema.

A2)Presentacióne indexación

Hay muchas maneras en que los conocimientos o información puede ser recogida y sometidos a un sistema de Gestión del Conocimiento. La información puede ser recogida a partir de los sistemas de almacenamiento de datos existentes dentro de una organización, por ejemplo, a partir de los discos duros de los equipos pertenecientes al personal. La información también se puede capturar de forma automática a medida que se

alternativa, los autores primero pueden escribir los informes y presentarlos al finalizar. Es importante que el proceso de presentación de la información o el conocimiento deba ser diseñado de una manera natural como sea posible. Debe ser discreto, estrechamente integrado con los sistemas y procesos del día a día de la organización. De esta manera, los usuarios estarán más dispuestos a presentar sus contribuciones y seguir los procedimientos establecidos.

Para facilitar la posterior recuperación de la información, es necesario etiquetar los contenidos de los datos e información que se añaden al sistema de base de datos o Gestión del Conocimiento.

Esto se puede hacer mediante la creación de una interfaz web a través del cual un usuario puede enviar un documento al sistema. A continuación, se le pide al usuario responder una serie de preguntas sobre el documento. A través de las respuestas proporcionadas por el usuario, el documento debe estar correctamente etiquetado o clasificado, lo que facilitará la posterior búsqueda y recuperación. Esto se logra a través de lo que se denomina indexación de XML.

Para la indexación de la información del sistema de archivos de la organización, los datos deben ser capturados y organizados. La información puede convertirse como un componente de búsqueda de un depósito central mediante la generación de un índice de palabras clave en los archivos. En comparación con un sistema en el que los usuarios

tienen que presentar o crear nuevos documentos, este sistema de indexación es fácil de usar e implementar. Sin embargo, este sistema presenta dos inconvenientes: en primer lugar, este método de indexación no es compatible con el mismo nivel de clasificación, en comparación con un sistema más activo, y en segundo lugar, lo que puede requerir el desarrollo de los procesos de flujo de trabajo como un proceso de aprobación para validar la información.

B) Intercambio y enriquecimiento del conocimiento