Encuesta aplicada al bodeguero de la empresa

1 EL PROBLEMA

3.5.3 Encuesta aplicada al bodeguero de la empresa

CUESTIONARIO DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

T OT AL T R IME STRAL SEM E STRAL ANUAL SI NO DE SC ON OC E BODEGUERO

1. ¿Cada que tiempo realiza inventario? 1 - 100% - - - -

2. ¿Existen documentos de respaldo, que verifique que los bienes fueron recibidos o entregados? 1 - - - - 100% - 3.- ¿Existe un sistema de control interno de calidad para la recepción de productos? 1 - - - 100%

4. ¿Se mantienen los registros de existencias actualizados? 1 - - - - 100% -

5. ¿En la realización física del inventario, está presente el responsable y alguna autoridad? 1 - - - 100% - - 6. ¿Se informa a la gerencia de los casos de diferencias entre el inventario real y el registrado? 1 - - - 100% - -

7. ¿Se reportan al instante todos los movimientos de bodega? 1 - - - - 100% -

8. ¿Se considera en el inventario a los productos en mal estado y obsoleto? 1 - - - - 100% -

9. ¿Se verifica la existencia en cuanto a número y estado? 1 - - - - 100% -

10. ¿Considera importante implementar equipos informáticos y software actualizados para el control de bodega?

- - -

100%

VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER 3.6

Mediante la aplicación de encuestas y entrevistas a los involucrados, se ha podido verificar que existen falencias marcadas en cuanto al Sistema de Control Interno y Administración de Inventarios en la empresa CRÉDITOS M&M Sánchez; el nivel de afectación se encuentra presente en el hecho de que no cuentan con manuales y reglamentos, no siempre se registran y controlan ni manual ni automáticamente las entradas y salidas de mercadería y peor aún la calidad de la misma, aspectos que se suman a la deficiente o casi nula comunicación que existe para informar sobre los movimientos, diferencias y tomas físicas.

En tal sentido, el análisis de los resultados obtenidos se pude convenir que es importante desarrollar y aplicar un sistema de control interno acompañado de la utilización eficiente equipos y software informáticos que permita tener un adecuado control administrativo de la empresa, pero fundamentalmente del área de inventarios, por lo que con lo expuesto se verifica la idea a defender.

CONCLUSIONES TEÓRICAS–METODOLÓGICAS DE LA

3.7

INVESTIGACIÓN DE CAMPO

 Mediante la entrevista realizada al propietario de la empresa se puede establecer que actualmente la misma cuenta con un deficiente manejo de inventarios, debido a la carencia del uso adecuado del software, y también se pone en relieve la falta de asesoría.

 También se pudo determinar que no existen manuales de funciones para cada cargo que desempeñan los trabajadores y de procedimientos de las diferentes actividades que realiza la empresa.

 El manejo de los inventarios es deficiente porque no se lleva un control ni manual ni en forma automatizada de las entradas y salidas, además que existen varios sistemas que se los aplica al mismo tiempo, pero ninguno de ellos es usado a cabalidad, por lo que tampoco hay un sistema de evaluación de estos sistemas.

 Los inventarios no se los lleva a cabo en forma periódica ya que no se cuenta con un plan en este sentido, los informes sobre las existencias que tiene la empresa se los elabora cuando ocasionalmente el propietario así lo considera necesario para llevar adelante algún informe al respecto.

 Se pudo apreciar que si bien se cuenta con un software para llevar adelante el control de inventarios de la empresa motivo de estudio, este no es actualizado

y también ha perdido vigencia porque ya no sería lo adecuado para el mayor número de movimientos diarios de bienes que se tiene a nivel de bodega.

 Se reconoce por parte del propietario – administrador, que la falta de información actualizada en cuanto al control de inventarios se refiere, hace que todo el sistema administrativo u operativo en algún momento sea afectado por esta carencia.

 La empresa no cuenta con un Manual de Funciones que sea aplicado en su totalidad o un Reglamento Interno, estos dos instrumentos administrativos debidamente incorporados a la administración y operación de la empresa permitirían aportar significativamente al mejor funcionamiento de la empresa en forma general, pero en particular también aportaría a un mejor control de inventarios.

 Los empleados encuestados en su mayoría reconocen que sus actividades no están sujetas a evaluación, por lo cual se deduce la falta de un complemento evaluativo en la parte operativa de la empresa.

 De parte de los encuestados se afirma en su mayoría que si es importante contar con medios informáticos para llevar adelante un control eficiente de los inventarios de la empresa y faciliten contar con información actualizada y confiable del área de inventarios.

CAPITULO IV

4 MARCO PROPOSITIVO

PROPUESTA: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA 4.1

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA CRÉDITOS M&M SÁNCHEZ EN LA CUIDAD DE SANTO DOMINGO.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA 4.2

4.2.1 Justificación

En el capítulo II se pudo sustentar teóricamente, a través de la consulta de diferentes fuentes bibliográficas de actualidad, que la existencia y aplicación de un sistema de control, específicamente del modelo del sistema COSO, considerando sus cinco elementos, puede coadyuvar a mejorar la administración de los inventarios, generando confiabilidad en sus procesos operativos y de control lo que genera confianza en la información financiera al respecto.

Mediante la aplicación de herramientas de investigación, en el capítulo III, se pudo obtener el criterio de los clientes internos y externos, en cuya interpretación se corrobora la existencia de la problemática planteada en el capítulo I de la presente investigación.

En función de lo indicado en los párrafos anteriores, se justifica la puesta en práctica del diseño de un Sistema de Control Interno para la empresa Créditos M&M Sánchez por cuanto permitirá mejorar la administración de los inventarios y generar información confiable y oportuna.

4.2.2 Objetivo general

Mejorar la administración de inventarios mediante el diseño de un sistema de control interno en la empresa Créditos M&M Sánchez.

Objetivos específicos 4.2.2.1

 Establecer un direccionamiento estratégico acorde a los objetivos empresariales

 Proponer un ambiente de control que permita a los empleados realizar su trabajo con eficiencia y eficacia, mediante la asignación de políticas y funciones.

 Ofrecer una herramienta que permita el análisis y la valoración de los riesgos a los que se enfrenta la empresa.

 Desarrollar actividades de control, como políticas y procedimientos que ayuden a asegurar la toma de acciones necesarias para la consecución de los objetivos de la entidad.

 Implantar la adecuada información y comunicación que permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades.

 Elaborar un programa de auditoría interna que permita monitorear o supervisar los procesos realizados en la empresa.

4.2.3 Desarrollo de la propuesta del sistema de control interno en la Empresa Créditos M&M Sánchez

Direccionamiento Estratégico 4.2.3.1

Créditos M&M Sánchez es una empresa que inicia sus actividades el 18 de noviembre del 2006 en Santo Domingo, se encuentra ubicada en la vía Quevedo km 1 a una cuadra del puente de La Pepsi, es una persona natural obligada a llevar contabilidad y se dedica a la comercialización a crédito de electrodomésticos de línea blanca, motos, colchones, computadoras y perfumes.

Visión Propuesta 4.2.3.1.1

Llegar a ser una de las empresas pioneras en el campo de la comercialización de artículos a crédito en la región, teniendo entre nuestras fortalezas un personal capacitado, enfocado con los objetivos de la organización, creando así un ambiente de verdadera importancia hacia el cliente y ofrecer un servicio de calidad.

64 Misión Propuesta

4.2.3.1.2

Ofrecer un servicio eficiente en el ámbito de la comercialización a crédito, con artículos de la más alta calidad y variedad, acorde a las expectativas que esperan nuestros clientes, sin descuidar la total satisfacción y fidelidad de ellos, logrando así el desarrollo sistemático y dinámico de nuestra empresa.

Ambiente de Control 4.2.3.1.3

 Valores Éticos

INTEGRIDAD

•Promover permanentemente el cumplimiento de los principios eticos, los valores y normas de la empresa. Nuestras acciones preceden con ejemplos de nuestra palabra y no

realizamos ni permitimos que se ejecuten actos que vayan en contra de la moral, las politicas y las disposiciones que nos regulan.

PROFESIONALISMO

•Nuestras competencias profesionales son relevantes y se mantienen en el continuo perfeccionamiento , para ser mas competitivos cada dia.

PROACTIVIDAD

•Buscamos atender con rapidez y eficiencia las necesidades del mercado, con prudencia y vision del desarrollo

TRABAJO EN EQUIPO

•Contamos con un grupo humano abierto a la cooperacion, entusiasta y con espiritu de equipo, siempre comprometido con el logro de los objetivos de la empresa y satisfaccion al cliente.

COMPROMISO

•Sentimos honor de pertenecer y formar parte de la empresa, donde nos consideramos socios operacionales y estamos dedicados a aportar al maximo nuestras capacidades y cumplir con el compromiso adquirido.

65 Compromiso con la Competencia 4.2.3.1.4

Tanto el gerente propietario como el resto de empleados deben contar con actitudes y aptitudes que les permitan contar con un nivel competitivo que facilite el desarrollo, implantación y mantenimiento de controles internos apropiados y técnicamente establecidos.

CRÉDITOS “M&M” SÁNCHEZ. MANUAL DE CONTROL INTERNO DE

INVENTARIOS COMPETENCIAS DE ADMINISTRADORES Fecha: Julio 20013 Pág. 1 de 6 GERENTE PROPIETARIO MISIÓN DE PUESTO

Administrar financiera, laboral y operativamente a la empresa siendo su representante legal judicial y extrajudicialmente

SUPERVISA: Jefes departamentales y operativos REQUISITOS

 Conducción de Grupos de Trabajo: Toma de decisiones.- Tomar decisiones sensatas, oportunas y efectivas para bien de la empresa.

 Conocimientos de Administración de Empresas COMPETENCIAS

 Servicio al cliente.

 Conocimientos de comportamiento del mercado  Manejo de equipos de trabajo

 Liderazgo.

 Responsabilidad.-

 Conocimiento de los métodos de valoración y kardex ELABORADO POR:

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INVENTARIOS COMPETENCIAS DE JEFE

ADMINISTRATIVO

Fecha: Julio 2013

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SUPERVISOR INMEDIATO: Gerente/ Propietario SUPERVISA: Asistente Administrativa

MISIÓN DEL PUESTO:

 Responder por los procesos de planeación, organización, dirección, evaluación y control a desarrollarse en la empresa, utilizando su capacidad intelectual, en forma eficaz, eficiente, creativa e innovadora para brindar las herramientas necesarias para el cumplimiento de su misión, visión y objetivos.

COMPETENCIAS

 Conocimientos en Administración, Contabilidad, Finanzas, Inventarios y Talento Humano.

 Responsabilidad,  Liderazgo,  Honradez,  Ética,

 Buenas relaciones humanas, lealtad,  Discreción,

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INVENTARIOS

COMPETENCIAS DE JEFE. FINAN. – CONT.

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UNIDAD: Departamento Financiero-Contabilidad JEFE INMEDIATO: Gerente Propietario

MISIÓN DEL PUESTO: Aplicar políticas y procedimientos para brindar seguridad y transparencia en el manejo contable y control presupuestario

COMPETENCIAS:

 Título Académico: Doctor, Ingeniero, Licenciado Comercial y/o Contador Público Autorizado.

 Experiencia: 2 años

 Conocimientos adicionales: Tributación, Laboral, Finanzas y Economía.  Honestidad

 Trabajo en equipo  Pensamiento analítico

 Capacidad de trabajo bajo presión

RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:  Todas las dependencias

RELACIÓN FUNCIONAL EXTERNA:  SRI

 IESS

 Ministerio de Relaciones Laborales ELABORADO POR:

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INVENTARIOS

COMPETENCIAS DE JEFE DE VENTAS

Fecha: Julio 2013

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UNIDAD: Ventas

JEFE INMEDIATO: GerenteGeneral SUPERVISA Vendedores

MISIÓN DEL PUESTO: Tiene como responsabilidad impulsar las ventas, investigar tendencias nuevas, observar que los vendedores cumplan con sus objetivos, analizar comportamientos y motivar al personal a su cargo.

COMPETENCIAS:

 Título Académico: Bachiller.  Experiencia: 1 año en Ventas

 Conocimientos adicionales: Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel.

 Planificador, metódico, ordenado.  Experiencia en el manejo de inventarios  Capacidad de análisis y de síntesis.  Excelentes relaciones interpersonales.  Eficiente administración del tiempo.  Capacidad de trabajo bajo presión.

RELACIÓN FUNCIONAL INTERNA:

Departamento de ventas, adquisiciones, administrativo y contabilidad.

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INVENTARIOS

COMPETENCIAS DE JEFE DE ADQUISICIONES

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UNIDAD: Compras y Adquisiciones JEFE INMEDIATO: Gerente General SUPERVISA Bodeguero

REQUISITOS PREVIOS

 Mínimo título de Bachiller preferentemente en áreas de contabilidad y ventas  Experiencia un año en manejo y manipulación de mercadería de línea blanca  Edad Máxima: 30 años

COMPETENCIAS

 Empoderamiento en su rol de líder de un equipo u otro grupo dentro de la organización.

 Liderazgo

 Capacidad para establecer objetivos

 Facilidad para comunicar las disposiciones en forma clara y precisa  Motivar e inspirar confianza a sus colaboradores.

 Proactivo con actitud y respuesta inmediata.  Trabajo en equipo

 Emprendedor e innovador ,

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INVENTARIOS

COMPETENCIAS DE BODEGUERO

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UNIDAD: Compras y Adquisiciones JEFE INMEDIATO: Gerente General SUPERVISA: Ninguno

REQUISITOS PREVIOS

 Capacidad para establecer objetivos, prioridades y

 Facilidad para comunicar las disposiciones en forma clara y precisa  Proactivo con actitud y respuesta inmediata.

 Trabajo en equipo formando parte de los resultados obtenidos y de los logros alcanzados

 Mínimo título de Bachiller preferentemente en áreas de contabilidad y ventas  Experiencia un año en manejo y manipulación de mercadería de línea blanca  Edad Máxima: 30 años

COMPETENCIAS

 Liderazgo para orientar la acción al personal para el desarrollo de una actividad en forma eficiente y efectiva

 Emprendedor e innovador buscando estandarizar, documentar, controlar y mejorar los procesos que están bajo su control en el área de bodega.

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71 Estructura Organizacional 4.2.3.1.5  Organigrama Estructural ` Gerente General (1) De. Ventas

Dep. Financiero Dep. Administrativo Dep. Adquisiciones

Jefe de Cartera Caja(2) Bodeguero Vendedores de planta (4) RR HH (1) Auxiliar (1) Jefe de Adquisiciones (1) Jefe Administrativo Jefe de Ventas Jefe de Contabilidad

Asignación de autoridad y responsabilidad 4.2.3.1.6

En el manual se detallan las funciones de cada departamento que se presenta en el organigrama estructural de la empresa Créditos M&M Sánchez.

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FUNCIONES DEL GERENTE

Fecha: Julio 2013

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NOMBRE DEL CARGO: Gerente FUNCIONES:

 Mantener un alto conocimiento y control de cada área, y evaluar las actividades asignadas.

 Coordinar negociaciones con causas comerciales, con respecto a la compra de productos de línea blanca, para que no exista un desvío de información.

 Coordinar y dirigir tanto las compras como las ventas realizadas consecuentemente.  Pedir informes de manera oportuna al departamento de contabilidad y bodega.  Organizar reuniones con el personal involucrado con los inventarios para determinar

las existencias de las mercaderías.

 Otorgar responsabilidades y delegar autoridad a los supervisores bajo su control.  Analizar, evaluar los informes respectivos de cada área, controlar el cumplimiento

de las funciones.

 Solicitar la toma física de inventarios

 Decidir y aprobar la compra de la mercadería

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CRÉDITOS “M&M” SÁNCHEZ. MANUAL DE CONTROL INTERNO FUNCIONES DEL JEFE ADMINISTRATIVO

Fecha: Julio 2013

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JEFE INMEDIATO: Gerente

PERSONAL A SU CARGO: Auxiliar de Recursos Humanos FUNCIONES:

 Ejecutar la autoridad funcional sobre el resto de cargos administrativos y operacionales de la organización.

 Actuar como soporte de la empresa a nivel general, es decir supervisar cada una de las áreas.

 Desarrollar la autoridad funcional sobre el resto de cargos administrativos y operacionales de la organización.

 Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo e individuales optimizando los recursos disponibles.

 Proponer y diseñar programas de motivación, capacitación y desarrollo para el personal de la empresa.

 Cumplir con cualquier actividad administrativa asignada por el jefe inmediato.  Desenvolver estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.  Negociar con los proveedores los términos de compra, descuentos especiales,

formas de pago y créditos

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CRÉDITOS “M&M” SÁNCHEZ. MANUAL DE CONTROL INTERNO FUNCIONES DEL JEFE DE VENTAS

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JEFE INMEDIATO: Gerente

PERSONAL A SU CARGO: Vendedores FUNCIONES:

 Ejecutar las ventas con los documentos que justifiquen la salida de los productos.

 Generar estrategias de ventas en coordinación con gerencias

 Dar a conocer los productos y asesorar a los clientes cuando ellos desconozcan lo que quieran comprar.

 Informar al gerente sobre las necesidades y observaciones que manifiesten los clientes.

 Entregar las facturas de ventas y demás documentos contables al auxiliar de contabilidad.

 Elaborar y ejecutar un plan de acción mensual en esta área.

 Emitir reportes mensuales de ventas y la gestión operativa de esta área.

 Vigilar que los productos se encuentren en las perchas adecuadas y de manera ordenada.

 Velar que los productos que egresen se encuentren en buen estado y en las cantidades que indiquen las facturas.

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FUNCIONES DEL JEFE DE ADQUISICIONES

Fecha: Julio 2013

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JEFE INMEDIATO: Gerente

PERSONAL A SU CARGO: Bodeguero FUNCIONES:

 Emitir guías de remisión debidamente firmadas

 Entregar las facturas de compras, y demás documentos contables al auxiliar de contabilidad.

 Cotizar adquisiciones para la empresa y ejecutar las comprar si así se requiere  Supervisar la labor de los bodegueros

 Comunicar al gerente sobre las necesidades y observaciones que manifiesten los clientes.

 Analizar el comportamiento de la rotación de los inventarios  Velar por el abastecimiento necesario de mercadería.

 Mantener actualizado el registro de proveedores y las condiciones de venta de cada uno.

 Estudiar la situación en el mercado, precios, flujo y calidad de los productos a adquirir.

 Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.

 Encargarse de la adquisición, manejo, almacenamiento, stock y seguridad de los insumos.

 Supervisar continuamente al personal a su cargo velando por que cumplan con las normas, procedimientos y reglamentos establecidos por el área.

 Velar aleatoriamente que el bodeguero reciba los productos en buen estado y en las cantidades que indique las facturas

 Investigar nuevas líneas de productos y generar una base de datos de proveedores y condiciones de negociación.

 Elaborar la orden de compra de mercadería y presentarle al Gerente-Propietario para que apruebe la adquisición.

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AUXILIAR CONTABLE

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JEFE INMEDIATO: Contador

PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES

 Mantener debidamente ordenados los archivos de los informes financieros y documentación sustentadora.

 Elaborar las nóminas para el pago de compensaciones de los Trabajadores asociados y pago de seguridad social y compensaciones especiales de la nómina.

 Controlar y verificar que los comprobantes de pago, cuenten con los documentos sustentatorios y las autorizaciones respectivas.

 Preparar los libros bancos diariamente a fin de que las conciliaciones se las realice en forma oportuna.

 Elaborar los cheques para el pago a proveedores.

 Realizar de manera periódica el inventario físico de los inventarios.  Cumplir con el Control físico de la reposición caja chica.

 Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por el Jefe Financiero, el área Administrativa o por la Contadora Institucional.

 Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas.

 Archiva documentos contables para uso y control interno.

 Controla, elabora y verifica las relaciones de gastos e ingresos de la empresa.  Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.

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CRÉDITOS “M&M” SÁNCHEZ. MANUAL DE CONTROL INTERNO

BODEGUERO

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JEFE INMEDIATO: JEFE DE VENTAS PERSONAL A SU CARGO: Ninguno FUNCIONES

 Informar por escrito al gerente sobre las necesidades de mercadería de las diferentes áreas de Créditos M&M Sánchez.

 Recibir la mercadería verificando cantidad, calidad y estado de los productos.  Informar a contabilidad sobre ingresos y salidas de mercadería.

 Velar que los productos estén en las perchas de forma ordenada.

 Realizar ingresos y egresos de mercadería con los documentos que justifiquen el movimiento.

 Revisar e informar sobre productos que tengan mucho tiempo sin salir de la bodega.  Velar que los productos que ingresen se mantengan en buen estado, y en las

cantidades que indiquen las facturas.

 Mantener las copias no tributables de las facturas de compras, ventas y demás documentos contables.

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Políticas y prácticas de Recursos Humanos 4.2.3.1.7

En razón de que no cuentan con la cantidad de personal establecido para contar con un reglamento interno de trabajadores, la gestión administrativa se basa en las obligaciones y derechos que establecen el Código de Trabajo y la Ley del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, en tal sentido se plantea las siguientes políticas.

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In document Sistema de control interno y administración de inventario en créditos M&M Sánchez (página 58-152)